Создание и использование списков обзвона в Диспетчере контактов

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Одной из главных задач в бизнесе является поддержка связей с реальными и потенциальными клиентами. Зачастую обычный телефонный звонок — лучший способ делового общения.

Вам может потребоваться отслеживать потенциальных клиентов, которые предоставили свои визитные карточки или оставили сведения на веб-странице, позвонить заказчикам, которые просили сообщить о поступлении отсутствовавшего товара, или переговорить с бизнес-партнерами или бизнес-контактами, которые просрочили платежи.

В этой статье описано, как работать со списками обзвона и измерять их эффективность. Кроме того, в ней подробно объясняется, как создавать списки получателей и сценарии вызовов, а также отслеживать свои действия и их результаты.

В этой статье

Продвижение своего бизнеса по телефону

Открытие списка обзвона

Изменение списка обзвона

Продвижение своего бизнеса по телефону

Диспетчер контактов для Outlook позволяет получать списки обзвона из записей партнеров и бизнес-контактов, создавать сценарии вызовов и отслеживать результаты каждого телефонного звонка. Можно также создать список обзвона по именам в отчете. Дополнительные сведения о создании списка обзвона на основе отчета см. в статье Использование отчетов и диаграмм в Диспетчере контактов.

Кроме того, список обзвона — это важное маркетинговая деятельность, которое может быть частью маркетинговой кампании.

Для отслеживания результатов действий на основе списка обзвона необходимо записывать имя действия в поле Инициировано каждой записи партнера, бизнес-контакта, интереса, или возможной сделки, созданной с помощью этого действия. Кроме того, следует указать данные о сметных и фактических затратах на страницах Сведения и Отслеживание записи списка обзвона.

Затем можно будет просмотреть результаты для списка обзвона на странице Отслеживание формы этого списка. Если список обзвона является частью маркетинговой кампании, общие результаты кампании можно отслеживать на вкладке "Анализ" рабочей области "Маркетинг".

Создание списка обзвона

Список вызовов в Диспетчере контактов для Outlook — больше, чем просто список имен и номеров. Это систему, которая поможет вам не растеряться при разговоре по телефону и отслеживать результаты каждой группы звонков.

Список получателей для маркетингового действия может содержать записи только одного типа — "Партнеры" или "Бизнес-контакты". Бизнес-контакты и потенциальные клиенты могут находится в одном списке, так как запись потенциального клиента основана на записи типа "Бизнес-контакт".

  1. В области навигации в разделе Диспетчер контактов щелкните Маркетинг.

  2. На вкладке Главная ленты в группе Создать нажмите кнопку Список обзвона Значок списка звонков .

  3. В форме списка обзвона в разделе Действие в поле Имя введите название списка обзвона, например "Потенциальные клиенты из Москвы".

    Запись "Список звонков"

    Примечание :  Если список обзвона является частью маркетинговой кампании, в текстовое поле Кампания введите имя кампании или щелкните стрелку, чтобы выбрать название уже существующей кампании. Если же список обзвона не является частью кампании, он будет присоединен к стандартной маркетинговой кампании "Текущая деятельность".

  4. В разделе Список получателей щелкните тип записи, которую вы хотите связать со списком обзвона: Все партнеры, Все бизнес-контакты и идеи, Все бизнес-контакты или все идеи.

    Кроме того, вы можете выбрать один из следующих вариантов:

    • Папка поиска. Выберите папку поиска, содержащую предварительно отфильтрованный список получателей, для создания пользовательского списка. После выбора папки поле будет переименовано в Пользовательский список.

    • Существующее маркетинговое действие. Выберите список получателей, который вы использовали ранее для маркетингового действия.

    • Новый список. Откройте диалоговое окно Фильтрация бизнес-контактов и выберите условия фильтрации списка.

      Вы также можете создать список получателей из отчета. Дополнительные сведения см. в статье Использование отчетов и диаграмм в Диспетчере контактов.

      Если создать типы записей на основе типа "Партнер", они будут отображаться в списке "Все партнеры". Если вы создали типы записей на основе типа "Бизнес-контакт", они буду отображаться в списке "Все бизнес-контакты и идеи".

  5. Чтобы изменить выбранный список, отфильтровав его, нажмите кнопку Пересмотреть и отфильтровать.

    Дополнительные сведения о фильтрации списка см. в статье Фильтрация записей в Диспетчере контактов.

  6. На ленте на вкладке Главная в группе Показать нажмите кнопку Подробности, чтобы открыть страницу сведений о деятельности. При желании введите значения в поля Код кампании, Сметные затраты, Дата начала, Дата окончания и Заметки.

    Для возврата на главную страницу формы списка обзвона на вкладке "Маркетинг" в группе Показать нажмите кнопку Общие.

  7. Сведения о каждом получателе отображаются на странице "Общие" в разделе Сведения о получателе. Чтобы изменить разделы записи, которые должны отображаться, нажмите кнопку Выбор разделов Кнопка "Выбор разделов" и щелкните нужные разделы.

  8. При необходимости вы можете создать сценарий, чтобы обеспечить согласованность звонков и охват всех тем. Кроме того, сценарий помогает не отвлекаться от темы и оперативно корректировать свою речь, если телефонный разговор идет не так, как запланировано.

    Создание сценария вызова

    • На ленте в группе Журнал звонков нажмите кнопку Сценарий вызова  Значок списка звонков .

    • Чтобы создать сценарий, выполните одно из следующих действий:

      • Введите сценарий в окне Сценарий вызова.

      • В группе Действия нажмите кнопку Загрузить содержимое Значок загрузки сценария и перейдите к сохраненному документу.

      • Скопируйте и вставьте сценарий из другого документа.

        Сценарий будет отображаться в журнале звонков для каждого получателя.

        Список звонков со скриптом

        Примечание :  Если изменить сценарий в разделе Журнал звонков записи списка обзвона, будет изменена только версия сценария для выбранного получателя. Чтобы изменить сценарий для всех звонков, необходимо нажать кнопку Сценарий вызова  Значок списка звонков , а затем отредактировать сценарий в окне Сценарий вызова.

  9. При желании можно назначить списку обзвона цветовую категорию с помощью функции классификации Outlook. На вкладке Маркетинг в группе Теги нажмите кнопку Задать категории и выберите цветовую категорию.

  10. Для немедленного начала обзвона выберите первое имя в списке. В противном случае сохраните список обзвона.

Перед тем как приступать к холодным звонкам, изучите правила на сайте www.fcc.gov/cgb/donotcall/. Они не касаются компаний, с которыми вы уже установили бизнес-связи.

К началу страницы

Открытие списка обзвона

Вам может потребоваться продолжить работу со списком обзвона, если не удалось связаться со всеми за один сеанс, или внести изменения в список получателей или сценарий.

  1. В области навигации в разделе Диспетчер контактов щелкните Маркетинг.

  2. На вкладке Списки обзвона в области списков дважды щелкните список, который вы хотите открыть.

К началу страницы

Изменение списка обзвона

Списки обзвона легко создавать и изменять. Вы можете изменить тип записей, которые отображаются в списке, уточнить список путем фильтрации или выбора получателей, а также изменить сценарий для всех или некоторых получателей.

  1. Откройте список обзвона, который вы хотите изменить.

  2. Внесите изменения, как описано в разделе Создание списка обзвона.

Важно : Список обзвона невозможно изменить после изменения состояния вызова для любой записи в нем. Вместо этого щелкните список обзвона правой кнопкой мыши и выберите команду Связаться с помощью списка обзвона, чтобы создать новый список обзвона на основе уже существующего.

К началу страницы

Выполнение и отслеживание звонков с использованием списка обзвона

  1. Откройте или создайте список обзвона.

    В разделе Список получателей будет выделено первое имя в списке.

    Список получателей звонков с невыполненными звонками

    Примечание :  Отображаемые имена являются именами из поля Хранить как в исходной записи. Имя, отображаемое в разделе Сведения о получателе, является именем из поля Полное имя.

  2. Позвоните контакту на номер, указанный в поле Сведения о получателе.

  3. Откройте сценарий. На ленте в группе Журнал звонков нажмите кнопку Сценарий вызова. Связавшись с контактом, прочтите сценарий или, если сценарий отсутствует, сообщите, зачем вы звоните.

    Примечание :  Если изменить сценарий в разделе Журнал звонков записи списка обзвона, будет изменена только версия сценария для выбранного получателя.

  4. В разделе "Журнал звонков" в поле Общая длительность выберите или введите длительность телефонного звонка. Также можно настроить автоматический учет времени вызова.

    Автоматический учет времени вызова

    1. На ленте в группе Журнал звонков нажмите кнопку Запустить таймер Кнопка запуска таймера , если вы начали вызов или возобновили его после паузы.

    2. При прерывании разговора или завершении звонка нажмите кнопку Приостановить таймер Кнопка "Приостановить таймер" .

      Длительность вызова фиксируется в журнале звонков в поле Общая длительность. Вы также можете щелкнуть длительность вызова или ввести ее вручную.

  5. Чтобы добавить примечания к беседе, в группе Журнал звонков нажмите кнопку Добавить метку времени и введите свои комментарии в поле, где отображается сценарий.

    Примечание :  Чтобы изменить внешний вид текста, на ленте перейдите на вкладку Форматирование текста и воспользуйтесь командами форматирования. Чтобы добавить файлы, изображения или таблицы, откройте вкладку Вставка.

  6. Во время или после вызова на вкладке Маркетинг в группе Действия получателей выберите один или несколько из следующих вариантов:

    • Создать элемент журнала для добавления элемента журнала обращений, например деловой заметки, задачи, файла или сообщения электронной почты, в запись получателя. Новый журнал звонков автоматически создается для получателя в соответствии со списком обзвона.

    • Отслеживать для добавления пометки "К исполнению" в запись. Кроме того, можно отметить элемент как завершенный с помощью параметра Пометить как завершенный.

    • Открыть для отображения записи получателя.

    • Веб-страница для отображения веб-страницы, связанной с записью получателя (если она доступна).

  7. В конце звонка обновите данные в разделе Состояние вызова. По умолчанию выбран параметр Звонка не было. Установите один из следующих флажков:

    1. Оставлено сообщение

    2. Звонок выполнен

    3. Не звонить

      Важно :  Список обзвона невозможно изменить после изменения состояния вызова для любой записи в нем. Однако можно создать новый список обзвона, который является дубликатом существующего. Щелкните правой кнопкой мыши список обзвона в рабочей области "Маркетинг" и выберите команду Связаться с помощью списка обзвона.

  8. Если получатель просит удалить его из списка обзвона, установите флажок Не звонить. Партнеры и бизнес-контакт помечаются как Не звонить в списке получателей и на странице Сведения их записей. Таких получателей невозможно включить в новые списки обзвона.

  9. Нажмите кнопку Сохранить и продолжить, чтобы внести следующие изменения:

    1. Сохранить изменения как журнал звонков в журнале обращений выбранной записи и перейти к следующей записи для осуществления вызова.

    2. Остановить таймер и записать общую длительность вызова в журнал звонков.

    3. Указать состояние звонка в списке получателей.

      Список звонков с двумя выполненными звонками

      1 — оставлено сообщение. 2 — звонок выполнен. 3 — не звонить. 4 — текущий получатель.

      Примечание :  Хотя состояние в списке получателей обновляется после сохранения записи, параметры, отображаемые в разделе Состояние вызова, нужно изменять вручную.

  10. После вызова всех пользователей из списка закройте действие. На ленте в группе Маркетинг нажмите кнопку Пометить как закрытое.

К началу страницы

Оценка эффективности маркетинговых списков обзвона

Списки обзвона и сценарии можно создавать для различных целей. Но при осуществлении маркетинговых вызовов необходимо отслеживать результаты работы. Их можно просмотреть на странице Отслеживание списка обзвона.

  1. Откройте список обзвона.

  2. На ленте на вкладке Главная в группе Показать нажмите кнопку Отслеживать Значок отслеживания страницы .

  3. На странице Отслеживание проверьте следующее:

    • В разделе Результаты действия выводится сводная информация об инициированных интересах, инициированных возможностях, инициированных партнерах, инициированных контактах, инициированных журналах звонков и ожидаемом доходе. В каждом поле также есть кнопка Показать отчет, которая отображает подробный отчет по данным в нем.

      Примечание :  Сведения на странице "Отслеживание", включая ожидаемый доход, обновляются, если в поле Инициировано записи партнера, бизнес-контакта, идеи или возможности указано название списка обзвона.

    • В области Сведения о действии можно обновлять следующие сведения:

      • Фактические затраты.    Введите фактические затраты, связанные со списком обзвона, для вычисления рентабельности инвестиций.

      • Закрыто.    Установите этот флажок, чтобы указать, что работа со списком обзвона завершена, а действие закрыто. Снимите флажок, чтобы повторно активировать список обзвона.

    • В разделе Получатели можно просмотреть список осуществленных звонков и при необходимости создать запись возможности прямо из записи получателя. Просто выберите имя в списке и нажмите кнопку Инициировать возможность.

      Примечание :  Вы также можете создать запись возможности из списка получателей на странице Общие списка обзвона. Выберите имя из списка получателей, а затем на вкладке Маркетинг в группе Получатели действия нажмите кнопку Создать элемент журнала Значок создания элемента журнала и щелкните Возможность.

  4. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть Кнопка сохранения и закрытия .

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×