Советы по MyAnalytics корпорации Майкрософт

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Эти советы помогут вам лучше потратить на времени и не отвлекаться от того, что важно для работы. Советы по всем не для всех пользователей. Что можно и делать всегда зависит от вашей роли и организации, которым вы работаете.

Использование надстройки MyAnalytics для Outlook

Вы хотели бы знать, сколько людей прочитали или переслали ваше письмо, а также ответили на него? В этом вам поможет Надстройка MyAnalytics для Outlook.

Совет : Запустите Outlook и откройте отправленное или полученное письмо. Затем нажмите кнопку MyAnalytics в верхней части сообщения (прямо под строкой с получателями), чтобы посмотреть статистику.

Собрания

Уменьшить число собраний, сделать их короче или сосредоточиться на меньшем числе проблем? Ниже вы найдете несколько советов на случай, если хотите сэкономить время.

Рассылайте результаты, а не приглашения

На работу с электронной почтой не всегда нужно много времени. Иногда может быть полезно уменьшить число непосредственных участников мероприятия, но продолжать держать всех в курсе событий. Если у вас есть коллеги, от которых не потребуется никаких решений на встрече, после события вы можете разослать им резюме собрания, чтобы сообщить о его основных итогах.

Сократите собрания

Недавний опрос руководителей показал, что от 25 до 50 % времени на собраниях тратится впустую. В некоторых компаниях все участники собраний должны стоять. Хотя это решение подходит не для любых встреч, таким образом можно повысить эффективность мероприятия и сократить его время. Также вы можете сократить или объединить повторяющиеся собрания, особенно если на них планируется более 10 участников.

Пересмотрите отношение к повторяющимся собраниям

Главный секрет высокой продуктивности — порядок в календаре. Попробуйте отменить все повторяющиеся собрания на неделю вперед, а потом снова добавьте только те, которые действительно нужны. Как показывает практика, при командных действиях такая стратегия помогает снизить число встреч на 10–30 %.

Пересмотрите отношение к списку участников

Присутствие на серьезных собраниях и статусных совещаниях людей, которым "просто интересно", может отрицательно сказаться на сосредоточенности других участников. Сотрудникам с большим числом задач часто можно не посещать встречи. Может вместо этого лучше просто разослать потом резюме собрания?

Сведите на нет "деловой туризм"

"Деловыми туристами" называют людей, которые стараются посетить как можно больше собраний, чтобы просто быть в курсе событий. Успешность собрания зависит от активности и сосредоточенности всех его участников. Присутствие пассивных посетителей может отрицательно сказаться на эффективности мероприятия. Ваша задача как организатора собрания — избавиться от ненужных людей, чтобы остальные сотрудники не отвлекались и активно участвовали в обсуждениях.

Электронная почта

Чаще пользуйтесь телефоном, не нажимайте кнопку "Ответить всем" и отпишитесь от ненужных цепочек сообщений — вот основные советы на случай, если вы тратите слишком много времени на электронную переписку.

Удалите ненужных получателей

Перед нажатием кнопки "Отправить" проверьте список получателей и убедитесь, что каждый из них может внести вклад в обсуждение вопроса. Всегда думайте дважды перед тем, как выбрать команду Ответить всем. По умолчанию следует отвечать только отправителю. Нажимайте кнопку Ответить всем только тогда, когда ваше письмо будет важно для всех получателей. Некоторым из них может быть достаточно просто узнать об итогах обсуждения, а не читать все письма цепочки.

Отправляйте меньше электронных писем: используйте Skype или звоните по телефону

Людям, которые отправляют много электронных писем, будет полезно кое-что узнать: по результатам исследований, сокращение числа электронных писем на 54 % ведет к росту продуктивности всей компании на 7 %. Эти цифры подтверждаются, когда руководству приходится вынужденно отвечать на телефонные звонки. Решать рабочие вопросы по телефону часто бывает эффективнее, чем по электронной почте, поскольку разговор проходит в реальном времени. Хорошей альтернативой также может стать Skype.

Отпишитесь от групп, которые не просматриваете

Попробуйте удалиться из групп, без участия в которых сможете обойтись. Если вы часто удаляете письма или откладываете их на потом, но в итоге так и не читаете, лучше серьезней отнестись к порядку в папке "Входящие".

Относитесь к почтовым ящикам коллег бережно

Возможно, вы сможете реализовать в своей компании следующий подход к копиям получателей. Все очень просто. При ответе на письмо перемещайте всех получателей в поле для скрытых копий ("СК") и указывайте в сообщении: "добавляю Сергея, Светлану и Лилию в СК, чтобы не засорять их ящики". Это позволит вашим коллегам выбрать, хотят ли они получать сообщения цепочки, а также освободит их почтовые ящики от ненужных писем. Свидетели такого уважения ко времени людей смогут взять себе это на заметку. Подавайте пример другим.

Внеурочное время

Уважайте личное время коллег!

  • Сведите к минимуму письма с уведомлениями об обновлении статусов и периодическими дайджестами. Это позволит избежать в почтовом ящике беспорядка из-за ненужных сообщений.

  • Сохраняйте черновики или откладывайте отправку сообщений до начала обычного рабочего времени получателя. Поздно вечером и рано утром старайтесь отправлять письма только в крайнем случае.

  • Выключайте уведомления на своем телефоне и компьютере, когда пытаетесь сосредоточиться.

Как участник рабочей группы:

  • попробуйте освободить от собраний один день недели, например среду;

  • согласуйте с группой время на совместную работу;

  • уважайте время коллег;

  • будьте внимательны к числу собраний и приглашаемым сотрудникам.

Полезное рабочее время

Полезное рабочее время — это по крайней мере два часа подряд без собраний. Главная цель таких периодов — освободить достаточно времени на внимательную работу над документацией или другими важными задачами.

Заблокируйте полезное рабочее время в своем календаре

Ставьте полезное рабочее время превыше всего и больше его не переносите. Также уважайте полезное рабочее время своих коллег.  

Сократите число собраний

Чем меньше собраний, тем больше времени на целенаправленную работу над важными задачами и отдых.

Время, потраченное на развитие отношений, может хорошо сказаться на вашей продуктивности.

Небольшой отдых в рабочее время полезен не только для здоровья, но и для карьерных успехов. Развитие и расширение отношений бесценно для профессионального роста. Результаты исследований доказывают связь между успешностью торговли и широкими связями. Внутренние сети лучших торговых сотрудников на 33 % шире чем у тех, чьи результаты ниже средних. Таким образом, время, уделенное развитию отношений с коллегами, напрямую отражается на продуктивности работы.

Не забывайте про отдых

Всегда лучше не пить четвертую чашку кофе на рабочем месте вместо обеда, а пойти перекусить с коллегами. Ваш мозг отдохнет, а профессиональные отношения расширятся, что может напрямую сказаться на продуктивности вашей работы.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×