Создание выражений

С помощью выражений можно выполнять разнообразные операции с данными. Например, вы можете определить, сколько дней прошло с момента отправки заказа, или объединить содержимое полей FirstName и LastName и поместить результат в поле FullName. Разделы этой статьи содержат пошаговые инструкции по созданию выражений.

В этой статье

Вычисление значений элементов управления в формах и отчетах

Создание вычисляемого поля в запросе

Задание значений по умолчанию для поля таблицы

Добавление правила проверки в поле таблицы или запись

Группировка и сортировка данных в отчетах

Использование выражений в условиях запросов

Создание вычисляемого поля в таблице

Задание значений по умолчанию для элементов управления

Добавление правила проверки в элемент управления

Управление запуском макрокоманд

Вычисление значений элементов управления в формах и отчетах

При использовании выражения в качестве источника данных элемента управления создается вычисляемый элемент управления. Предположим, например, что имеется отчет, в котором отображаются товары на складе, и необходимо создать в нижнем колонтитуле итог для суммирования данных по всем строкам отчета.

Итог в отчете.

Чтобы вычислить итог, поместите элемент управления "поле" в нижний колонтитул отчета и настройте для свойства ControlSource этого поля следующее выражение:

      =Sum([table_field])

В данном случае table_field — это имя поля, содержащего значения промежуточных итогов. Оно может находиться в таблице или запросе. Функция Sum вычисляет итог для всех значений в table_field.

ПРОЦЕДУРА

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму, которую необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Режим макета или Конструктор.

  2. Выделите элемент управления, в который необходимо ввести выражение.

  3. Если окно свойств не отображается, нажмите клавишу F4.

  4. Чтобы создать выражение вручную, на вкладке Данные страницы свойств выберите свойство ControlSource (Данные) поля, а затем введите выражение, предварив его знаком равенства (=). Например, для вычисления итога, как показано выше, введите =Sum([table_field]). Вместо элемента table_field укажите действительное имя поля.

  5. Чтобы создать выражение с помощью построителя выражений, нажмите кнопку Построить  Изображение кнопки в ячейке свойства.

    После ввода выражения окно свойств будет выглядеть так:

    Пример выражения в свойстве "Данные" поля.

К началу страницы

Использование выражений в условиях запросов

Вы можете использовать условия, чтобы ограничить результаты запроса. Введите условия в виде выражения, и приложение Access вернет только соответствующие ему строки.

Предположим, вы хотите просмотреть все заказы с датой отгрузки в течение первых трех месяцев 2017 г. Чтобы задать условие, введите следующее выражение в ячейку Условия столбца "Дата и время" в запросе. В нашем примере используется столбец "Дата и время" с именем ShippedDate. Чтобы определить диапазон дат, введите следующее условие:

Between #1/1/2017# And #3/31/2017#

Столбец ДатаИсполнения будет выглядеть подобным образом:

Выражение в строке "Условие отбора" в бланке запроса.

Для каждой записи в таблице заказов, для которой значение в столбце ShippedDate попадает в указанный интервал дат, будет создана запись в выходных данных запроса. Обратите внимание: в выражении даты заключаются в знаки решетки (#). Значение между знаками решетки трактуется в Access как значение с типом данных "Дата и время". Это означает, что с такими значениями могут производиться соответствующие вычисления, например вычитание одной даты из другой.

ПРОЦЕДУРА

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши запрос, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.

  2. Выберите ячейку Условия в столбце, для которого необходимо создать условие отбора.

  3. Чтобы создать выражение вручную, введите выражение условия. Не начинайте выражение условия с оператора =.

  4. Чтобы использовать построитель выражений, на вкладке Конструктор в группе Настройка запроса нажмите кнопку Построитель  Изображение кнопки .

    Если для редактирования выражения вам требуется больше места, установите курсор в ячейку Условие отбора, а затем нажмите сочетание клавиш SHIFT+F2, чтобы открыть окно Область ввода:

    Выражение в диалоговом окне "Область ввода".

    Совет.   Чтобы сделать текст более удобным для чтения, выберите Шрифт.

К началу страницы

Создание вычисляемого поля в запросе

Предположим, вы создаете запрос и хотите показать результаты расчета, в котором используются другие поля запроса. Чтобы создать вычисляемое поле, нужно ввести выражение в пустую ячейку в строке Поле запроса. Допустим, в вашем запросе есть поля Количество и Цена. Их значения требуется перемножить, чтобы получить вычисляемое поле Сумма. Для этого в строке Поле запроса введите следующее выражение:

Extended Price: [Quantity] * [Unit Price]

Поскольку выражение начинается с текста Extended Price:, новый столбец получит имя Extended Price. Это имя часто называется "псевдоним". Если псевдоним не указан, он будет создан автоматически, например такой: Expr1..

Использование выражения при создании вычисляемого поля в запросе.

При выполнении запроса в Access выполняется расчет каждой строки, как показано ниже:

Вычисляемое поле, показанное в режиме таблицы.

ПРОЦЕДУРА

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши запрос, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.

  2. Выберите ячейку Поле в столбце, в котором необходимо создать вычисляемое поле.

  3. Чтобы создать выражение вручную, просто введите его.

    Не начинайте выражение условия с оператора = . В начале выражения должно стоять понятное название, за которым следует двоеточие. Например, введите Extended Price:, чтобы задать название в выражении, которое создает вычисляемое поле с именем Extended Price. После двоеточия введите условие для выражения.

  4. Чтобы использовать построитель выражений, на вкладке Конструктор в группе Настройка запроса нажмите кнопку Построитель.

К началу страницы

Создание вычисляемого поля в таблице

В Access можно создать вычисляемое поле в таблице. Благодаря этому для выполнения расчетов не придется создавать отдельный запрос. Например, если у вас есть таблица, в которой перечислены количество, цена и налоговая ставка для каждой позиции заказа, вы можете добавить вычисляемое поле общей стоимости:

[Quantity]*([UnitPrice]+([UnitPrice]*[TaxRate]))

В вычислении нельзя использовать поля из других таблиц или запросов, а результаты вычислений доступны только для чтения.

ПРОЦЕДУРА

  1. Откройте таблицу, дважды щелкнув ее в области навигации.

  2. Прокрутите таблицу по горизонтали до крайнего правого столбца и нажмите в заголовке столбца кнопку Щелкните, чтобы добавить.

  3. В появившемся списке выберите пункт Вычисляемое поле и укажите тип данных результата. В Access откроется построитель выражений.

  4. Введите формулу вычисления, которую вы хотите использовать для этого поля, например:

    [Quantity] * [Unit Price]

    Выражения в вычисляемых полях не начинаются со знака равенства (=).

  5. Нажмите кнопку ОК.

    Приложение Access добавит вычисляемое поле и выделит его заголовок, чтобы можно было ввести имя поля.

  6. Введите имя вычисляемого поля и нажмите клавишу ВВОД.

К началу страницы

Задание значений по умолчанию для поля таблицы

С помощью выражения можно задать для поля таблицы значение по умолчанию, которое Access будет использовать для новых записей, если не предоставлено другое значение. Допустим, вы хотите автоматически вставлять дату и время в поле "Дата_заказа" при добавлении новой записи. Для этого можно использовать следующее выражение:

Now()

ПРОЦЕДУРА

  1. В области навигации дважды щелкните таблицу, которую нужно изменить.

    Таблица откроется в режиме таблицы.

  2. Выберите поле, которое требуется изменить.

  3. На вкладке Поля в группе Свойства нажмите кнопку Значение по умолчанию. В Access откроется построитель выражений.

  4. Введите выражение, начинающееся со знака равенства (=).

Примечание.    При связывании элемента управления с полем таблицы действует следующее правило: если для элемента управления и для поля заданы значения по умолчанию, значение по умолчанию элемента управления имеет приоритет.

К началу страницы

Задание значений по умолчанию для элементов управления

Другим объектом, где часто применяются выражения, является свойство Значение по умолчанию элемента управления. Свойство Значение по умолчанию элемента управления аналогично свойству Значение по умолчанию поля в таблице. Например, чтобы использовать текущую дату в качестве значения по умолчанию для текстового поля, вы можете указать следующее выражение:

Date()

В этом выражении используется функция Date, которая возвращает текущую дату, но не время. Если текстовое поле привязано к полю таблицы, которое имеет значение по умолчанию, то значение по умолчанию элемента управления будет иметь приоритет перед значением по умолчанию поля таблицы. Часто имеет смысл настроить свойство Значение по умолчанию для поля таблицы. Если в этом случае к одному и полю таблицы привязано несколько элементов управления в разных формах, каждый из них будет иметь одно значение по умолчанию, и ввод данных во всех формах будет согласованным.

ПРОЦЕДУРА

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму или отчет, которые необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор или Режим макета.

  2. Выделите элемент управления, который необходимо изменить.

  3. Если окно свойств не отображается, нажмите клавишу F4.

  4. На вкладке Все окна свойств перейдите к ячейке свойства Значение по умолчанию.

  5. Введите выражение или нажмите кнопку Построить  Изображение кнопки в ячейке свойства, чтобы создать выражение с помощью построителя выражений.

К началу страницы

Добавление правила проверки в поле таблицы или запись

Выражения весьма полезны при проверке данных, которые вводятся в базу данных: они позволяют отсеять неподходящие сведения. В таблицах можно создавать правила проверки двух типов: для полей, которые не позволяют вводить в поля недопустимые данные, и для записей, которые не позволяют создавать записи, нарушающие правило. В обоих случаях используются выражения.

Предположим, что в таблице Inventory имеется поле Units On Hand и требуется задать условие, разрешающее пользователям вводить только неотрицательные значения. Иначе говоря, количество товара никогда не может быть отрицательным. Это можно сделать, указав для поля Units On Hand следующее правило проверки:

 >=0

ПРОЦЕДУРА: ввод правила проверки для поля или записи

  1. В области навигации дважды щелкните нужную таблицу. Она откроется в режиме таблицы.

  2. Чтобы ввести правило проверки для поля, выберите нужное поле.

  3. На вкладке Поля в группе Проверка поля нажмите кнопку Проверка и выберите пункт Правило проверки поля или Правило проверки. В Access откроется построитель выражений.

  4. Начните вводить необходимые условия. Например, для условия на значение поля, требующего ввода неотрицательных значений, введите следующее выражение:

     >=0

    Не начинайте выражение со знака равенства (=).

Выражения правил проверки являются логическими, т. е. их результатом может быть только значение True или False. Если значение не равно True, Access не сохраняет вводимые данные и выводит сообщение об ошибке. Если в этом примере ввести в поле Units On Hand отрицательное значение, правило проверки выдаст результат False и значение будет отклонено. Если вы не ввели сообщение о проверке, как описано в следующем разделе, Access выведет собственное сообщение о том, что значение запрещено.

ПРОЦЕДУРА: ввод сообщения проверки правильности

Чтобы сделать базу данных более удобной в использовании, можно задать собственные сообщения проверки правильности. Эти сообщения будут использоваться вместо стандартных сообщений, выводимых приложением Access, когда данные не соответствуют условию. В сообщение можно включить сведения, помогающие пользователю ввести правильные данные, например "Значение в поле Units On Hand не может быть отрицательным".

  1. В области навигации дважды щелкните таблицу, которую нужно изменить.

    Таблица откроется в режиме таблицы.

  2. При создании сообщения для условия на значение поля выделите соответствующее поле.

  3. На вкладке Поля в группе Проверка полей нажмите кнопку Проверка и выберите пункт Сообщение проверки поля или Сообщение проверки записи.

  4. В диалоговом окне Введите сообщение о проверке введите сообщение, которое будет выводиться, если данные не соответствуют условию на значение, и нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Добавление правила проверки в элемент управления

Как и у полей таблицы и записей, у элементов управления есть свойство ValidationRule (Правило проверки), для которого можно создать выражение. Предположим, что используется форма ввода интервала дат для отчета и требуется, чтобы начальная дата была не раньше, чем 01.01.2017. В этом случае можно задать свойства ValidationRule и ValidationText (Сообщение об ошибке) для поля, в которое вводится начальная дата:

Свойство

Значение

Условие на значение

>=#01.01.2017#

Сообщение об ошибке

Невозможно ввести дату ранее 01.01.2017.

При попытке ввести дату раньше 01.01.2017 будет выведено сообщение с текстом, указанным в свойстве ValidationText. Если поле свойства ValidationText пусто, будет выведено стандартное сообщение. После нажатия кнопки ОК фокус ввода вернется в текстовое поле.

Если условие на значение задается для поля таблицы, оно будет действовать при любом изменении значения этого поля в базе данных. Напротив, если условие на значение задается для элемента управления в форме, оно будет действовать только при использовании этой формы. Чтобы задать разные условия на значение для разных пользователей, иногда имеет смысл создать эти условия отдельно для полей таблицы и элементов управления в форме.

ПРОЦЕДУРА

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму или отчет, которые необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор или Режим макета.

  2. Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления, который требуется изменить, и выберите пункт Свойства, чтобы отобразить окно свойств.

  3. На вкладке Все выберите ячейку свойства Validation Rule (Правило проверки).

  4. Введите выражение или нажмите кнопку Построить  Изображение кнопки в ячейке свойства, чтобы создать выражение с помощью построителя выражений.

    Не начинайте выражение с оператора =.

  5. Чтобы настроить сообщение, которое появится при вводе значения, не соответствующего условию, укажите нужный текст в ячейке свойства Сообщение об ошибке.

К началу страницы

Группировка и сортировка данных в отчетах

Область Группировка, сортировка и итоги служит для задания уровней группировки и порядков сортировки данных в отчете. Как правило, группировка и сортировка выполняются по полю, выбранному в списке, но если требуется выполнить группировку или сортировку по вычисляемому значению, можно указать выражение.

Группировка — это процедура суммирования столбцов с одинаковыми значениями. Например, пусть в базе данных хранятся сведения о продажах для офисов в разных городах, а один из отчетов этой базы данных называется "Продажи по городам". Запрос, который обеспечивает данные для этого отчета, группирует их по названию города. Такого рода группировка облегчает восприятие и понимание информации.

Напротив, сортировка представляет собой процесс наложения порядка сортировка на строки (записи) в результатах запроса. Например, можно отсортировать записи по значению первичного ключа (или по другому набору значений в другом поле) по возрастанию или по убыванию либо отсортировать записи по одному или нескольким символам в указанном порядке, например по алфавиту.

ПРОЦЕДУРА: добавление группировки и сортировки в отчет

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Режим макета или Конструктор.

  2. На вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги нажмите кнопку Группировка. Ниже отчета появится область Группировка, сортировка и итоги.

  3. Чтобы добавить к отчету уровень группировки, нажмите Добавить группировку.

  4. Чтобы добавить к отчету порядок сортировки, нажмите Добавить сортировку.

    В области появится новый уровень группировки или порядок сортировки, а также список полей с данными для этого отчета. На приведенном ниже рисунке показан типичный новый уровень группировки (по полю "Категория") и порядок сортировки (по полю "Производитель"), а также список доступных полей для группировки и сортировки.

    Выбор параметра выражения в области "Группировка, сортировка и итоги".

  5. Ниже списка доступных полей нажмите выражение, чтобы открыть построитель выражений.

  6. Введите нужное выражение в поле выражения (верхнее поле) построителя выражений. Обязательно начните выражение с оператора равенства (=).

ПРОЦЕДУРА: добавление выражения в существующую группировку или сортировку

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Режим макета или Конструктор.

  2. Выберите уровень группировки или порядок сортировки, который требуется изменить.

  3. Щелкните стрелку вниз рядом с пунктом Группировка (уровни группировки) или Сортировка (порядок сортировки). Появится список доступных полей

  4. В нижней части этого списка нажмите выражение, чтобы открыть построитель выражений.

  5. Введите выражение в поле выражения (верхнем поле) построителя выражений. Убедитесь, что выражение начинается с оператора равенства (=).

К началу страницы

Управление запуском макрокоманд

В некоторых случаях выполнять макрокоманду или набор макрокоманд в макросе нужно только в том случае, если выполнено определенное условие. Предположим, необходимо, чтобы макрокоманда выполнялась только в том случае, если значение в поле не меньше 10. Для этого в блоке Если макроса можно задать соответствующее условие с помощью выражения.

Например, пусть поле называется Items, тогда выражение для условия будет выглядеть следующим образом:

[Items]>=10

Выражение в блоке "Если" макроса.

ПРОЦЕДУРА

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши макрос, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.

  2. Перейдите к блоку Если, который требуется изменить, или добавьте блок Если из области "Каталог макрокоманд".

  3. Щелкните верхнюю строку блока Если.

  4. Введите условное выражение в поле или нажмите кнопку Построить  Изображение кнопки рядом с ячейкой выражения, чтобы открыть построитель выражений.

Можно ввести только логическое выражение, которое принимает значения Trueили False. Макрокоманды внутри блока Если будут выполняться только в том случае, если условие примет значение True.

К началу страницы

См. также

Работа с построителем выражений

Введение в использование выражений

Руководство по синтаксису выражений

Примеры выражений

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×