Создание и настройка типов записей и списков

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Формы Диспетчера контактов для Outlook можно настроить, добавив на них необходимые для компании поля и удалив ненужные, а также изменив порядок полей, чтобы сделать акцент на наиболее важных данных. Вы можете создавать новые формы, добавлять списки, настраивать отчеты, изменять этапы продажи и критерии оценки интересов, выбирать поля для карточек контактов и персонализировать ленту.

В данной статье рассматриваются вопросы создания и настройки форм, а также создания и изменения списков.

Примечание :  Настраивать формы может только владелец базы данных.

Сведения о настройке отчетов, изменении этапов продаж, действий по продажам, напоминаний и критериев оценки интересов, выборе полей для карточек контактов и персонализации ленты см. в следующих статьях:

В этой статье

Создание нового типа записи

Настройка формы

Создание нового типа записи

Диспетчер контактов для Outlook включает различные настраиваемые формы (типы записей), в том числе записи бизнес-партнера, бизнес-контакта, интереса, возможной сделки и бизнес-проекта.

Вы можете использовать формы по умолчанию, не изменяя их, или же создавать новые типы записей в соответствии с потребностями бизнеса.

Вы также можете изменять формы, добавляя и удаляя поля. Дополнительные сведения см. в разделе Добавление и удаление полей далее в этой статье.

Новые типы записей должны быть основаны на типе записи "Партнер" или "Бизнес-контакт". Метод связывания записей и сведения, которые совместно в них используются, сохраняются во всех создаваемых типах записей.

Пример: оптовый продавец велосипедов создает настраиваемые типы записей

Оптовому продавцу велосипедов необходимо создать записи "Магазин" и "Сотрудник магазина".

В каждом магазине, который покупает велосипеды у оптового продавца, есть несколько сотрудников, которые отвечают за покупки. Оптовый продавец велосипедов продает их множеству магазинов, в каждом из которых есть своя группа сотрудников, принимающих решения о закупках. Оптовому продавцу необходимо связать каждого сотрудника магазина с конкретным магазином, чтобы увидеть список сотрудников и все взаимодействия с сотрудниками магазина при получении сведений о магазине.

Для этого оптовый продавец создает запись "Магазин", основанную на типе записи "Партнер", а также запись "Сотрудник магазина", основанную на типе записи "Бизнес-контакт". Оптовый продавец принимает решение создать запись "Магазин" на основе записи "Партнер", поскольку в записях "Партнер" отображаются списки связанных бизнес-контактов и все элементы журнала обращений для каждого бизнес-контакта.

Создание настраиваемого типа записи

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Откройте вкладку Диспетчер контактов.

  3. Нажмите кнопку Настроить и выберите Настроить типы записей.

  4. В диалоговом окне Настройка типов записей выполните одно из следующих действий:

    • Нажмите Новый тип бизнес-контакта для создания новой формы, основанной на типе записи "Бизнес-контакт".

    • Нажмите кнопку Новый тип бизнес-партнера для создания новой формы, основанной на типе записи "Партнер".

      Диалоговое окно "Настройка типов записей" с кнопкой создания типа бизнес-контакта. Выделена кнопка создания типа учетной записи.

      • Если вам требуется новый тип записи для отдельных людей, выберите Новый тип бизнес-контакта.

      • Если нужен тип записи для организаций или групп внутри них, выберите Новый тип бизнес-партнера. Все элементы обращений из любой записи, связанной с партнером, приведены в списке журнала обращений записи партнера. Дополнительные сведения о партнерах см. в статье Хранение сведений о партнерах в Диспетчере контактов.

  5. В диалоговом окне Новый тип бизнес-контакта или Новый тип бизнес-партнера введите имя нового типа записи в единственном и множественном числе.

  6. По желанию можно нажать кнопку Обзор для изменения значка, который будет выводиться для каждой записи такого типа.

  7. Нажмите кнопку ОК.

    Новый тип записи добавляется в список типов записей в диалоговом окне Настройка типов записей.

    Новый тип записи включает все используемые по умолчанию страницы и поля партнера или бизнес-контакта, на которых он основан. Он не включает настраиваемые страницы или поля, добавленные к другим формам. Сведения о настройке формы путем изменения страниц и полей см. в следующем разделе (Настройка формы).

К началу страницы

Настройка формы

Существует несколько способов настройки формы. Вы можете добавлять или удалять страницы, разделы и поля. Можно изменить порядок полей так, как это удобно для вашей компании.

Примечание :  Настраивать формы может только владелец базы данных.

Можно экспортировать настраиваемые формы, чтобы делиться ими с другими. Дополнительные сведения см. в статье Экспорт бизнес-записей из Диспетчера контактов.

Важно :  Любые изменения, внесенные в форму, приводят к изменению всех записей такого типа. Например, если вы удалите поле из формы бизнес-контакта, оно будет удалено из всех записей бизнес-контактов.

В этом разделе:

Удаление формы

Создание и изменение списков

Открытие формы для настройки

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Откройте вкладку Диспетчер контактов.

  3. Нажмите кнопку Настроить и выберите Настроить типы записей.

  4. В списке щелкните тип записи, который необходимо настроить, а затем нажмите кнопку Настроить форму.

    Кнопка настройки формы в диалоговом окне "Настройка типов записей"

    Можно также настроить любую открытую форму. На ленте в группе Настройка нажмите кнопку Макет формы.

Откроется настраиваемая версия формы. Теперь можно добавлять или удалять страницы, разделы и поля или изменять порядок разделов и полей на форме.

По умолчанию отображается страница Общие. Чтобы открыть другую страницу, на вкладке Настройка в группе Страницы щелкните Показать и выберите имя страницы.

К началу страницы

Создание новой страницы

Вы можете создать до четырех дополнительных страниц для формы. По умолчанию большинство форм включают страницы Общие, Подробности и Журнал.

  1. Откройте форму для настройки.

  2. На вкладке Настройка в группе Страницы щелкните Показать Значок "Показать" и затем щелкните Страница пользователя 1 или другую страницу пользователя.

    Откроется пустая страница.

    Примечание : Если имя страницы заканчивается на (Скрыто), страница по умолчанию скрыта. Чтобы вводить данные на этой странице формы, нужно отключить ее скрытие.

  3. Если страница скрыта, отключите скрытие, чтобы отобразить ее. В группе Страницы щелкните значок Скрыть Значок "Скрыть" .

    Примечание : Чтобы убедиться, что страница больше не скрыта, в группе Страницы щелкните Показать. Если в имени страницы больше нет суффикса (Скрыто), она видима.

Теперь вы можете переименовать страницу или добавить к ней разделы и поля. Дополнительные сведения см. в разделах Добавление и удаление разделови Добавление и удаление полей ниже.

К началу страницы

Переименование страницы

  1. На вкладке Настройка в группе Страницы щелкните Показать и выберите имя страницы.

  2. В группе Страницы щелкните значок Переименовать страницу Значок "Переименовать" .

  3. В поле Имя страницы введите новое имя и нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Добавление и удаление разделов

Сведения о форме организованы в виде разделов. Например, в форме "Бизнес-контакт" есть раздел Номера телефонов, включающий различные поля номеров телефонов, например Служебный и Домашний.

В макете формы для бизнес-контактов выделен раздел "Номера телефонов".

Добавление раздела

  1. Откройте форму для настройки.

  2. На вкладке Настройка в группе Макет нажмите кнопку Добавить раздел Значок добавления группы .

  3. В окне Имя раздела введите название раздела и нажмите кнопку ОК.

    Если вы хотите изменить ширину раздела, выберите его. На вкладке Настройка щелкните Широкий Значок "Широкий" или Узкий Значок "Узкий" .

Удаление раздела

  1. Щелкните раздел, который вы хотите удалить.

    Совет :  У раздела есть имя, рядом с которым расположена горизонтальная линия. Для выбора раздела щелкните имя или рядом с ним.

    Раздел "Номера телефонов"

  2. На вкладке Настройка в группе Макет нажмите кнопку Удалить Удалить значок .

    Примечания : 

    • Все поля данного раздела удаляются из формы, но не из базы данных Диспетчера контактов. Если вам потребуется снова добавить поля в форму, см. раздел Добавление поля ниже в данной статье. При удалении полей из формы все данные, введенные в них, сохраняются в базе данных, если вы не удалили поле окончательно.

    • При удалении раздела он удаляется из базы данных Диспетчера контактов. Поля, включенные в раздел, не удаляются вместе с ним. Если потребуется снова добавить раздел, можно создать раздел с тем же именем, а затем добавить в него поля.

К началу страницы

Добавление и удаление полей

Вы можете добавлять в Диспетчер контактов для Outlook поля различных типов, необходимые для вашей компании. Тип поля определяет тип данных, которые можно вводить в него или выбирать в нем.

Например, если вы хотите вводить информацию, можно добавить текстовое поле; если вы хотите выбирать элементы из списка, можно добавить список предварительно заданных значений (раскрывающийся список); если нужно связать одну запись с другой, можно добавить поле связи.

Флорист может создать текстовое поле "Любимый цветок", чтобы в нем можно было вводить название цветов, а специалист по отоплению, возможно, создаст поле "Модель печи" со списком для выбора. Дополнительные сведения о списках см. в разделе Создание и изменение списков ниже в данной статье.

К началу страницы

Добавление поля

  1. Откройте форму для настройки.

    Совет :  Перед выполнением следующего действия щелкните раздел, в который вы хотите добавить поле. Если поле не находится в нужном месте, можно перетащить его в другой раздел после добавления.

  2. На вкладке Настройка в группе Макет нажмите кнопку Добавить поля Значок "Добавить поле" .

  3. В диалоговом окне Добавление полей выполните одно из следующих действий:

    • Выберите в списке одно из полей, а затем нажмите кнопку Добавить на форму.

      Диалоговое окно "Добавление полей"

    • Чтобы создать новое поле или добавить поле, уже созданное для другой формы, нажмите кнопку Создать.

      В диалоговом окне Создание нового поля выполните одно из следующих действий:

      Создание поля    

      1. В поле Имя поля введите название поля.

      2. В списке Тип данных выберите тип данных, которые будет содержать поле, например Число.

      Значения

      Тип данных

      Слова или предложения, включающие до 96 знаков

      Текст

      Числа с десятичной запятой и без нее

      Число

      Проценты

      Процент

      Цены, доходы и другие денежные данные

      Денежный

      Ответы на простые вопросы, такие как "Да" или "Нет", "Вкл." или "Выкл.", "Истина" или "Ложь"

      Логический

      Дата или время в любом формате, доступном в Outlook

      Дата и время

      Целые числа

      Целое число

      Список предварительно заданных значений (элементов), который обеспечивает экономию времени и согласованность между формами

      Раскрывающийся список

      Веб-адрес

      URL-адрес

      Ссылка на другую запись в базе данных

      Связь

      Примечание :  После создания поля нельзя изменить его тип. Если вы хотите сделать это, удалите поле и затем добавьте новое с требуемым типом данных.

      1. При необходимости щелкните формат данных поля в списке Формат.

        Примечание :  Некоторые типы данных имеют только один формат.

      2. Нажмите кнопку ОК.

        Созданное поле появляется в списке диалогового окна Добавление полей.

      3. Чтобы добавить поле в форму, щелкните его в диалоговом окне Добавление полей, а затем нажмите кнопку Добавить на форму.

      Добавление поля из другой формы    

      1. Выберите Добавление поля из другой формы.

      2. Щелкните поле в списке и нажмите кнопку ОК.

        Примечание : Необходимо создать поле, чтобы оно появилось в данном списке.

        Выбранное поле появляется в списке диалогового окна Добавление полей.

      3. Чтобы добавить поле в форму, щелкните его в диалоговом окне Добавление полей, а затем нажмите кнопку Добавить на форму.

К началу страницы

Добавление поля связи

Поле связи используется для связывания полей. Все записи, связанные с выбранной целевой записью, выводятся в ее списке (аналогично тому, как запись партнера содержит все связанные с ним бизнес-контакты).

Можно связывать записи как одинаковых, так и различных типов.

Например, в примере базы данных предприятия для связывания розничных велосипедных магазинов с поставщиками, чьи велосипеды они продают, необходимо выполнить следующие действия:

  • Откройте тип записи "Поставщик". К нему нужно будет добавить поле связи.

    В диалоговом окне "Настройка типов записей" в базе данных Sample Business выбран тип записи "Поставщик".

  • Добавьте поле связи с именем Розничные магазины к типу записи "Поставщик", используя в качестве типа целевой записи "Магазины", а в качестве имени целевой записи Имена поставщиков.

    Примечания : 

    • Добавление поля связи к типу исходной записи приводит также к созданию в целевой записи таблицы, в которой перечисляются связанные записи. В данном примере записи поставщиков (исходные записи) содержат поле связи, используемое для связывания с записями магазинов. Записи магазинов (целевые записи) содержат таблицу, в которой перечислены связанные с ними записи поставщиков.

    • Таблица, или целевое поле, не редактируется. Для изменения связанных записей используйте поле связи. В данном примере перейдите к записи поставщика, чтобы удалить или добавить магазин. При этом изменяется список поставщиков в таблице в соответствующих записях магазинов.

    Создание поля связи в диалоговом окне "Создание поля"

  • С помощью поля связи в записях поставщиков свяжите записи розничных велосипедных магазинов с записями поставщиков.

    Запись о поставщике с перечисленными магазинами в поле связи "Магазины розничной торговли".

  • В целевом поле записей розничных велосипедных магазинов просмотрите список поставщиков велосипедов.

    Запись о магазине с перечисленными поставщиками велосипедов.

Сведения о примере базы данных предприятия см. в статье Пример рабочей базы данных вымышленной компании Adventure Works.

Добавление поля связи

  1. Откройте форму для настройки.

  2. На вкладке Настройка в группе Макет нажмите кнопку Добавить поля Значок "Добавить поле" .

  3. В диалоговом окне Добавление полей нажмите кнопку Создать.

    Диалоговое окно "Добавление полей"

  4. В диалоговом окне Создание нового поля в поле Имя поля введите имя поля связи.

  5. В списке Тип данных выберите пункт Связь.

  6. В списке Тип целевой записи щелкните тип записи, с которой вы хотите связать выбранную запись.

    Примечание :  Если тип целевой записи совпадает с типом настраиваемой записи, имя поля и имя целевого поля должны различаться.

  7. В поле Имя целевого поля введите название целевого поля.

    Примечание : Имя целевого поля — это название таблицы, в которой перечислены все записи, связанные с типом целевой записи.

  8. Нажмите кнопку ОК.

    Выбранное поле появляется в списке диалогового окна Добавление полей.

  9. Чтобы добавить поле в форму, в диалоговом окне Добавление полей щелкните поле со списком Связь в столбце Тип данных, а затем щелкните Добавить в форму.

    Примечание :  Поле, для которого в столбце Тип данных указано Связь, является полем ввода данных. Поле, для которого в столбце Тип данных указано Список назначения связей, автоматически добавляется в тип целевой записи. Это таблица, в которой перечислены все связанные записи, введенные в поле связи.

К началу страницы

Удаление поля

  1. Откройте форму для настройки.

  2. Щелкните поле, которое вы хотите удалить из формы.

    Примечание :  Обязательные поля, например Имя партнера, удалить нельзя.

  3. На вкладке Настройка в группе Макет нажмите кнопку Удалить Удалить значок (или нажмите клавишу DELETE).

    Примечание :  Поле и все содержащиеся в нем данные можно снова добавить на форму, так как они по-прежнему хранятся в базе данных Диспетчера контактов. Поле можно также добавлять на другие формы из диалогового окна Добавление полей.

Окончательное удаление поля

Предупреждение :  При удалении поля в диалоговом окне Добавление полей оно удалится окончательно, а данные, введенные в него, будут потеряны. В случае удаления поля из формы оно исчезает только из нее. Если снова добавить поле на форму, можно получить доступ к его данным.

  1. Откройте форму для настройки.

  2. На вкладке Настройка в группе Макет нажмите кнопку Добавить поля Значок "Добавить поле" .

  3. В диалоговом окне Добавление полей щелкните поле и нажмите кнопку Удалить.

    Примечание :  Окончательное удаление поля возможно только в том случае, если оно не используется в других формах.

К началу страницы

Переименование разделов и изменение полей

Вы можете переименовать любой раздел в форме и созданные вами поля.

Можно изменять поля, переименовывая их, а также изменяя формат выбираемых в поле данных.

Примечание :  Нельзя изменить тип данных поля. Если вы хотите сделать это, удалите поле и затем добавьте новое с требуемым типом данных.

  1. Откройте форму для настройки.

  2. Щелкните раздел или поле, которые вы хотите переименовать или изменить.

    Примечание :  Вы можете переименовать только созданные вами поля.

  3. На вкладке Настройка в группе Макет нажмите кнопку Изменить поле или раздел Значок изменения поля или раздела .

  4. Выполните одно из перечисленных ниже действий.

    • Переименовать раздел.    В диалоговом окне Изменение раздела введите другое имя раздела.

    • Изменить имя созданного поля.    В диалоговом окне Изменение поля введите другое имя поля.

      Если вы хотите изменить формат данных, который разрешено использовать в поле, выберите для параметра Формат другое значение. Некоторые типы полей имеют только один формат.

Упорядочение элементов формы

В настраиваемой форме можно перемещать разделы на странице или между страницами, а также упорядочивать поля.

Перемещение раздела или упорядочение полей на странице

  1. Откройте форму для настройки.

  2. Щелкните раздел или поле, которые вы хотите переместить.

    У раздела есть имя, рядом с которым расположена горизонтальная линия. Для выбора раздела щелкните имя или рядом с ним.

    Раздел "Номера телефонов"

  3. Перетащите раздел или поле в новое место на странице либо переместите их с помощью клавиш со стрелками.

К началу страницы

Перемещение раздела на другую страницу

  1. Щелкните раздел, который вы хотите переместить.

    Раздел "Номера телефонов"

  2. На вкладке Настройка в группе Макет нажмите кнопку Переместить в Перемещение значка .

  3. В диалоговом окне Перемещение на страницу щелкните страницу, на которую вы хотите переместить раздел, и нажмите кнопку ОК.

    Примечание :  Если страница скрыта, нужно отключить ее скрытие, чтобы вводить данные на ней. На вкладке Настройка в группе Показать щелкните страницу. В группе Страницы щелкните значок Скрыть Значок "Скрыть" .

К началу страницы

Удаление формы

Предупреждение :  При удалении типа записи будут потеряны все данные, введенные в записи такого типа.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Перейдите на вкладку Диспетчер контактов и нажмите кнопку Настроить.

  3. Щелкните Настроить типы записей.

  4. В диалоговом окне Настройка типов записей щелкните созданный тип записи.

    Примечание :  Вы можете удалить только созданные вами типы записей. Стандартные типы записей удалить нельзя.

  5. Нажмите кнопку Удалить тип записи.

К началу страницы

Создание и изменение списков

Если вы часто вводите одинаковые данные в форму, для удобства и единообразия рекомендуется создать список, из которого можно выбирать значения.

Создание списка

  1. Откройте форму для настройки.

  2. На вкладке Настройка в группе Макет нажмите кнопку Добавить поля Значок "Добавить поле" .

  3. В диалоговом окне Добавление полей нажмите кнопку Создать.

  4. В списке Тип данных выберите пункт Раскрывающийся список.

    Примечание :  Для списка единственным допустимым форматом также является Раскрывающийся список.

  5. Нажмите кнопку ОК.

  6. Добавьте элементы в список.

    Инструкции

    1. В диалоговом окне Изменение списков щелкните Добавить, чтобы добавить элемент (значение) в список.

    2. В диалоговом окне Добавление элемента в поле Имя элемента введите название значения.

    3. Нажмите кнопку ОК.

      В диалоговом окне Изменение списков в столбце Значение появится добавленный элемент.

    4. Повторите эти действия, если нужно добавить еще один элемент.

  7. Для перемещения элемента вверх или вниз по списку щелкните его и нажмите кнопку со стрелкой вверх или вниз.

  8. Для выбора одного из элементов в качестве значения, используемого по умолчанию в поле, щелкните его, а затем нажмите кнопку Сдел. знач. по умолч..

    При наличии элемента, который будет использоваться чаще всего, можно сделать его значением по умолчанию, чтобы сэкономить время при заполнении формы.

  9. Нажмите кнопку ОК.

Изменение списка

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Перейдите на вкладку Диспетчер контактов и нажмите кнопку Настроить.

  3. Нажмите кнопку Изменить списки.

  4. В диалоговом окне Изменение списков щелкните список, который вы хотите изменить.

    При выборе списка его элементы появляются в столбце Значение.

    Диалоговое окно "Изменение списков"

  5. Для изменения списка выполните любое из следующих действий:

    Добавление значения в список.    Нажмите кнопку Добавить, введите имя элемента и нажмите кнопку ОК.

    Переименование значения.    Щелкните элемент и нажмите кнопку Переименовать. Введите новое имя и нажмите кнопку ОК.

    Удаление значения или замена его другим.    Щелкните элемент и нажмите кнопку Удалить. Если вы хотите заменить значение, выберите другое из списка и нажмите кнопку ОК. Если нужно удалить значение, нажмите кнопку ОК.

    Перемещение значения вверх или вниз по списку.    Щелкните элемент и нажмите кнопку со стрелкой вверх или вниз.

    Использование элемента в качестве значения по умолчанию.    Щелкните элемент и нажмите кнопку Сдел. знач. по умолч.

  6. После внесения всех изменений нажмите в диалоговом окне Изменение списков кнопку ОК.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×