Слияние: вставка поля слияния

В этой статье

Сведения о полях слияния

Добавление полей (заполнителей)

Сведения о полях слияния

Заполнители, такие как адрес и приветствие, называются полями слияния. Поля в приложении Word соответствуют заголовкам столбцов выбранного файла данных.

Файл данных со столбцами (категориями) и строками (записями)

1. Столбцы в файле данных представляют собой категории данных. Поля, добавляемые в основной документ, являются для этих категорий заполнителями.

2. Строки в файле данных представляют собой записи, в которых хранятся некоторые данные. При слиянии Word создает копию основного документ для каждой записи.

Путем помещения поля в основной документ указывается, какая категория данных, например имя или адрес, должна отображаться в этом месте.

Поля, вставленные в документ Word

Примечание : При вставке поля слияния в основной документ имя поля всегда заключается в угловые кавычки (« »). Эти угловые кавычки не отображаются в документах, полученных в результате — они используются только для того, чтобы поля в основном документе отличались от обычного текста.

При слиянии данные из первой строки файла данных замещают поля в основном документе, создавая первый объединенный документ. Данные из второй строки файла данных замещают поля, создавая второй документ, и т. д.

Слияние данных из файла данных с документом

Добавление полей (заполнителей)

  1. В основном документе введите содержимое, которое должно отображаться во всех его копиях.

    Чтобы добавить рисунок (например, эмблему), нажмите на вкладке Вставка в группе Иллюстрации кнопку Рисунок.

  2. Щелкните то место, куда нужно вставить поле.

  3. Воспользуйтесь группой Запись и вставка полей на вкладке Письма и рассылки.

    Лента Office 2010

  4. Добавьте нужные поля из перечисленных ниже.

    Блок адреса с именем, почтовым адресом и прочими сведениями

    1. Выберите команду Блок адреса.

    2. В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите элементы адреса, которые требуется включить, и нужные форматы. Затем нажмите кнопку ОК.

    3. Если появится диалоговое окно Подбор полей, значит приложение Word не смогло найти некоторые сведения, необходимые для блока адреса. Щелкните стрелку рядом с пунктом (нет соответствия), а затем выберите соответствующее поле в источнике данных, требуемое для слияния.

    Строка приветствия

    1. Выберите поле Строка приветствия.

    2. Задайте формат строки приветствия, включая обращение, формат имени и знак пунктуации, следующий за ним.

    3. Выберите текст, который должен отображаться в случаях, когда Microsoft Word не может интерпретировать имя получателя, например когда источник данных не содержит имени или фамилии получателя, а содержит только название предприятия.

    4. Нажмите кнопку ОК.

    5. Если появится диалоговое окно Подбор полей, значит, приложение Word не смогло найти некоторые сведения, необходимые для строки приветствия. Щелкните стрелку рядом с пунктом (нет соответствия), а затем выделите соответствующее поле в источнике данных, требуемое для слияния.

    Отдельные поля

    Можно вставить данные из отдельных полей, например фамилию, номер телефона или объем взноса, сделанного спонсором. Чтобы быстро добавить в основной документ поле из файла данных, щелкните стрелку рядом с пунктом Вставить поле слияния и щелкните имя поля.

    Чтобы получить доступ к дополнительным параметрам вставки индивидуальных полей в документ, выполните указанные ниже действия.

    1. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей выберите команду Вставить поле слияния.

    2. В диалоговом окне Вставить поле слияния выполните одно из следующих действий:

      • Чтобы выделить поля адреса, которые будут автоматически соответствовать полям источника данных, даже если поля источника данных имеют другие названия, выберите пункт Поля адреса.

      • Чтобы выбрать поля, в которые всегда подставляются данные непосредственно из столбца файла данных, установите переключатель Поля базы данных.

    3. В списке Поля: щелкните нужное поле.

    4. Нажмите кнопку Вставить, а затем — Закрыть.

    5. Если отобразится диалоговое окно Подбор полей, Microsoft Word, возможно, не смог найти некоторые данные, которые нужны для вставки поля. Щелкните стрелку рядом с пунктом (нет соответствия), а затем выберите поле в источнике данных, соответствующее полю, которое требуется для слияния.

      Примечание : Если первоначально поле было вставлено из списка Поля базы данных, а затем документ был переключен на другой источник данных, не имеющий столбца с тем же, что и поле, именем, приложение Word не сможет вставить сведения в это поле в составном документе.

К началу страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×