Синхронизация контента SharePoint 2010 с приложением Outlook 2010

Библиотеку SharePoint, список контактов, список задач, список задач проекта и определенный тип внешнего списка SharePoint можно синхронизировать с приложением Microsoft Outlook 2010. Поскольку Outlook 2010 часто используется одновременно с SharePoint 2010 для сотрудничества и координации мероприятий и проектов, возможность синхронизации этих библиотек и списков позволяет повысить производительность, особенно при работе в автономном режиме или при отсутствии постоянного доступа к сайтам SharePoint.

В этой статье

Общие сведения о синхронизации с Outlook 2010 контента SharePoint 2010

Работа с синхронизированной библиотекой документов

Работа с синхронизированным списком контактов

Работа с синхронизированным списком задач

Работа с синхронизированным внешнего списка

Дополнительные возможности интеграции

Синхронизация библиотеки SharePoint с приложением Outlook 2010

Синхронизация списка SharePoint контактов с помощью контактов Outlook 2010

Синхронизация списка задач SharePoint с задачи Outlook 2010

Общие сведения о синхронизации контента SharePoint 2010 с приложением Outlook 2010

Библиотеку SharePoint, список контактов, список задач, список задач проекта и определенный тип внешнего списка SharePoint можно синхронизировать с приложением Outlook 2010. Поскольку Outlook 2010 часто используется одновременно с SharePoint 2010 для сотрудничества и координации мероприятий и проектов, возможность синхронизации этих библиотек и списков позволяет повысить производительность, особенно при работе в автономном режиме и при отсутствии постоянного доступа к сайтам SharePoint.

Для выполнения синхронизации этих библиотек и списков на клиентском компьютере должно быть установлено приложение Outlook 2010, а пользователю необходимо иметь для списка или библиотеки разрешение уровня "Участие".

Дополнительные сведения об использовании SharePoint 2010 с приложением Outlook 2010 см. в статьях по ссылкам в разделе См. также и в справке Outlook 2010.

К началу страницы

Работа с синхронизированной библиотекой документов

Библиотеку SharePoint 2010 можно синхронизировать с приложением Outlook 2010. После синхронизации она будет отображаться в виде папки в разделе Списки SharePoint области навигации Outlook.

При использовании функции мгновенного поиска в Outlook в поиск включаются все синхронизированные документы SharePoint. С помощью функции предварительного просмотра документов в области чтения Outlook можно легко просматривать результаты поиска. Открывать документы SharePoint и сохранять изменения в них из приложения Outlook может оказаться быстрее и удобнее. В приложении Outlook можно просматривать, редактировать и упорядочивать документы из библиотеки SharePoint. Кроме того, можно перевести библиотеку в автономный режим и внести изменения в файлы Office, а затем выйти из автономного режима и выполнить синхронизацию.

Для файлов Office синхронизация является однонаправленной. Изменения, внесенные в файлы в библиотеке SharePoint, можно загрузить в Outlook, но в Outlook нельзя внести изменения в файлы не в формате Office и снова загрузить их в библиотеку SharePoint. При работе в Outlook в автономном режиме можно редактировать файлы Office, такие как документы Word, таблицы Excel и презентации PowerPoint. После выхода из автономного режима изменения можно загрузить в библиотеку SharePoint. Однако в приложении Outlook не отслеживаются изменения в этих файлах Office, созданных в библиотеке SharePoint. Если планируется вносить изменения в эти файлы в Outlook в автономном режиме, для достижения наилучшего результата их нужно сначала извлечь.

К началу страницы

Работа с синхронизированным списком контактов

Список контактов SharePoint 2010 можно синхронизировать с приложением Outlook 2010. Это позволит эффективнее хранить контакты SharePoint, предоставлять к ним общий доступ и управлять ими в Outlook. Кроме того, можно перевести список контактов в автономный режим и внести в него необходимые изменения, а затем выйти из автономного режима и синхронизировать его из Outlook 2010 или SharePoint 2010.

В приложении Outlook 2010 синхронизированный список контактов SharePoint работает так же, как обычные папки контактов Outlook. Эти контакты можно просматривать, редактировать и выводить на печать и даже вызывать их с помощью Microsoft Office Communicator. Можно отправлять контактам сообщения электронной почты и приглашения на собрания, применять к ним цветовые категории, хранить для них по нескольку телефонных номеров и адресов электронной почты, а также добавлять фотографии контактов, электронные визитные карточки и сведения о дне рождения и юбилеях.

Синхронизация списка контактов является двунаправленной. Изменения, внесенные в контакты в приложении Outlook, автоматически синхронизируются со списком контактов SharePoint. Изменения, внесенные в список контактов SharePoint, автоматически синхронизируются с контактами Outlook.

Если открыть контакт SharePoint в приложении Outlook или открыть список контактов в SharePoint 2010, будут показаны последние изменения. Если контакт был изменен в Outlook при открытом списке контактов в SharePoint, для отображения последних изменений в списке SharePoint необходимо обновить страницу в браузере. Если список контактов SharePoint был изменен при открытом контакте в Outlook, для отображения последних изменений в контактах Outlook необходимо использовать команду Отправить и получить.

К началу страницы

Работа с синхронизированным списком задач

Список задач SharePoint 2010 можно синхронизировать с приложением Outlook 2010. Работать можно как со стандартным списком задач, так и со списком задач проекта, который отличается от стандартного только тем, что его элементы имеют графическое представление, называемое диаграммой Ганта. Кроме того, можно перевести список задач в автономный режим и внести в него изменения, а затем выйти из автономного режима и выполнить синхронизацию из приложения Outlook.

Содержимое синхронизированного списка задач отображается в области навигации в разделе "Общие задачи" и фиксируется в списке дел. Чтобы отслеживать состояние, ход выполнения и журнал своих проектов, участники группы могут создавать, назначать, обновлять, удалять задачи и отвечать на них, работая в соответствующих папках приложения Outlook.

К синхронизированным задачам, как и к задачам Outlook, можно применять пометки и категории. Они не отображаются на сайте SharePoint, но доступны при работе с синхронизированными задачами в приложении Outlook. Уведомления о задачах SharePoint также полностью интегрированы с задачами и календарями. Можно настроить параметры для автоматического формирования напоминаний и сообщений электронной почты с уведомлениями.

Синхронизация списка задач является двунаправленной. Изменения, внесенные в задачи в приложении Outlook, автоматически синхронизируются со списком задач SharePoint или списком задач проекта. Изменения, внесенные в списке задач SharePoint или списке задач проекта, автоматически синхронизируются с задачами в приложении Outlook. Если открыть задачу в приложении Outlook или открыть список задач SharePoint или список задач проекта в SharePoint 2010, будут показаны последние изменения.

Если задача была изменена в Outlook при открытом списке задач в SharePoint, для отображения последних изменений в списке необходимо обновить страницу в браузере. Если список задач SharePoint был изменен при открытой задаче в Outlook, для отображения последних изменений в задачах Outlook необходимо использовать команду Отправить и получить.

К началу страницы

Работа с синхронизированным внешним списком

Внешний список SharePoint 2010 можно синхронизировать с приложением Outlook 2010. Внешние списки SharePoint создаются с помощью служб Business Connectivity Services (BCS) в приложении SharePoint Designer 2010 и могут содержать доступ с правами на чтение и запись бизнес-данных из таких источников данных, как SQL Server или SAP.

При создании внешнего типа контента в SharePoint Designer 2010 его можно сопоставить с собственным типом элемента Office, таким как контакт или задача, чтобы свойства и поведение внешних данных совпадали со свойствами контакта или задачи в Outlook. Предположим, что в качестве внешних данных выступает список заказчиков, который нужно отобразить в Outlook. Так как данные заказчиков очень похожи на контакты в Outlook, можно сопоставить внешний тип контента с элементом контакта в Outlook. После подключения внешнего списка в Outlook с помощью команды Подключиться к Outlook с внешними данными можно выполнять те же действия (например создание, обновление или удаление), которые применимы к собственным контактам Outlook.

К началу страницы

Дополнительные возможности интеграции

В приложении Outlook 2010 имеются дополнительные возможности интеграции с SharePoint 2010, включая указанные ниже.

  • Участие в интерактивных обсуждениях с помощью сообщений электронной почты

  • Отображение календарей SharePoint 2010 и Outlook 2010 рядом

  • Управление оповещениями SharePoint и RSS-каналами

  • Создание рабочей области для собраний

  • Использование веб-частей Outlook в SharePoint 2010, например, для отображения сообщений Outlook

  • Использование надстройки Outlook Social Connector для управления веб-каналами социальных сетей своих коллег

Дополнительные сведения об этих возможностях интеграции см. в справке Outlook 2010 и SharePoint.

К началу страницы

Синхронизация библиотеки SharePoint с приложением Outlook 2010

  1. В браузере откройте сайт SharePoint с библиотекой, которую нужно синхронизировать.

  2. Щелкните имя библиотеки на панели быстрого запуска или выберите в меню Действия сайта команду Просмотреть весь контент сайта, а затем щелкните имя библиотеки в соответствующем разделе.

    Примечание : Сайт SharePoint может значительно изменен в внешний вид и навигации. Если не удается найти параметр, например команды, кнопки или ссылки, обратитесь к администратору SharePoint.

  3. На ленте откройте вкладку Библиотека и в группе Подключение и экспорт выберите команду Подключиться к Outlook.

  4. При появлении запроса на запуск программы на компьютере нажмите кнопку Разрешить.

  5. Если предлагается подтвердить операцию, нажмите кнопку Да.

В приложении Outlook библиотека отображается в области навигации в категории Списки SharePoint. Работать с файлами библиотеки можно так же, как с сообщениями электронной почты. Чтобы просмотреть файл Office в области чтения, нужно щелкнуть его один раз, а чтобы открыть его — два раза. Чтобы получить доступ к другим возможностям, щелкните файл правой кнопкой мыши.

Примечание : 

  • Если в библиотеке имеются вложенные папки и все ее файлы должны быть доступны в приложении Outlook, перейдите на верхний уровень библиотеки и подключите ее к Outlook. По умолчанию, если при подключении библиотеки к Outlook открыта одна из ее вложенных папок, будет подключено только содержимое этой подпапки.

  • Получить в приложении Outlook доступ к содержимому только одной папки можно двумя способами. Если папка с файлами, к которым нужно получить доступ в Outlook, не открыта, наведите на нее указатель мыши, щелкните появившуюся стрелку Открыть меню и выберите команду Подключиться к Outlook. Если папка уже открыта, выполните действия, необходимые для подключения библиотеки.

  • После подключения библиотеки к приложению Outlook для работы с ней можно пригласить других участников группы. Для этого в Outlook щелкните имя библиотеки правой кнопкой мыши и выберите команду Открыть доступ к папке.

К началу страницы

Синхронизация списка контактов SharePoint с контактами Outlook 2010

  1. В браузере откройте сайт SharePoint со списком контактов, который нужно синхронизировать.

  2. Щелкните имя списка контактов на панели быстрого запуска или в меню Действия сайта выберите команду Просмотреть весь контент сайта, а затем щелкните имя списка контактов в соответствующем разделе.

    Примечание : Сайт SharePoint может значительно изменен в внешний вид и навигации. Если не удается найти параметр, например команды, кнопки или ссылки, обратитесь к администратору SharePoint.

  3. На ленте откройте вкладку Список и в группе Подключение и экспорт выберите команду Открыть в Outlook.

  4. При появлении запроса на подключение контактов SharePoint к Outlook нажмите кнопку ОК.

В приложении Outlook 2010 контакты будут добавлены в категорию Контакты в области навигации.

К началу страницы

Синхронизация списка задач SharePoint с задачами Outlook 2010

  1. В браузере откройте сайт SharePoint со списком задач или списком задач проекта, который нужно синхронизировать.

  2. Щелкните имя списка задач или списка задач проекта на панели быстрого запуска или в меню Действия сайта выберите команду Просмотреть весь контент сайта, а затем щелкните имя списка задач или списка задач проекта в соответствующем разделе.

    Примечание : Внешний вид и навигация сайта SharePoint могут быть существенно изменены. Если не удается найти какой-нибудь элемент, например команду, кнопку или ссылку, обратитесь к администратору.

  3. На ленте откройте вкладку Список и в группе Подключение и экспорт выберите команду Открыть в Outlook.

  4. При появлении запроса на подключение списка контактов SharePoint к Outlook нажмите кнопку ОК.

В приложении Outlook 2010 задачи будут добавлены в категорию Общие задачи в области навигации и в список дел.

Примечание : С задачами с узла SharePoint можно работать точно так же, как с задачами Outlook, включая перетаскивание и копирование задач из папок Outlook в папки узла SharePoint и наоборот. Однако повторяющиеся задачи и поручения из Outlook будут преобразованы на узле SharePoint в обычные задачи.

Совет : Подключив списка задач или списка задач проекта в Outlook, вы можете отправить сообщения об общем доступе к остальным участникам, которые пригласить их для подключения к задачам. Щелкните правой кнопкой мыши имя списка в Outlook и затем щелкните имя списка задач общий доступ. Будет создана сообщения электронной почты, которая содержит ссылку и команды для подключения к списку.

К началу страницы

Примечания : 

  • Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

  • Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала. Вместе с другими участниками сообщества Майкрософт вы можете улучшить эту статью с помощью Community Translation Framework (CTF). Просто наведите указатель мыши на предложение в статье и выберите команду "УЛУЧШИТЬ ПЕРЕВОД" в мини-приложении CTF. Для получения дополнительных сведений о CTF щелкните здесь. Используя CTF, вы соглашаетесь с нашими условиями предоставления услуг.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×