Синхронизация списка SharePoint 2010 с приложением Access 2010

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Можно синхронизировать данные между списком SharePoint 2010 и приложением Office Access 2010 и поддерживать оба набора данных в актуальном состоянии. Например, можно хранить в списке SharePoint данные отслеживания продаж кампании, чтобы упростить сотрудничество с участниками своей группы, а также периодически создавать отчеты, запросы и вносить массовые изменения с помощью Access 2010.

В этой статье

Общие сведения о синхронизации списка SharePoint в Access

Синхронизация данных списка с помощью команды Открыть в команды Access

Синхронизация данных списка с помощью отслеживать этот список команд в режиме таблицы

Синхронизация данных списка с помощью команды списка SharePoint в Access

Преимущества связывание таблицы Access со списком SharePoint

Поиск данных

Изменения структуры

Производительность

Операцию массового редактирования

Получение данных в автономном режиме и разрешение конфликтов

Что следует учитывать при синхронизации данных

Сравнение синхронизированным списком с помощью веб-приложения базы данных

Синхронизация списка SharePoint в Access

Обновление синхронизированных данных

Общие сведения о синхронизации списка SharePoint с приложением Access

Можно синхронизировать данные между списком SharePoint 2010 и приложением Access 2010 и поддерживать оба набора данных в актуальном состоянии. Например, можно хранить в списке SharePoint данные отслеживания продаж кампании, чтобы упростить сотрудничество с участниками своей группы, а также периодически создавать отчеты, запросы и вносить массовые изменения с помощью Access 2010.

Существует три способа синхронизации данных между списком SharePoint и приложением Access 2010. В любом случае синхронизация является двунаправленной. Изменения, внесенные в данные списка в Access, загружаются на сервер SharePoint, а изменения, сделанные в списке SharePoint на сервере, загружаются в приложение Access на компьютере.

Для выполнения синхронизации на клиентском компьютере должно быть установлено приложение Access 2010, а пользователю необходимо иметь для списка SharePoint разрешение уровня "Участие".

Дополнительные сведения об использовании SharePoint 2010 с приложением Access 2010 см. в статьях по ссылкам в разделе См. также и в справке Access 2010.

Примечание : Не удается синхронизировать внешнего списка SharePoint с приложением Access 2010.

К началу страницы

Синхронизация данных списка с помощью команды Открыть в команды Access

Данные в списке SharePoint можно синхронизировать с приложением Access 2010 с помощью команды Открыть с помощью Access, расположенной на ленте списка. Эта команда создает таблицу Access, связанную со списком SharePoint, а также дополнительную таблицу UserInfo с такими сведениями, как имена пользователей, учетные записи и адреса электронной почты.

При каждом открытии списка SharePoint или связанной таблицы Access будут отображаться самые свежие данные. По мере обновления списка SharePoint можно также вручную обновлять связанную таблицу Access на основе изменений в нем. По мере обновления связанной таблицы Access можно также вручную обновлять данные в списке SharePoint на основе последних изменений в Access.

К началу страницы

Синхронизация данных списка с помощью отслеживать этот список команд в режиме таблицы

Список SharePoint можно также синхронизировать в табличном представлении с помощью команды "Отслеживать этот список", доступной в этом представлении в области задач. В этом случае в приложении Access также создается связанная таблица. С помощью дополнительных команд в области задач можно также синхронизировать данные списка и выполнять следующие задачи:

  • создание отчета в приложении Access;

  • экспорт в приложение Access.

Дополнительные сведения см. в справке табличного представления (внизу табличного представления щелкните ссылку Справка.)

К началу страницы

Синхронизация данных списка с помощью команды списка SharePoint в Access

В приложении Access 2010 таблицу можно связать с существующим списком SharePoint с помощью команды Список SharePoint в группе Импорт и связывание на вкладке Внешние данные.

В приложении Access можно также создать пустой список SharePoint. Для этого на ленте откройте вкладку Создать, в группе Таблицы выберите команду Списки SharePoint и выберите один из следующих вариантов: Контакты, Задачи, Вопросы, События или Другой.

Дополнительные сведения о работе с приложением Access см. в справке Access 2010.

К началу страницы

Преимущества связывания таблицы Access со списком SharePoint

Независимо от выбранного способа синхронизации списка SharePoint в приложении Access 2010 создается связанная таблица, отражающая структуру и содержимое списка SharePoint. В Access тип данных для каждого поля выбирается в зависимости от типа столбца списка. Эти связанные таблицы работают как обычные таблицы Access, поэтому для работы с данными в приложении Access 2010 можно создавать запросы, формы, отчеты, макросы и писать код.

К началу страницы

Подстановка данных

В Access также автоматически создаются связанные таблицы для всех списков подстановок (если списки подстановок еще не связаны с базой данных). Если в списке подстановок есть столбцы, заполняющиеся значениями из других списков, эти списки также включаются в операцию связывания, так что списку подстановок каждой из связанных таблиц соответствует связанная таблица в базе данных. В Access также устанавливаются отношения между этими связанными таблицами.

К началу страницы

Изменения структуры

Как и в случае с другими типами связанных таблиц, при работе в приложении Access поля в связанной таблице невозможно добавлять, удалять и изменять. Если нужно изменить структуру, например удалить или изменить столбец, список необходимо открыть на сайте SharePoint. Чтобы изменить структуру списка SharePoint, можно открыть из приложения Access страницу его параметров. Для этого щелкните правой кнопкой мыши таблицу Access в области навигации, выберите пункт Другие параметры, а затем — команду Изменить столбцы и параметры.

Изменения структуры списка SharePoint не отображаются автоматически в связанной таблице. Чтобы обновить связанную таблицу и применить к ней изменения структуры списка, щелкните правой кнопкой мыши таблицу Access в области навигации, выберите пункт Другие параметры, а затем — командуОбновить список.

К началу страницы

Производительность

Поскольку данные из связанных списков SharePoint автоматически синхронизируется с локальными таблицами, а пользователи всегда работают с локальными данными, быстродействие связанных таблиц в Access 2010 повышено по сравнению с предыдущими версиями.

К началу страницы

Операции массового редактирования

Благодаря синхронизации с приложением Access 2010 массовое внесение изменений в данные списка SharePoint значительно упрощается. Для массового добавления, обновления или удаления данных в списке SharePoint необходимо выполнить соответствующий запрос в приложении Access 2010, а затем открыть или обновить список SharePoint.

К началу страницы

Обработка данных в автономном режиме и разрешение конфликтов

Если нужно взять часть работы домой или поработать в дороге, можно сохранить связанные списки SharePoint для доступа к ним в автономном режиме с помощью приложения Access 2010. Например, может понадобиться предоставить клиенту каталог продукции, находясь в пути. Данные можно обработать в Access 2010 и синхронизировать изменения при следующем подключении к сайту SharePoint.

Если возникнут конфликты (например, когда другой пользователь обновляет ту же запись на сервере или в автономном режиме), их можно разрешить при возобновлении подключения к сайту с помощью диалогового окна Устранение конфликтов. В нем отображаются сведения о конфликте, например причина возникновения ошибки, и предоставляется возможность отправить данные повторно или отменить изменения. При наличии нескольких ошибок сведения о каждой из них можно просмотреть с помощью кнопок Предыдущая и Следующая в диалоговом окне. Некоторые ошибки можно устранить только путем отмены изменений.

К началу страницы

Соображения относительно синхронизации данных

В таблице ниже представлены некоторые соображения, которые следует учесть при синхронизации данных между списком SharePoint и связанной таблицей Access.

Компонент

Сравнение

Столбцы

Access поддерживает не более 256 полей в таблице, поэтому импортируются только первые 256 столбцов.

Папки

Каждая папка из списка или представления SharePoint импортируется в таблицу Access в виде отдельной записи. Элементы внутри папки импортируются также в виде записей, которые отображаются непосредственно под записью папки.

Столбцы подстановок

Если столбец заполняется значениями из другого списка, который отсутствует в базе данных, в приложении Access автоматически создаются связанные таблицы для таких списков.

Примечание : Столбец типа пользователь или группа является разновидностью столбец подстановки, которое выполняет поиск значения в списке сведений о пользователях. Если ссылка на список, содержащий столбец пользователь или группа, Access автоматически создает связанную таблицу для список сведений о пользователе.

Вычисляемые столбцы

В Access в соответствующем поле отображаются результаты вычисляемого столбца; просмотр и изменение формулы невозможны.

Вложения

Столбец вложений в списке отображается в поле вложений.

Столбцы, доступные только для чтения

Столбцы, доступные в списке SharePoint только для чтения, сохраняют свой статус в Access. Кроме того, в Access не разрешается добавлять, удалять или изменять столбцы.

Столбцы, допускающие одновременно несколько значений

Столбец типа "Выбор" или "Подстановка" может содержать несколько значений. В ходе операции связывания для таких столбцов создаются поля, допускающие несколько значений. Многозначные столбцы подстановок создаются в связанной таблице в том случае, если столбец имеет тип "Подстановка".

Неподдерживаемые списки

Не поддерживаются следующие списки:

  • Опросы

  • Доски обсуждений

К началу страницы

Сравнение синхронизированного списка с приложением веб-базы данных

Можно использовать для создания веб-приложений, базы данных Access 2010 и служб Access, новый компонент SharePoint Server 2010. Доступ к службам предоставляет серверной платформы для создания базы данных, которые можно использовать в Интернете. Разработка и публикация веб-базы данных с помощью Access 2010 и SharePoint 2010 и воспользуйтесь веб-база данных людей в веб-браузере. Это помогает защитить и управлять доступом к данным, совместный доступ к данным внутри организации или через Интернет и создания приложений для пользователей, не требующие Access 2010 на своем клиентском компьютере баз данных.

При публикации приложения веб-базы данных службами Access создается пользовательский сайт SharePoint, содержащий базу данных Access. Все объекты веб-совместимой базы данных автоматически преобразуются в соответствующие функциональные возможности SharePoint (например, в формы списков, веб-страницы и рабочие процессы), переносятся на этот сайт и выполняются на нем. Обычно также создается форма "Навигация" с кнопками навигации в веб-стиле и вкладками, позволяющими пользователям управлять приложением веб-базы данных. В итоге все веб-совместимые таблицы Access копируются в списки SharePoint, а каждая таблица преобразуется в таблицу Access, связанную с соответствующим списком SharePoint.

Синхронизация списка SharePoint и публикации веб-приложения базы данных будут дополнительную подходы к работе с Access 2010 и SharePoint 2010. Однако существуют важные различия, которые следует обратить внимание:

  • Доступ к службам требует SharePoint Server 2010 Enterprise edition, тогда как можно синхронизировать списка SharePoint с SharePoint Foundation 2010.

  • В приложении веб-базы данных исходные данные должны поступать из приложения Access 2010, в то время как данные в синхронизированном списке поступают из списка SharePoint. Однако по завершении процесса синхронизации она в любом случае является двунаправленной.

  • При первом создании приложения веб-базы данных пользователь также создает свой сайт SharePoint, который предназначен для приложения веб-баз данных, но имеет ограниченные возможности. Со списками SharePoint, созданными на этом пользовательском сайте SharePoint, невозможно совместно работать так же, как с синхронизированным списком SharePoint на сайте группы.

  • По сравнению с синхронизированным списком SharePoint приложение веб-базы данных имеет заметные преимущества в производительности. Вся обработка SQL-кода выполняется на сервере, что повышает производительность сети за счет уменьшения объема трафика, связанного с передачей результирующих наборов. Во многих случаях данные обновляются на странице без необходимости обновления всей страницы.

    C помощью служб Access можно также работать со значительно большим объемом данных, чем тот, что содержится в синхронизированном списке SharePoint, для которого не используются службы Access и в семействе веб-сайтов установлено пороговое значение по умолчанию для списков SharePoint, составляющее 5 000 элементов. Службы Access автоматически извлекают данные пакетами по 2 000 элементов, а затем выполняют их повторную сборку. Ограничение по умолчанию — 50 000 элементов, но администратор фермы может изменить это значение.

Найти дополнительные сведения о веб-приложения базы данных в разделе Отображается также и в Access 2010 справочной системе.

К началу страницы

Синхронизация списка SharePoint с приложением Access

  1. Перейдите на сайт SharePoint, содержащий список, который нужно синхронизировать с редактором электронных таблиц.

  2. Щелкните имя списка на панели быстрого запуска или в меню Действия сайта выберите пункт Просмотреть весь контент сайта, а затем щелкните имя списка в соответствующем разделе.

    Примечание : Внешний вид и навигация сайта SharePoint могут быть существенно изменены. Если не удается найти какой-нибудь элемент, например команду, кнопку или ссылку, обратитесь к администратору.

  3. На ленте откройте вкладку Список и в группе Подключение и экспорт выберите команду Открыть с помощью Access.

  4. Укажите путь к новой или существующей базе данных или нажмите кнопку Обзор, чтобы найти базу данных.

  5. Выберите команду "Связать с данными на сайте SharePoint" и нажмите кнопку ОК.

    Примечание : Можно также щелкнуть экспорта копии данных. Экспорт данных, в отличие от связывания данных, является однократное копирование текущих данных и не приводит к созданию синхронизации между таблицей Access, который создается и список SharePoint.

  6. Если предлагается подтвердить операцию, нажмите кнопку ОК.

  7. В диалоговом окне Загрузка файла нажмите кнопку Открыть.

  8. Если будет предложено включить подключения к данным на этом компьютере, нажмите кнопку Включить — в случае, если есть уверенность в том, что данные на узле SharePoint безопасны для включения.

Если в списке SharePoint есть столбцы подстановок, в приложении Access 2010 создается таблица, связанная со списком SharePoint, таблица UserInfo, а также дополнительные связанные таблицы.

К началу страницы

Обновление синхронизированных данных

При каждом открытии синхронизированного списка SharePoint или связанной таблицы Access будут отображаться самые свежие данные. Чтобы обеспечить отображение последних данных в открытом списке SharePoint или связанной таблице Access, можно обновить данные вручную.

Чтобы обновить синхронизированные данные, выполните одно из указанных ниже действий.

  • В приложении Access 2010 откройте связанную таблицу Access, на ленте откройте вкладку Главная и в группе Записи выберите команду Обновить, а затем — пункт Обновить.

  • Откройте список SharePoint и выполните одно из указанных ниже действий.

    • В табличном представлении на ленте откройте вкладку Список и в группе Таблица данных выберите команду Обновить данные.

    • В стандартном представлении в адресной строке браузера Internet Explorer выберите команду Обновить или нажмите клавишу F5.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×