Создание группы контактов из списка Excel

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

С помощью групп контактов можно отправлять сообщения электронной почты сотням людей. Часто для этого проще всего создать список в редакторе электронных таблиц, например Microsoft Excel.

Вам нужны дополнительные возможности?

Создание группы контактов

Создание группы контактов из списка имен в сообщении электронной почты

Создание группы контактов из списка контактов в приложении Excel

Основные сведения о скрытых копиях

Допустим, вы периодически отправляете сообщения по списку рассылки, который хранится в книге Excel.

Это можно с легкостью сделать с помощью групп контактов.

В Outlook нажмите "Люди" и выберите папку контактов. Создайте новую группу контактов в папке.

Введите имя группы. Нажмите кнопку "Участники" и выберите команду "Из контактов Outlook".

Затем откройте книгу в Excel

и организуйте лист так так, чтобы столбец имен пользователей располагался рядом со столбцом адресов электронной почты.

Например, вы можете выбрать столбцы между ними, щелкнуть выделение правой кнопкой мыши и выбрать команду "Скрыть".

Не волнуйтесь, данные не будут удалены. Столбцы можно развернуть позже.

Затем выделите имена и адреса в обоих столбцах и скопируйте их в буфер обмена.

Затем в Outlook щелкните поле "Участники" и вставьте текст.

Нажмите кнопку "ОК". Имена будут добавлены в группу контактов.

Этим способом также можно быстро скопировать адреса электронной почты из других источников, например сообщений, текстовых файлов и документов Word.

Таким образом, этот процесс подходит для быстрого добавления адресов в группу контактов.

Но если требуется также создать контакты Outlook из списка Excel,

нужно использовать другой процесс и импортировать файл Excel. Вот как это сделать.

В Excel нажмите "Файл", "Сохранить как" и выберите расположение.

Введите имя файла, затем в поле "Тип файла" выберите CSV (разделители - запятые).

Сохраните список рассылки в качестве нового файла в формате CSV. Нажмите кнопку "Да".

Затем запустите Outlook.

В разделе "Люди" щелкните правой кнопкой мыши папку контактов, в которую требуется добавить список Excel, создайте новую папку и введите ее имя.

Поместим в эту папку список Excel, чтобы хранить ее отдельно от других контактов.

Затем нажмите "Файл", "Открыть и экспортировать" и "Импорт и экспорт".

Выберите "Импорт из другой программы или файла",

Выберите "Значения, разделенные запятыми",

Перейдите к только что созданному CSV-файлу Excel.

В качестве папки назначения выберите только что созданную папку.

Затем нажмите кнопку "Соответствие полей".

В этом разделе можно проверить соответствие данных

в столбцах Excel и полях контактов Outlook.

В данном случае имена контактов соответствуют значениям из столбца "Имя" в Excel.

Рассмотрим, как Outlook планирует соответствие адресов электронной почты.

В данном случае соответствие не задано.

Скорее всего, это вызвано тем, что приложение Outlook искало столбец "Эл.почта", что отличается от названия нашего столбца.

Но соответствие можно задать вручную, перетащив столбец из списка слева

на поле электронной почты в Outlook.

В данный момент задавать другие соответствия не требуется, поэтому нажимаем кнопки "ОК" и "Готово".

Список Excel будет добавлен в папку контактов в виде новых контактов.

В завершение добавим контакты в новую группу, которую можно добавить в новую папку.

Введите имя, нажмите кнопку "Добавить участников" и выберите команду "Из контактов Outlook".

Откройте список адресной книги и выберите созданную ранее папку контактов.

Выделите все контакты в списке и добавьте их в список "Участники". Затем нажмите кнопки "ОК" и "Сохранить и закрыть".

Чтобы отправить сообщение группе контактов, введите ее имя в строке "Кому".

или строке "СК", если нужно скрыть адреса от получателей.

Что бы вы ни использовали для группировки контактов — группы контактов или простые категории, —

Outlook поможет вам сэкономить время, отправляя сообщения группе любого размера.

Подробнее о группах контактов, категориях и скрытых копиях см. по ссылкам в сводке курса.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×