Советы по созданию списка рассылки электронной почты

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Каким бы продуманным не было почтовой сообщение, если оно не дойдет до целевой аудитории, рассылка будет неэффективной.

Чем точнее выбрана целевая аудитория для почтовой рассылки, тем выше вероятность заинтересованности получателей в данном предложении и тем более успешна почтовая кампания. Выделите от трети до половины времени продолжительности почтовой кампании и бюджетных средств на улучшение качества списка рассылки целевой аудитории.

При формировании списка рассылки можно ограничиться только именами и электронными адресами клиентов или можно включить более подробные сведения о каждом клиенте с тем, чтобы объединить всех клиентов в группы, что может пригодиться.

В этой статье:

Использование данных клиента

Создание списка рассылки

Совмещение списков из нескольких источников в одном списке

Уточнение списка получателей

Использование данных клиентов

После получения данных о клиентах или потенциальных клиентах очень полезно выделить общие атрибуты клиентов. Чем тщательнее удастся проанализировать собранные данные, тем точнее можно определить целевую аудиторию для рассылки.

Однако нужно убедиться, что все эти подробные данные действительно необходимо использовать при рассылке. Чем более подробные данные будут внесены в список рассылки, тем более трудоемким будет составление и поддержание этого списка.

Например, данные клиентов можно использовать любым из следующих способов.

  • Рассылка клиентам на определенной территории     Проведите в списке рассылки отбор по городу или почтовому индексу для оповещения об акции только тех клиентов, которые живут на определенной территории.

  • Добавить персонализированные приветствия     Персонализация рассылки, включив первых или последних получателей имен в строки приветствия, разделив имя на отдельные поля данных Название, имяи фамилию .

  • Фокус на получателей определенного срока     Уведомление пользователей о продуктах или служб, которые будут подходящие для этих пользователей стадии жизненного цикла (например, планирование пенсионных в сравнении планирование пенсионных в своих fifties их twenties) путем сбора дат рождения ваших клиентов как от их создания год (например, «1945»).

    Если вы хотите предоставить рекламную подарочных ко всем клиентам рождения в текущем месяце, может собрать их дат рождения в виде месяц, день, год (например, «1 января 2000»).

  • Разделение по полу в отдельных рассылках     Оповещайте о поступлении в продажу новых товаров только мужчин или только женщин, указывая в почтовых рассылках пол (мужской или женский) клиента.

  • Используйте историю покупок     Рассылайте специальные извещения тем, кто недавно совершил крупные покупки, или информируйте клиентов при появлении новых моделей их любимых товаров. Для этого необходимо отслеживать историю покупок клиентов. Можно также извещать покупателей о появлении похожих товаров («Клиенты, купившие такой же товар, что и вы, считают также полезным и такой-то товар»).

К началу страницы

Создание списка рассылки

Список рассылки по сути представляет собой текстовый файл, состоящий из отдельных для каждого клиента записей с общей структурой. Такие списки обычно создаются в рабочих листах электронных таблиц или обычных таблиц, в которых каждому получателю соответствует определенная строка, разделенная на столбцы, которые содержат поля с персональными данными, как базовый список рассылки, приведенный ниже.

Простой список рассылки в диалоговом окне «Получатели слияния»

Сложный список рассылки может включать дополнительные поля данных, например, любимые размеры и цвета товаров, историю покупок, дату рождения и пол покупателя.

Если список рассылки создается впервые, его можно сформировать, не выходя из приложения Publisher.

Создание списка получателей

  1. В меню Сервис выберите пункт Почтовые сообщения и каталоги , а затем — команду Создать список адресов.

  2. Перед вводом сведений в список можно настроить поля, добавляя, удаляя, переименовывая или изменяя порядок полей, которые отображаются в диалоговом окне Новый список адресов.

    Инструкции

    1. Выберите Настройка столбцов, а затем выполните одно из следующих действий.

      • Чтобы добавить поле, нажмите кнопку Добавить. В диалоговом окне Добавление поля введите имя нового поля, а затем нажмите кнопку ОК.

      • Чтобы удалить поле, в группе Поля выберите имя поля, а затем нажмите кнопку Удалить.

      • Чтобы переименовать поле, в группе Поля выберите имя поля, а затем нажмите кнопку Переименовать. В окне Переименование поля введите новое имя в поле Новое, а затем нажмите кнопку ОК.

      • Чтобы изменить порядок полей, выберите поле, которое нужно переместить, а затем нажимайте кнопку Вверх или Вниз до тех пор, пока поле не займет нужное положение.

    2. Повторяйте эти шаги, пока не завершите изменение списка имен полей, а затем нажмите кнопку ОК.

  3. В диалоговом окне Новый список адресов введите сведения о первом получателе в соответствующих полях (Обращение, Имя, Фамилия и прочее).

  4. После того, как все сведения, относящиеся к первому получателю, введены, нажмите кнопку Создать запись или клавишу TAB.

  5. Повторяйте шаги 3 и 4, пока все нужные элементы не будут добавлены.

  6. Нажмите кнопку ОК.

  7. В диалоговом окне Сохранение списка адресов введите имя списка адресов в поле Имя файла.

    По умолчанию список адресов сохраняется в папке «Мои источники данных». Список адресов рекомендуется хранить в этой папке, потому что именно в ней Microsoft Publisher начинает поиск источников данных.

  8. Нажмите кнопку Сохранить.

К началу страницы

Объединение списков из нескольких источников

Приложение Publisher позволяет легко объединять и изменять списки клиентов из различных источников данных, созданных в приложении Publisher. Можно выбрать наиболее подходящие источники данных, собирая список рассылки в приложение Publisher из любой комбинации других списков, созданных в следующих приложениях.

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook с Диспетчером контактов

  • Microsoft Office Access

Можно также использовать приобретенные списки, например, списки, созданные в Microsoft List Builder.

Определение списка для добавления

  1. В меню Сервис выделите пункт Почтовые сообщения и каталоги и выберите команду Электронное слияние для открытия области задач Электронное слияние.

    Если публикация подключена к списку получателей, проверьте подключение, а затем выберите команду Изменить список в области задач Электронное слияние. Если публикация не подключена к существующему списку получателей, выберите один из параметров в группе Создание списка получателей, а затем щелкните Далее. Создание или выбор списка получателей.

  2. В диалоговом окне Получатели слияния в группе Добавление в список получателей выполните одно из следующих действий.

    • Щелкните Выбрать существующий список, выберите источник данных в диалоговом окне Выбор источника данных, а затем нажмите кнопку Открыть.

    • Нажмите кнопку выбрать из контактов Outlook (если вам будет предложено выбрать профиль электронной почты, выберите профиль, который требуется), а затем нажмите кнопку ОК. Выберите папку или список рассылки в диалоговом окне Выбор контактов и нажмите кнопку ОК.

    • Выберите Ввести новый список, добавьте необходимые записи в диалоговом окне Новый список адресов, а затем нажмите кнопку ОК.

Устранение несоответствий при объединении списков

При добавлении одного списка рассылки в другой одно или несколько полей в списке добавлены возможно, отсутствуют совпадения в существующий список. Например список адресов, которую вы хотите добавить могут включать CompanY имя поля, но исходном списке не может.

Приложение Publisher предлагает исправить несоответствия полей в различных исходных списках путем открытия диалогового окна Добавление в список получателей.

  1. В диалоговом окне Добавление в список получателей выделите поле, которое не отмечено в столбце Сопоставлено, выберите поле, которому оно должно соответствовать в списке Поля списка получателей и сопоставленные им поля, а затем нажмите кнопку Сопоставить.

  2. В диалоговом окне Подбор полей убедитесь, что выбранное поле есть в списке Поле списка получателей или выберите другое поле, а затем нажмите кнопку ОК.

  3. Если в список получателей необходимо добавить новое поле для обеспечения соответствия списков, выберите поле, которое нужно добавить, в новом списке (левый список в диалоговом окне Добавление в список получателей ), выберите команду Добавить, а затем нажмите кнопку ОК. Добавленные поля отображаются в группе Новые поля будут добавлены в список получателей.

    Совет : Чтобы удалить добавленное поле, выберите его в поле Новые поля будут добавлены в список получателей, а затем нажмите кнопку Удалить.

Изображение диалогового окна «Добавление в список получателей»

Как Подбор полей, когда Publisher не запрашивать?

  • В области задач Электронное слияние в группе Другие элементы выберите Поля адреса, а затем щелкните Подбор полей.

Сохранение ярлыка для объединенного списка рассылки

Для объединенного списка рассылки можно создать ярлык для использования в других рассылках. При изменении отдельной записи в объединенном списке изменения будут внесены также в исходный файл, если этот файл доступен для редактирования. Если обновлять первоначальный исходный файл не нужно, экспортируйте список получателей в новый файл.

  1. В области задач Электронное слияние (Этап 3. Выбор параметров вывода составных электронных писем) в группе Подготовка к отслеживанию результатов рассылки щелкните ссылку Сохранить ярлык на список получателей.

  2. В диалоговом окне Сохранение файла введите имя объединенного списка адресов в поле Имя файла.

    По умолчанию список адресов хранится в папке «Мои источники данных». Его лучше хранить в этой папке, потому что именно в этой папке Microsoft Office Publisher начинает поиск источников данных.

  3. Нажмите кнопку Сохранить.

К началу страницы

Уточнение списка получателей

Если поля различных списков данных находятся в точном соответствии, все записи существующего списка отображаются в диалоговом окне Получатели слияния, в котором можно осуществлять фильтрацию, сортировку и выбирать получателей для включения в объединенный список рассылки. Чтобы включить получателя в список рассылки, установите флажок рядом с этим получателем; чтобы исключить получателя из списка — снимите флажок рядом с соответствующим получателем.

Выбор или отмена всех записей

  • Установка или снятие флажка в строке заголовка

Отбор элементов списка

Если требуется использовать только определенные записи списка, то можно сделать выборку из списка по определенному полю или условию. После отбора можно использовать флажки для включения и исключения записей.

  1. Щелкните стрелку рядом с заголовком столбца элемента, по которому требуется произвести отбор.

  2. Выполните одно из следующих действий.

    • Щелкните (Пустые) для отображения всех записей, в которых соответствующее поле пустое.

    • Щелкните (Непустые) для отображения всех записей, в которых соответствующее поле содержит данные.

    • Выберите Дополнительно для открытия диалогового окна Фильтр и сортировка, которое можно использовать для отбора по нескольким условиям.

      Примечание : Диалоговое окно Фильтр и сортировка можно также открыть, выбрав Фильтр в группе Уточнить список получателей в окне Получатели слияния.

  3. Совет : Если источник данных содержит записи, в которых есть одинаковые сведения, и в столбце существует десять или меньше уникальных значений, можно производить отбор по определенным сведениям. Например, если существует несколько адресов, для которых в качестве страны указана Австралия, можно произвести отбор по значению «Австралия».

  4. В диалоговом окне Получатели слияния отображаются только отобранные записи. Для вывода всех записей выберите команду (Все).

Сортировка элементов списка

Если вы хотите просмотреть элементы в алфавитном порядке можно отсортировать элементы в списке. Выполните одно из указанных ниже действий.

  • В диалоговом окне Получатели слияния щелкните заголовок столбца, по которому нужно выполнить сортировку.

    Например, для отображения списка, отсортированного по фамилиям, щелкните заголовок столбца Фамилия.

  • Для сортировки по нескольким условиям в диалоговом окне Получатели слияния в группе Уточнить список получателей выберите команду Сортировка. В диалоговом окне Фильтр и сортировка выберите нужное условие сортировки.

    Нажмите кнопку ОК для возврата в область задач Электронное слияние.

Поиск дубликатов

Во избежание дублирования рассылок в объединенном списке можно найти и исключить записи, в которых большинство полей (но не обязательно все) совпадают.

  1. В диалоговом окне Получатели слияния нажмите кнопку Найти повторения.

  2. В диалоговом окнеПоиск повторений оставьте отмеченными только те записи, которые нужно включить, а затем нажмите кнопку ОК.

Поиск получателя или группы получателей, имеющих общий атрибут

Для поиска получателя или группы получателей, имеющих общие атрибуты (например, фамилию, почтовый индекс или месяц рождения), можно осуществить поиск в списке.

  1. В диалоговом окне Получатели слияния нажмите кнопку Найти получателя.

  2. В диалоговом окне Поиск элемента введите атрибут, который нужно найти, в текстовом поле Найти, укажите поле (поля), в которых нужно выполнить поиск, а затем нажмите кнопку Найти далее.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×