Создание группы контактов или списка рассылки в Outlook

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

С помощью группы контактов (ранее — "список рассылки") можно отправлять сообщения нескольким пользователям — группе проекта, комитету или даже просто группе друзей — без необходимости добавлять каждое имя при каждой отправке сообщения. Для этого выполните следующее:

Диалоговое окно "Группа контактов"

Сведения о группах контактов в Outlook для Mac см. в статье Создание списка рассылки или группы контактов в Outlook для Mac.

  1. На панели навигации выберите представление Люди.

    • В Outlook 2013: Люди

    • В Outlook 2016: Люди

  2. в разделе Мои контакты выберите папку, в которую нужно добавить группу контактов. В данном случае выберите Контакты;

  3. Перейдите на вкладки Главная > Создать группу контактов.

  4. на вкладке Группа контактов в поле Имя введите имя группы;

  5. выберите Добавить участников, а затем добавьте людей из своей адресной книги или списка контактов;

    Добавление участников в новую группу

    Примечание :  Чтобы добавить данные о человеке, которого нет в адресной книге и в контактах, создайте или добавьте для него контакт.

  6. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

    Сведения о том, как использовать новую группу контактов, см. в статье Отправка сообщения электронной почты группе контактов.

Допустим, вы часто отправляете сообщения электронной почты одной и той же группе людей. В таком случае можно создать группу контактов (ранее — "список рассылки"), включающую всех получателей, с помощью ранее отправленного им сообщения. Когда в следующий раз вам понадобится отправить этим пользователям сообщение или назначить с ними собрание, вы можете добавить группу контактов в строку Кому в сообщении, а не добавлять каждого человека отдельно.

  1. Откройте сообщение, отправленное группе людей, которых вы хотите включить в группу контактов.

  2. В поле Кому или Копия выделите с помощью мыши все имена.

    Выбор людей в сообщении электронной почты

  3. Щелкните выделенный фрагмент правой кнопкой мыши и выберите Копировать или нажмите клавиши CTRL+C.

  4. В Outlook (а не в открытом сообщении электронной почты) выберите Люди.

    Совет :  Если список контактов не отображается, снова выберите Люди.

    Выберите представление "Люди"

  5. Выберите Главная > Создать группу контактов.

    Выбор команды "Создать группу контактов" на вкладке "Главная"

  6. Введите имя группы контактов, например Спецпроекты.

  7. Нажмите кнопку Добавить участников и выберите пункт Из контактов Outlook.

    Добавление участников из контактов Outlook

  8. В открывшемся окне щелкните правой кнопкой мыши поле Участники и выберите Вставить или нажмите клавиши CTRL+V.

  9. Нажмите кнопку ОК.

    Люди из сообщения электронной почты будут отображаться в виде списка участников вашей группы контактов.

    Новая группа контактов с именами людей

  10. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Группы контактов отображаются в списке контактов наряду с отдельными людьми. Их можно различить по значкам слева от имен в представлении списка. Возле отдельных контактов отображается значок карточки, а возле групп контактов — значок людей.

Значки людей обозначают группы контактов, а значки карточек – отдельные контакты

Наконец, в дальнейшем вы можете в любой момент добавить или удалить людей из группы контактов.

Если у вас много деловых или личных контактов, хранящихся в таблице Excel, можно импортировать их непосредственно в приложение Outlook.

Затем вы можете создать группу контактов (ранее — "список рассылки"), используя импортированные контактные данные. С помощью группы контактов можно отправлять сообщения и приглашения на собрания нескольким пользователям сразу, не добавляя каждого из них заново.

К сожалению, приложение Outlook не может автоматически создавать группы контактов из списков контактов в Excel. Но это можно сделать, выполнив следующие четыре действия:

  1. подготовьте контактные данные к импорту;

  2. выполните импорт данных;

  3. сопоставьте столбцы электронной таблицы Excel с соответствующими полями Outlook;

  4. создайте группу контактов.

Шаг 1. Сохранение контактных данных из Excel в файл, доступный для импорта в Outlook

В Outlook нельзя импортировать книги с несколькими листами, но разрешен импорт файлов, содержащих значения с разделителями (CSV). Вот как сохранить книгу в виде CSV-файла:

  1. в книге нажмите лист с контактными данными, которые нужно импортировать;

  2. в меню Файл выберите команду Сохранить как;

  3. выберите расположение для сохранения файла;

  4. в поле Тип файла выберите CSV (MS-DOS), укажите имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

  5. если Excel отобразит сообщение "Выбранный тип файла не содержит книг с несколькими листами", нажмите кнопку ОК. Сообщение относится к ограничениям для CSV-файла и не влияет на исходную книгу (XLSX-файл);

  6. если в Excel появится сообщение "Некоторые функции книги могут быть утеряны", нажмите кнопку Да, чтобы сохранить текущий лист как CSV-файл. Исходная книга (XLSX-файл) будет закрыта, но никакие изменения в нее внесены не будут;

  7.  закройте CSV-файл.

Работа с Excel закончена, и теперь можно приступить к импорту в Outlook.

Шаг 2. Запуск импорта

  1. Откройте Outlook и нажмите Файл > Открыть и экспортировать > Импорт/экспорт.

    Импорт/экспорт

    Будет запущен мастер импорта и экспорта.

  2. Выберите Импорт из другой программы или файла и нажмите Далее.

    Мастер импорта и экспорта

  3. Выберите параметр Значения с разделителями и нажмите Далее.

  4. Нажмите кнопку Обзор и укажите путь к сохраненному CSV-файлу.

  5. В разделе Параметры укажите, следует ли заменять дубликаты (существующие контакты), создавать дубликаты контактов или не импортировать их. Вот несколько факторов, которые необходимо учитывать:

    • При замене дубликатов удаляются существующие контакты, если Outlook обнаруживает совпадение имени контакта (или данных в других полях, как указано в разделе о сопоставлении ниже). Если у вас уже есть данные о некоторых из контактов, повторяющихся в Outlook, лучше выбрать функцию создания дубликатов.

    • Создание дубликатов является более безопасным вариантом. Позже ненужные дубликаты можно удалить.

    • Если вы уверены, что данные в существующих контактах Outlook совпадают с данными в контактах импортируемого файла, можно отказаться от импорта дубликатов. Outlook выполнит импорт только новых контактов.

  6. Нажмите Далее и выберите папку для хранения новых импортированных контактов. По умолчанию выбрана папка Контакты. Если вы хотите изменить место хранения, прокрутите для выбора требуемой папки.

  7. Нажмите Далее.

  8. Установите флажок Импортировать "МоиКонтакты.csv" (предполагается, что это имя вашего файла).

  9. Не нажимайте кнопку Готово на этом этапе, так как вам еще нужно "сопоставить" некоторые столбцы CSV-файла с полями контактов в Outlook.

Шаг 3. Сопоставление столбцов в CSV-файле с полями контактов в Outlook

  1. Нажмите Соответствие полей. Отобразится окно Соответствие настраиваемых полей.

    • В разделе Из в соответствующем поле отображаются названия столбцов из вашего импортированного CSV-файла.

    • В разделе В вы увидите стандартные поля, используемые для контактов в Outlook. Если одно из них совпадает со столбцом в CSV-файле, этот столбец отобразится в столбце Соответствует.

      Диалоговое окно "Соответствие настраиваемых полей"

  2. Возможно, некоторые сопоставления необходимо будет выполнить вручную. В приведенном ниже примере в файле импорта домашний номер телефона контакта находится в столбце Домашний тел.. Он не имеет точного соответствия в Outlook. Вместо этого столбца в Outlook используется поле Домашний телефон.

    Сопоставление полей в импортированном файле с полями в Outlook

  3. Перетащите столбец Домашний тел. из панели слева в поле Домашний телефон на правой панели.

    Домашний тел. отобразится в столбце Соответствует.

    Сопоставленные поля

  4. По одному перетащите остальные значения из левой панели в соответствующие поля Outlook на правой панели. Например, значение Адрес можно поместить в поле Улица (дом. адрес) или Улица (раб. адрес) в зависимости от типа адреса контакта.

  5. Нажмите кнопки и Готово.

    Теперь импорт ваших контактов в приложение Outlook успешно завершен.

    Контакты

После перемещения контактов в Outlook осталось выполнить еще один шаг — создать группу контактов.

Шаг 4. Создание группы контактов

  1. Выберите представление Люди.

    Выберите представление "Люди"

  2. В разделе Мои контакты выберите расположение для добавления группы контактов. В данном примере это папка Контакты.

  3. Перейдите на вкладки Главная > Создать группу контактов.

    Создание группы контактов на вкладке "Главная"

  4. На вкладке Группа контактов в поле Имя введите имя группы.

  5. Нажмите Добавить участников > Из контактов Outlook.

  6. Удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните импортированные контакты, а затем нажмите Участники, чтобы добавить их в группу.

  7. Нажмите кнопку ОК.

  8. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Дополнительные сведения

Добавление людей в группу контактов

Изменение содержимого панели навигации

В Outlook 2010 количество имен, которые можно включить в группу контактов, не ограничено.

Создание группы контактов

  • Создание группы контактов с новыми именами или с именами из адресной книги    

    1. Выберите представление "Контакты" и на вкладке Главная в группе Создать щелкните Создать контакт.

      Команда ''Создать группу контактов'' на ленте

    2. В поле Имя введите имя группы контактов.

    3. На вкладке Группа контактов в группе Участники нажмите кнопку Добавить участников, а затем выберите вариант Из контактов Outlook, Из адресной книги или Создать контакт электронной почты.

    4. При наличии Добавление нового контакта электронной почты, введите данные о человеке в диалоговом окне Добавление нового элемента.

      При добавлении пользователя из контактов Outlook или из адресной книги выполните следующие действия:

      1. В раскрывающемся списке Адресная книга выберите адресную книгу, содержащую адреса электронной почты, которые вы хотите включить в группу контактов.

      2. Выберите нужные имена в списке и нажмите кнопку Участники. В одну группу контактов можно добавлять имена из разных адресных книг.

    5. Выполните эти действия для каждого человека, которого вы хотите добавить в группу контактов, а затем нажмите кнопку ОК.

      Группа контактов сохраняется в папке Контакты под присвоенным ей именем.

  • Создание группы контактов путем копирования имен из сообщения электронной почты    

    1. В сообщении, из которого вы хотите скопировать имена, выберите имена в поле Кому или Копия.

    2. Щелкните выделенный фрагмент правой кнопкой мыши и выберите Копировать.

    3. В представлении "Почта" на вкладке Главная в группе Создать выберите пункты Создать элемент, Другие элементы и Группа контактов.

    4. В поле Имя введите имя группы контактов.

    5. На вкладке Группа контактов в группе Участники нажмите кнопку Добавить участников, а затем выберите вариант Из контактов Outlook или Из адресной книги.

    6. Щелкните правой кнопкой мыши в поле Участники, расположенном в нижней части диалогового окна Выбор участников, и щелкните Вставить.

Примечание :  Участник, добавляемый в группу контактов, может отсутствовать в адресной книге. Его имя и адрес электронной почты включаются при копировании и вставке из сообщения электронной почты.

Если вы получили сообщение, которое содержит нужную вам группу контактов, сохраните ее в список контактов.

  1. Откройте сообщение электронной почты, содержащее группу контактов.

  2. В поле Кому или Копия щелкните правой кнопкой мыши группу контактов и выберите команду Добавить в контакты Outlook.

Отображение имен в группе контактов

Выполните одно из следующих действий:

  • Просмотр имен в адресной книге

    1. В новом сообщении нажмите кнопку Кому.

    2. В раскрывающемся списке Адресная книга выберите адресную книгу, содержащую нужную группу контактов.

      Совет : Не отображается нужная группа контактов? Возможно, сначала необходимо добавить адресную книгу.

    3. Выберите имя группы контактов или введите его в поле Поиск.

    4. В списке Имя щелкните правой кнопкой мыши нужную группу контактов и выберите пункт Свойства.

  • Просмотр имен в заголовке сообщения или в приглашении на собрание

    1. В поле Кому щелкните знак плюс (+) рядом с именем группы контактов.

      Примечание :  После того как список развернется, свернуть его снова в этом сообщении будет невозможно.

  1. В представлении Контакты откройте группу контактов.

    Примечание :  В списках группы контактов помечаются значком Изображение кнопки .

  2. Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

    • Добавление адреса из адресной книги или папки контактов    

      1. На вкладке Группа контактов в группе Участники нажмите кнопку Добавить участников, а затем выберите вариант Из контактов Outlook или Из адресной книги.

      2. В раскрывающемся списке Адресная книга выберите адресную книгу, содержащую адреса электронной почты, которые вы хотите включить в группу контактов.

      3. Выберите имя или введите его в поле Поиск.

      4. Щелкните имя в списке Имя и нажмите кнопку Участники. Выполните эти действия для каждого человека, которого вы хотите добавить в группу контактов, а затем нажмите кнопку ОК.

    • Добавление адреса, отсутствующего в папке контактов или адресной книге    

      1. На вкладке Группа контактов в группе Участники нажмите кнопку Добавить участников, а затем выберите вариант Создать контакт для электронной почты.

      2. Введите адрес электронной почты и нажмите кнопку ОК.

    • Удаление имени    

      1. В списке имен выберите удаляемое имя, а затем на вкладке Группа контактов в группе Участники нажмите кнопку Удалить участника.

Дополнительные сведения

Совместный доступ к папке контактов

Создание списка рассылки

Списки рассылки по умолчанию хранятся в папке Контакты. Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange, глобальный список адресов может содержать глобальные списки рассылки, которые доступны для всех пользователей сети. Личные списки рассылки, которые вы создаете в своей папке Контакты, доступны только вам, но вы можете отправить их другим пользователям.

Сколько имен можно добавить в список рассылки?

Максимальное количество имен, которые можно добавить в список рассылки, зависит от размера файлов контактов. Четких правил нет, но обычно список рассылки может содержать 50–70 имен и адресов электронной почты. При минимальном размере файлов контактов количество адресов может достигать 125 (включая другие списки рассылки).

Дополнительные сведения см. в статье базы знаний.

Выполните одно из следующих действий:

  • Создание списка рассылки с использованием имен из адресной книги    

    1. В меню Файл наведите указатель на кнопку Создать и выберите Список рассылки.

    2. В поле Имя введите название списка рассылки (например, "Одноклассники").

    3. На вкладке Список рассылки нажмите кнопку Выбор участников.

    4. В раскрывающемся списке Адресная книга выберите адресную книгу, содержащую адреса электронной почты, которые вы хотите включить в список рассылки.

      Список ''Адресные книги''

    5. В поле Поиск введите нужное имя. Когда оно появится ниже, щелкните его и нажмите кнопку Участники.

    6. Выполните эти действия для каждого человека, которого вы хотите добавить в список рассылки, а затем нажмите кнопку ОК.

      Если вы хотите добавить подробное описание списка рассылки, на вкладке Список рассылки щелкните Заметки и введите текст.

      Список рассылки сохраняется в папке Контакты под присвоенным ему именем.

  • Создание списка рассылки путем копирования имен из сообщения электронной почты    

    1. В сообщении, из которого вы хотите скопировать имена, выберите имена в поле Кому или Копия.

    2. Щелкните имена правой кнопкой мыши, а затем в контекстном меню выберите команду Копировать.

    3. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем в группе Создать элемент Outlook щелкните Список рассылки.

    4. На вкладке Список рассылки в группе Участники нажмите кнопку Выбор участников.

    5. Щелкните правой кнопкой мыши в поле Участники, расположенном в нижней части диалогового окна Выбор участников, и щелкните Вставить.

      Примечание : Участник, добавляемый в список рассылки, может отсутствовать в адресной книге. Его имя и адрес электронной почты включаются при копировании и вставке из сообщения электронной почты.

    6. Нажмите кнопку ОК.

    7. В поле Имя введите имя списка рассылки.

    8. На вкладке Список рассылки в группе Действия нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Списки рассылки по умолчанию хранятся в папке Контакты. Если вы получили список рассылки от другого пользователя, вы можете сохранить его в контакты.

  1. Откройте сообщение электронной почты, содержащее список рассылки.

  2. В заголовке сообщения щелкните правой кнопкой мыши список рассылки и выберите в контекстном меню команду Добавить в контакты Outlook.

Вы можете изменить список рассылки, добавив в него имена или удалив их.

Отображение имен в списке рассылки

Выполните одно из следующих действий:

  • Просмотр имен в адресной книге

  • В новом сообщении нажмите кнопку Кому.

  • В раскрывающемся списке Адресная книга выберите адресную книгу, содержащую нужный список рассылки.

  • В поле Поиск введите имя списка рассылки.

  • В списке Имя щелкните правой кнопкой мыши список рассылки и выберите в контекстном меню пункт Свойства.

    Почему в моей адресной книге не отображается список Имя?

    Возможно, во время последнего поиска в адресной книге вы использовали параметр Другие столбцы. Установите переключатель Только имя рядом с полем Поиск, чтобы вернуться к списку имен.

  • Просмотр имен в заголовке сообщения или в приглашении на собрание

    • В поле Кому щелкните знак плюс (+) рядом с именем списка рассылки.

      Примечание :  После того как список развернется, свернуть его снова будет невозможно. Списки рассылки в поле Электронная почта контакта развернуть невозможно.

  1. В представлении Контакты откройте список рассылки.

    Примечание : В представлениях списка списки рассылки помечаются значком Изображение кнопки .

  2. Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

    • Добавление адреса из адресной книги или папки контактов    

      1. На вкладке Список рассылки нажмите кнопку Выбор участников.

      2. В раскрывающемся списке Адресная книга выберите адресную книгу, содержащую адреса электронной почты, которые вы хотите включить в список рассылки.

      3. В поле Поиск введите нужное имя.

      4. Щелкните имя в списке Имя и нажмите кнопку Участники. Выполните эти действия для каждого человека, которого вы хотите добавить в список рассылки, а затем нажмите кнопку ОК.

        Почему в моей адресной книге не отображается список Имя?

        Возможно, во время последнего поиска в адресной книге вы использовали параметр Другие столбцы. Установите переключатель Только имя рядом с полем Поиск, чтобы вернуться к списку имен.

    • Добавление адреса, отсутствующего в папке контактов или адресной книге    

      1. На вкладке Список рассылки нажмите кнопку Добавить.

      2. Введите сведения для адреса электронной почты и нажмите кнопку ОК.

    • Удаление имени    

      1. Щелкните имя, а затем нажмите кнопку Удалить.

Список рассылки — это группа адресов электронной почты, которую можно создать и добавить в адресную книгу Outlook как обычный адрес электронной почты. При отправке сообщения по списку рассылки оно будет доставлено на каждый адрес электронной почты, указанный в списке.

Выполните одну из описанных ниже процедур.

  • Создание списка рассылки с использованием имен из адресной книги    

    1. В меню Файл наведите указатель на кнопку Создать и выберите Список рассылки.

    2. Введите имя в поле Имя.

    3. На вкладке Список рассылки нажмите кнопку Выбор участников.

    4. В раскрывающемся списке Адресная книга выберите адресную книгу, содержащую адреса электронной почты, которые вы хотите включить в список рассылки.

    5. В поле Поиск введите нужное имя. В отображаемом ниже списке щелкните имя, а затем нажмите кнопку Участники. Выполните эти действия для каждого человека, которого хотите добавить в список рассылки, а затем нажмите кнопку ОК.

      Чтобы добавить к списку рассылки расширенное описание, нажмите на вкладке Список рассылки кнопку Заметки и введите текст описания.

      Список рассылки сохраняется в папке Контакты с назначенным ему именем.

  • Создание списка рассылки путем копирования имен из сообщения электронной почты    

    1. В сообщении электронной почты, из которого вы хотите скопировать имена, выберите имена в поле Кому или Копия.

    2. Щелкните имена правой кнопкой мыши, а затем в контекстном меню выберите команду Копировать.

    3. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем в группе Создать элемент Outlook щелкните Список рассылки.

    4. На вкладке Список рассылки в группе Участники нажмите кнопку Выбор участников.

    5. Щелкните правой кнопкой мыши в поле Участники, расположенном в нижней части диалогового окна Выбор участников, и щелкните Вставить.

      Примечание : Участник, добавляемый в список рассылки, может отсутствовать в адресной книге. Его имя и адрес электронной почты включаются при копировании и вставке из сообщения электронной почты.

    6. Нажмите кнопку ОК.

    7. В поле Имя введите имя списка рассылки.

    8. На вкладке Список рассылки в группе Действия нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Дополнительные сведения о списках рассылки, в том числе о добавлении имен и отправке сообщений для части списка рассылки, см. в статье Создание и изменение групп контактов или списков рассылки.

Создание группы контактов Outlook

После распределения контактов по папкам можно с помощью Область навигации объединить эти папки контактов в группы для лучшей доступности и наглядности отображения.

Совет : Папки контактов можно просмотреть, развернув содержащую их группу, а для экономии места группу можно свернуть. Чтобы развернуть или свернуть группу, используйте стрелки в ее заголовке.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×