Создание и обновление столбца внешних данных в списке или библиотеке

Создание и обновление столбца внешних данных в списке или библиотеке

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Вы можете добавить в собственный список или библиотеку специальный столбец, называемый столбцом внешних данных. Этот столбец позволяет объединить столбец данных из внешнего источника с другими столбцами собственного списка или библиотеки, обеспечивая поддержу всех соответствующих компонентов списка или библиотеки, в том числе связанные рабочие процессы, управление версиями, утверждение, извлечение и возврат, а также вложение файлов.

Дополнительные сведения см. в статье Справочные ресурсы по внешним данным.

В этой статье

Перед началом работы

Примеры использования столбцов внешних данных

Создание столбца внешних данных в списке или библиотеке

Получение обновлений столбца внешних данных

Обновление столбца внешних данных

Подготовка

Для работы с внешними данными необходимо выполнить несколько предварительных задач, чтобы обеспечить защищенный доступ к данным. Приведенные ниже сведения помогут спланировать дальнейшие действия. Если при работе с внешними данными возникнет проблема, эти сведения также помогут определить ее причину. Для доступа к внешним данным необходимо выполнить указанные ниже задачи.

Подготовка внешнего источника данных    Администратору может потребоваться создать учетную запись и настроить разрешения на доступ к источнику данных, чтобы данные не могли попасть в чужие руки. Администратор может также создать во внешней базе данных конкретные таблицы, представления, запросы и т. д. для получения более точных результатов и повышения производительности.

Настройка служб и учетных записей SharePoint    Администратор должен активировать службу подключения к бизнес-данным и службу Secure Store.

Настройка службы Secure Store    Администратор должен определить оптимальный режим доступа к внешнему источнику данных, создать конечное приложение и задать для него учетные данные.

Настройка службы подключения к бизнес-данным    Администратор должен предоставить пользователю, который создает внешний тип контента, доступ к хранилищу метаданных службы подключения к бизнес-данным, а соответствующим пользователям — доступ к внешнему типу контента, на котором основан внешний список.

Создание типа внешнего контента.    Пользователь должен определить внешний тип контента, содержащий сведения о подключениях, доступе, методах работы, столбцах, фильтрах и другие метаданные, используемые для получения данных из внешнего источника.

К началу страницы

Примеры использования столбцов внешних данных

В этом разделе приведено несколько примеров практического применения столбца внешних данных в списке или библиотеке.

Договора с клиентами и контактные данные.    У вас есть библиотека документов, содержащая договора с клиентами. Однако данные всех ваших клиентов хранятся в бизнес-приложении (например, SAP или Microsoft CRM), источник данных которого является внешним для продуктов SharePoint. Вы хотите отслеживать договора с клиентами в библиотеке документов и при этом быть уверенными в том, что эти данные актуальны и не дублируются. Это можно сделать, добавив один или несколько столбцов внешних данных в библиотеку, чтобы связать соответствующее имя клиента и номер телефона с каждым договором, хранящимся в библиотеке. Столбец внешних данных упрощает ввод и обновление достоверных сведений и автоматически извлекает данные клиента из внешнего источника. В этом случае можно также создать структурированный документ Word, в котором будут представлены значения из столбцов внешних данных, чтобы вы могли редактировать значения на панели сведений о документе или с помощью инструментов Word для работы с содержимым.

Основные сведения о продуктах с изображениями.    Вы создали библиотеку рисунков, содержащую фотографии продуктов, которые предлагает ваша организация. Вы добавляете столбец внешних данных в библиотеку, который обращается к внешней базе данных, чтобы получить сведения о названии продукта, его коде и текущей стоимости. При этом вы настроили внешний тип контента так, чтобы внешние данные были доступны только для чтения. В соответствии с правилами и процессами вашей организации, какие-либо изменения сведений о продукте необходимо вносить в систему базы данных. Но теперь большинство пользователей в вашей организации могут легко просматривать все общие сведения о продукте в одной библиотеке.

К началу страницы

Создание столбца внешних данных в списке или библиотеке

Примечание:  Для создания столбцов внешних данных вам понадобятся для содержащего его списка или библиотеки разрешения не ниже уровня Участие.

  1. Перейдите на нужный сайт SharePoint, а затем — в список или библиотеку.

    Примечание:  Добавить столбец внешних данных во внешний список нельзя.

  2. На вкладке Список или Библиотека нажмите кнопку Параметры списка или Параметры библиотеки.

  3. В разделе Столбцы выберите команду Создать столбец.

  4. Введите имя столбца, например Клиент, а затем в разделе Типы столбцов выберите пункт Внешние данные.

  5. В группе Внешний тип контента щелкните Выбор внешнего типа контента, а затем выберите подходящий элемент из списка внешних типов контента, например Клиенты CRM.

  6. Выберите способ обработки действий, определенных для внешнего типа контента, выполнив одно или несколько из указанных ниже действий.

    • Чтобы отобразить меню из одного или нескольких действий, выберите параметр Отображать меню действий.

    • Чтобы при выборе столбца внешних данных выполнялось действие по умолчанию, выберите параметрСвязать этот столбец с действием по умолчанию внешнего типа контента.

  7. В группе Добавьте столбец для отображения каждого из этих дополнительных полей щелкните Выбрать все поля или выберите одно или несколько названий полей, например "Имя клиента" и "Номер телефона".

Совет:  По умолчанию к имени каждого столбца добавляется префикс, полученный из имени столбца внешних данных. Лучше использовать короткое имя столбца, например КодКл, особенно если вы добавляете много дополнительных столбцов. Если для столбца или библиотеки включено быстрое редактирование, вы можете использовать быстрое редактирование для изменения имен столбцов.

К началу страницы

Получение обновлений столбца внешних данных

Примечание:  Для обновления столбцов внешних данных вам понадобятся для содержащего его списка или библиотеки разрешения не ниже уровня Участие.

  1. Перейдите на нужный сайт SharePoint, а затем — в список или библиотеку.

  2. Добавьте либо измените элемент списка или свойства библиотеки документов.

  3. В текстовом поле столбца внешних данных, например в поле "Имя клиента", нажмите кнопку Средство выбора элементов внешнего списка.

    Автор внешнего типа контента должен определить, как будет работать средство выбора данных внешних элементов, выбрав соответствующее поле удостоверения и создав один или несколько фильтров, чтобы вы могли быстро найти правильное значение. Если это не так, обратитесь за помощью к автору внешнего типа контента или администратору.

  4. В диалоговом окне выберите нужную запись, например Сергей Климов, а затем нажмите кнопку ОК.

Данные будут обновлены во внешнем списке и в источнике внешних данных.

К началу страницы

Обновление столбца внешних данных

Чтобы поддерживать достаточный уровень производительности, данные из столбцов внешних данных кэшируются на сервере или в службе и могут не содержать актуальные значения из внешнего источника. Чтобы обеспечить актуальность отображаемых внешних данных, вы можете принудительно обновить столбец. Однако при выполнении операции обновления будьте осторожны, потому что на это может потребоваться много времени в зависимости от настройки внешних данных.

Примечание:  Для получения обновлений столбца внешних данных требуются разрешения не ниже уровня "Участие", так как при этом обновляется список или библиотека.

  1. Перейдите на нужный сайт SharePoint, а затем — в список или библиотеку.

  2. В строке заголовка столбца внешних данных нажмите кнопку Обновить.

  3. На странице "Обновления" решите, что вам нужно обновить: только текущую папку или текущую папку и все ее вложенные папки.

  4. Нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×