Совместное использование данных Диспетчера контактов с другими пользователями

Диспетчер контактов для Outlook 2010 позволяет сотрудникам совместно использовать важные бизнес-данные. Записи бизнес-партнеров, бизнес-контактов, возможных сделок и бизнес-проектов хранятся в базе данных Диспетчера контактов. Создатель этой базы данных также является ее владельцем и может предоставлять к ней доступ другим пользователям.

Примечание :  Для повышения безопасности все данные, передаваемые между общей и локальной базами данных, шифруются.

В данной статье описано, как предоставить и отменить общий доступ к базе данных Диспетчера контактов для Outlook.

В этой статье

Управление доступом к базе данных Диспетчера контактов

Управление доступом к базе данных Диспетчера контактов

Владелец базы данных может разрешить общий доступ к ней и предоставить доступ определенным сотрудникам, которые уже являются пользователями этого компьютера или входят в этот же домен. Он также может изменять пользователей, у которых есть доступ к базе данных.

Примечание :  Компьютеры пользователей могут быть членами одной и той же рабочей группы. Для совместного доступа к базе данных домен не требуется.

Пользователи, у которых есть доступ к базе данных, могут обновлять записи, создавать их и перемещать их в папку Удаленные. Окончательно удалять записи они не могут.

Совет :  Если пользователю, у которого нет доступа к сети, нужен доступ к файлам, перечисленным в журналах обращений записей в общей базе данных, не связывайте эти файлы с журналом обращений, а вложите их в раздел Комментарии. Следует помнить, что вложенные файлы увеличивают размер базы данных, который не может превышать 4 ГБ.

Владелец базы данных может:

  • Предоставлять или не предоставлять доступ к своей базе данных.

  • Предоставлять доступ к базе данных отдельным пользователям или отказывать им в доступе.

  • Изменять пользователей, у которых есть доступ к базе данных.

  • Удалять базу данных.

  • Создавать резервные копии базы данных.

  • Восстанавливать базу данных из ее резервной копии.

  • Удалять записи без возможности восстановления путем очистки папки Удаленные.

    Примечание :  Запись, которая еще находится в папке Удаленные, может восстановить любой пользователь.

  • Проверять базу данных на наличие ошибок и устранять их.

Если вы администратор компьютера, вы можете:

  • Добавлять новых пользователей компьютера.

  • Получать доступ к любой общей базе данных на этом компьютере, в том числе к базам данным, созданным другими пользователями.

К началу страницы

Предоставление общего доступа к базе данных

Чтобы предоставить общий доступ к базе данных, выполните следующие шаги в мастере Управление общим доступом:

Важно :  Подключиться к общей базе данных можно только с компьютера, на котором работает Диспетчер контактов для Outlook 2010.

Шаг 1. Включите общий доступ к данным

Примечание :  Если компьютер работает под управлением операционной системы Microsoft Windows XP Home, базу данных нельзя использовать совместно с другими пользователями.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Откройте вкладку Диспетчер контактов и нажмите кнопку Управление общим доступом.

  3. В мастере Управление общим доступом на странице Предоставление или отмена общего доступа к бизнес-данным выберите параметр Разрешить общий доступ к моим данным.

  4. Чтобы разрешить доступ к базе данных коллегам, работающим на других компьютерах, установите флажок пользователям, входящим в мою локальную сеть.

    Мастер "Управление общим доступом", страница "Предоставление или отмена общего доступа к бизнес-данным", выбран параметр "Разрешить общий доступ к моим данным".

  5. Нажмите кнопку Далее.

К началу страницы

Шаг 2. Решите, следует ли изменять параметры связывания и отслеживания электронной почты

Решение о предоставлении общего доступа к базе данных, в которой выполняется связывание и отслеживание сообщений электронной почты, следует принимать с учетом соображений безопасности и конфиденциальности. Если базу данных используете только вы и общий доступ предоставляется, чтобы вы могли подключаться к ней с другого компьютера, тогда риска меньше. Если же вы предоставляете доступ к базе данных нескольким пользователям, они смогут получать доступ ко всей информации в ней.

Доступ к базе данных предоставляется только одному пользователю с нескольких компьютеров

Если вы являетесь единственным пользователем базы данных, требования к безопасности минимальны (например, нужно хранить пароль в надежном месте). Вы можете включать связывание и отслеживание сообщений для любых адресов электронной почты, так как никто другой не видет эти сообщения.

Примечание :  Чтобы автономно использовать копию своей базы данных Диспетчера контактов, например на портативном компьютере, необходимо открыть к ней общий доступ. Дополнительные сведения об автономной работе см. в статье Автономная работа с помощью Диспетчера контактов.

База данных с несколькими пользователями

При совместном использовании базы данных Диспетчера контактов с другими пользователями есть несколько вариантов управления параметрами связывания и отслеживания электронной почты.

  • Изменение параметров перед предоставлением общего доступа к базе данных.    Если записи в базе данных уже связаны с сообщениями электронной почты, можно изменить параметры связывания и отслеживания, чтобы включить только те сообщения электронной почты, которые следует отображать для других пользователей. Также из каждой отдельной записи можно удалить все сообщения, которые не должны видеть другие пользователи. Каждый пользователь базы данных будет видеть все сообщения электронной почты, связанные с ней.

  • Сохранение параметров.    В этом случае все пользователи с доступом к базе данных смогут просматривать автоматически связанные сообщения.

  • Сброс параметров.    В этом случае новые сообщения связываться не будут, но сообщения, связанные до сброса параметров, будут доступны всем пользователям, получившим доступ к базе данных.

Примечание :  В любом из этих вариантов перед предоставлением общего доступа к базе данных можно удалить любые сообщения электронной почты и элементы журнала обращений, которые не должны видеть коллеги. Дополнительные сведения об удалении элементов журнала обращений см. в статье Отслеживание общения с клиентами в Диспетчере контактов.

Изменение параметров связывания и отслеживания электронной почты
Чтобы изменить параметры связывания и отслеживания электронной почты, нажмите кнопку Отмена для закрытия мастера Управление общим доступом, а затем откройте диалоговое окно Управление связыванием и отслеживанием. Дополнительные сведения о связывании и отслеживании электронной почты и изменении параметров см. в статье Связывание и отслеживание сообщений электронной почты в Диспетчере контактов.

Сохранение или очистка параметров связывания и отслеживания электронной почты

Мастер "Управление общим доступом", страница "Параметры связывания и отслеживания электронной почты", выбран параметр "Сохранить текущие параметры связывания и отслеживания электронной почты".

  1. В мастере Управление общим доступом на странице Параметры связывания и отслеживания электронной почты выполните одно из следующих действий:

    • Установите флажок Сохранить текущие параметры связывания и отслеживания электронной почты, если вы не хотите вносить изменения в параметры перед предоставлением общего доступа к базе данных.

    • Снимите флажок Сохранить текущие параметры связывания и отслеживания электронной почты, если больше вы не хотите использовать эти параметры.

      Важно :  При совместной работе с базой данных все пользователи, имеющие доступ к ней, получают доступ ко всей содержащейся в ней информации. Если настроено автоматическое связывание и отслеживание сообщений электронной почты, все существующие и будущие сообщения и другие элементы журнала обращений, связанные с бизнес-партнерами и бизнес-контактами, доступны всем пользователям, имеющим доступ к базе данных. Если вы не хотите предоставлять доступ к каким-либо существующим сообщениям электронной почты или элементам журнала обращений, удалите их перед предоставлением общего доступа к базе данных. Дополнительные сведения об удалении элементов журнала обращений см. в статье Отслеживание общения с клиентами в Диспетчере контактов.

  2. Нажмите кнопку Далее.

К началу страницы

Шаг 3. Выберите пользователей для базы данных

Необходимо выбрать пользователей, которым вы хотите предоставить доступ к базе данных. Вы можете предоставить доступ тем пользователям, у которых уже есть доступ к компьютеру, или новым пользователям.

Важно :  Подключиться к общей базе данных можно только с компьютера, на котором работает Диспетчер контактов для Outlook 2010.

Добавление пользователей, у которых уже есть доступ к компьютеру
  • В мастере Управление общим доступом на странице Выбор пользователей установите флажки рядом с именами пользователей, которым вы хотите предоставить доступ к базе данных, а затем нажмите кнопку Далее.

Добавление пользователя, не указанного на странице "Выбор пользователей"

Примечание :  Доступ к базе данных может предоставлять только ее владелец.

  1. На странице Выбор пользователей нажмите кнопку Добавить нового пользователя.

  2. В диалоговом окне Добавить пользователя выполните одно из следующих действий:

    • Если компьютер входит в рабочую группу    

      1. В поле Временный пароль введите пароль, который раньше не использовался пользователем.
        Временный пароль может использоваться только раз. При первом обращении к базе данных Диспетчера контактов пользователь вводит временный пароль, а затем текущий сетевой или локальный пароль. После этого пользователь может получать доступ и к сети, и к базе данных с помощью сетевого пароля.

        Примечание : Временный пароль необходимо ввести для каждого пользователя. Все используемые пароли — временные и постоянные — должны соответствовать стандартам безопасности, принятым в локальной сети. Пароль не может быть пустым.

      2. В поле Подтверждение пароля еще раз введите временный пароль.

      3. Установите флажок Разрешить пользователю вход в систему на этом компьютере, чтобы предоставить новому пользователю разрешение на вход в систему компьютера и выход из нее, а также на доступ к другим файлам на компьютере, включая базу данных.

    • Если компьютер входит в домен    

      1. Введите имя домена, к которому принадлежит пользователь.

      2. В поле Имя пользователя введите имя пользователя, которому нужно предоставить доступ к компьютеру. Это должно быть то же самое имя (или идентификатор входа), которое вводится пользователем при входе в сеть.
        -Или-
        Нажмите кнопку Обзор, чтобы найти имя пользователя и домен.

  3. Нажмите кнопку Далее.

    Совет :  Записи можно назначать коллегам, у которых есть доступ к общей базе данных. Например, чтобы назначить партнера коллеге, у которого есть доступ к базе данных, выберите имя этого коллеги в списке Назначено на странице Общие в записи партнера.

К началу страницы

Шаг 4. Убедитесь, что параметры компьютера разрешают доступ других пользователей к базе данных

Чтобы использовать локальную базу данных совместно с другими пользователями, возможно, нужно будет настроить параметры компьютера, чтобы разрешить к нему доступ. Рекомендуем разрешить Диспетчеру контактов для Outlook изменять эти параметры, но можно также снять флажки для всех параметров, которые не следует изменять.

Примечания : 

  • Страница Проверка параметров компьютера, относящихся к общему доступу к базам данных отобразится только при условии, что на первом шаге мастера Управление общим доступом вы установили флажок пользователям, входящим в мою локальную сеть.

  • Разрешить внесение этих изменений или вносить их может только пользователь, который вошел в систему как администратор. Если вы не являетесь администратором, попросите его войти на компьютер и внести изменения за вас.

  1. Чтобы просмотреть список всех параметров, которые изменит Диспетчер контактов для Outlook, на странице Проверка параметров компьютера, относящихся к общему доступу к базам данных мастера Управление общим доступом установите флажок Просмотреть подлежащие изменению параметры.

  2. Нажмите кнопку Далее.

  3. В разделе Параметры, которые требуется изменить просмотрите список параметров в поле Параметры.

  4. Выберите имя элемента, чтобы увидеть дополнительные сведения рядом с полем Параметры. Если вы не хотите вносить рекомендуемое изменение, снимите флажок рядом с параметром.

  5. Когда все будет готово, нажмите кнопку Далее.

К началу страницы

Шаг 5. Подтвердите предоставление доступа к базе данных

  1. В мастере Управление общим доступом на странице Предоставление доступа к базе данных в разделе Доступ к базе данных предоставлен пользователям просмотрите список пользователей, которым будет предоставлен доступ к базе данных после завершения работы мастера.

  2. Можно выполнить следующие действия:

    • Чтобы вернуться назад и внести изменения, например добавить или удалить пользователей, нажмите кнопку Назад.

    • Чтобы разрешить доступ к базе данных всем пользователям в списке, нажмите кнопку Готово.

    • Если вы не хотите предоставлять общий доступ к базе данных, нажмите кнопку Отмена.

К началу страницы

Шаг 6. Сообщите всем пользователям имя компьютера и базы данных

Как узнать имя компьютера и базы данных?    

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Откройте вкладку Диспетчер контактов.

  3. В разделе Управление базами данных возле надписи Имя базы данных отображаются имена компьютера и базы данных (имя_компьютера\имя_базы данных).

  4. Пользователям также понадобится информация о подключении к общей базе данных.

К началу страницы

Добавление и удаление доступа пользователя к базе данных

Если база данных уже является общей, вы можете предоставлять или запрещать доступ к ней определенным пользователям.

Совет :  Записи можно назначать коллегам, у которых есть доступ к общей базе данных. Например, чтобы назначить партнера коллеге, у которого есть доступ к базе данных, выберите имя этого коллеги в списке Назначено на странице Общие в записи партнера.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Откройте вкладку Диспетчер контактов и нажмите кнопку Управление общим доступом.

  3. В мастере Управление общим доступом на странице Общий доступ к базе данных Диспетчера контактов для Outlook нажмите кнопку Далее.
    В поле Пользователи, имеющие доступ к данному компьютеру перечислены все пользователи, которые имеют доступ к общей базе данных.

    Примечание :  По умолчанию в этот список входят администраторы компьютера, но не администраторы домена, если только вы не добавили их отдельно. Любой администратор может получать доступ ко всем данным, даже если его учетной записи нет в списке. Сведения об администраторах см. в статье Определение того, является ли пользователь администратором в Диспетчере контактов.

  4. Выполните действия, описанные ниже.

    • Установите флажки рядом с именами пользователей, которым вы хотите предоставить общий доступ к базе данных.

    • Снимите флажки рядом с именами пользователей, для которых нужно отменить доступ.

    • Чтобы добавить пользователя, отсутствующего в списке на странице, нажмите кнопку Добавить нового пользователя и следуйте инструкциям, которые приведены в разделе Добавление пользователя, не указанного на странице "Выбор пользователей"
      .

      Примечание :  Добавлять новых пользователей в этот список может только владелец базы данных.

  5. Нажмите кнопку Далее и завершите работу мастера.

  6. Сообщите всем пользователям имя компьютера и базы данных.

К началу страницы

Прекращение общего доступа к базе данных

Примечание :  Если отменить общий доступ к базе данных для коллег, которым назначены записи, поле Назначено этих записей будет пустым.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Откройте вкладку Диспетчер контактов и нажмите кнопку Управление общим доступом.

  3. В мастере Управление общим доступом на странице Общий доступ к базе данных Диспетчера контактов для Outlook щелкните Не разрешать общий доступ к моим данным.

    Мастер "Управление общим доступом", страница "Предоставление или отмена общего доступа к бизнес-данным", выбран параметр "Не разрешать общий доступ к моим данным".

  4. Нажмите кнопку Далее и завершите работу мастера.

К началу страницы

Поделиться Facebook Facebook Twitter Twitter Электронная почта Электронная почта

Были ли сведения полезными?

Отлично! Что-то еще?

Что мы могли бы улучшить?

Спасибо за ваш отзыв!

×