Слияние с использованием таблицы Excel

Слияние с использованием таблицы Excel

Слияние используется для создания нескольких документов одновременно. В этих документах одинаковые макет, форматирование, текст и графика. Различаются и индивидуально настраиваются только определенные разделы каждого документа. С помощью слияния в Word можно создавать такие документы, как наклейки, письма, конверты и сообщения электронной почты. В процессе слияния участвуют три документа:

  • основной документ;

  • источник данных;

  • объединенный документ.

Узнать больше об использовании данных Excel для слияния можно из приведенного ниже видео, которое входит в состав учебного курса Расширенные возможности слияния.

Этап 1. Подготовка данных в Excel для слияния

Настройка и подготовка данных — самый важный этап процесса слияния. Электронная таблица Excel станет источником данных для списка получателей.

Ниже приведены некоторые советы по подготовке данных для слияния. Проверьте следующее:

  • Названия столбцов в электронной таблице должны соответствовать именам полей, которые нужно вставить при слиянии. Например, чтобы обращаться к читателям по именам в документе, потребуются отдельные столбцы для имен и фамилий.

  • Все данные, участвующие в слиянии, должны находиться на первом листе электронной таблицы.

  • Записи данных, содержащие значения в процентах, денежные значения и почтовые индексы, в электронной таблице должны быть надлежащим образом отформатированы, чтобы приложение Word правильно их прочитало.

  • Электронная таблица Excel, которая будет использоваться в слиянии, должна храниться на локальном компьютере.

  • Изменения и дополнения необходимо внести в электронную таблицу до ее подключения к документу для слияния в Word.

Примечания : 

  • Вы можете импортировать данные из электронной таблицы Excel, выполнив импорт из файла с разделителями-запятыми (CSV) или текстового файла (TXT), и создать новую электронную таблицу с помощью мастера импорта текста.

  • Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word.

Этап 2. Запуск слияния

  1. В Word выберите Файл > Создать > Новый документ.

  2. На вкладке Рассылки в группе Начало слияния нажмите кнопку Начать слияние и выберите нужный тип слияния.

    Снимок экрана вкладки "Рассылки" в Word с кнопкой "Начать слияние" и списком доступных типов слияния.

  3. Нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите вариант Использовать существующий список.

    Снимок экрана: вкладка "Рассылки" в Word, на которой показана команда "Выбрать получателей" с выделенным параметром "Использовать существующий список".

  4. Перейдите к своей электронной таблице Excel и нажмите кнопку Открыть.

  5. Если Word предложит, выберите Лист1$ > ОК.

    Примечание : Теперь электронная таблица Excel подключена к документу слияния, который вы создаете в Word.


Изменение списка рассылки

Вы можете ограничить число получателей почты.

  1. Нажмите кнопку Изменить список получателей.

    Снимок экрана с вкладкой "Рассылки" в Word, на которой выделена кнопка "Изменить список получателей".

  2. В диалоговом окне Получатели слияния снимите флажок рядом с именами тех людей, которым не нужно получать вашу рассылку.

    Выбор строк при помощи установки флажков

    Примечание : Чтобы проще было искать имена и адреса, список можно сортировать и фильтровать. Дополнительные сведения о сортировке и фильтрации элементов см. в статье Сортировка и фильтрация данных для слияния.

Этап 3. Вставка поля слияния

Вы можете вставить одно или несколько полей слияния, которые берут данные из электронной таблицы и помещают в документ.

Вставка блока адресов для конверта, наклейки, почтового сообщения или письма

  1. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Блок адреса.

    Вставка поля слияния "Блок адреса"

  2. В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите формат имени получателей для конвертов.

    Параметры блока адреса

  3. Нажмите кнопку ОК.

  4. В меню Файл выберите команду Сохранить.

Вставка строки приветствия в почтовое сообщение или письмо

  1. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Строка приветствия.

    Снимок экрана с вкладкой "Рассылки" в Word, на которой выделена кнопка "Строка приветствия".

  2. В диалоговом окне Вставка строки приветствия сделайте следующее:

    • В разделе Формат строки приветствия измените приветствие, если нужно. Для этого выберите приветствие (по умолчанию: Уважаемый), формат имени получателя и конечный знак препинания (по умолчанию: запятая).

      и

    • В разделе Строка приветствия для неправильно заданных имен получателей выберите один из вариантов.

  3. Нажмите кнопку ОК.

  4. В меню Файл выберите команду Сохранить.

Вставка данных из электронной таблицы в почтовое сообщение или письмо

  1. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Вставить поле слияния.

  2. В диалоговом окне Вставка поля слияния в разделе Поля выберите имя поля (имя столбца в таблице) и нажмите кнопку Вставить.

  3. При необходимости повторите действия этапа 2, а по окончании нажмите кнопку Закрыть.

  4. В меню Файл выберите команду Сохранить.

Дополнительные сведения о добавлении полей из электронной таблицы в документ слияния см. в статье Вставка полей слияния. Если же вы хотите подробнее узнать о возможностях для настройки сообщения электронной почты, см. статью Слияние для массовой рассылки почты в Word.

Этап 4. Предварительный просмотр и завершение слияния

Вставив нужные поля слияния, просмотрите результаты и убедитесь, что содержимое в порядке, после чего можно завершить процесс слияния.

  1. На вкладке Рассылки нажмите кнопку Просмотреть результаты.

    Снимок экрана с вкладкой "Рассылки" в Word, на которой показана группа "Просмотр результатов".

  2. Перемещаясь по записям в источнике данных с помощью кнопок Следующая запись  Кнопка "Следующая запись" в результатах слияния и Предыдущая запись  Кнопка "Предыдущая запись" в результатах слияния , посмотрите, как записи будут отображаться в документе.

  3. В группе Завершение нажмите кнопку Найти и объединить и выберите вариант Печать документов или Отправить электронные сообщения.

    Снимок экрана с вкладкой "Рассылки" в Word, на которой выделена кнопка "Завершить и объединить" и ее параметры.

Этап 5. Сохранение слияния

При сохранении документа слияния подключение к источнику данных сохраняется. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.

  • Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.

См. также

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×