Создание и совместное использование информационной панели с помощью Excel и групп

На информационной панели наглядно представлены ключевые показатели, что позволяет быстро просматривать и анализировать данные. Здесь доступны не только консолидированные данные, но и функции бизнес-аналитики, позволяющие отфильтровать данные и вывести только то, что действительно важно. Раньше для этого требовалось создавать в Excel несколько отчетов, предназначенных для разных людей или отделов.

Пример информационной панели со срезами и временной шкалой

Обзор

В этой статье мы покажем, как создать динамическую панель мониторинга с помощью сводных диаграмм, сводных таблиц и их инструментов. Затем мы добавим в нее срезы и временную шкалу, позволяющие фильтровать данные путем свертывания и развертывания сводных таблиц и диаграмм. Кроме того, информационную панель можно быстро обновлять при добавлении или обновлении данных. Это очень полезная функция, так как отчет панели достаточно создать один раз.

В этом примере мы создадим четыре сводных таблицы и диаграммы на основе одного источника данных.

Настроив информационную панель, мы покажем, как поделиться ею, создав группу. Кроме того, мы предлагаем для скачивания интерактивную книгу Excel, в которой вы можете самостоятельно выполнить все описанные ниже действия.

Книга Excel с примером информационной панели

Получение данных

  1. Вы можете скопировать и вставить данные непосредственно в Excel или настроить запрос из источника данных. В этой статье мы использовали запрос Анализ продаж из шаблона Борей для Microsoft Access. Если вы хотите использовать его, откройте Access, выберите Файл > Создать, выполните поиск по запросу "Борей" и создайте шаблон базы данных. После этого вы сможете получить доступ ко всем запросам, которые включены в шаблон. Мы уже вставили эти данные в книгу Excel, поэтому не беспокойтесь, если у вас нет Access.

  2. Убедитесь, что данные правильно структурированы и нет пропущенных строк или столбцов. Каждая строка должна представлять отдельную запись или элемент. Сведения о настройке запроса и управлении данными можно найти в статье Функция "Скачать и преобразовать" в Excel.

    Образец данных в таблице Excel, которая будет использоваться в качестве источника для сводной таблицы
  3. При необходимости отформатируйте данные в виде таблицы Excel. При импорте из Access данные автоматически импортируются в таблицу.

Создание сводных таблиц

  1. Выделите любую ячейку в диапазоне данных и выберите Вставка > Сводная таблица > На новый лист. Дополнительные сведения см. в статье Создание сводной таблицы для анализа данных листа.

  2. Добавьте нужные поля сводной таблицы, а затем отформатируйте ее по своему усмотрению. Эта сводная таблица станет основой для других, поэтому внесите все необходимые изменения в ее стиль, макет отчета и форматирование, чтобы не делать этого несколько раз. Дополнительные сведения см. в статье Изменение макета и формата отчета сводной таблицы.

    В этом примере мы создали общую сводку продаж по категориям продуктов и отсортировали данные по полю "Продажи" в порядке убывания.

    Пример сводной таблицы с полями "Категория", "Продажи" и "& от итога"

    Дополнительные сведения см. в статье Данные в отчете сводной таблицы или сводной диаграммы.

  3. Создав образец сводной таблицы, выберите и скопируйте его, а затем вставьте в пустые области листа столько раз, сколько необходимо. В нашем примере в сводных таблицах могут меняться строки, но не столбцы, поэтому они расположены в одну строку и разделены пустым столбцом. Однако если в сводных таблицах можно раскрывать столбцы, их может потребоваться поместить друг под другом.

    Важно : Сводные таблицы не могут накладываться друг на друга, поэтому оставьте между ними достаточно места для их развертывания и свертывания при фильтрации, добавлении и удалении значений.

    Рекомендуем присвоить сводным таблицам понятные имена, чтобы знать, для чего они нужны. По умолчанию они называются "Сводная таблица1", "Сводная таблица2" и т. д. Выделите каждую таблицу, откройте вкладку Работа со сводными таблицами > Анализ и введите новое название в поле Имя сводной таблицы. Имена понадобятся при подключении сводных таблиц к срезам и временным шкалам.

    Переименование сводной таблицы с помощью поля "Имя сводной таблицы" в разделе "Работа со сводными таблицами" > "Анализ"

Создание сводных диаграмм

  1. Щелкните в любом месте первой сводной таблицы, выберите Работа со сводными таблицами > Анализ > Сводная диаграмма и укажите тип диаграммы. Мы выбрали комбинированную диаграмму, на которой столбец "Продажи" показан как гистограмма с группировкой, а данные из столбца "% от итога" представлены как линейный график на вспомогательной оси.

    Диалоговое окно выбора диаграммы: комбинированная диаграмма, включающая гистограмму с группировкой и график
  2. Выберите диаграмму, а затем укажите ее размер и формат на вкладке Работа со сводными диаграммами. Дополнительные сведения можно найти в серии статей по форматированию диаграмм.

  3. Повторите действия для каждой сводной таблицы.

  4. Настало время переименовать сводные диаграммы. Откройте вкладку Работа со сводными диаграммами > Анализ и введите новое название в поле Имя диаграммы.

Добавление срезов и временных шкал

Срезы и временные шкалы позволяют быстро отфильтровать сводные таблицы и диаграммы, чтобы получить только интересующие вас данные.

Развернутые срезы и временная шкала на информационной панели
  1. Выберите сводную таблицу, щелкните Работа со сводными таблицами > Анализ > Фильтр > Вставить срез и выберите все элементы, которые вы хотите использовать для среза. Для этой информационной панели мы выбрали поля "Категория", "Наименование товара", "Сотрудник" и "Имя клиента". При нажатии кнопки "ОК" в середине экрана появятся срезы, наложенные друг на друга. При необходимости измените их порядок и размер.

    Параметр "Вставить срез" в меню "Работа со сводными таблицами" > "Анализ" > "Фильтр"
  2. Параметры среза: щелкните срез, выберите Средства среза > Параметры и задайте различные настройки, например стиль и количество столбцов. Чтобы выровнять несколько срезов, щелкните их, удерживая клавишу CTRL, и нажмите одну из кнопок в группе Выровнять на вкладке Средства среза.

  3. Подключения к срезам: срезы будут связаны только со сводной таблицей, в которой они были созданы, поэтому нужно выбрать каждый срез, щелкнуть Средства среза > Параметры > Подключения к отчетам и указать, какие сводные таблицы необходимо подключить к ним. С помощью срезов и временных шкал можно управлять сводными таблицами на любом листе, даже если он скрыт.

    Раздел "Подключения к отчетам" для среза на странице "Средства среза" > "Параметры"
  4. Добавление временной шкалы: выберите сводную таблицу, щелкните Работа со сводными таблицами > Анализ > Фильтр > Вставить временную шкалу и выберите элементы, которые вы хотите использовать. Для этой информационной панели мы выбрали поле "Дата заказа".

  5. Параметры временной шкалы: щелкните временную шкалу, откройте вкладку Инструменты временной шкалы > Параметры и задайте такие настройки, как Стиль, Заголовок и Подпись. Выберите параметр Подключения к отчетам, чтобы связать временную шкалу с нужной сводной таблицей.

Узнайте больше о срезах и временных шкалах.

Дальнейшие действия

Теперь на информационной панели доступны все функции, но, вероятно, вы захотите внести в нее завершающие штрихи. Например, можно добавить название отчета или фон. В этом примере мы добавили фигуры вокруг сводных таблиц и отключили заголовки и линии сетки на вкладке "Вид".

Обязательно проверьте все срезы и временные шкалы, чтобы убедиться, что сводные таблицы и диаграммы работают так, как нужно. Если при использовании срезов и временных шкал одна из сводных таблиц пересекается с другой, выводится сообщение об ошибке. Такие проблемы нужно исправить перед распространением информационной панели.

После завершения настройки информационной панели щелкните вкладку "Общий доступ к панели мониторинга" в верхней части этой статьи, чтобы узнать, как распространить ее.

Поздравляем! Вы создали свою первую информационную панель. Теперь мы покажем, как создать группу, чтобы поделиться ею. Мы закрепим информационную панель в верхней части библиотеки документов группы в SharePoint, чтобы ее было легко найти.

Примечание : Если вы еще не настроили группу, см. статью Создание группы в Outlook.

Сохранение информационной панели в группе

Если вы еще не сохранили книгу информационной панели в группе, сделайте это. Если она уже находится в библиотеке файлов группы, можно пропустить этот шаг.

  1. Откройте группу в Outlook 2016 или Outlook в Интернете.

  2. Нажмите кнопку Файлы на ленте для доступа к библиотеке документов группы.

  3. Нажмите кнопку Добавить, а затем добавьте книгу информационной панели в библиотеку документов.

Добавление книги на сайт группы SharePoint Online

  1. Если вы открыли библиотеку документов из Outlook 2016, щелкните Главная в области навигации в левой части экрана. Если вы открыли библиотеку документов из Outlook в Интернете, щелкните Еще > Сайт в правой части ленты.

  2. Нажмите кнопку Документы в области навигации слева.

  3. Найдите книгу информационной панели и щелкните кружок слева от ее имени.

  4. Выбрав книгу, нажмите кнопку Закрепить наверху на ленте.

Выберите файл и щелкните "Закрепить наверху", чтобы упростить доступ к файлу в библиотеке документов

Теперь лист информационной панели будет выводиться вверху страницы "Документы" сайта группы SharePoint Online. Пользователи смогут легко получать доступ к последней версии информационной панели, щелкнув ее.

Совет : Кроме того, доступ к книге информационной панели и другим файлам в библиотеке документов группы можно получать через мобильное приложение Outlook Groups. Дополнительные сведения см. в статье Мобильное приложение Outlook Groups.

См. также

Не нашли здесь ответа на свой вопрос?

Посетите сообщество Microsoft Answers.

Обратная связь

Эта статья была обновлена 16 марта 2017 г. с учетом ваших отзывов. Если вы узнали из нее что-то полезное или не нашли нужных сведений, нажмите кнопку ниже и оставьте нам отзыв, чтобы мы продолжили ее улучшать. Спасибо!

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×