Создание и печать писем с помощью слияния в Word 2016 для Mac

Если вам нужно отправить почту людям из списка рассылки, вы можете создать персонализированные письма с помощью слияния. У всех писем будут одинаковые структура, форматирование, текст и рисунки. В них будут различаться только определенные разделы.

Для создания и печати писем с помощью слияния нужны следующие файлы:

  • Основной документ
    Это документ, содержащий текст и рисунки (например, логотип или изображение), которые будут одинаковыми в каждой версии документа. Примером такого содержимого является текст письма.

  • Список рассылки
    Этот документ содержит данные, которые используются для заполнения сведений в письме. Например, список рассылки включает имена контактов, тогда как основной документ — письмо, которое будет им отправляться.

  • Объединенный документ
    Этот документ представляет собой сочетание основного документа и списка рассылки. Слияние извлекает информацию из списка рассылки и помещает ее в основной документ, что позволяет получить персонализированные письма.

Выполните указанные ниже действия для создания и печати персонализированных писем с помощью слияния.

Перед началом слияния подготовьте письмо. Например, если вы сообщаете о предстоящем мероприятии, укажите его название, дату, время и место. Эти сведения будут важны для всех получателей вашего письма.

  1. На вкладке Рассылки в группе Начало слияния выберите команды Начать слияние и Письма.

    бланки

  2. Введите текст письма, которое вы хотите отправить, в Word.

Список рассылки — это источник данных. Он может быть электронной таблицей Excel, каталогом контактов Outlook, базой данных Access или списком адресов Office. Список содержит записи, которые Word использует для получения информации при создании писем.

Советы

  • Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния. Перед началом слияния соберите все записи и добавьте их в источник данных.

  • Если вы используете электронную таблицу Excel, убедитесь, что столбец для почтового индекса имеет текстовый формат, чтобы не потерять нули.

  • Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой, используемой по умолчанию. Для этого откройте Почту Apple и выберите Параметры в меню Почта. На вкладке Основные в разделе Почтовый клиент по умолчанию выберите Microsoft Outlook.

  • Чтобы использовать контакты Apple, убедитесь, что по умолчанию используется Почта Apple.

  • В качестве источника данных для слияния можно использовать базу данных FileMake Pro.

  1. На вкладке Рассылки нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите нужную команду.

    На вкладке "Рассылки" выделена кнопка "Выбрать получателей" со списком параметров

    Выберите

    Чтобы

    Ввести новый список

    Создать новый список адресов при настройке слияния

    Использовать существующий список

    Использовать электронную таблицу Excel или другой файл данных в качестве списка адресов

    Выбрать из контактов Outlook

    Выбрать имена напрямую из списка контактов Outlook

    Контакты Apple

    Выбрать имена напрямую из адресной книги Apple

    FileMaker Pro

    Импортировать данные из базы данных FileMaker Pro

  2. Если вы выбрали Ввести новый список, сделайте следующее:

    1. В диалоговом окне Изменить поля спискаWord автоматически создает поля для некоторых основных сведений, таких как имя, фамилия и адрес. Если вы хотите добавить новое поле, например поле сообщения, сделайте это сейчас, чтобы заполнить его во время ввода записей. В разделе Новое имя поля введите имя поля, а затем щелкните знак "плюс" (+).

      Совет:  Чтобы изменить порядок полей, выберите поле, которое вы хотите переместить, а затем нажимайте стрелки вверх или вниз.

    2. Когда все поля будут настроены так, как нужно, нажмите кнопку Создать для создания списка.

  3. Если вы выбрали Использовать существующий список, сделайте следующее:

    1. Перейдите к нужному файлу и нажмите кнопку Открыть.

    2. Если вы открываете электронную таблицу Excel, в диалоговом окне Открыть книгу выберите нужный лист и оставьте поле Диапазон ячеек пустым, чтобы использовать весь лист, или введите в нем диапазон ячеек с данными, которые нужно использовать, и нажмите кнопку ОК.

  4. Если вы щелкнули Выбрать из контактов Outlook или Контакты Apple, сделайте следующее:

    1. Щелкните Отфильтровать получателей, чтобы выбрать нужных получателей.

    2. Для контактов Outlook в диалоговом окне Отбор записей рядом с полем Выводить получателей составных документов по выберите элемент Заполнение записи. В списке контактов выберите нужные контакты и нажмите кнопку ОК.

    3. Для контактов Apple в диалоговом окне Отбор записей в группе Контакты Apple выберите нужную группу и нажмите кнопку ОК.

    4. При использовании базы данных FileMaker Pro выберите ее файл в диалоговом окне Выберите базу данных FileMaker Pro, которую необходимо использовать в качестве источника данных и нажмите кнопку Открыть.

  1. На вкладке Рассылки щелкните Вставить поле слияния и выберите поле, которое нужно добавить.

    На вкладке "Рассылки" выделена команда "Вставить поле слияния"

    Продолжайте добавлять поля, пока не введете всю нужную информацию.

  2. Отформатируйте поля в письме, как требуется. Например, вставьте пробел между полями имени и фамилии и нажмите клавишу RETURN, чтобы поле адреса начиналось с новой строки.

    Совет: Чтобы удалить получателей или отсортировать их список, на вкладке Рассылки щелкните команду Отфильтровать получателей, затем выберите элемент Сортировка записей или Отбор записей. Закончив, нажмите кнопку ОК.

  1. На вкладке Рассылки щелкните Просмотреть результаты, чтобы посмотреть, как будут выглядеть письма. Используйте стрелки влево и вправо на вкладке Рассылки для перехода между письмами.

    На вкладке "Рассылки" выделена команда "Просмотреть результаты"

  2. Чтобы внести дополнительные изменения в форматирование, еще раз нажмите Просмотреть результаты, чтобы добавить или удалить поля слияния.

  3. Если письма выглядят так, как нужно, на вкладке Рассылки выберите Завершить и объединить > Печать документов, чтобы завершить слияние.

    На вкладке "Рассылки" выделена кнопка "Найти и объединить" с параметром "Напечатать документы"

    Совет: Если вы хотите просмотреть и обновить каждое письмо по отдельности, на вкладке Рассылки выберите Завершить и объединить > Изменить отдельные документы. Закончив, выберите Файл > Печать, чтобы напечатать письма.

При сохранении документа для слияния он остается подключенным к списку рассылки, что позволяет использовать его для следующей массовой рассылки.

Повторное использование документа слияния

  • Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.

Изменение адресов в документе слияния

  • Откройте документ слияния и нажмите кнопку Изменить список получателей для сортировки, фильтрации и выбора определенных адресов.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×