Создание и применение политик управления сведениями

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Политики управления сведениями позволяют контролировать доступ к информации организации, управлять ее использованием и определять период хранения. Политика может помочь организации в соблюдении правовых норм и государственных постановлений или же просто в реализации внутренних бизнес-процессов. Администраторы могут создавать политики для управления отслеживанием документов, доступом к документам и периодом их хранения.

Каждая политика управления сведениями может включать набор правил для конкретного типа контента. Каждое правило политики является ее компонентом. Например, компонент политики управления сведениями может определять период, в течение которого следует хранить контент определенного типа.

Примечание : Политики управления сведениями составленный сведения управления политикой задания таймера, осуществляется корпорацией Майкрософт, который запускает еженедельно. Таким образом политик может не вступают в силу немедленно. Невозможно изменить частоту и дата задания таймера политики управления сведения.

Создать на сайте политику управления сведениями можно тремя разными способами:

  1. создать политику управления сведениями для использования с различными типами контента в семействе веб-сайтов;

  2. создать политику управления сведениями для типа контента сайта;

  3. создать политику управления сведениями для списка или библиотеки.

Активация политика сайта функция позволяет администраторам семейства веб определять расписания хранения, которые относятся к сайту и его содержимое. Чтобы активировать эту функцию:

  1. Перейдите на домашнюю страницу, для которой вы хотите активировать компонент сайта политики семейства веб-сайтов.

    Откройте Параметры Кнопка "Параметры Office 365" , Параметры сайта.

  2. В разделе Администрирование семейства веб-сайтов выберите Компоненты семейства веб-сайтов.

  3. Прокрутите список до политики веб-сайтов. На правой стороне, если вы не видите активной, выберите активировать.

Чтобы гарантировать применение политики управления сведениями ко всем документам определенного типа в семействе веб-сайтов, можно создать политику на уровне семейства и применять ее к определенным типам контента. Такие политики называются политиками семейства веб-сайтов.

  1. Откройте Параметры Кнопка "Параметры Office 365" , Параметры сайта.

  2. На странице параметров сайта в списке Администрирование семейства веб-сайтов выберите элемент Политики семейства сайтов.

  3. На странице "Политики семейства сайтов" нажмите кнопку Создать.

  4. Введите имя и описание политики и краткое примечание, поясняющее пользователям назначение политики (не более 512 символов).

  5. Читайте в статье Создание политики для типа контента далее в этой статье вы узнаете, как настроить функциями, которые нужно связать с политикой.

  6. Чтобы вернуться на страницу "Политики семейства сайтов", нажмите кнопку ОК.

Добавление политики управления сведениями к типу контента упрощает связывание компонентов политики с несколькими списками или библиотеками. Можно добавить к типу контента существующую политику управления сведениями, а можно создать уникальную политику, предназначенную для определенного типа контента.

Также можно добавить политику управления сведениями к типу контента, специфичному для списков. Результат при этом будет аналогичен применению политики только к элементам списка, использующим данный тип контента.

  1. Откройте Параметры Кнопка "Параметры Office 365" , Параметры сайта.

  2. На странице Параметры сайта в разделе Коллекции веб-дизайнера выберите пункт типы контента сайта.

  3. На странице "Параметры типов контента сайта" выберите тип контента, к которому необходимо добавить политику.

  4. На странице "Тип контента сайта" в разделе Параметры выберите пункт Параметры политики управления сведениями.

  5. На странице "Параметры политики управления сведениями" выберите команду Определить политику и нажмите кнопку ОК.

  6. На странице изменения политики введите имя, описание политики, а также краткое описание, поясняющее назначение политики. Описание может содержать до 512 символов.

  7. В следующих разделах выберите параметры, которые необходимо добавить к политике управления сведениями.

  8. Чтобы ввести период хранения документов и элементов, на которые распространяется данная политика, выберите команду Включить хранение, а затем укажите период хранения и выберите действия, выполняемые по истечении срока хранения.

    Чтобы указать период хранения

    1.

    Выберите команду Добавить этап хранения для записей…

    2.

    Выберите параметры срока хранения, чтобы указать дату истечения срока действия документов или элементов. Выполните одно из следующих действий:

    • Чтобы задать дату окончания срока действия по свойству даты, в разделе Событие выберите вариант Время запуска этого этапа определяется по свойству даты элемента, а затем укажите действие, выполняемое с документом или элементом (например, создание или изменение), и период после этого действия (например, число дней, месяцев или лет), по прошествии которого истечет срок действия элемента.

    • Чтобы использовать для определения срока истечения настраиваемую формулу хранения, щелкните элемент задается настраиваемой формулой хранения, установленной на сервере.

    Примечание :  Этот параметр доступен лишь в том случае, если администратором задана настраиваемая формула.

    3.

    Функция Начать рабочий процесс доступна только при определении политики для списка, библиотеки или типа контента, которые уже имеют связанный с ними рабочий процесс. При этом будет предложено выбрать рабочий процесс из числа существующих.

    4.

    В разделе Повторение выберите вариант Повторять действие этого этапа… и укажите, как часто должно повторяться действие.

    Примечание :  Этот параметр доступен лишь в том случае, если выбранное действие может быть повторено. К примеру, повторение невозможно задать для действия удаления без возможности восстановления.

    5.

    Нажмите кнопку ОК.

  9. Чтобы включить аудит для документов и элементов, регулируемых данной политикой, щелкните Включить аудит, а затем укажите события для проверки.

    Чтобы включить аудит

    1.

    На странице "Изменение политики" в разделе Аудит установите флажок Включить аудит, а затем установите флажки нужных событий.

    2.

    Чтобы предлагать пользователям вставить в документы штрихкод, установите флажок Запрашивать вставку штрихкода перед сохранением или печатью.

    3.

    Чтобы применить параметры аудита к политике, нажмите кнопку ОК.

    Функция аудита политики позволяет организациям создавать и анализировать аудиторские следы документов и элементов списков, например списки заданий, группы обсуждений и календари. Данная функция предоставляет журнал аудита, в который записываются такие события, как даты просмотра, изменения или удаления контента.

    Если аудит включен в рамках политики управления сведениями, администраторы могут просматривать данные аудита в отчеты об использовании политик, размещенных в Microsoft Excel и, суммирования текущего использования. Администраторы могут использовать эти отчеты для определения способов использования информации в пределах организации. Эти отчеты также могут помочь организации, чтобы проверить и их соответствию нормативным требованиям документа или проанализируйте возможные проблемы.

    В журнале аудита записывается следующая информация: название события, его дата и время, системное имя пользователя, выполнившего действия.

  10. Когда штрихкоды включены в рамках политики, они добавляются свойства документа и отображаются в области верхнего колонтитула документа, к которому применен штрих-кода. Как заголовки штрихкоды можно также вручную удалить из документа.

    Чтобы включить штрихкоды

    1.

    На странице "Изменение политики" в разделе Штрихкоды установите флажок Включить штрихкоды.

    2.

    Чтобы предлагать пользователям вставить в документы штрихкод, установите флажок Запрашивать вставку штрихкода перед сохранением или печатью.

    3.

    Нажмите кнопку ОК, чтобы применить параметры штрихкодов к политике.

    В политике штрихкодов создаются штрихкоды стандарта с кодом 39. Каждое изображение штрихкода включает текст с его значением, отображаемый под штрихкодом. Это позволяет использовать данные штрихкода даже в тех случаях, когда отсутствует оборудование для сканирования. Чтобы найти элемент на сайте, пользователи могут вручную ввести номер штрихкода в поле поиска.

  11. Чтобы в документы, регулируемые данной политикой, вставлялись метки, щелкните Включить метки, а затем укажите для меток необходимые параметры.

    Чтобы включить метки, выполните указанные ниже действия.

    1.

    Чтобы пользователи должны были добавлять в документы метки, установите флажок Запрашивать вставку метки перед сохранением или печатью.

    Примечание : Чтобы метки использовались по желанию, не устанавливайте этот флажок.

    2.

    Чтобы заблокировать содержимое метки и не допускать его изменения после вставки метки, установите флажок Запретить изменение меток после их добавления.

    Этот параметр запрещает обновление текста метки после ее вставки в элемент в клиентском приложении, таком как Word, Excel или PowerPoint. Чтобы метки обновлялись при обновлении свойств документа или элемента, не устанавливайте этот флажок.

    3.

    Введите в поле "Формат метки" текст метки, который будет отображаться. Метки могут содержать до 10 ссылок на столбцы, каждая из которых может содержать до 255 символов. Для создания формата метки выполните указанные ниже действия.

    Введите имена столбцов метки в том порядке, в котором они должны будут в ней отображаться. Заключите имена столбцов в фигурные скобки, как показано в примере на странице "Изменение политики" ({}).

    Введите слова для идентификации столбцов за скобками, как показано в примере на странице "Изменение политики".

    4.

    Чтобы добавить разрыв строки, введите \n в том месте, где он должен отображаться.

    5.

    Выберите размер и стиль шрифта, а затем укажите расположение метки в документе (слева, по центру или справа).

    Совет : Выберите шрифт и стиль из имеющихся на компьютере пользователя. От размера шрифта зависит объем текста, который может поместиться в метке.

    6.

    Укажите высоту и ширину метки (от 0,25 до 20 дюймов). Текст метки всегда центрирован по вертикали в пределах ее изображения.

    7.

    Нажмите кнопку Обновить, чтобы просмотреть содержимое метки.

  12. Нажмите кнопку ОК.

Можно определить политику хранения, применимую только к определенному списку, библиотеке или папке. Такую политику невозможно повторно использовать с другими списками, библиотеками, папками и сайтами.

Примечание : К политике для местоположения невозможно применить политику семейства веб-сайтов.

Если вы хотите применить политику хранения одного для всех типов содержимого в одном месте, скорее будет использовать хранения для местоположения. В большинстве других случаях требуется убедитесь, что указано политику хранения для всех типов контента.

Примечание :  Все вложенные папки наследуют политики своих родительских папок, если наследование не отменено явным образом и на уровне дочернего элемента не определена новая политика хранения.

Если вы хотите определить политику управления сведениями, кроме хранения для списка или библиотеки, необходимо определить политику управления сведениями для каждого типа контента отдельные список связанных с этого списка или библиотеки. Создание политики для типа контента сайта отображается в этой статье для получения дополнительных сведений.

Важно :  Если на каком-либо этапе потребуется переключиться с политик для типов контента на политики для местоположения, применяемые к списку или библиотеке, в качестве политики для местоположения будет использоваться только политика хранения. Все остальные политики управления (для аудита, штрихкодов и меток) будут наследоваться от связанных с ними типов контента.

Совет :  Чтобы отключить для сайта политики для местоположения, следует деактивировать расписания хранения для библиотек и папок. В результате администраторы семейств веб-сайтов смогут быть уверены в том, что их политики типов контента не будут переопределены политиками для местоположения, заданными администраторами списков.

Чтобы изменять параметры политики для списка или библиотеки, необходимо иметь как минимум разрешение на управление списками.

  1. Откройте список или библиотеку, для которых необходимо задать политику управления сведениями.

  2. Для библиотеки документов нажмите кнопку Параметры Параметры: обновить профиль, установить программное обеспечение и подключить его к облаку , Параметры библиотеки.

    Если вы не видите эти пункты меню, или для списка, откройте вкладку Библиотека или список на ленте и нажмите кнопку Параметры библиотеки или Параметры списка.

  3. В группе Разрешения и управление выберите пункт Параметры политики управления сведениями.

  4. На странице параметров политики управления сведениями выберите в качестве источника хранения для списка или библиотеки вариант "Библиотека и папки". Если в качестве источника выбран вариант Тип контента, выполните указанные ниже действия.

    • Выберите команду Смена источника.

    • На странице «Изменение политики» в разделе Источник хранения выберите библиотеки и папки. Вы получаете оповещения игнорирование политики хранения типов контента.

    • Нажмите кнопку ОК.

  5. На странице "Изменение политики" в разделе Расписание хранения для библиотеки введите краткое описание создаваемой политики.

  6. В разделе Не-записи выберите команду Добавить этап хранения...

    Важно :  Обратите внимание, что в разделе Записи можно определить другие политики хранения для записей. Для этого необходимо выбрать параметр Определить разные этапы хранения для записей.

  7. В диалоговом окне "Свойства стадии" выберите параметр срока хранения, чтобы задать дату истечения срока действия документов или элементов. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы задать дату окончания срока действия по свойству даты, в разделе Событие выберите вариант Время запуска этого этапа определяется по свойству даты элемента, а затем укажите действие, выполняемое с документом или элементом (например, создание или изменение), и период после этого действия (например, число дней, месяцев или лет), по прошествии которого истечет срок действия элемента.

    • Чтобы использовать для определения срока истечения настраиваемую формулу хранения, щелкните элемент задается настраиваемой формулой хранения, установленной на сервере.

      Примечание :  Этот параметр доступен лишь в том случае, если администратором задана настраиваемая формула.

    • В поле Действие укажите действие, которое необходимо выполнить с документом по истечении срока действия. Чтобы указать определенное действие (например, удаление), выберите его в списке.

  8. Функция Начать рабочий процесс доступна только при определении политики для списка, библиотеки или типа контента, которые уже имеют связанный с ними рабочий процесс. При этом будет предложено выбрать рабочий процесс из числа существующих.

  9. В разделе Повторение выберите вариант Повторять действие этого этапа… и укажите, как часто должно повторяться действие.

    Примечание :  Этот параметр доступен лишь в том случае, если выбранное действие может быть повторено. К примеру, повторение невозможно задать для действия удаления без возможности восстановления.

  10. Нажмите кнопку ОК.

Если политики управления сведениями для сайта уже созданы в виде политик семейства веб-сайтов, можно применить одну из них к типу контента. Так можно применить одну политику к нескольким типам контента в семействе веб-сайтов с разными родительскими типами контента.

Примечание : Если вы хотите применить политики для нескольких типов контента в семействе сайтов и у вас есть службы управляемых метаданных настроен, можно использовать публикации типа контента для публикации управление сведениями о политиках для нескольких семейств веб-сайтов. Читайте в статье Применение политики типов контента в семействе веб-сайтов в этой статье для получения дополнительных сведений.

  1. Перейдите к списку или библиотеке, содержащим тип контента, к которому требуется применить политику.

  2. Для библиотеки документов нажмите кнопку Параметры Параметры: обновить профиль, установить программное обеспечение и подключить его к облаку , Параметры библиотеки.

    Если вы не видите эти пункты меню, или для списка, откройте вкладку Библиотека или список на ленте и нажмите кнопку Параметры библиотеки или Параметры списка.

  3. В группе Разрешения и управление выберите пункт Параметры политики управления сведениями.

  4. Убедитесь, что в качестве источника политики выбран вариант Типы контента, и выберите в поле Политики типов контента тип, к которому требуется применить политику.

  5. В разделе Задание политики щелкните Использовать политику семейства узлов, а затем выберите из списка политику, которую необходимо применить.

    Примечание : Если параметр Использовать политику семейства веб-сайтов недоступен, для семейства веб-сайтов не определена ни одна политика.

  6. Нажмите кнопку ОК.

    Важно :  Если список или библиотека поддерживает возможности управления несколькими типами контента, в поле Типы контента можно выбрать тип, для которого требуется указать политику управления сведениями. После этого нужно будет выполнить действие 5, описанное выше.

Теперь типы контента можно использовать совместно в различных семействах веб-сайтов. Для этого следует настроить публикацию типов контента с помощью приложения-службы управляемых метаданных. Публикация типов контента позволяет единообразно управлять контентом и метаданными на всех сайтах, поскольку типы контента можно создавать и обновлять централизованно, а соответствующие обновления публиковать в любом количестве подписанных семейств веб-сайтов или веб-приложений.

Можно определить политику управления сведениями, а затем создать на ее основе шаблон для использования в разных семействах веб-сайтов. Этот способ позволяет создавать резервные копии политик управления сведениями и может использоваться как альтернатива публикации типов контента, если требуется применить одну политику в нескольких семействах веб-сайтов. Чтобы создать шаблон или резервную копию политики, достаточно экспортировать политику с одного семейства веб-сайтов, а затем импортировать ее в место хранения или в другое семейство.

Важно :  При использовании функции экспорта и импорта для создания набора шаблонов политик следует помнить о том, что в XML-файле политики есть уникальный идентификатор. Из-за этого невозможно импортировать одну и ту же политику на сайт несколько раз, не изменяя этот идентификатор.

Экспорт политики

  1. В семействе сайтов, в которой находится политики перейдите к Параметры Кнопка "Параметры Office 365" , Параметры сайта.

  2. На странице параметров сайта в разделе Администрирование семейства веб-сайтов выберите пункт Политики семейства сайтов.

  3. Выделите политику, которую необходимо экспортировать, прокрутите окно вниз и нажмите кнопку Экспорт.

  4. Когда будет предложено сохранить или открыть файл, нажмите кнопку Сохранить и выберите расположение, в котором будет сохранен файл. При этом следует использовать расположение, доступное из семейств веб-сайтов, в которые будет импортирована политика.

  5. При появлении сообщения о завершении загрузки нажмите кнопку Закрыть.

Импорт политики другое семейство сайтов

Импорт политики управления сведениями позволяет применять ее к различным типам контента на уровне сайта или списка в пределах определенного семейства веб-сайтов. Преимуществ у этого способа два: не приходится повторно определять и применять политику для каждого типа контента и становится легче управлять изменениями политики благодаря возможности вносить их централизованно.

  1. На домашней странице, к которому требуется применить политику семейства веб-сайтов перейдите к Параметры Кнопка "Параметры Office 365" , Параметры сайта.

  2. В разделе Администрирование семейства веб-сайтов выберите пункт Политики семейства сайтов.

  3. На странице "Политики семейства сайтов" нажмите кнопку Импорт, а затем — кнопку Обзор для поиска XML-файла политики.

  4. Выделите XML-файл, в котором была сохранена политика, и нажмите кнопку Открыть.

  5. На странице "Импорт политики семейства веб-сайтов" нажмите кнопку Импорт, чтобы добавить политику к семейству веб-сайтов.

Теперь импортированную политику можно применять к одному или нескольким типам контента на уровне сайта или списка. Читайте в статье Введите применить политику семейства узлов к содержимому выше в этой статье.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×