Создание выражений

Чтобы создать выражение в базах данных Access, выберите объект или свойство, в котором хотите его использовать, а затем нажмите клавиши CTRL+F2. Откроется построитель выражений, в котором есть множество частично готовых выражений для экономии времени и встроенная справка, упрощающая работу. Выражения можно применять для различных действий с данными, например для определения количества дней с момента отправки заказа или объединения полей "Имя" и "Фамилия" в поле "ПолноеИмя". Если вы привыкли к Excel, можете считать, что выражения — это то же самое, что и формулы.

Некоторые выражения по-разному работают в веб-приложениях Access и в базах данных на компьютере. Эта статья относится и к веб-приложениям, и к базам данных, если нет особых примечаний. Дополнительные сведения о веб-приложениях Access см. в статье Создание веб-приложений Access.

Из этой статьи вы узнаете, как использовать и создавать выражения.

В этой статье

Общие сведения о выражениях

Использование построителя выражений

Вычисление значений элементов управления в формах и отчетах

Использование выражений в условиях запросов

Создание вычисляемого поля в запросе

Создание вычисляемого поля в таблице

Добавление правила проверки в поле таблицы или запись

Добавление правила проверки в элемент управления

Задание значений по умолчанию для поля таблицы

Задание значений по умолчанию для элементов управления

Управление запуском макрокоманд

Группировка и сортировка данных в отчетах

Общие сведения о выражениях

Помните уравнения на уроках математики? Примерно такие: пусть x2+z = (2y-1)/7, найдите x? Возможно, вы также помните, что на уравнениях основаны все современные инженерные расчеты — если мы хотим создать что-то прочное, то мы ищем с помощью уравнений ответы на такие вопросы, как "насколько толстыми нужно сделать болты на лестнице?". Выражения нужны для этого же, но вместо x, y и z здесь используются такие переменные, как [Цена], [Скидка] и [Количество]. Кроме того, выражения бывают не только математическими — с их помощью можно выполнять разные операции с текстом.

Что можно делать с помощью выражений

Вот всего лишь несколько распространенных примеров того, что можно сделать с помощью выражений:

  • вычисление возраста;

  • объединение имени и фамилии;

  • добавление к записи даты и времени ее изменения;

  • определение шаблона, которому должны соответствовать вводимые данные;

  • обрезка символов по обеим сторонам строки текста.

Технический обзор

Примечание :  Этот раздел необязательно читать, чтобы научиться создавать выражения, но он поможет лучше понять, как они работают. Кроме того, здесь используются технические термины, которые позволят вам найти информацию по теме на специализированных сайтах, таких как MSDN.

Выражение — это сочетание некоторых или всех из следующих компонентов: встроенных или пользовательских функций, идентификаторов, операторов и констант. Результатом вычисления выражения является одно значение.

Компоненты выражения.

Например, следующее выражение содержит все четыре указанных компонента:

=Sum([Закупочная цена])*0,08

В этом примере Sum() — это встроенная функция, [Закупочная цена] — идентификатор, * — математический оператор, а 0,08 — константа. Это выражение можно использовать в поле в нижнем колонтитуле формы или отчета для вычисления налога с продаж для группы товаров.

Выражения могут быть значительно более сложными или, наоборот, более простыми, чем в этом примере. Так, следующее логическое выражение (выражение, результатом вычисления которого является значение True или False) состоит только из оператора и константы:

>0

Это выражение возвращает значение True при сравнении с числом больше нуля и значение False при сравнении с нулем или числом меньше нуля. Его можно использовать в свойстве Условие на значение элемента управления или поля таблицы, чтобы обеспечить ввод только положительных значений.

В Access выражения используются для выполнения расчетов, обработки символов и проверки данных. У таблиц, запросов, форм, отчетов и макросов есть свойства, поддерживающие выражения. Например, вы можете применять выражения в свойствах Данные и Значение по умолчанию элемента управления. Кроме того, при написании кода модуля или процедуры обработки события на языке VBA часто используются выражения, аналогичные применяемым в объектах Access, например в таблицах или запросах.

К началу страницы

Использование построителя выражений

Построитель выражений имеет следующие преимущества:

  • Он позволяет легко находить и вставлять функции, операторы, константы и идентификаторы (имена полей, таблиц, форм и запросов), экономя время и уменьшая число ошибок.

  • Построитель выражений предлагает только те части выражений, которые соответствуют контексту.

  • Вы можете использовать разнообразные готовые выражения, например номера страниц, текущую дату или текущие дату и время.

  • Благодаря поддержке IntelliSense вам не придется помнить, какие аргументы нужны.

  • Справка всегда под рукой — достаточно щелкнуть ссылку в подсказке.

Запуск построителя выражений

Построитель выражений можно запустить с помощью сочетания клавиш CTRL+F2. В первый раз при этом откроется диалоговое окно Построитель — просто дважды щелкните в нем Построитель выражений.

См. более подробные сведения об использовании построителя выражений.

Максимальное число уровней вложенности в веб-базах данных — 65.

Выражения с более чем 65 уровнями вложенности не будут работать в браузере, поэтому их не следует использовать в веб-базах данных Access. Вы не увидите сообщение об ошибке — выражение просто не будет работать.

Важно : При использовании операторов &, AND и OR на сервере могут создаваться дополнительные уровни вложенности, которые не отражаются в клиенте Access. Например, выражение "a" & "b" & "c" не является вложенным в построителе выражений, но в SharePoint оно преобразуется в concatenate.Db("a", concatenate.Db("b", "c") ). При этом создается один уровень вложенности. Использование большого числа последовательных операторов &, AND и OR в одном выражении может привести к превышению ограничения в 65 уровней вложенности, и выражение не будет работать в браузере.

К началу страницы

Вычисление значений элементов управления в формах и отчетах

При использовании выражения в качестве источника данных элемента управления создается вычисляемый элемент управления. Предположим, например, что имеется отчет, в котором отображаются товары на складе, и необходимо создать в нижнем колонтитуле итог для суммирования данных по всем строкам отчета.

Итог в отчете.

Чтобы вычислить итог, поместите элемент управления "поле" в нижний колонтитул отчета и настройте для свойства ControlSource этого поля следующее выражение:

=Sum([ поле_таблицы ])

В данном случае поле_таблицы — это имя поля, содержащего значения промежуточных итогов. Оно может находиться в таблице или запросе. Функция Sum вычисляет итог для всех значений в поле_таблицы.

Ниже показано, как ввести выражение в элемент управления "поле".

Ввод выражения в элемент управления "поле"

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму, которую необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Режим макета или Конструктор.

  2. Выделите элемент управления, в который необходимо ввести выражение.

  3. Если окно свойств не отображается, нажмите клавишу F4.

  4. Чтобы создать выражение вручную, на вкладке Данные страницы свойств выберите свойство ControlSource поля, а затем введите выражение, предварив его оператором равенства (=). Например, для вычисления итога, как показано выше, введите =Sum([поле_таблицы]). Убедитесь в том, что элемент поле_таблицы заменен действительным именем поля.

  5. Чтобы создать выражение с помощью построителя выражений, нажмите кнопку Построить Изображение кнопки в ячейке свойства.

    После ввода выражения окно свойств будет выглядеть так:

    Пример выражения в свойстве "Данные" поля.

К началу страницы

Использование выражений в условиях запросов

Использование условий в запросе, чтобы ограничить количество результатов запроса. Введите условия в выражении и Access возвращает только строки, которые соответствуют выражение. Чтобы просмотреть исчерпывающую примеры, читайте в статье Примеры условий запроса.

Предположим, вы хотите просмотреть все заказы с датой отгрузки в течение первых трех месяцев 2010 года. Чтобы задать условие, введите следующее выражение в ячейку Условия столбца "Дата/время" в запросе. В нашем примере используется столбец "Дата/время" с именем ДатаИсполнения. Чтобы определить диапазон дат, введите следующее условие:

Between #01.01.2010# And #31.03.2010#

Столбец ДатаИсполнения будет выглядеть подобным образом:

Выражение в строке "Условие отбора" в бланке запроса.

Для каждой записи в таблице заказов, для которой значение в столбце "ДатаИсполнения" попадает в указанный интервал дат, будет создана запись в выходных данных запроса. Обратите внимание, что в выражении даты заключаются в знаки решетки (#). Значение между знаками решетки трактуется в Access как значение с типом данных "Дата/время". Это означает, что с такими значениями могут производиться соответствующие вычисления, например вычитание одной даты из другой.

Ввод условий отбора в бланке запроса

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши запрос, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.

  2. Выберите ячейку Условия в столбце, для которого необходимо создать условие отбора.

  3. Чтобы создать выражение вручную, введите выражение условия.

    Примечание : Не начинайте выражение с оператора =.

  4. Чтобы использовать построитель выражений, на вкладке Конструктор в группе Настройка запроса нажмите кнопку Построитель Изображение кнопки .

    Если для редактирования выражения вам требуется больше места, установите курсор в ячейку Условие отбора, а затем нажмите сочетание клавиш SHIFT+F2, чтобы открыть окно Область ввода:

    Выражение в диалоговом окне "Область ввода".

К началу страницы

Создание вычисляемого поля в запросе

Предположим, вы создаете запрос и хотите показать результаты расчета, в котором используются другие поля запроса. Чтобы создать вычисляемое поле, нужно ввести выражение в пустую ячейку в строке Поле запроса. Допустим, в вашем запросе есть поля Количество и Цена. Их значения требуется перемножить, чтобы получить вычисляемое поле Сумма. Для этого в строке Поле запроса введите следующее выражение:

Сумма: [Количество] * [Цена]

Поскольку выражение начинается с текста Сумма:, новый столбец получит имя Сумма. Это имя часто называется "псевдоним". Если псевдоним не указан, он будет создан автоматически, например такой: Expr1.

Использование выражения при создании вычисляемого поля в запросе.

При выполнении запроса в Access выполняется расчет каждой строки, как показано ниже:

Вычисляемое поле, показанное в режиме таблицы.

Создание вычисляемого поля в режиме конструктора запроса

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши запрос, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.

  2. Выберите ячейку Поле в столбце, в котором необходимо создать вычисляемое поле.

  3. Чтобы создать выражение вручную, просто введите его.

    Примечание : Не начинайте выражение условия с оператора равенства (=). В начале выражения должно стоять понятное название, за которым следует двоеточие. Например, введите Стоимость:, чтобы задать название в выражении, которое создает вычисляемое поле с именем Стоимость. После двоеточия введите условие для выражения.

  4. Чтобы использовать построитель выражений, на вкладке Конструктор в группе Настройка запроса нажмите кнопку Построитель.

К началу страницы

Создание вычисляемого поля в таблице

В Access можно создать вычисляемое поле в таблице. Благодаря этому для выполнения расчетов не придется создавать отдельный запрос. Например, если у вас есть таблица, в которой перечислены количество, цена и налоговая ставка для каждой позиции заказа, вы можете добавить вычисляемое поле общей стоимости:

[Количество]*([ЦенаЕдиницы]+([ЦенаЕдиницы]*[НалоговаяСтавка]))

  • В таком вычисляемом поле нельзя использовать поля из других таблиц или запросов.

  • Результаты вычислений доступны только для чтения.

Чтобы создать вычисляемое поле, выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте таблицу, дважды щелкнув ее в области навигации.

  2. Прокрутите таблицу по горизонтали до крайнего правого столбца и нажмите в заголовке столбца кнопку Щелкните, чтобы добавить.

  3. В появившемся списке выберите пункт Вычисляемое поле и укажите тип данных результата.

    Откроется построитель выражений Access.

  4. Введите формулу вычисления, которую вы хотите использовать для этого поля, например:

    [Количество] * [ЦенаЕдиницы]

    Примечание : Выражения в вычисляемых полях не начинаются со знака равенства (=).

  5. Нажмите кнопку ОК.

    Приложение Access добавит вычисляемое поле и выделит его заголовок, чтобы можно было ввести имя поля.

  6. Введите имя вычисляемого поля и нажмите клавишу ВВОД.

К началу страницы

Добавление правила проверки в поле таблицы или запись

Выражения весьма полезны при проверке данных, которые вводятся в базу данных: они позволяют отсеять неподходящие сведения. В таблицах можно создавать правила проверки двух типов: для полей, которые не позволяют вводить в поля недопустимые данные, и для записей, которые не позволяют создавать записи, нарушающие правило. В обоих случаях используются выражения.

Пусть, например, в таблице "Склад" имеется поле "В наличии", и требуется задать условие, разрешающее пользователям вводить только неотрицательные значения. Иначе говоря, количество товара никогда не может быть отрицательным. Это можно сделать, указав для поля "В наличии" следующее условие на значение:

>=0

Ввод условия на значение

Чтобы ввести условие на значение поля или записи, выполните указанные ниже действия.

  1. В области навигации дважды щелкните таблицу, которую нужно изменить.

    Таблица откроется в режиме таблицы.

  2. При вводе условия на значение поля выделите поле, которое необходимо изменить.

  3. На вкладке Поля в группе Проверка полей нажмите кнопку Проверка и выберите пункт Условие на значение поля или Условие на значение записи.

    Откроется построитель выражений Access.

  4. Начните вводить необходимые условия. Например, для условия на значение поля, требующего ввода неотрицательных значений, введите следующее выражение:

    >=0

    Примечание : Нельзя начинать выражение со знака равенства (=).

Выражения правил проверки являются логическими, т. е. могут давать в результате только значение True или False. Если значение не равно True, Access не сохраняет вводимые данные и выводит сообщение об ошибке. Если в этом примере ввести в поле "В наличии" отрицательное значение, правило проверки выдаст False и значение будет отклонено. Если вы не ввели сообщение о проверке, как описано в следующем разделе, Access выведет собственное сообщение о том, что значение запрещено.

Ввод сообщения проверки правильности

Чтобы сделать базу данных более удобной в использовании, можно задать собственные сообщения проверки правильности. Эти сообщения будут использоваться вместо стандартных сообщений, выводимых приложением Access, когда данные не соответствуют условию. В сообщение можно включить сведения, помогающие пользователю ввести правильные данные, например "Значение в поле "В наличии" не может быть отрицательным". Чтобы создать сообщение проверки правильности, выполните указанные ниже действия.

  1. В области навигации дважды щелкните таблицу, которую нужно изменить.

    Таблица откроется в режиме таблицы.

  2. При создании сообщения для условия на значение поля выделите соответствующее поле.

  3. На вкладке Поля в группе Проверка полей нажмите кнопку Проверка и выберите пункт Сообщение проверки поля или Сообщение проверки записи.

  4. В диалоговом окне Введите сообщение о проверке введите сообщение, которое будет выводиться, если данные не соответствуют условию на значение, и нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Добавление правила проверки в элемент управления

Примечание : В веб-базах данных и веб-приложениях Access не поддерживаются правила проверки для элементов управления. Вместо этого следует использовать правила проверки для полей или записей, описанные в предыдущем разделе.

Как и у полей таблицы и записей, у элементов управления есть свойство Условие на значение, для которого можно создать выражение. Предположим, например, что используется форма ввода интервала дат для отчета и требуется, чтобы начальная дата была не раньше, чем 01.01.2010. В этом случае можно задать свойства Условие на значение и ValidationText для поля, в которое вводится начальная дата:

Свойство

Значение

Условие на значение

>=#01.01.2010#

Сообщение об ошибке

Нельзя ввести дату ранее 01.01.2010.

При попытке ввести дату раньше 01.01.2010 будет выведено сообщение с текстом, указанным в свойстве ValidationText. Если поле свойства ValidationText пусто, будет выведено стандартное сообщение. После нажатия кнопки ОК фокус ввода вернется в текстовое поле.

Совет : Если условие на значение задается для поля таблицы, оно будет действовать при любом изменении значения этого поля в базе данных. Напротив, если условие на значение задается для элемента управления в форме, оно будет действовать только при использовании этой формы. Чтобы задать разные условия на значение для разных пользователей, иногда имеет смысл создать эти условия отдельно для полей таблицы и элементов управления в форме.

Создание условия на значение для элемента управления

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму или отчет, которые необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор или Режим макета.

  2. Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления, который требуется изменить, и выберите в контекстном меню пункт Свойства.

    Будет отображено окно свойств элемента управления.

  3. На вкладке Все выберите ячейку свойства Условие на значение.

  4. Введите выражение или нажмите кнопку Построить Изображение кнопки в ячейке свойства, чтобы создать выражение с помощью построителя выражений.

    Примечание : Не начинайте выражение с оператора =.

  5. Чтобы настроить сообщение, которое появится при вводе значения, не соответствующего условию, укажите нужный текст в ячейке свойства Сообщение об ошибке.

К началу страницы

Задание значений по умолчанию для поля таблицы

С помощью выражения можно задать для поля таблицы значение по умолчанию, которое Access будет использовать для новых записей, если не предоставлено другое значение. Допустим, вы хотите автоматически вставлять дату и время в поле "Дата_заказа" при добавлении новой записи. Для этого можно использовать следующее выражение:

Now()

Задание значения по умолчанию для поля таблицы

  1. В области навигации дважды щелкните таблицу, которую нужно изменить.

    Таблица откроется в режиме таблицы.

  2. Выберите поле, которое требуется изменить.

  3. На вкладке Поля в группе Свойства нажмите кнопку Значение по умолчанию.

    Откроется диалоговое окно построителя выражений Access.

  4. Введите выражение, начинающееся со знака равенства (=).

Примечание : При связывании элемента управления с полем таблицы действует следующее правило: если для элемента управления и для поля заданы значения по умолчанию, значение по умолчанию элемента управления имеет приоритет.

К началу страницы

Задание значений по умолчанию для элементов управления

Другим объектом, где часто применяются выражения, является свойство Значение по умолчанию элемента управления. Свойство Значение по умолчанию элемента управления аналогично свойству Значение по умолчанию поля в таблице. Например, чтобы использовать текущую дату в качестве значения по умолчанию для текстового поля, вы можете указать следующее выражение:

Date()

В этом выражении используется функция Date, которая возвращает текущую дату, но не время. Если текстовое поле привязано к полю таблицы, которое имеет значение по умолчанию, то значение по умолчанию элемента управления будет иметь приоритет перед значением по умолчанию поля таблицы. Часто имеет смысл настроить свойство Значение по умолчанию для поля таблицы. Если в этом случае к одному и полю таблицы привязано несколько элементов управления в разных формах, каждый из них будет иметь одно значение по умолчанию, и ввод данных во всех формах будет согласованным.

Задание значения по умолчанию для элемента управления

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму или отчет, которые необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор или Режим макета.

  2. Выделите элемент управления, который необходимо изменить.

  3. Если окно свойств не отображается, нажмите клавишу F4.

  4. На вкладке Все окна свойств перейдите к ячейке свойства Значение по умолчанию.

  5. Введите выражение или нажмите кнопку Построить Изображение кнопки в ячейке свойства, чтобы создать выражение с помощью построителя выражений.

К началу страницы

Управление запуском макрокоманд

В некоторых случаях выполнять макрокоманду или набор макрокоманд в макросе нужно только в том случае, если выполнено определенное условие. Предположим, необходимо, чтобы макрокоманда выполнялась только в том случае, если значение в поле не меньше 10. Для этого в блоке Если макроса можно задать соответствующее условие с помощью выражения.

Например, пусть поле называется "В наличии", тогда выражение для условия будет выглядеть следующим образом: [В наличии]>=10.

Выражение в блоке "Если" макроса.

Ввод выражения в блок "Если" макроса

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши макрос, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.

  2. Перейдите к блоку Если, который требуется изменить, или добавьте блок Если из области "Каталог макрокоманд".

  3. Щелкните верхнюю строку блока Если.

  4. Введите условное выражение в поле или нажмите кнопку Построить Изображение кнопки около ячейки выражения, чтобы открыть построитель выражений.

Примечание : Можно ввести только логическое выражение, которое принимает значения True или False. Макрокоманды внутри блока Если будут выполняться только в том случае, если условие примет значение True.

К началу страницы

Группировка и сортировка данных в отчетах

Область Группировка, сортировка и итоги служит для задания уровней группировки и порядков сортировки данных в отчете. Как правило, группировка и сортировка выполняются по полю, выбранному в списке, но если требуется выполнить группировку или сортировку по вычисляемому значению, можно указать выражение.

Группировка — это процедура суммирования столбцов с одинаковыми значениями. Например, пусть в базе данных хранятся сведения о продажах для офисов в разных городах, а один из отчетов этой базы данных называется "Продажи по городам". Запрос, который обеспечивает данные для этого отчета, группирует их по названию города. Такого рода группировка облегчает восприятие и понимание информации.

Напротив, сортировка представляет собой процесс наложения порядка сортировка на строки (записи) в результатах запроса. Например, можно отсортировать записи по значению первичного ключа (или по другому набору значений в другом поле) по возрастанию или по убыванию либо отсортировать записи по одному или нескольким символам в указанном порядке, например по алфавиту.

Добавление группировки и сортировки в отчет

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Режим макета или Конструктор.

  2. На вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги нажмите кнопку Группировка и сортировка.

    Ниже отчета появится область Группировка, сортировка и итоги.

  3. Чтобы добавить к отчету уровень группировки, нажмите Добавить группировку.

  4. Чтобы добавить к отчету порядок сортировки, нажмите Добавить сортировку.

    В области появится новый уровень группировки или порядок сортировки, а также список полей с данными для этого отчета. На приведенном ниже рисунке показан типичный новый уровень группировки (по полю "Категория") и порядок сортировки (по полю "Производитель"), а также список доступных полей для группировки и сортировки.

    Выбор параметра выражения в области "Группировка, сортировка и итоги".

  5. Ниже списка доступных полей нажмите выражение, чтобы открыть построитель выражений.

  6. Введите нужное выражение в поле выражения (верхнем поле) построителя выражений. Убедитесь, что выражение начинается с оператора равенства (=).

Добавление выражения в существующую группировку или сортировку

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Режим макета или Конструктор.

  2. Выберите уровень группировки или порядок сортировки, который требуется изменить.

  3. Щелкните стрелку вниз рядом с пунктом Группировка (уровни группировки) или Сортировка (порядок сортировки).

    Появится список доступных полей

  4. В нижней части этого списка нажмите выражение, чтобы открыть построитель выражений.

  5. Введите выражение в поле выражения (верхнем поле) построителя выражений. Убедитесь, что выражение начинается с оператора равенства (=).

К началу страницы

Примечания : 

  • Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

  • Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала. Вместе с другими участниками сообщества Майкрософт вы можете улучшить эту статью с помощью Community Translation Framework (CTF). Просто наведите указатель мыши на предложение в статье и выберите команду "УЛУЧШИТЬ ПЕРЕВОД" в мини-приложении CTF. Для получения дополнительных сведений о CTF щелкните здесь. Используя CTF, вы соглашаетесь с нашими условиями предоставления услуг.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×