Синхронизация списка SharePoint 2010 с приложением Access 2010

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Можно синхронизировать данные между списком SharePoint 2010 и приложением Office Access 2010 и поддерживать оба набора данных в актуальном состоянии. Например, можно хранить в списке SharePoint данные отслеживания продаж кампании, чтобы упростить сотрудничество с участниками своей группы, а также периодически создавать отчеты, запросы и вносить массовые изменения с помощью Access 2010.

В этой статье

Общие сведения о синхронизации списка SharePoint с приложением Access

Синхронизация данных списка с помощью команды Открыть с помощью Access

Синхронизация данных списка с помощью команды Отслеживать этот список в табличном представлении

Синхронизация данных списка с помощью команды Список SharePoint приложения Access

Преимущества связывания таблицы Access со списком SharePoint

Подстановка данных

Изменения структуры

Производительность

Операции массового редактирования

Обработка данных в автономном режиме и разрешение конфликтов

Соображения относительно синхронизации данных

Синхронизация списка SharePoint с приложением Access

Обновление синхронизированных данных

Общие сведения о синхронизации списка SharePoint с приложением Access

Можно синхронизировать данные между списком SharePoint 2010 и приложением Access 2010 и поддерживать оба набора данных в актуальном состоянии. Например, можно хранить в списке SharePoint данные отслеживания продаж кампании, чтобы упростить сотрудничество с участниками своей группы, а также периодически создавать отчеты, запросы и вносить массовые изменения с помощью Access 2010.

Существует три способа синхронизации данных между списком SharePoint и приложением Access 2010. В любом случае синхронизация является двунаправленной. Изменения, внесенные в данные списка в Access, загружаются на сервер SharePoint, а изменения, сделанные в списке SharePoint на сервере, загружаются в приложение Access на компьютере.

Для выполнения синхронизации на клиентском компьютере должно быть установлено приложение Access 2010, а пользователю необходимо иметь для списка SharePoint разрешение уровня "Участие".

Дополнительные сведения об использовании SharePoint 2010 с приложением Access 2010 см. в статьях по ссылкам в разделе См. также и в справке Access 2010.

Примечание :  Синхронизацию внешнего списка SharePoint с приложением Access 2010 выполнить невозможно.

К началу страницы

Синхронизация данных списка с помощью команды Открыть с помощью Access

Данные в списке SharePoint можно синхронизировать с приложением Access 2010 с помощью команды Открыть с помощью Access, расположенной на ленте списка. Эта команда создает таблицу Access, связанную со списком SharePoint, а также дополнительную таблицу UserInfo с такими сведениями, как имена пользователей, учетные записи и адреса электронной почты.

При каждом открытии списка SharePoint или связанной таблицы Access будут отображаться самые свежие данные. По мере обновления списка SharePoint можно также вручную обновлять связанную таблицу Access на основе изменений в нем. По мере обновления связанной таблицы Access можно также вручную обновлять данные в списке SharePoint на основе последних изменений в Access.

К началу страницы

Синхронизация данных списка с помощью команды Отслеживать этот список в табличном представлении

Список SharePoint можно также синхронизировать в табличном представлении с помощью команды "Отслеживать этот список", доступной в этом представлении в области задач. В этом случае в приложении Access также создается связанная таблица. С помощью дополнительных команд в области задач можно также синхронизировать данные списка и выполнять следующие задачи:

  • создание отчета в приложении Access;

  • экспорт в приложение Access.

Дополнительные сведения см. в справке табличного представления (внизу табличного представления щелкните ссылку Справка.)

К началу страницы

Синхронизация данных списка с помощью команды Список SharePoint приложения Access

В приложении Access 2010 таблицу можно связать с существующим списком SharePoint с помощью команды Список SharePoint в группе Импорт и связывание на вкладке Внешние данные.

В приложении Access можно также создать пустой список SharePoint. Для этого на ленте откройте вкладку Создать, в группе Таблицы выберите команду Списки SharePoint и выберите один из следующих вариантов: Контакты, Задачи, Вопросы, События или Другой.

Дополнительные сведения о работе с приложением Access см. в справке Access 2010.

К началу страницы

Преимущества связывания таблицы Access со списком SharePoint

Независимо от выбранного способа синхронизации списка SharePoint в приложении Access 2010 создается связанная таблица, отражающая структуру и содержимое списка SharePoint. В Access тип данных для каждого поля выбирается в зависимости от типа столбца списка. Эти связанные таблицы работают как обычные таблицы Access, поэтому для работы с данными в приложении Access 2010 можно создавать запросы, формы, отчеты, макросы и писать код.

К началу страницы

Подстановка данных

В Access также автоматически создаются связанные таблицы для всех списков подстановок (если списки подстановок еще не связаны с базой данных). Если в списке подстановок есть столбцы, заполняющиеся значениями из других списков, эти списки также включаются в операцию связывания, так что списку подстановок каждой из связанных таблиц соответствует связанная таблица в базе данных. В Access также устанавливаются отношения между этими связанными таблицами.

К началу страницы

Изменения структуры

Как и в случае с другими типами связанных таблиц, при работе в приложении Access поля в связанной таблице невозможно добавлять, удалять и изменять. Если нужно изменить структуру, например удалить или изменить столбец, список необходимо открыть на сайте SharePoint. Чтобы изменить структуру списка SharePoint, можно открыть из приложения Access страницу его параметров. Для этого щелкните правой кнопкой мыши таблицу Access в области навигации, выберите пункт Другие параметры, а затем — команду Изменить столбцы и параметры.

Изменения структуры списка SharePoint не отображаются автоматически в связанной таблице. Чтобы обновить связанную таблицу и применить к ней изменения структуры списка, щелкните правой кнопкой мыши таблицу Access в области навигации, выберите пункт Другие параметры, а затем — командуОбновить список.

К началу страницы

Производительность

Поскольку данные из связанных списков SharePoint автоматически синхронизируется с локальными таблицами, а пользователи всегда работают с локальными данными, быстродействие связанных таблиц в Access 2010 повышено по сравнению с предыдущими версиями.

К началу страницы

Операции массового редактирования

Благодаря синхронизации с приложением Access 2010 массовое внесение изменений в данные списка SharePoint значительно упрощается. Для массового добавления, обновления или удаления данных в списке SharePoint необходимо выполнить соответствующий запрос в приложении Access 2010, а затем открыть или обновить список SharePoint.

К началу страницы

Обработка данных в автономном режиме и разрешение конфликтов

Если нужно взять часть работы домой или поработать в дороге, можно сохранить связанные списки SharePoint для доступа к ним в автономном режиме с помощью приложения Access 2010. Например, может понадобиться предоставить клиенту каталог продукции, находясь в пути. Данные можно обработать в Access 2010 и синхронизировать изменения при следующем подключении к сайту SharePoint.

Если возникнут конфликты (например, когда другой пользователь обновляет ту же запись на сервере или в автономном режиме), их можно разрешить при возобновлении подключения к сайту с помощью диалогового окна Устранение конфликтов. В нем отображаются сведения о конфликте, например причина возникновения ошибки, и предоставляется возможность отправить данные повторно или отменить изменения. При наличии нескольких ошибок сведения о каждой из них можно просмотреть с помощью кнопок Предыдущая и Следующая в диалоговом окне. Некоторые ошибки можно устранить только путем отмены изменений.

К началу страницы

Соображения относительно синхронизации данных

В таблице ниже представлены некоторые соображения, которые следует учесть при синхронизации данных между списком SharePoint и связанной таблицей Access.

Компонент

Сравнение

Столбцы

Access поддерживает не более 256 полей в таблице, поэтому импортируются только первые 256 столбцов.

Папки

Каждая папка из списка или представления SharePoint импортируется в таблицу Access в виде отдельной записи. Элементы внутри папки импортируются также в виде записей, которые отображаются непосредственно под записью папки.

Столбцы подстановок

Если столбец заполняется значениями из другого списка, который отсутствует в базе данных, в приложении Access автоматически создаются связанные таблицы для таких списков.

Примечание : Столбцы "Пользователь" и "Группа" относятся к особому типу столбца подстановок, предназначенному для поиска значений в списке сведений о пользователях. При связывании со списком, содержащим один из этих столбцов, в приложении Access автоматически создается связанная таблица для списка сведений о пользователях.

Вычисляемые столбцы

В Access в соответствующем поле отображаются результаты вычисляемого столбца; просмотр и изменение формулы невозможны.

Вложения

Столбец вложений в списке отображается в поле вложений.

Столбцы, доступные только для чтения

Столбцы, доступные в списке SharePoint только для чтения, сохраняют свой статус в Access. Кроме того, в Access не разрешается добавлять, удалять или изменять столбцы.

Столбцы, допускающие одновременно несколько значений

Столбец типа "Выбор" или "Подстановка" может содержать несколько значений. В ходе операции связывания для таких столбцов создаются поля, допускающие несколько значений. Многозначные столбцы подстановок создаются в связанной таблице в том случае, если столбец имеет тип "Подстановка".

Неподдерживаемые списки

Не поддерживаются следующие списки:

  • Опросы

  • Доски обсуждений

К началу страницы

Синхронизация списка SharePoint с приложением Access

  1. Перейдите на сайт SharePoint, содержащий список, который нужно синхронизировать с редактором электронных таблиц.

  2. Щелкните имя списка на панели быстрого запуска или в меню Действия сайта выберите пункт Просмотреть весь контент сайта, а затем щелкните имя списка в соответствующем разделе.

    Примечание : Внешний вид и навигация сайта SharePoint могут быть существенно изменены. Если не удается найти какой-нибудь элемент, например команду, кнопку или ссылку, обратитесь к администратору.

  3. На ленте откройте вкладку Список и в группе Подключение и экспорт выберите команду Открыть с помощью Access.

  4. Укажите путь к новой или существующей базе данных или нажмите кнопку Обзор, чтобы найти базу данных.

  5. Выберите команду "Связать с данными на сайте SharePoint" и нажмите кнопку ОК.

    Примечание :  Можно также выбрать команду "Экспортировать копию данных". При экспорте данных (в отличие от установки связи с данными) выполняется однократное копирование текущих данных, а не синхронизация между созданной таблицей Access и списком SharePoint.

  6. Если предлагается подтвердить операцию, нажмите кнопку ОК.

  7. В диалоговом окне Загрузка файла нажмите кнопку Открыть.

  8. Если будет предложено включить подключения к данным на этом компьютере, нажмите кнопку Включить — в случае, если есть уверенность в том, что данные на узле SharePoint безопасны для включения.

Если в списке SharePoint есть столбцы подстановок, в приложении Access 2010 создается таблица, связанная со списком SharePoint, таблица UserInfo, а также дополнительные связанные таблицы.

К началу страницы

Обновление синхронизированных данных

При каждом открытии синхронизированного списка SharePoint или связанной таблицы Access будут отображаться самые свежие данные. Чтобы обеспечить отображение последних данных в открытом списке SharePoint или связанной таблице Access, можно обновить данные вручную.

Чтобы обновить синхронизированные данные, выполните одно из указанных ниже действий.

  • В приложении Access 2010 откройте связанную таблицу Access, на ленте откройте вкладку Главная и в группе Записи выберите команду Обновить, а затем — пункт Обновить.

  • Откройте список SharePoint и выполните одно из указанных ниже действий.

    • В табличном представлении на ленте откройте вкладку Список и в группе Таблица данных выберите команду Обновить данные.

    • В стандартном представлении в адресной строке браузера Internet Explorer выберите команду Обновить или нажмите клавишу F5.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×