Соблюдение конфиденциальности в личной панели мониторинга Microsoft MyAnalytics и надстройке для Outlook

MyAnalytics помогает пользователям понять, как они взаимодействуют с коллегами и на что тратят рабочее время. Он предоставляет полезные сведения, которые позволяют определять приоритеты и эффективно распоряжаться своим временем. В этом руководстве приведены общие сведения о типах данных, собираемых и используемых службой MyAnalytics, а также о доступных в ней средствах защиты конфиденциальности и контроля.

От данных...

MyAnalytics обрабатывает три типа данных:

  1. данные о действиях с электронной почтой и календарем в почтовом ящике Office 365 пользователя, например о времени, затраченном на собрания, или сообщениях, отправленных определенному лицу;

  2. данные о действиях людей, с которыми переписывается пользователь (они обобщаются для защиты конфиденциальности);

  3. данные Office 365, созданные в результате действий пользователей в организации (также обобщенные).

    Примечание : Данные внешних пользователей не анализируются в MyAnalytics.

Данные первого типа называются данными почтового ящика, а данные второго и третьего типов —добавочными.

MyAnalytics использует данные почтовых ящиков совершенно новыми способами. Например, в MyAnalytics есть представления, которые позволяют пользователям быстро понять, сколько времени тратится на собрания или на электронную почту, с кем они чаще всего совместно работают и с кем давно не общались. Все эти сведения основаны на информации из почтового ящика пользователя.

Используя добавочные данные, MyAnalytics позволяет пользователям сравнивать то, как они работают, с работой своих коллег. Такие данные также применяются в Надстройка MyAnalytics для Outlook, которая предоставляет статистику по действиям, связанным с электронной почтой пользователя. При использовании добавочных данных MyAnalytics не идентифицирует пользователей по имени для защиты их конфиденциальности.

...к анализу

Чтобы понять, как MyAnalytics использует данные почтовых ящиков, рассмотрите следующие ситуации. Если пользователь хочет узнать, кто чаще других отправлял ему сообщения на прошлой неделе, он может вручную подсчитать общее количество сообщений, полученных от каждого человека, а затем ранжировать отправителей по количеству полученных от них писем. Пользователь также может подсчитать среднее время ответа на его сообщения, просмотрев метки времени в почтовом ящике. Существует множество метрик, которые можно разработать на основе данных почтового ящика:

  • время, затраченное на собрания и электронную почту;

  • время суток, в которое сотрудник наиболее активно пользуется электронной почтой;

  • продолжительность периодов времени без собраний, в которые можно сконцентрироваться на работе;

  • коллеги, с которыми чаще всего переписывается или встречается пользователь;

  • среднее время ответа для принимаемых и отправляемых сообщений.

На рисунке ниже показан пример личной панели мониторинга MyAnalytics. На ней показано, сколько времени пользователь тратит на электронную почту и собрания, сколько времени он может посвятить плодотворной работе и как долго он работает после окончания рабочего дня.

В личной информационной панели Delve Analytics доступна еженедельная статистика для потраченного вами времени

Вся статистика вычисляется на основе сведений, уже доступных в почтовом ящике пользователя.

О том, как вычисляются эти и другие показатели, см. в статье Панель мониторинга MyAnalytic.

Помимо анализа данных почтовых ящиков MyAnalytics получает статистику на основе добавочных данных, таких как среднее время, которое сотрудники организации тратят на собрания и электронную почту, или время, в которое они чаще всего читают почту. Такая статистика представлена в обобщенной форме, и в ней не используются личные сведения, что позволяет защитить конфиденциальность. Добавочные данные не применяются в MyAnalytics для определения действий отдельных пользователей.

Примечание : Данные могут быть связаны с конкретным человеком, но можно быть уверенным в том, что его невозможно определить напрямую или косвенно, на основе только этих данных или их сочетания с другими хранимыми или доступными данными.

Например, на панели мониторинга MyAnalytics можно узнать среднее время по организации, затрачиваемое на собрания. Установить личность отдельных пользователей в этом представлении невозможно.

Время, потраченное на собрания за неделю

Еще один пример добавочных данных, используемых в MyAnalytics, — сведения о том, какой процент сообщений пользователя читается. На рисунке ниже показано, какой процент сообщений электронной почты читается, если получатель указан непосредственно и если он входит в группу.

Привычки по работе с почтой — примерное время, потраченное вами на отправку и чтение сообщений

Эта информацию невозможно узнать на основе данных почтового ящика. Это добавочная информация, но она представлена так, чтобы было нельзя определить отдельных людей или их действия.

Полная конфиденциальность

MyAnalytics выводит данные аналитики на личной панели мониторинга каждого пользователя. В MyAnalytics нет механизмов или параметров, которые позволили бы другому человеку получить доступ к вашей панели мониторинга. В частности, MyAnalytics не предоставляет к ней доступа руководителям или администраторам организации.

В MyAnalytics выводятся только те сведения о конкретных пользователях, которые уже есть в почтовом ящике.

Если речь идет об использовании добавочных данных, MyAnalytics стремится защитить конфиденциальность отдельных пользователей, создавая отчеты только в том случае, когда размер группы не меньше минимального. Кроме того, статистические результаты "0 %" или "100 %" не отображаются, потому что по ним можно определить действия отдельных пользователей. Например, пользователь может понять, что никто не прочитал сообщение или его прочли все. Эти значения заменяются на сообщения, аналогичные фразам "низкая активность чтения" или "высокая активность чтения". Благодаря персонализированным панелям мониторинга и объединенным данным, не позволяющим установить личность пользователей, MyAnalytics обеспечивает защиту конфиденциальности.

Примечание : В текущей версии MyAnalytics минимальным размером группы является 5 человек. В будущих версиях MyAnalytics администраторам будет доступна возможность увеличить это число.

Когда пользователи позволяют собирать добавочные данные, они обеспечивают себе и своим коллегам возможность получать ценную контекстную информацию и сравнения. Однако пользователи, которые не хотят предоставлять свои сведения для статистики добавочных данных, могут отказаться от использования MyAnalytics в любое время. Они также могут снова начать использовать эту службу, если передумают.

Возможности контроля данных в MyAnalytics

Наряду с этими мерами защиты конфиденциальности, MyAnalytics предлагает гибкие настраиваемые средства контроля, которые позволяют организациям и пользователям соблюдать различные законодательные нормы и требования политик, связанные с конфиденциальностью и использованием данных сотрудников.

При включении MyAnalytics в организации администраторы могут определить следующее:

  1. Кто может получать доступ к службе MyAnalytics и использовать ее.

    • Администраторы могут определить, какие пользователи смогут получать доступ к MyAnalytics, выдав им лицензии.

  2. Предоставляют ли лицензированные пользователи добавочные данные по умолчанию.

    • Администраторы могут отключить MyAnalytics, после чего лицензированным пользователям нужно будет самостоятельно согласиться использовать MyAnalytics, чтобы предоставлять добавочные данные и получать доступ к панели мониторинга и надстройке Outlook. С другой стороны, служба MyAnalytics может быть по умолчанию включена, то есть лицензированные пользователи будут автоматически предоставлять добавочные данные и получать доступ к панели мониторинга и надстройке Outlook, но они могут отказаться от использования службы через меню Параметры.

      Примечание : Лицензированные пользователи должны согласиться на использование службы, чтобы предоставлять добавочные данные и получать доступ к интерфейсу MyAnalytics. Если пользователь отказывается от использования службы, он теряет доступ к MyAnalytics.

  3. Какие пользователи никогда не должны предоставлять добавочные данные.

    • В некоторых организациях могут быть пользователи, должностные обязанности которых делают неуместным предоставление добавочных данных. С учетом этого в MyAnalytics предлагается возможность пометить таких пользователей как исключенных. Исключенные пользователи не смогут согласиться предоставлять добавочные данные. Однако им будет доступен интерфейс MyAnalytics (при условии, что они лицензированы).

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×