Советы по созданию списков рассылки

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Какой бы продуманной не была рассылка, она не будет эффективна, если не дойдет до целевой аудитории. При формировании списка рассылки можно ограничиться только именами и электронными адресами клиентов или можно включить более подробные сведения о каждом клиенте, чтобы объединить всех клиентов в группы, что может пригодиться.

Чем точнее выбрана целевая аудитория для почтовой рассылки, тем выше вероятность заинтересованности получателей в данном предложении и тем более успешна почтовая кампания. Выделите от трети до половины времени продолжительности почтовой кампании и бюджетных средств на улучшение качества списка рассылки целевой аудитории.

В этой статье:

Использование данных клиента

Создание списка рассылки

Совмещение списков из нескольких источников в одном списке

Уточнение списка получателей

Использование данных клиентов

После получения данных о клиентах или потенциальных клиентах очень полезно выделить общие атрибуты клиентов. Чем тщательнее удастся проанализировать собранные данные, тем точнее можно определить целевую аудиторию для рассылки.

Однако нужно убедиться, что все эти подробные данные действительно необходимо использовать при рассылке. Чем более подробные данные будут внесены в список рассылки, тем более трудоемким будет поддержание этого списка.

Например, личные данные можно использовать любым из следующих способов.

  • Печать почтовых наклеек     Создайте почтовые наклейки, вставив в них только имя и адрес получателя.

  • Рассылка клиентам на определенной территории     Проведите в списке рассылки отбор по городу или почтовому индексу для оповещения об акции только тех клиентов, которые живут на определенной территории.

  • Добавить персонализированные приветствия     Персонализация рассылки, включив первых или последних получателей имен в строки приветствия, разделяя имя в заголовок, имении фамилии поля данных.

  • Фокус на получателей определенного срока     Уведомление пользователей о продуктах или служб, которые будут подходящие для этих пользователей стадии жизненного цикла (например, планирование пенсионных в сравнении планирование пенсионных в своих fifties их twenties) путем сбора дат рождения ваших клиентов как от их создания год (например, «1945»).

    Если вы хотите предложить рекламную подарочных всем пользователям в текущий месяц рождения, можно объединить их дат рождения в виде месяц, день, год (например, «1 января 2000»).

  • Разделение по полу в отдельных рассылках     Оповещайте о поступлении в продажу новых товаров только мужчин или только женщин, указывая в почтовых рассылках пол (мужской или женский) клиента.

  • Используйте историю покупок     Рассылайте специальные извещения тем, кто недавно совершил крупные покупки, или информируйте клиентов при появлении новых моделей их любимых товаров. Для этого необходимо отслеживать историю покупок клиентов. Можно также извещать покупателей о появлении похожих товаров («Клиенты, купившие такой же товар, что и вы, также купили и такой-то товар»).

  • Отправляйте сообщения по электронной почте для сокращения почтовых расходов    Не тратьте средства на почтовые расходы, отправляя приглашения по электронной почте тем клиентам, которые сообщили свои электронные адреса. Сначала с помощью слияния и фильтрации можно разослать печатные приглашения клиентам, не имеющим адресов электронной почты. После этого с помощью слияния и фильтрации можно создать электронные приглашения для клиентов, имеющих адреса электронной почты.

К началу страницы

Создание списка рассылки

Список рассылки по сути представляет собой текстовый файл, состоящий из отдельных для каждого клиента записей с общей структурой. Такие списки обычно создаются в рабочих листах электронных таблиц или обычных таблиц, в которых каждому получателю соответствует определенная строка, разделенная на столбцы, которые содержат поля с персональными данными, как базовый список рассылки, приведенный ниже.

Простой список рассылки в диалоговом окне «Получатели слияния»

Сложный список рассылки может включать дополнительные поля данных, например любимые размеры и цвета товаров, историю покупок, дату рождения и пол покупателя.

Если список рассылки создается впервые, его можно сформировать, не выходя из приложения Microsoft Office Publisher.

Создание списка рассылки

  1. Откройте публикацию.

  2. В меню Сервис выберите пункт Почтовые сообщения и каталоги, а затем выберите команду Создать список адресов.

  3. Перед вводом сведений в список можно настроить поля, добавляя, удаляя, переименовывая или изменяя порядок полей, которые отображаются в диалоговом окне Новый список адресов.

    Инструкции

    1. Выберите Настройка столбцов, а затем выполните одно из следующих действий.

      • Чтобы добавить поле, нажмите кнопку Добавить. В диалоговом окне Добавление поля введите имя нового поля, а затем нажмите кнопку ОК.

      • Чтобы удалить поле, выберите его в группе Поля, нажмите кнопку Удалить, а затем нажмите кнопку Да.

      • Чтобы переименовать поле, выберите его в группе Поля, а затем нажмите кнопку Переименовать. В диалоговом окне Переименование поля введите новое имя в поле Новое, а затем нажмите кнопку ОК.

      • Чтобы изменить порядок полей, выберите поле, которое нужно переместить, а затем нажимайте кнопку Вверх или Вниз до тех пор, пока поле не займет нужное положение.

    2. Повторяйте эти шаги, пока изменение списка имен полей не будет завершено, а затем нажмите кнопку ОК.

  4. В диалоговом окне Новый список адресов введите сведения о первом получателе в соответствующих полях (Обращение, Имя, Фамилия и прочее).

  5. После того, как все сведения, относящиеся к первому получателю, введены, нажмите кнопку Создать запись или клавишу TAB.

  6. Повторяйте шаги 3 и 4, пока все нужные элементы не будут добавлены.

  7. Нажмите кнопку ОК.

  8. В диалоговом окне Сохранение списка адресов введите имя списка адресов в поле Имя файла.

    По умолчанию список адресов сохраняется в папке «Мои источники данных». Список адресов рекомендуется хранить в этой папке, потому что именно в ней Microsoft Publisher начинает поиск источников данных.

  9. Нажмите кнопку Сохранить.

К началу страницы

Объединение списков из нескольких источников

Если уже есть или приобретаются списки рассылки, приложение Publisher позволяет легко объединять и редактировать списки клиентов из различных источников данных, созданных в приложении Publisher. Можно выбрать наиболее подходящие источники данных, собирая список рассылки в приложении Publisher из любой комбинации других списков, созданных в следующих приложениях.

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook с Диспетчером контактов

  • Microsoft Office Access

Можно также использовать приобретенные списки, например, списки, созданные в Microsoft List Builder.

Определение списка для добавления

  1. В меню Сервис выберите команду Почтовые сообщения и каталоги, а затем щелкните Слияние для открытия области задач Слияние.

    Если публикация подключена к списку получателей, проверьте подключение, а затем выберите команду Изменить список в области задач Слияние. Если публикация не подключена к существующему списку получателей, выберите один из параметров в группе Создание списка получателей, щелкните Далее. Создание или выбор списка получателей, а затем выберите необходимый список.

  2. В диалоговом окне Получатели слияния в группе Добавить в список получателей выполните одно из следующих действий.

    • Щелкните Выбрать существующий список, выберите источник данных в диалоговом окне Выбор источника данных, а затем нажмите кнопку Открыть.

    • Нажмите кнопку выбрать из контактов Outlook (Если вы являетесь будет предложено выбрать профиль электронной почты, выберите профиль, который вы хотите), а затем нажмите кнопку ОК. Выберите папку или список рассылки в диалоговом окне Выбор контактов и нажмите кнопку ОК.

    • Выберите Ввести новый список, добавьте необходимые записи в диалоговом окне Новый список адресов, а затем нажмите кнопку ОК.

Устранение несоответствий при объединении списков

При добавлении одного списка рассылки в другой одно или несколько полей в списке добавлены возможно, отсутствуют совпадения в существующий список. К примеру список адресов, которую вы хотите добавить могут включать поле Название компании , но не может исходного списка.

Приложение Publisher предлагает исправить несоответствия полей в различных исходных списках путем открытия диалогового окна Добавление в список получателей.

  1. В диалоговом окне Добавление в список получателей выделите поле, которое не отмечено в столбце Сопоставлено, выберите поле, которому оно должно соответствовать в списке Поля списка получателей и сопоставленные им поля, а затем нажмите кнопку Сопоставить.

  2. В диалоговом окне Подбор полей убедитесь, что выбранное поле есть в списке Поле списка получателей, либо выберите другое поле и нажмите кнопку ОК.

  3. Если необходимо добавить в список получателей новое поле для обеспечения соответствия списков, выберите поле, которое нужно добавить, в новом списке (левый список в диалоговом окне Добавление в список получателей), выберите команду Добавить, а затем нажмите кнопку ОК. Добавленные поля отображаются в группе Новые поля будут добавлены в список получателей.

    Совет : Чтобы удалить добавленное поле, выберите его в поле Новые поля будут добавлены в список получателей, а затем нажмите кнопку Удалить.

Изображение диалогового окна «Добавление в список получателей»

Как Подбор полей, когда Publisher не запрашивать?

  • В области задач Слияние в группе Другие элементы выберите Поля адреса, а затем щелкните Подбор полей.

Сохранение ярлыка для объединенного списка рассылки

Для объединенного списка рассылки можно создать ярлык, чтобы использовать его в других рассылках. При изменении отдельной записи в объединенном списке изменения будут внесены также в исходный файл, если этот файл доступен для редактирования. Если обновлять первоначальный исходный файл не требуется, экспортируйте список получателей в новый файл.

  1. В области задач Слияние (Этап 3. Создание объединенных публикаций) в группе Подготовка к отслеживанию результатов рассылки щелкните Сохранить ярлык на список получателей.

  2. В диалоговом окне Сохранение файла введите имя объединенного списка адресов в поле Имя файла.

    По умолчанию список адресов сохраняется в папке Мои источники данных. Его лучше хранить в этой папке, потому что именно в этой папке Microsoft Office Publisher начинает поиск источников данных.

  3. Нажмите кнопку Сохранить.

К началу страницы

Уточнение списка получателей

Если поля различных списков данных находятся в точном соответствии, все записи существующего списка отображаются в диалоговом окне Получатели слияния, в котором можно осуществлять фильтрацию, сортировку и выбирать получателей для включения в объединенный список рассылки. Чтобы включить получателя в список рассылки, установите флажок рядом с этим получателем; чтобы исключить получателя из списка — снимите флажок рядом с соответствующим получателем.

Выбор или отмена всех записей

  • Установка или снятие флажка в строке заголовка

Отбор элементов списка

Если требуется использовать только определенные записи списка, то можно сделать выборку из списка по определенному полю или условию. После отбора можно использовать флажки для включения и исключения записей.

  1. Щелкните стрелку рядом с заголовком столбца элемента, по которому требуется произвести отбор.

  2. Выполните одно из следующих действий.

    • Щелкните (Пустые) для отображения всех записей, в которых соответствующее поле пустое.

    • Щелкните (Непустые) для отображения всех записей, в которых соответствующее поле содержит данные.

    • Щелкните (Дополнительно) для открытия диалогового окна Фильтр и сортировка, которое можно использовать для фильтрации по нескольким условиям.

      Примечание : Диалоговое окно Фильтр и сортировка можно также открыть, выбрав Фильтр в группе Уточнить список получателей диалогового окна Получатели слияния.

  3. Совет : Если источник данных содержит записей, использующих те же данные, а существует более 10 уникальных значений в столбце, можно выполнить фильтрацию по нужной информации. Например если есть несколько адресов Австралия как страны или региона, можно выполнить фильтрацию по Австралия.

  4. В диалоговом окне Получатели слияния отображаются только отобранные записи. Для вывода всех записей выберите команду (Все).

Сортировка элементов списка

Чтобы отобразить элементы в алфавитном порядке, можно выполнить сортировку списка.

  • В диалоговом окне Получатели слияния щелкните заголовок столбца, по которому нужно выполнить сортировку.

    Например, для отображения списка, отсортированного по фамилиям, щелкните заголовок столбца Фамилия

  • Для сортировки по нескольким критериям в группе Уточнить список получателей выберите команду Сортировка. В диалоговом окне Фильтр и сортировка выберите критерий сортировки.

Поиск дубликатов

Во избежание дублирования рассылок в объединенном списке можно найти и исключить записи, в которых большинство полей (но не обязательно все) совпадают.

  1. В диалоговом окне Получатели слияния нажмите кнопку Найти повторения.

  2. В диалоговом окнеПоиск повторений оставьте отмеченными только те записи, которые нужно включить, а затем нажмите кнопку ОК.

Поиск получателя или группы получателей, имеющих общий атрибут

Для поиска получателя или группы получателей, имеющих общие атрибуты (например, фамилию, почтовый индекс или месяц рождения), можно осуществить поиск в списке.

  1. В диалоговом окне Получатели слияния нажмите кнопку Найти получателя.

  2. В диалоговом окне Поиск элемента введите характеристику, которую нужно найти в текстовом поле Найти, укажите поле или поля, в которых нужно осуществить поиск, а затем нажмите кнопку Найти далее.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×