Создание запросов в классических базах данных Access с помощью средства чтения с экрана

С помощью средства чтения с экрана можно создавать запросы в Access. Запросы упрощают просмотр, добавление, удаление или изменение данных в классической базе данных Access. Они также полезны, если вы хотите быстро найти данные, вычислить или обобщить их, а также автоматизировать такие задачи управления данными, как просмотр актуальных данных.

Примечание : В этой статье предполагается, что пользователи JAWS отключили виртуальное меню ленты.

В этом разделе

Типы запросов

В хорошо спроектированной базе данных данные, которые нужно добавить в форму или отчет, обычно находятся в нескольких таблицах. Запрос извлекает данные из различных таблиц и собирает их для отображения в форме или отчете. Существует два основных типа запросов: запрос на выборку и запрос на изменение. Тип создаваемого запроса зависит от того, какую задачу вы хотите выполнить.

Запрос на выборку является запросом результатов. Он позволяет получить только нужные данные в виде таблицы. Используйте запрос на выборку для выполнения следующих задач:

  • просмотр данных из определенных полей в таблице;

  • одновременный просмотр данных из нескольких связанных таблиц;

  • просмотр данных на основе определенных условий;

  • вычисления;

  • объединение данных из различных таблиц.

Например, если в таблице Продукт есть несколько полей (столбцов), вы можете создать запрос на выборку, чтобы получить сведения только из необходимых полей. Вы также можете добавить условия для фильтрации возвращенных строк, чтобы, например, просмотреть только строки для товаров стоимостью более 100 ₽.

Запрос на изменение — это запрос на выполнение действия с данными. Используйте его для добавления, изменения или удаления данных в базе данных. Для каждой задачи, например добавления или удаление данных, существует специальный тип запроса.

Создание запроса на выборку

Вы можете создать запрос на выборку с помощью мастера или конструктора запросов. Если вы хотите выполнить простой запрос, используйте мастер. Если вам нужно добавить в запрос условия отбора, используйте конструктор запросов.

Использование мастера запросов

  1. Нажмите клавиши ALT+С, Т+А. Откроется окно Новый запрос, в котором выбран мастер Простой запрос.

    Советы : 

    • Если вы еще не сохранили таблицу, для которой создается запрос, вам будет предложено сделать это перед открытием мастера запросов.

    • С помощью мастера запросов также можно создавать другие типы запросов: перекрестный запрос, запрос "Повторяющиеся значения" (чтобы найти записи с повторяющимися значениями в одной таблице) и запрос "Записи без подчиненных" (чтобы найти записи [строки] в одной таблице, не связанные с записями в другой таблице).

  2. Нажмите клавишу ВВОД. Откроется окно Создание простого запроса с фокусом на списке Доступные поля.

  3. Чтобы перейти к полю со списком Таблицы и запросы, нажмите клавиши ALT +Т или SHIFT+TAB.

  4. Чтобы открыть раскрывающийся список, нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ. В раскрывающемся списке с помощью клавиш СТРЕЛКА ВВЕРХ и СТРЕЛКА ВНИЗ выберите таблицу, в которой нужно выполнить запрос.

  5. Чтобы перейти к полю со списком Доступные поля, нажмите клавишу TAB. Чтобы выбрать поле для выполнения запроса, используйте клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ.

  6. Чтобы добавить поле в запрос, нажмите ALT+Ы. Фокус переместится в поле со списком Выбранные поля.

  7. Нажмите клавишу TAB. Услышав слова "Кнопка «Больше чем»", нажмите клавишу ВВОД. Если вы хотите добавить все поля, нажмите клавиши ALT+Ы, нажимайте клавишу TAB, пока не услышите сообщение "Кнопка «Двойная стрелка вправо»", и нажмите клавишу ВВОД.

    Чтобы добавить другие таблицы в запрос, нажмите ALT+Т. Фокус переместится к полю Таблицы и запросы. При необходимости повторите шаги 4–7.

  8. Когда вы закончите вводить все таблицы и поля, нажмите клавиши ALT+Д, чтобы перейти к следующей странице мастера.

    Совет : То, какая страница отобразится, зависит от введенных сведений. Например, вам может быть предложено выбрать подробную и итоговую версию запроса. Выберите нужный вариант и нажмите клавиши ALT+Д, чтобы перейти к следующей странице мастера.

  9. Когда вы перейдете к новой странице мастера и услышите сообщение "Задайте имя запроса", нажимайте клавиши SHIFT+TAB. Фокус перемещается в поле Название. Введите имя.

  10. Просмотрите, измените и сохраните запрос.

    • Чтобы сохранить запрос и открыть его для просмотра сведений, нажмите клавиши ALT+О и клавишу ВВОД. Чтобы закрыть запрос, нажмите клавишу F6.

    • Чтобы сохранить запрос и завершить работу мастера без просмотра результатов запроса, нажмите клавиши ALT+Г. После закрытия мастера запрос откроется на новой вкладке, а фокус будет установлен в первой ячейке.

    • Чтобы изменить структуру запроса, нажмите клавиши ALT+К и ВВОД. Запрос откроется в режиме конструктора.

Использование конструктора запросов

  1. Нажмите клавиши ALT+С, К+К. Откроется диалоговое окно Добавление таблицы с вкладкой Таблицы, и вы услышите сообщение "Диалоговое окно «Добавление таблицы»".

  2. Чтобы выбрать таблицу в поле Добавление таблицы и добавить ее в запрос, нажимайте клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, а затем нажмите клавишу ALT+Д. Таблица будет вставлена в рабочую область над бланком.

  3. Чтобы закрыть диалоговое окно Добавление таблицы, нажмите клавиши ALT+З.

  4. Фокус переместится в строку поля на бланке. Вы услышите сообщение "Конструктор, счетчик, тип и текст". (Экранный диктор произносит "Access, строка 1, столбец 1".) Чтобы добавить поле на бланк, нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ. Откроется раскрывающийся список доступных полей.

  5. Для перехода по раскрывающемуся списку нажимайте клавиши CTRL+СТРЕЛКА ВВЕРХ. (В экранном дикторе фокус автоматически перемещается в раскрывающийся список.)

  6. Чтобы выбрать поле в раскрывающемся списке, нажимайте клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, а затем нажмите клавишу ВВОД. Выбранное поле появится в столбце. Переход к следующему столбцу выполняется автоматически.

  7. Чтобы добавить еще одно поле в запрос, повторите шаги 4–6.

  8. Чтобы добавить условие в поле:

    1. В столбце поля, для которого вы хотите добавить условие, нажимайте клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите сообщение "Условие отбора". (Экранный диктор произнесет слова "Строка 11, столбец 1".)

    2. Введите условие. Например, для поля "Цена" в таблице "Товары" можно ввести условие ">=100", чтобы получить список товаров стоимостью не меньше 100 ₽.

  9. Чтобы просмотреть результаты запроса, нажмите клавиши ALT, Б+К и Ы.

  10. Нажмите клавиши CTRL+S, чтобы сохранить запрос. В диалоговом окне Сохранение введите имя и нажмите клавишу ВВОД.

Примечание : С помощью конструктора запросов можно одновременно просмотреть данные из нескольких связанных таблиц. Например, если у вас есть база данных с таблицей "Клиенты" и таблицей "Заказы", в каждой из которых есть поле "Код клиента", формирующее связь "один ко многим" между двумя таблицами, вы можете создать запрос, возвращающий заказы клиентов в определенном городе. Чтобы создать запрос, который одновременно получает данные из нескольких таблиц, выполните указанные выше действия, повторив шаги 2–8 для добавления дополнительных таблиц, полей и условий в запрос.

Создание запроса с параметрами

Если часто требуется выполнять варианты определенного запроса, можно использовать запрос с параметрами. При выполнении запроса с параметрами у пользователя запрашиваются значения полей, которые затем используются для создания условий для запроса.

  1. В области навигации выберите запрос, на основе которого вы хотите создать запрос с параметрами.

  2. Нажмите клавишу приложения (обычно в правом нижнем углу клавиатуры) или клавиши SHIFT+F10. Откроется контекстное меню, и вы услышите сообщение "Открыть, О".

  3. Нажмите клавишу К. Запрос откроется в представлении Конструктор, а фокус будет установлен на первой строке первого поля в бланке.

  4. Чтобы перейти к полю, которое вы хотите изменить, нажимайте клавишу СТРЕЛКА ВПРАВО.

  5. Чтобы перейти к строке Условия отбора, нажимайте клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите сообщение "Условие отбора". (Экранный диктор произнесет сообщение "Строка 11, столбец 1".)

  6. В ячейке удалите все данные и введите строку параметра. Например, если вы хотите создать запрос с параметрами для поиска клиентов из Москвы, удалите "Москва" и введите [Город?]. В предложении нельзя использовать точку (.) или восклицательный знак (!).

    Строка [Город?] является предложением ввести параметр. Квадратные скобки показывают, что при выполнении запроса должно появиться предложение ввести данные, а текст (в данном случае [Город?]) представляет собой вопрос, который отображается в этом предложении.

  7. Чтобы выполнить запрос, нажмите клавиши ALT, Б+К и Ы. Откроется окно Введите значение параметра с фокусом в поле изменения. Введите значение, например "Москва".

  8. Перейдите к кнопке ОК и нажмите клавишу ВВОД. В этом примере будут показаны заказов клиентов из Москвы.

Указание типов данных для параметра

Вы также можете указать, данные какого типа разрешается вводить в качестве значения параметра. Тип данных можно настроить для любого параметра, но особенно важно сделать это для числовых и денежных данных, а также данных о дате и времени. Когда для параметра указан тип данных, пользователи получают более понятные сообщения об ошибках в случае ввода данных неправильного типа, например ввода текста, когда ожидаются денежные данные.

Примечание : Если параметр настроен таким образом, чтобы принимать текстовые данные, любое введенное значение интерпретируется как текст и сообщение об ошибке не отображается.

Чтобы задать тип данных для параметра в запросе, выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте запрос с параметрами. Чтобы перейти в представление Конструктор, нажмите клавиши ALT+Я, 7, а затем К. Откроется бланк.

  2. Нажмите клавиши ALT, Б+К и П. Откроется диалоговое окно Параметры запроса с фокусом на столбце Параметр.

  3. Введите предложение ввести данные для каждого параметра, для которого вы хотите задать тип данных. Они должны совпадать с предложениями, которые были указаны в строке "Условие отбора" бланка запроса. Например, если вы ввели [Город?], следует ввести это же предложение в диалоговое окно Параметры запроса.

  4. Чтобы перейти в столбец Тип данных, нажмите клавишу TAB.

  5. Чтобы открыть раскрывающийся список, нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ.

  6. Чтобы выбрать тип данных для параметра, нажимайте клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ.

  7. Чтобы сохранить и закрыть диалоговое окно, нажмите клавишу ВВОД.

Узнайте больше об использовании параметров для ввода данных при запуске запроса.

Создание перекрестного запроса

Если вы хотите изменить структуру сводных данных, чтобы сделать их более наглядными и информативными, то можете использовать перекрестный запрос. С помощью перекрестного запроса можно вычислить сумму, среднее значение или другую агрегатную функцию с последующей группировкой результатов в двух наборах значений: сбоку и сверху таблицы. Мастер запросов поможет вам быстро создать перекрестный запрос.

При использовании мастера необходимо выбрать только одну таблицу или один запрос в качестве источника записей для перекрестного запроса. Если данные, которые вы хотите включить, содержатся в нескольких таблицах, сначала создайте запрос на выборку, возвращающий их.

  1. Нажмите клавиши ALT+С, Т+А. Откроется диалоговое окно Новый запрос, в котором выбран мастер Простой запрос.

    Совет : Если вы еще не сохранили таблицу, для которой создается запрос, вам будет предложено сделать это перед открытием мастера запросов.

  2. Нажмите клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ. Вы услышите "Мастер перекрестных запросов".

  3. Нажмите клавишу ВВОД или клавиши ALT+Д. Откроется мастер Перекрестный запрос с выбранным переключателем Таблицы и фокусом в поле со списком "Таблицы".

  4. Выберите объекты, которые вы хотите использовать для создания перекрестного запроса.

    • Чтобы выбрать таблицу, нажимайте клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ.

    • Чтобы выбрать запрос, нажмите клавиши ALT+З. Когда вы услышите сообщение "Переключатель «Запросы» установлен", нажмите клавиши SHIFT+TAB, чтобы перейти к списку, а затем выберите запрос с помощью клавиши СТРЕЛКА ВНИЗ.

    • Чтобы выбрать и таблицы, и запросы, нажмите клавиши ALT+И. Когда вы услышите сообщение "Переключатель «Таблицы и запрос» установлен", нажмите клавиши SHIFT+TAB, чтобы перейти к списку, а затем выберите запросы и таблицы с помощью клавиши СТРЕЛКА ВНИЗ.

  5. Чтобы перейти к следующей странице, нажмите клавишу ВВОД или ALT+Д.

  6. Откроется страница с фокусом на списке Доступные поля. Чтобы выбрать поле, содержащее значения, которые требуется использовать в качестве заголовков строк, нажимайте клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ.

  7. Чтобы добавить выбранное поле, нажмите клавишу TAB, а затем клавишу ВВОД. Повторите это действие для каждого поля, которое вы хотите добавить.

    Советы : 

    • В качестве источников заголовков строк можно выбрать до трех полей, однако чем меньше используется заголовков строк, тем легче будет изучать перекрестную таблицу.

    • Если для формирования заголовков строк выбирается несколько полей, то порядок их выбора определяет, как будут по умолчанию сортироваться результаты.

  8. Чтобы перейти к следующей странице мастера, нажмите клавишу ВВОД или ALT+Д.

  9. Чтобы выбрать поле, содержащее значения, которые требуется использовать в качестве заголовков столбцов, нажимайте клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ.

    Совет : Обычно следует выбирать поле, содержащее меньше значений, чтобы результаты было удобно читать. Например, использовать поле с небольшим количеством возможных значениями (такое как пол) обычно предпочтительнее, чем поле, которое может содержать множество различных значений (такое как возраст).

  10. Если поле, выбранное для создания заголовков столбцов, содержит данные типа "Дата/время", мастер выполнит дополнительное действие, предложив сгруппировать даты по интервалам. Вы можете выбрать значение Год, Квартал, Месяц, Дата или Дата и время. Если для заголовков столбцов не выбрано поле "Дата/время", мастер пропускает эту страницу.

  11. Чтобы перейти к следующей странице, нажмите клавишу ВВОД или ALT+Д. При открытии страницы выбирается первое поле в списке Поля, а фокус устанавливается на списке Функции.

  12. Чтобы перейти к списку "Поля" и выбрать другое поле, нажмите клавиши SHIFT+TAB. Вы услышите сообщение "Поля, двоеточие, список" и имя первого поля. (В экранном дикторе прозвучит фраза "Поля, выбрано".)

  13. Чтобы выбрать поле, нажимайте клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ.

  14. Чтобы перейти к полю Список функций, нажмите клавишу TAB. Вы услышите сообщение "Функции, двоеточие, список" и имя первой функции. (В экранном дикторе прозвучит фраза "Функции, выбрано".)

  15. Чтобы выбрать функцию для расчета итоговых значений, используйте клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ. Тип данных, выбранный в этом поле, определяет, какие функции будут доступны.

  16. После завершения выбора перейдите с помощью клавиши TAB к флажку Да и установите или снимите его.

    Если итоги строк включены, в перекрестный запрос добавляется заголовок строки, в котором используются те же поле и функция, что и для значения поля. При включении итога по строке вставляется дополнительный столбец, содержащий сводные данные по остальным столбцам. Например, если перекрестный запрос вычисляет средний возраст по расположению и полу (с использованием заголовков столбцов, определяемых полом), в дополнительном столбце будет рассчитываться средний возраст по расположению независимо от пола.

    Совет : Функцию, используемую для получения итогов по строкам, можно изменить, отредактировав перекрестный запрос в режиме конструктора.

  17. Чтобы перейти к следующей странице мастера, нажмите клавишу ВВОД или ALT+Д.

  18. На следующей странице нажмите клавиши SHIFT+TAB, а затем введите имя. Имя по умолчанию содержит суффикс "_перекрестный".

  19. Просмотрите, измените и сохраните запрос.

    • Чтобы просмотреть перекрестный запрос, нажмите клавишу ВВОД.

    • Чтобы изменить структуру запроса, нажмите клавиши ALT+К и ВВОД.

    • Чтобы сохранить запрос и завершить работу мастера, нажмите клавиши ALT+Г.

Создание запроса на удаление

Если вы хотите одновременно удалить записи (строки) из таблицы или двух связанных таблиц, используйте запрос на удаление. Запрос на удаление полезен, так как он позволяет задать условия для быстрого поиска и удаления данных. Он также сэкономит вам время, так как вы сможете повторно использовать сохраненный запрос.

Примечания : 

  • Перед удалением данных или выполнением запроса на удаление убедитесь в том, что у вас есть резервная копия классической базы данных Access. Запрос на удаление дает возможность просмотреть удаляемые строки перед удалением.

  • Если вы хотите удалить всего несколько записей, использовать запрос не нужно. Можно открыть таблицу в режиме таблицы, выбрать поля (столбцы) или записи (строки), которые требуется удалить, нажать клавишу DELETE и подтвердить удаление.

Создание запроса на удаление

  1. Нажмите клавиши ALT+С, К+К. Откроется диалоговое окно Добавление таблицы.

  2. Чтобы выбрать таблицу, нажимайте клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ. Нажмите ALT+Д. Повторите эти действия для каждой таблицы, из которой вы хотите удалить записи.

  3. Чтобы закрыть диалоговое окно Добавление таблицы, нажмите клавиши ALT+З. Таблица появится в виде окна в левой верхней части бланка запроса. В ней будут перечислены все поля.

  4. Нажмите клавишу ALT, Б+К и М. Откроется бланк с фокусом в первом поле. В бланке не будет строк Сортировка и Показать и появится строка Удаление.

  5. Когда вы услышите сообщение "Счетчик, строка 1, тип и текст", нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ, чтобы открыть раскрывающийся список.

  6. Чтобы удалить все пустые строки в таблице или поле:

    1. С помощью клавиши СТРЕЛКА ВНИЗ выделите поле, а затем нажмите ВВОД. Фокус переместится в следующий столбец.

    2. Чтобы перейти к предыдущему столбцу, нажмите клавишу СТРЕЛКА ВЛЕВО.

    3. Чтобы перейти к строке "Удаление", нажмите клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ. Услышав слова "Удаление, двоеточие", нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ, чтобы открыть раскрывающийся список.

    4. Чтобы выбрать "Где", нажмите клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ, а затем ВВОД. Фокус переместится в следующий столбец.

    5. Чтобы перейти к предыдущему столбцу, нажмите клавишу СТРЕЛКА ВЛЕВО.

    6. Чтобы перейти к строке Условие отбора, нажмите клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ.

    7. Когда вы услышите сообщение "Условие отбора" или "Строка 11, столбец 1", введите Null.

  7. Чтобы использовать определенные условия в запросе на удаление:

    1. а) Чтобы выбрать поле с нужными условиями, нажимайте клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, а затем нажмите клавишу ВВОД.

    2. б) Чтобы перейти к строке "Удаление", нажмите клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ. Нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ, а затем, чтобы выбрать "Где", нажмите клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, после чего нажмите клавишу ВВОД. Фокус перемещается в следующий столбец.

    3. в) Чтобы перейти к предыдущему столбцу, нажмите клавишу СТРЕЛКА ВЛЕВО.

    4. г) Чтобы перейти к строке Условие отбора, нажмите клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ.

    5. д) Введите условия. Пример списка условий для запросов см. в статье Создание и выполнение запроса на удаление.

    6. е) Чтобы перейти к строке Показать, нажмите клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ.

    7. ж) Снимите флажок Показать для каждого условия.

  8. Чтобы убедиться, что запрос возвращает только те записи, которые вы хотите удалить, нажмите клавиши ALT+Я, 7, а затем Р.

  9. Чтобы выполнить запрос:

    1. Перейдите в режим Конструктор. Для этого нажмите клавиши ALT+Я, 7, а затем К.

    2. В режиме Конструктор нажмите клавиши ALT, Б+К и Ы. Откроется окно, предлагающее подтвердить удаление определенного числа строк.

    3. Чтобы удалить строки, нажмите клавишу ВВОД.

  10. Чтобы сохранить запрос, нажмите клавиши CTRL+S. В диалоговом окне Сохранение введите имя и нажмите клавишу ВВОД.

Создание резервной копии базы данных

  1. Нажмите клавиши ALT+Ф, К. Откроется страница Сохранить как, в которой выбран параметр Сохранить базу данных как.

  2. Чтобы создать резервную копию базы данных, нажмите клавиши Я и ВВОД. Откроется диалоговое окно Сохранение, в котором выбрано поле Имя файла. При необходимости введите новое имя базы данных и нажмите клавишу ВВОД.

При использовании базы данных, доступной только для чтения или созданной в более ранней версии приложения Аccess, может появиться сообщение о том, что резервную копию создать невозможно.

Чтобы вернуться к резервной копии, закройте и переименуйте исходный файл, чтобы получить возможность использовать имя исходной версии. Назначьте имя исходной версии резервной копии и откройте переименованную копию.

Техническая поддержка пользователей с ограниченными возможностями

Корпорация Майкрософт стремится к тому, чтобы все наши клиенты получали наилучшие продукты и обслуживание. Если у вас ограниченные возможности или вас интересуют вопросы, связанные со специальными возможностями, обратитесь в службу Microsoft Disability Answer Desk для получения технической поддержки. Специалисты Microsoft Disability Answer Desk знакомы со многими популярными специальными возможностями и могут оказывать поддержку на английском, испанском, французском языках, а также на американском жестовом языке. Перейдите на сайт Microsoft Disability Answer Desk, чтобы узнать контактные сведения для вашего региона.

Если вы представитель государственного учреждения или коммерческой организации, обратитесь в службу Disability Answer Desk для предприятий.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×