Создание диаграммы в форме или отчете

Диаграмма — это рисунок, на котором наглядно и компактно представлены числовые данные и показаны важные отношения между ними. Диаграмма, вставленная в форму или отчет, поможет принимать обоснованные решения. Вы можете привязать диаграмму к таблице или запросу и настроить ее различные свойства. Диаграмму даже можно сделать интерактивной. Например, если выбрать другую категорию в фильтре формы или отчета, значения на диаграмме будут изменены. В Access можно создавать гистограммы, графики, линейчатые, круговые и комбинированные диаграммы.

Комбинированная диаграмма: гистограмма с группировкой, показывающая продажи домов за год, и график средней ежемесячной цены

Пример комбинированной диаграммы

В этой статье

Создание диаграммы
Начало работы
Параметры данных
Параметры форматирования
Важные замечания
Связывание диаграммы с данными в форме или отчете



Выбор типа диаграммы
Гистограмма (с пошаговым видео)
График (с пошаговым видео)
Линейчатая (с пошаговым видео)
Круговая (с пошаговым видео)
Комбинированная (с пошаговым видео)
Рекомендации по созданию диаграмм Access

Создание диаграммы

Чтобы создать диаграмму в Access, нужно сделать следующее:

  • Привязать диаграмму к источнику данных (например, таблице или запросу).

  • Сопоставить поля с измерениями диаграммы, которые являются ее основными элементами. Способ представления измерений Ось (категория), Условные обозначения (ряд) и Значения (ось Y) зависит от типа диаграммы.

  • Добавить дополнительные элементы диаграммы (например, метки данных и линии тренда), чтобы сделать ее более точной и понятной.

  • Отформатировать диаграмму и ее различные элементы. Вы также можете отформатировать отдельный ряд данных, то есть набор значений, представленный в виде столбца, полосы, линии или сектора, которые соответствуют легенде.

К началу страницы

Начало работы

  1. Создайте или откройте форму либо отчет в представлении Конструктор. Чтобы создать форму или отчет, выберите Создание > Конструктор форм или Конструктор отчетов. Чтобы открыть форму или отчет, щелкните правой кнопкой мыши нужное имя на панели навигации и выберите Конструктор форм или Конструктор отчетов.

  2. Выберите Конструктор > Вставить диаграмму Значок современной диаграммы , выберите тип диаграммы, а затем щелкните форму или отчет, чтобы вставить ее. Дополнительные сведения см. в разделе Выбор типа диаграммы.

    Откроется область Параметры диаграмм, а на сетке конструктора форм появится образец схемы.

    Пример диаграммы

    Используйте управляющие маркеры Курсор в виде вертикальной двусторонней стрелки Курсор в виде горизонтальной двусторонней стрелки , чтобы изменить размер диаграммы или переместить ее путем перетаскивания Значок компаса .

    В области Параметры диаграмм можно настроить источник данных, задать поля Ось (категория), Условные обозначения (ряд) и Значения (ось Y), а также отформатировать диаграмму.

К началу страницы

Параметры данных

  1. Откройте вкладку Данные в области Параметры диаграмм.

  2. Выберите Таблицы, Запросы или Таблицы и запросы, а затем укажите источник данных в раскрывающемся списке. Поддерживаются запросы к серверу.

    По умолчанию образец схемы заменяется динамической диаграммой, которая использует первые два поля в источнике данных в качестве измерений Ось (категория) и Значения (ось Y). Часто первым столбцом в таблице является первичный ключ, который не подходит для использования в качестве измерения. Отображением динамических данных управляет свойство диаграммы Предварительный просмотр реальных данных.

    Совет.    Если ваш источник данных содержит большое количество полей, вам может быть проще создать запрос, который выводит только нужные поля.

  3. В разделах Ось (категория), Условные обозначения (ряд) и Значения (ось Y) выберите по крайней мере два поля, чтобы создать диаграмму. Сделайте следующее:

    • Ось (категория).    В этом разделе выберите одно или несколько полей.

      В этом измерении представлены горизонтальные значения на гистограммах с группировкой и графиках (с макетом точечной диаграммы), а также вертикальные значения на линейчатых диаграммах с группировкой.

      Значок оси гистограммы с группировкой

      Ось гистограммы с группировкой

      Значок оси графика

      Ось графика

      Значок оси линейчатой диаграммы с группировкой

      Ось линейчатой диаграммы с группировкой

      По умолчанию для поля даты используется агрегация Месяцы. Чтобы изменить ее, щелкните стрелку вниз и выберите значение в списке. Если выбрать Нет, агрегация не будет выполняться.

      Если выбрать несколько полей Ось (категория), на оси измерения создается иерархия делений (например, области в подразделении).

      Иерархия данных, представленная с помощью делений
    • Условные обозначения (ряд)    . Выберите поле в этом разделе.

      Это измерение преобразует значения полей в заголовки столбцов. Например, значения в поле "Область" становятся заголовками столбцов, а соответствующие им значения преобразуются в отдельные ряды данных.

      Значения "Область" преобразуются в заголовки столбцов
    • Значения (ось Y).    В этом разделе выберите одно или несколько полей.

      В этом измерении представлены вертикальные значения на гистограммах с группировкой и графиках (с макетом точечной диаграммы), а также горизонтальные значения на линейчатых диаграммах с группировкой.

      Значок значений гистограммы с группировкой

      Значения гистограммы с группировкой

      Значок значений графика

      Значения графика

      Значок значений линейчатой диаграммы с группировкой

      Значения линейчатой диаграммы с группировкой

      Каждое выбранное поле соответствует ряду данных. Если выбрано несколько полей Значения (ось Y) , выбрать поле Условные обозначения (ряд) невозможно. Поля Значения (ось Y) по умолчанию становятся легендой.

      Ко всем выделенным полям по умолчанию применяется агрегатная функция. Для числовых и денежных полей такой функцией является Сумма, а для всех прочих полей — Количество. Чтобы изменить агрегат, щелкните стрелку вниз и выберите значение в списке. Если выбрать Нет, агрегация не будет выполняться.

      Примечание   : для текстовых полей необходимо использовать агрегат Количество. Агрегация должна применяться или не применяться ко всем выбранным полям Значения (ось Y).

Примечания   : вы можете использовать различные сочетания полей, но учитывайте следующее:

  • Выберите по крайней мере одно поле Ось (категория) и одно поле Значения (ось Y).

  • Можно выбрать только одно поле Условные обозначения (ряд), но несколько полей Значения (ось Y) или Ось (категория).

  • Если выбрать одно поле Ось (категория) и одно поле Условные обозначения (ряд), можно выбрать только одно поле Значения (ось Y). Чтобы добавить дополнительное поле Значения (ось Y), очистите поле Ось (категория) или Условные обозначения (ряд).

  • Если выбрано поле Условные обозначения (ряд), можно выбрать только одно поле Значения (ось Y), которое должно быть агрегированным.

К началу страницы

Параметры форматирования

  1. Откройте вкладку Формат в области Параметры диаграмм.

  2. Выберите ряд данных в раскрывающемся списке.

    Форматирование другого ряда данных на вкладке "Формат"

    У каждого ряда данных есть уникальный набор свойств

  3. Для каждого ряда данных задайте следующие свойства:

    • Отображаемое имя:    название ряда данных в легенде диаграммы.

    • Тип диаграммы:    это свойство отображается только для комбинированных диаграмм. Оно позволяет добавлять на комбинированную диаграмму различные типы диаграмм (по одной для каждого ряда данных). По умолчанию на комбинированной диаграмме первый ряд данных представлен в виде гистограммы с группировкой, а второй — в виде графика. Вы можете выбрать другой тип диаграммы для каждого ряда данных. Если у диаграммы есть только один ряд данных, используется гистограмма с группировкой.

      Примечание   : не следует путать это свойство со свойством Тип диаграммы на странице свойств.

    • Толщина линии:    задайте толщину линии с шагом 0,25 пт. Это свойство отображается только для графиков.

    • Тип штриха:   Сплошная линия, Штрихи, Точки, Штрихпунктир или Штрихпунктир с 2 точками. Это свойство отображается только для графиков.

    • Построить ряд:    выберите основную или вспомогательную ось для отображения ряда данных. Используйте этот вариант, если ряды данных сильно различаются или в них используются различные показатели (например, цена и объем). В таком случае часто хорошо подходит комбинированная диаграмма, включающая гистограмму с группировкой и график с названиями осей.

    • Политика отсутствующих данных:    выберите одно из следующих значений: Отображать как ноль для представления отсутствующих данных в виде 0, Не отображать для пропуска отсутствующих данных или Интерполировать для вычисления новых данных вместо отсутствующих. Это свойство отображается только для графиков.

    • Цвет заливки ряда:    выберите цвет для заливки ряда данных, например столбца или полосы.

    • Цвет границ ряда:    выберите цвет для границы ряда данных, например столбца или полосы.

    • Отображение метки данных:    установите этот флажок, чтобы вывести метку данных для пояснения ряда данных.

    • Отображение линий трендов:    установите этот флажок, чтобы вывести линию тренда, показывающую тенденции данных.

    • Параметры линии тренда:    выберите одно из следующих значений:

      • Линейная:    прямая линия наилучшего приближения; подходит для значений, которые увеличиваются или уменьшаются с постоянной скоростью.

      • Экспоненциальная:    кривая линия, состоящая из положительных чисел, которые увеличиваются или уменьшаются с постоянно растущей скоростью.

      • Логарифмическая:    кривая линия наилучшего приближения, показывающая скорость изменения данных; быстро растет или уменьшается, а затем выравнивается.

      • Полиномиальная:    лучше всего подходит для колебаний значений, таких как прибыли и убытки в крупном наборе данных.

      • Степень:    кривая положительных чисел, которая растет с определенной скоростью (например, это может быть ускорение с 1-секундными интервалами).

      • Скользящее среднее:    позволяет сгладить колебания данных и более наглядно показать тенденцию.

    • Название линии тренда:    введите понятное имя, которое будет отображаться на легенде диаграммы.

    • Форма маркера:    выберите фигуру, которая будет использоваться в качестве маркера линии. Это свойство отображается только для графиков.

К началу страницы

Важные замечания

Агрегирование   : хотя данные в источнике часто не агрегированы, при создании диаграммы к полям по умолчанию применяются такие агрегатные функции, как Сумма, Количество и Среднее, чтобы уменьшить число рядов данных. Однако вы можете отменить агрегирование, выбрав Нет в раскрывающемся списке. При выборе полей и агрегатных функций создается инструкция SELECT, SQL GROUP BY или TRANSFORM, которая хранится в свойстве Преобразованный источник строк. Чтобы просмотреть инструкцию, щелкните свойство правой кнопкой мыши и выберите Масштаб. Возможны три основных варианта:

  • Если выбрать поля Ось (категория) и Значения (ось Y), но удалить агрегатные функции, Access преобразует источник строк в более простую инструкцию SELECT. Например:

    SELECT [Segment], [Sales] FROM [Orders]
  • Если выбрать поля Ось (категория) и Значения (ось Y), Access преобразует источник строк в инструкцию GROUP BY. Например:

    SELECT [Segment], Sum([Sales]) AS [SumOfSales FROM [Orders] GROUP BY [Segment] ORDER BY [Segment]
  • Если также выбрать поле Условные обозначения (ряд), Access преобразует источник строк в перекрестный запрос (с помощью инструкции SQL-запроса TRANSFORM). Поля значений, возвращенные предложением PIVOT SQL-запроса TRANSFORM, используются в качестве заголовков столбцов. Например, на основе поля "Область" создается несколько заголовков, каждому из которых соответствует отдельный ряд данных. Например:

    TRANSFORM Sum([Sales]) AS [SumOfSales] SELECT [Segment] FROM [Orders] GROUP BY [Segment] ORDER BY [Segment] PIVOT [State]

Дополнительные сведения об агрегировании данных см. в статье Улучшение наглядности сводных данных с помощью перекрестного запроса.

Свойства.    Чтобы просмотреть все свойства диаграммы и при необходимости изменить их, выберите Конструктор > Страница свойств > <Название диаграммы>. Чтобы получить справку по определенному свойству, выберите его и нажмите клавишу F1. При изменении свойств на странице свойств соответствующие значения изменяются в области Параметры диаграмм (и наоборот).

У диаграмм есть большое количество уникальных свойств форматирования. С их помощью можно форматировать значения осей, заголовки и саму диаграмму. В разделе Данные также есть несколько уникальных свойств, в том числе Предварительный просмотр реальных данных, Преобразованный источник строк, Ось диаграммы, Легенда диаграммы и Значения диаграммы.

Добавление вспомогательной вертикальной оси.    У новых диаграмм обычно есть основная вертикальная ось, но вы можете добавить вспомогательную вертикальную ось, если данные сильно различаются или в них используются различные показатели (например, цена и объем). На вспомогательной вертикальной оси представлены значения связанного с ней ряда данных. Чтобы добавить вспомогательную вертикальную ось, используйте свойство Построить ряд на вкладке Формат в области Параметры диаграмм.

Добавление линии тренда.    Для числовых данных может потребоваться добавить линию тренда, чтобы показать тенденции. Для этого можно использовать параметры Линия тренда и Название линии тренда на вкладке Формат в области Параметры диаграмм.

Изменение диаграммы.     Чтобы изменить диаграмму, откройте форму или отчет в режиме конструктора или макета и выберите диаграмму. Откроется область Параметры диаграмм. Чтобы переключиться на другой тип диаграммы, выберите его в раскрывающемся списке Тип диаграммы. Вы также можете преобразовать обычную диаграмму в комбинированную, изменив свойство Тип диаграммы на странице свойств (но не на вкладке Формат в области Параметры диаграмм).

Обновление источника данных.    Чтобы обновить данные диаграммы, переключитесь в режим формы или отчета, выделите диаграмму и нажмите кнопку Обновить все (или клавишу F5).

Параметры диаграммы   . Если область Параметры диаграмм закрыта, убедитесь, что диаграмма выбрана, а затем щелкните Конструктор > Параметры диаграмм.

Классические диаграммы.    Не следует путать новую диаграмму Значок современной диаграммы , основанную на современных технологиях, с классической диаграммой Значок устаревшей диаграммы , которая является элементом ActiveX. Однако вы по-прежнему можете использовать классические диаграммы и даже добавлять их в формы и отчеты, в которых есть новые диаграммы.

К началу страницы

Связывание диаграммы с данными в форме или отчете

Чтобы диаграмма работала с данными в форме или отчете, привяжите ее к тому же источнику данных, что и форму или отчет. Затем задайте сопоставляемое поле для свойств данных диаграммы Подчиненные поля и Основные поля.

  1. Создайте форму или отчет, привязанные к источнику данных. Дополнительные сведения см. в статье Создание формы в Access или Создание простого отчета.

  2. Добавьте диаграмму в ту же форму или отчет. Дополнительные сведения см. в разделе Создание диаграммы.

  3. Задайте для свойства Источник записей диаграммы то же значение, что и для свойства Источник записей формы или отчета.

  4. Щелкните диаграмму, откройте страницу свойств, нажав клавишу F4, и выберите вкладку Данные.

  5. Нажмите кнопку Построить  Кнопка "Построитель" в поле свойства Подчиненные поля или Основные поля.

    Откроется диалоговое окно Связь с полями подчиненной формы.

  6. В разделах Основные поля и Подчиненные поля выберите поле, которое вы хотите связать, а затем нажмите кнопку ОК. Часто рекомендуется использовать поле категории, например "Область", "Сегмент" или "Регион".

    Если вы не знаете, какое поле использовать, нажмите кнопку Предложить, чтобы ознакомиться с рекомендациями.

  7. Сохраните форму или отчет, переключитесь в режим формы или отчета, а затем проверьте, правильно ли работает диаграмма. Например, попробуйте отфильтровать форму или отчет по полю категории, такому как "Область", "Сегмент" или "Регион", чтобы отобразить другие результаты на диаграмме. Дополнительные сведения см. в статье Фильтрация данных в базе данных на компьютере.

К началу страницы

Выбор типа диаграммы

Ниже приведены сведения, которые помогут вам выбрать подходящий тип диаграммы.

Что такое диаграмма?

Диаграмма — это рисунок, на котором наглядно и компактно представлены числовые данные и показаны важные отношения между ними. Диаграммы включают множество элементов. Некоторые из них отображаются по умолчанию, а другие можно добавлять по мере необходимости. Вы можете изменить вид элементов диаграммы, настроив их размеры или формат. Вы также можете удалить ненужные элементы. На схеме ниже показаны основные элементы диаграммы.

Общие сведения о диаграмме

К началу страницы

Какие диаграммы можно создавать?

В Access можно создавать гистограммы, графики, линейчатые, круговые и комбинированные диаграммы. В этом разделе объясняется, в чем особенность каждой диаграммы и когда ее лучше всего использовать.

Гистограмма

В гистограмме категории отображаются по горизонтальной оси (свойство Ось (категория)), а значения — по вертикальной оси (свойство Значения (ось Y)). Как правило, выбирается одно поле для измерения Ось (категория) и одно или несколько полей для измерения Значения (ось Y). Каждое из таких полей становится рядом данных. Если вы выбрали несколько полей для измерения Значения (ось Y), рекомендуется отображать значения на отдельной оси.

Access поддерживает три типа гистограмм:

Диаграмма

Описание

Простая гистограмма с группировкой

Гистограмма с группировкой

Этот тип диаграммы использует столбцы для сравнения значений по категориям горизонтальной оси. Он обычно применяется для диапазона значений (например, подсчета предметов), шкал (например, оценок в опросах) или названий (например, мест) либо имен.

Простая гистограмма с накоплением

Гистограмма с накоплением

Этот тип диаграммы отличается от гистограммы с группировкой тем, что в каждом столбце отображается не менее двух рядов данных. Он обычно используется для демонстрации отношения ряда данных ко всем данным.

Простая нормированная гистограмма с накоплением

Нормированная гистограмма с накоплением

Этот тип диаграммы отличается от гистограммы с накоплением тем, что сумма значений в одном его столбце равна 100%. Он обычно используется для сравнения процентного отношения рядов данных.

К началу страницы

График

На графике категории равномерно распределены по горизонтальной оси (свойство Ось (категория)), а значения — по вертикальной оси (свойство Значения (ось Y)). Как правило, выбирается одно поле для измерения Ось (категория) и одно или несколько полей для измерения Значения (ось Y). Каждое из таких полей становится рядом данных. Если вы выбрали несколько полей для измерения Значения (ось Y), рекомендуется отображать значения на отдельной оси.

Access поддерживает три типа графиков:

Диаграмма

Описание

Простой график

График

Этот тип диаграммы отображает непрерывные равномерно распределенные по обеим осям данные для отслеживания их изменения с течением времени. Он обычно используется для демонстрации тенденций изменения данных с равными интервалами, такими как месяцы, кварталы или финансовые года, а также для сравнения нескольких рядов данных.

Простой график с накоплением

График с накоплением

Этот тип диаграммы отличается от графика тем, что в каждой линии отображается не менее двух рядов данных. Он обычно используется для сравнения связанных тенденций.

Простой нормированный график с накоплением

Нормированный график с накоплением

Этот тип диаграммы отличается от графика с накоплением тем, что показывает изменение данных с течением времени как проценты. Он обычно используется для сравнения процентного отношения связанных тенденций.

Примечание   : следующие свойства на вкладке Формат в области Параметры диаграмм доступны только для графиков: Толщина линии, Тип штриха, Политика отсутствующих данных и Форма маркера.

Совет   : если имеется много категорий или значения являются приблизительными, используйте график без маркеров.

К началу страницы

Линейчатая диаграмма

В линейчатой диаграмме категории отображаются по вертикальной оси (свойство Значения (ось Y)), а значения — по горизонтальной оси (свойство Ось (категория)). В линейчатых диаграммах оси категорий и значений расположены не так, как обычно. Как правило, выбирается одно поле для измерения Ось (категория) и одно или несколько полей для измерения Значения (ось Y). Каждое из таких полей становится рядом данных. Если вы выбрали несколько полей для измерения Значения (ось Y), рекомендуется отображать значения на отдельной оси.

Access поддерживает три типа линейчатых диаграмм:

Диаграмма

Описание

Простая линейчатая диаграмма с группировкой

Линейчатая диаграмма с группировкой

Этот тип диаграммы использует горизонтальные полосы для сравнения значений по категориям вертикальной оси. Он обычно применяется в ситуациях, когда подписи осей слишком длинные или когда значениями являются длительности.

Простая линейчатая диаграмма с накоплением

Линейчатая диаграмма с накоплением

Этот тип диаграммы отличается от линейчатой диаграммы с группировкой тем, что в каждом столбце отображается не менее двух рядов данных. Он обычно используется для демонстрации отношения ряда данных ко всем данным.

Простая нормированная линейчатая диаграмма с накоплением

Нормированная линейчатая диаграмма с накоплением

Этот тип диаграммы отличается от линейчатой диаграммы с накоплением тем, что сумма значений в одной полосе равна 100%. Он обычно используется для сравнения процентного отношения рядов данных.

К началу страницы

Круговая диаграмма

На круговой диаграмме категории представлены в виде секторов (свойство Ось (категория)). Значения данных (свойство Значение (ось Y)) суммируются и показываются как процент от итога, обозначенного кругом. Можно выбрать только одно поле для измерения Ось (категория) и только одно поле для измерения Значения (ось Y). Не используйте поле Условные обозначения (ряд), так как по умолчанию легендой становится поле Ось (категория). На вкладке Формат в области Параметры диаграмм доступен только один ряд данных и только одно свойство (Отображение метки данных). Цвета, которые используются в легенде, задаются по умолчанию, и их невозможно изменить.

Access поддерживает один тип круговой диаграммы.

Диаграмма

Описание

Простая круговая диаграмма

Круговая

Этот тип диаграммы отображает процентное отношение категорий ко всему набору данных. Он обычно используется для одного ряда данных с положительными значениями и менее чем десятью категориями.

К началу страницы

Комбинированная диаграмма

В комбинированной диаграмме объединяется несколько типов диаграмм, таких как гистограмма с группировкой и график, для отображения разных, но связанных данных.

В комбинированных диаграммах Access можно объединять любые другие типы диаграмм, сопоставленные с различными рядами данных. Например, вы можете сопоставить гистограмму с группировкой с рядом данных по продажам домов за год, а график — с данными о ежемесячных средних ценах, используя свойства Ряд данных и Тип диаграммы на вкладке Формат в области Параметры диаграмм. Вы также можете преобразовать обычную диаграмму в комбинированную, изменив свойство Тип диаграммы на вкладке Данные страницы свойств.

Диаграмма

Описание

Простая комбинированная диаграмма с любыми сочетаниями

Настраиваемая комбинированная диаграмма

Объединяет две диаграммы выбранных вами типов.

К началу страницы

Рекомендации по созданию диаграмм Access

Приведенные ниже советы помогут вам создать полезную и понятную диаграмму.

  • Начинайте работу с планирования. Изучите различные диаграммы в книгах, отчетах или Интернете. Заранее решите, какая диаграмма лучше всего подходит в вашем случае и как она должна выглядеть.

  • Решите, для каких полей нужно показывать отношения на диаграмме. Создайте запрос, который выводит только поля, необходимые для построения диаграммы.

  • Выбирайте измерения по одному. При этом вы сможете мгновенно видеть изменения и лучше понимать, как каждое поле, измерение или агрегирование влияет на диаграмму.

  • Стремитесь к простоте. Используйте небольшое количество рядов данных, чтобы диаграмму не было слишком сложно понимать из-за множества чисел, столбцов, полос или секторов.

  • Сначала определите нужные отношения между данными и настройте базовую диаграмму так, как вы хотите. Затем приступайте к форматированию диаграммы и рядов данных. Не переусердствуйте при выборе цветов, редактировании текста и добавлении элементов диаграммы. На ней должно оставаться пустое пространство.

  • Экспериментируйте с линиями сетки, цветами, специальными эффектами, подписями, отступами и другими свойствами форматирования, но не увлекайтесь ими. Старайтесь не использовать полужирный шрифт, темные цвета и слишком много линий.

  • Если вы считаете, что диаграмма готова, проверьте еще раз, нельзя ли ее сделать проще и понятнее. Помните, что чем меньше, тем лучше.

К началу страницы

См. также

Обзор элементов управления

Формы

Общие сведения об отчетах в Access

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×