Создание и изменение CSV-файлов для импорта в Outlook

Создание и изменение CSV-файлов для импорта в Outlook

CSV-файлы (файлы данных с разделителями-запятыми) — это файлы особого типа, которые можно создавать и редактировать в Excel. В CSV-файлах данные хранятся не в столбцах, а разделенные запятыми. Текст и числа, сохраненные в CSV-файле, можно легко переносить из одной программы в другую. Например, вы можете экспортировать контакты из Google в CSV-файл, а затем импортировать их в Outlook.

Сведения о том, как импортировать список записей календаря в Outlook, см. в статье Импорт и экспорт электронной почты, контактов и календаря Outlook.

Создание CSV-файла из другой программы или службы электронной почты другого поставщика

При экспорте контактов из другой программы, например Gmail, обычно можно выбрать один из нескольких форматов. В Gmail на выбор предлагаются CSV-файл Google, CSV-файл Outlook и файлы vCard. При экспорте данных из профиля Outlook для последующего импорта в другой профиль можно выбрать CSV-файл или файл данных Outlook (PST).

Скачивание и открытие образца CSV-файла для импорта контактов в Outlook

Вы можете создать CSV-файл вручную одним из двух способов.

Создание файла Excel и его сохранение в формате CSV

Если сведения о контактах хранятся в программе, из которой их невозможно экспортировать, вы можете ввести их вручную.

  1. Создайте новый документ в Excel.

  2. Добавьте заголовок столбца для каждого фрагмента сведений, который вы хотите записать (например, для имени, фамилии, адреса электронной почты, номера телефона и дня рождения), а затем введите данные в соответствующие столбцы.

  3. Когда вы закончите, файл Excel должен выглядеть примерно так:

    Образец CSV-файла, открытый в Excel

  4. Выберите Файл > Сохранить как.

  5. В раскрывающемся списке выберите пункт "CSV (разделитель — запятая) (*.csv)", присвойте имя файлу и нажмите кнопку Сохранить.

    Сохраните файл Excel в формате CSV.

  6. Теперь вы можете использовать этот CSV-файл для импорта контактов в Outlook.

Скачивание шаблона CSV-файла

Если вы хотите начать с пустого CSV-файла, то можете скачать образец ниже.

  1. Скачайте этот образец CSV-файла на свой компьютер. При появлении запроса нажмите кнопку Сохранить и сохраните файл на своем компьютере в формате CSV. Если сохранить файл в формате Excel (XLS или XLSM) все данные будет добавлены в один столбец.

    После скачивания образца CSV-файла сохраните его на своем компьютере с типом CSV.

  2. Откройте Excel на компьютере.

  3. В Excel выберите Файл > Открыть и перейдите к CSV-файлу, скачанному на компьютер. Чтобы найти CSV-файл, выберите Все файлы. Щелкните CSV-файл, чтобы открыть его.

    Чтобы найти CSV-файл, выберите "Все файлы".

При работе с этим CSV-файлом нужно помнить о нескольких вещах.

  • Для Outlook необходимо, чтобы в первой строке находились заголовки столбцов, поэтому не заменяйте их другими данными.

    Образец CSV-файла, открытый в Excel

  • Вы можете удалить данные из строк 2–6 (например, имена, телефонные номера, адреса электронной почты и т. д).

  • Вводить данные во всех столбцах необязательно. Укажите только необходимые сведения.

  • Сохраните файл в формате CSV под другим именем. Если вы работаете с этим файлом в Excel, то при его сохранении получите несколько запросов такого типа: "Вы действительно хотите сохранить файл в формате CSV?" Всегда выбирайте ответ "Да". Если вы выберете "Нет", файл будет сохранен в собственном формате Excel (XLSX) и его нельзя будет использовать для импорта данных в Outlook.

  • Попробуйте импортировать CSV-файл с несколькими контактами, чтобы убедиться в получении правильных результатов. После этого можно удалить импортированные контакты, добавить все нужные контакты в CSV-файл и снова импортировать его.

    Если вы импортируете данные из образца CSV-файла, вот как это будет выглядеть в Outlook в Интернете для Office 365:

    После импорта контактов они выглядят в Outlook в Интернете примерно так.

Изменение CSV-файла с контактами, которые нужно импортировать в Outlook

Предположим, вы хотите изменить CSV-файл, экспортированный из Outlook, а затем снова импортировать его в это приложение или другую почтовую службу. Вы можете легко сделать это с помощью Excel.

При изменении CSV-файла учитывайте перечисленные ниже моменты.

  • Заголовки столбцов должны оставаться в первой строке.

  • При сохранении файла в Excel несколько раз появятся запросы такого типа: "Вы действительно хотите сохранить файл в формате CSV?" Всегда выбирайте ответ "Да". Если вы выберете "Нет", файл будет сохранен в собственном формате Excel (XLSX) и его нельзя будет использовать для импорта в Outlook.

Проблема: все данные выводятся в первом столбце

Пример CSV-файла, сохраненного в формате XLS.

Это могло произойти по нескольким причинам, поэтому можно попробовать несколько решений.

  • Если вы сохраните CSV-файл в другом формате, например XLS, XLSX или XLM, все данные будут отображаться в первом столбце. Вернитесь к исходному CSV-файлу и сохраните его в формате CSV.

  • Возможно, программа, в которой был создан CSV-файл, добавляет к данным дополнительные кавычки, из-за чего Excel считает их одной строкой. Предположим, например, что у вас такие данные:

    a, b, c, d — Excel поместит каждую букву в отдельный столбец.

    "a, b, c, d", e — Excel поместит a, b, c, d в один столбец, а e — в другой.

    Чтобы проверить, не в этом ли проблема, откройте файл в Блокноте: Щелкните CSV-файл правой кнопкой мыши, выберите Открыть с помощью > Блокнот. Выполните поиск дополнительных кавычек.

    Если они есть, вот как можно исправить файл:

    1. Откройте CSV-файл в Excel. Все данные будут добавлены в столбец A без кавычек.

    2. С помощью мастера распределения текста по столбцам разделите данные столбца A на отдельные столбцы: в строке меню выберите Данные > Текст по столбцам.

      Щелкните "Данные" > "Текст по столбцам".

    3. Выберите С разделителями > Далее. Выберите запятая > Готово.

    4. Сохраните файл в формате CVS, чтобы можно было импортировать его в Outlook.

См. также

Импорт контактов в Outlook

Экспорт контактов из Outlook

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×