Создание и применение политик управления сведениями

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

С помощью политик управления сведениями организации могут управлять сроком хранения контента, контролировать действия пользователей с контентом и добавлять штрихкоды или метки в документы. Политика может помочь обеспечить соответствие правовым и правительственным требованиям или внутренним бизнес-процессам. Администратор может настроить политику для управления отслеживанием документов и сроком их хранения.

Политику управления сведениями можно создать в трех различных местах в иерархии сайтов. Они перечислены в порядке сужения области действия:

  • политика для нескольких типов контента в семействе веб-сайтов;

  • политика для типа контента сайта;

  • политика для списка или библиотеки.

Дополнительные сведения см. в статье Введение в политики управления сведениями.

Создание политики для нескольких типов контента в семействе веб-сайтов

Чтобы гарантировать применение политики управления сведениями ко всем документам определенного типа в семействе веб-сайтов, можно создать политику на уровне семейства и применять ее к определенным типам контента. Такие политики называются политиками семейства веб-сайтов.

  1. На домашней странице семейства сайтов > Параметры Кнопка "Параметры" в заголовке окна SharePoint 2016 > Параметры сайта.

    На сайте SharePoint подключенные группы щелкните Параметры, выберите пункт Контент сайта и выберите пункт Параметры сайта.

  2. На странице "Параметры сайта" в разделе Администрирование семейства веб-сайтов щелкните ссылку Шаблоны политик типов контента.
    Ссылка на шаблон политики типа содержимого на странице "Параметры сайта"

  3. На странице "Политики" щелкните Создать.

  4. Введите имя и описание политики, а также краткое примечание, поясняющее пользователям ее назначение.

  5. Чтобы узнать, как настраивать функции, которые требуется связать с этой политикой, см. следующий раздел, посвященный созданию политик для различных типов контента сайта.

  6. Нажмите кнопку ОК.

Создание политики для типа контента сайта

Добавление политики управления сведениями к типу контента упрощает связывание компонентов политики с несколькими списками или библиотеками. Можно добавить к типу контента существующую политику управления сведениями, а можно создать уникальную политику, предназначенную для определенного типа контента.

Также можно добавить политику управления сведениями к типу контента, специфичному для списков. Результат при этом будет аналогичен применению политики только к элементам списка, использующим данный тип контента.

  1. На домашней странице семейства сайтов > Параметры Кнопка "Параметры" в заголовке окна SharePoint 2016 > Параметры сайта.

    На сайте SharePoint подключенные группы щелкните Параметры, выберите пункт Контент сайта и выберите пункт Параметры сайта.

  2. На странице "Параметры сайта" в разделе Коллекции веб-дизайнера нажмите Типы контента сайта.
    Ссылка "Типы контента сайта" на странице "Параметры сайта"

  3. На странице "Параметры типов контента сайта" выберите тип контента, к которому необходимо добавить политику.

  4. На странице "Тип контента сайта" в разделе Параметры выберите пункт Параметры политики управления сведениями.

  5. На странице "Изменение политики" введите имя и описание политики, а также краткое примечание, поясняющее пользователям ее назначение.

  6. В следующих разделах выберите параметры, которые необходимо добавить к политике управления сведениями.
    Типы политик содержимого

  7. Чтобы указать срок хранения документов и элементов, на которые распространяется действие политики, установите флажок Включить хранение, а затем укажите срок хранения и выберите действия, выполняемые по его истечении.

    Чтобы указать период хранения, выполните указанные ниже действия.

1.

Выберите команду Добавить этап хранения для записей…

2.

Выберите параметры срока хранения, чтобы указать дату истечения срока действия документов или элементов. Выполните одно из следующих действий:

  • Чтобы задать дату окончания срока действия по свойству даты, в разделе Событие выберите параметр Время запуска этого этапа определяется по свойству даты элемента, а затем укажите действие, выполняемое с документом или элементом (например, создание или изменение), и период после этого действия (например, число дней, месяцев или лет), по прошествии которого истечет срок действия элемента.

  • Чтобы использовать для определения срока истечения настраиваемую формулу хранения, выберите параметр Задать настраиваемой формулой хранения, установленной на сервере.

Примечание :  Этот параметр доступен лишь в том случае, если администратором задана настраиваемая формула.

3.

Функция Начать рабочий процесс доступна только при определении политики для списка, библиотеки или типа контента, которые уже имеют связанный с ними рабочий процесс. При этом будет предложено выбрать рабочий процесс из числа существующих.

4.

В разделе Повторение выберите вариант Повторять действие этого этапа… и укажите, как часто должно повторяться действие.

Примечание :  Этот параметр доступен лишь в том случае, если выбранное действие может быть повторено. К примеру, повторение невозможно задать для действия удаления без возможности восстановления.

5.

Нажмите ОК.

  1. Чтобы включить аудит для документов и элементов, регулируемых данной политикой, установите флажок Включить аудит, а затем укажите события для проверки.

    Чтобы включить аудит, выполните указанные ниже действия.

1.

На странице "Изменение политики" в разделе Аудит установите флажок Включить аудит , а затем установите флажки для событий, для которых требуется вести журнал аудита.

2.

Чтобы предлагать пользователям вставить в документы штрихкод, установите флажок Запрашивать вставку штрихкода перед сохранением или печатью .

3.

Нажмите кнопку ОК , чтобы применить параметры аудита к политике.

Функция аудита политики позволяет организациям создавать и анализировать аудиторские следы документов и элементов списков, например списки заданий, группы обсуждений и календари. Данная функция предоставляет журнал аудита, в который записываются такие события, как даты просмотра, изменения или удаления контента.

Если функция аудита включена в политику управления сведениями, администраторы могут просматривать данные аудита в отчетах об использовании политики в виде сводных таблиц Microsoft Excel. Эти отчеты можно использовать для изучения использования данных внутри организации. Кроме того, они помогают проверять и документировать соответствие нормативным требованиям и изучать потенциальные проблемы.

В журнале аудита записывается следующая информация: название события, его дата и время, системное имя пользователя, выполнившего действия.

  1. Если штрихкоды включены в политику, они добавляются к свойствам документа и отображаются в его заголовке. Подобно меткам, штрихкоды можно удалять из документов вручную. Администраторы политики могут указать, нужно ли предлагать пользователям включать штрихкод при печати или сохранении элемента либо штрихкод может быть вставлен вручную на вкладке Вставка в приложениях пакета Office 2010.

    Чтобы включить штрихкоды, выполните указанные ниже действия.

1.

На странице "Изменение политики" в разделе Штрихкоды установите флажок Включить штрихкоды.

2.

Чтобы предлагать пользователям вставить в документы штрихкод, установите флажок Запрашивать вставку штрихкода перед сохранением или печатью.

3.

Чтобы применить параметры штрихкодов к политике, нажмите кнопку ОК.

В политике штрихкодов создаются штрихкоды стандарта с кодом 39. Каждое изображение штрихкода включает текст с его значением, отображаемый под штрихкодом. Это позволяет использовать данные штрихкода даже в тех случаях, когда отсутствует оборудование для сканирования. Чтобы найти элемент на сайте, пользователи могут вручную ввести номер штрихкода в поле поиска.

  1. Чтобы в документы, регулируемые данной политикой, вставлялись метки, установите флажок Включить метки, а затем укажите для меток необходимые параметры.

    Чтобы включить метки, выполните указанные ниже действия.

1.

Чтобы предписать пользователям добавлять метки в документы, установите флажок Запрашивать вставку метки перед сохранением или печатью.

Примечание : Чтобы метки использовались по желанию, не устанавливайте этот флажок.

2.

Чтобы заблокировать содержимое метки и не допускать его изменения после вставки метки, установите флажок Запретить изменение меток после их добавления.

Этот параметр запрещает обновление текста метки после ее вставки в элемент в клиентском приложении, таком как Word, Excel или PowerPoint. Чтобы метки обновлялись при обновлении свойств документа или элемента, не устанавливайте этот флажок.

3.

Введите в поле "Формат метки" текст метки, который будет отображаться. Метки могут содержать до 10 ссылок на столбцы, каждая из которых может содержать до 255 символов. Для создания формата метки выполните указанные ниже действия.

Введите имена столбцов метки в том порядке, в котором они должны будут в ней отображаться. Заключите имена столбцов в фигурные скобки, как показано в примере на странице "Изменение политики" ({}).

Введите слова для идентификации столбцов за скобками, как показано в примере на странице "Изменение политики".

4.

Чтобы добавить разрыв строки, введите \n в том месте, где он должен отображаться.

5.

Выберите размер и стиль шрифта, а затем укажите расположение метки в документе (слева, по центру или справа).

Выберите шрифт и стиль из имеющихся на компьютере пользователя. От размера шрифта зависит объем текста, который может поместиться в метке.

6.

Укажите высоту и ширину метки (от 0,25 до 20 дюймов). Текст метки всегда центрирован по вертикали в пределах ее изображения.

7.

Нажмите кнопку Обновить, чтобы просмотреть содержимое метки.

  1. Нажмите кнопку ОК.

Создание политики для списка, библиотеки или папки (политика хранения с учетом расположения)

Можно определить политику хранения, применимую только к определенному списку, библиотеке или папке. Однако такую политику невозможно повторно использовать для других списков, библиотек, папок и сайтов. Кроме того, невозможно применить политику семейства веб-сайтов к политике с учетом расположения.

Чтобы применить общую политику хранения ко всем типам контента в определенном местоположении, как правило, следует воспользоваться политикой хранения для местоположения. В большинстве остальных случаев следует проверять, указана ли политика хранения для всех типов контента.

Все вложенные папки наследуют политики своих родительских папок, если наследование не отменено явным образом и на уровне дочернего элемента не определена новая политика хранения.

Если вы хотите определить для списка или библиотеки политику управления сведениями, отличную от политики хранения, необходимо сделать это для каждого отдельного типа контента списка, связанного с данным списком или библиотекой.

Если на каком-либо этапе потребуется переключиться с политик для типов контента на политики для местоположения, применяемые к списку или библиотеке, в качестве политики для местоположения будет использоваться только политика хранения. Все остальные политики управления (для аудита, штрихкодов и меток) будут наследоваться от связанных с ними типов контента.

Чтобы отключить для сайта политики для местоположения, следует деактивировать расписания хранения для библиотек и папок. В результате администраторы семейств веб-сайтов смогут быть уверены в том, что их политики типов контента не будут переопределены политиками для местоположения, заданными администраторами списков.

Чтобы изменять параметры политики управления сведениями для списка или библиотеки, необходимо иметь по крайней мере разрешение на управление списками.

  1. Перейдите к списку или библиотеке, для которых необходимо задать политику управления сведениями.

  2. Откройте на ленте вкладку Библиотека или Список и выберите команду Параметры библиотеки или Параметры списка.

    В SharePoint Online нажмите кнопку Параметры и нажмите кнопку Параметры списка или Параметры библиотеки.

  3. В разделе Разрешения и управление щелкните ссылку Параметры политики управления сведениями.
    Ссылка "Политика управления сведениями" на странице "Параметры" для библиотеки документов

  4. На странице параметры политики управления сведениями убедитесь, что источник хранения для списка или библиотеки для библиотек и папок.

    Типа контента в открывшемся как источник нажмите кнопку Смена источника и нажмите кнопку библиотеки и папки. Вы получаете оповещения игнорирование политики хранения типов контента. Нажмите кнопку ОК.

  5. На странице "Изменение политики" в разделе Расписание хранения для библиотеки введите краткое описание создаваемой политики.

  6. Выберите команду Добавить этап хранения…

    Обратите внимание, что в разделе Записи можно определить другие политики хранения для записей. Для этого необходимо выбрать параметр Определить разные этапы хранения для записей.

  7. В диалоговом окне "Свойства стадии" выберите параметр срока хранения, чтобы задать дату истечения срока действия документов или элементов. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы задать дату окончания срока действия по свойству даты, в разделе Событие выберите параметр Время запуска этого этапа определяется по свойству даты элемента, а затем укажите действие, выполняемое с документом или элементом (например, создание или изменение), и период после этого действия (например, число дней, месяцев или лет), по прошествии которого истечет срок действия элемента.

    • Чтобы использовать для определения срока истечения настраиваемую формулу хранения, выберите параметр Задать настраиваемой формулой хранения, установленной на сервере.

      Примечание :  Этот параметр доступен лишь в том случае, если администратором задана настраиваемая формула.

    • В поле Действие укажите действие, которое необходимо выполнить с документом по истечении срока действия. Чтобы указать определенное действие (например, удаление), выберите его в списке.

  8. Функция Начать рабочий процесс доступна только при определении политики для списка, библиотеки или типа контента, которые уже имеют связанный с ними рабочий процесс. При этом будет предложено выбрать рабочий процесс из числа существующих.

  9. В разделе Повторение установите флажок Повторяйте действие этого этапа… и укажите, как часто должно повторяться действие.

    Примечание :  Этот параметр доступен лишь в том случае, если выбранное действие может быть повторено. К примеру, повторение невозможно задать для действия удаления без возможности восстановления.

  10. Нажмите кнопку ОК.

Применение политики семейства веб-сайтов к типу контента

Если политики управления сведениями для сайта уже созданы в виде политик семейства веб-сайтов, можно применить одну из них к типу контента. Так можно применить одну политику к нескольким типам контента в семействе веб-сайтов с разными родительскими типами контента.

Если требуется применить политики к разным типам контента в семействе веб-сайтов и при этом настроена служба управляемых метаданных, можно опубликовать политики управления сведениями в нескольких семействах веб-сайтов с помощью функции публикации типа контента. Дополнительные сведения см. в разделе Применение политики к типам контента в разных семействах веб-сайтов.

  1. Перейдите к списку или библиотеке, содержащим тип контента, к которому требуется применить политику.

  2. Откройте на ленте вкладку Библиотека или Список и выберите команду Параметры библиотеки или Параметры списка.

    В SharePoint Online нажмите кнопку Параметры и нажмите кнопку Параметры списка или Параметры библиотеки.

  3. В разделе Разрешения и управление щелкните ссылку Параметры политики управления сведениями.
    Ссылка "Политика управления сведениями" на странице "Параметры" для библиотеки документов

  4. Убедитесь, что в качестве источника политики выбран вариант Типы контента, и выберите в поле Политики типов контента тип, к которому требуется применить политику.

  5. В разделе Задание политики выберите параметр Использовать политику семейства веб-сайтов, а затем выберите из списка политику, которую необходимо применить.

    Примечание : Если параметр Использовать политику семейства веб-сайтов недоступен, это означает, что для семейства веб-сайтов не определена ни одна политика.

  6. Нажмите кнопку ОК.

    Если список или библиотека поддерживает возможности управления несколькими типами контента, в поле Типы контента можно выбрать тип, для которого требуется указать политику управления сведениями. После этого нужно будет выполнить действие 5, описанное выше.

Применение политики к разным семействам веб-сайтов

Теперь типы контента можно использовать совместно в различных семействах веб-сайтов. Для этого следует настроить публикацию типов контента с помощью приложения-службы управляемых метаданных. Публикация типов контента позволяет единообразно управлять контентом и метаданными на всех сайтах, поскольку типы контента можно создавать и обновлять централизованно, а соответствующие обновления публиковать в любом количестве подписанных семейств веб-сайтов или веб-приложений.

Создание шаблона на основе существующей политики для использования в семействах веб-сайтов

Можно определить политику управления сведениями, а затем создать на ее основе шаблон для использования в разных семействах веб-сайтов. Этот способ позволяет создавать резервные копии политик управления сведениями и может использоваться как альтернатива публикации типов контента, если требуется применить одну политику в нескольких семействах веб-сайтов. Чтобы создать шаблон или резервную копию политики, достаточно экспортировать политику с одного семейства веб-сайтов, а затем импортировать ее в место хранения или в другое семейство.

Важно :  При использовании функции экспорта и импорта для создания набора шаблонов политик следует помнить о том, что в XML-файле политики есть уникальный идентификатор. Из-за этого невозможно импортировать одну и ту же политику на сайт несколько раз, не изменяя этот идентификатор.

Экспорт политики

  1. На домашней странице семейства веб-сайтов нажмите кнопку Параметры Значок шестерни, заменивший пункт "Параметры сайта". и выберите пункт Параметры сайта.

    На сайте SharePoint подключенные группы щелкните Параметры, выберите пункт Контент сайта и выберите пункт Параметры сайта.

  2. На странице "Параметры сайта" в разделе Администрирование семейства веб-сайтов щелкните ссылку Шаблоны политик типов контента.
    Ссылка на шаблон политики типа содержимого на странице "Параметры сайта"

  3. Выберите политику, которую нужно экспортировать, прокрутите страницу вниз до конца и нажмите Экспорт.

  4. Когда будет предложено сохранить или открыть файл, нажмите кнопку Сохранить и выберите расположение для сохранения файла. При этом следует использовать расположение, доступное из семейств веб-сайтов, в которые будет импортирована политика.

  5. Когда появится сообщение о завершении загрузки, нажмите кнопку Закрыть.

Импорт политики в другое семейство веб-сайтов

Импорт политики управления сведениями позволяет применять ее к различным типам контента на уровне сайта или списка в пределах определенного семейства веб-сайтов. Преимуществ у этого способа два: не приходится повторно определять и применять политику для каждого типа контента и становится легче управлять изменениями политики благодаря возможности вносить их централизованно.

  1. На домашней странице семейства веб-сайтов, к которому требуется применить политику, нажмите кнопку Параметры Значок шестерни, заменивший пункт "Параметры сайта". и выберите пункт Параметры сайта.

    На сайте SharePoint подключенные группы щелкните Параметры, выберите пункт Контент сайта и выберите пункт Параметры сайта.

  2. На странице "Параметры сайта" в разделе Администрирование семейства веб-сайтов щелкните ссылку Шаблоны политик типов контента.

  3. На странице "Политики" щелкните Импорт и нажмите кнопку Обзор, чтобы найти XML-файл политики.

  4. Выберите XML-файл, в котором была сохранена политика, и нажмите кнопку Открыть.

  5. На странице "Импорт политики семейства веб-сайтов" нажмите кнопку Импорт, чтобы добавить политику к семейству веб-сайтов.

Теперь импортированную политику можно применить к одному или нескольким типам контента на уровне сайта или списка.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×