Связывание и отслеживание сообщений электронной почты в Диспетчере контактов

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Отслеживание входящих и исходящих сообщений при общении с деловыми партнерами может оказаться трудной задачей, а пропуск важного сообщения может привести к срыву возможной сделки. Чтобы решить эту проблему, Диспетчер контактов для Outlook позволяет превратить бизнес-запись в виртуальный почтовый ящик, с которым можно связать сообщения.

В этой статье описано, как связать отдельные сообщения с записями Диспетчера контактов для Outlook и как настроить связывание и отслеживание сообщений для их автоматической привязки к записям, включая бизнес-проекты.

Важно :  Связанные сообщения смогут увидеть все пользователи, у которых есть доступ к базе данных.

Предполагаемое действие:

Связывание отдельных сообщений с записями

Автоматическое связывание сообщений с записями

Отключение связывания и отслеживания электронной почты

Конфиденциальность и безопасность при использовании связывания и отслеживания электронной почты в общей базе данных

Удаление сообщений из записи

Связывание сообщений с записями

Сообщения можно связывать с такими записями, как бизнес-партнер и бизнес-контакт, а также с бизнес-проектами. Чтобы просмотреть сообщения, связанные с конкретной записью, достаточно сделать несколько щелчков мышью.

Если связать бизнес-контакты и бизнес-проекты с бизнес-партнером, то связанные с ними сообщения будут доступны для просмотра в журнале обращений записи партнера.

Автоматическое связывание сообщений с записями

Функция связывания и отслеживания электронной почты позволяет автоматически связывать и отслеживать сообщения, полученные от бизнес-партнеров и бизнес-контактов, читать старые сообщения, а также проверять предыдущие полученные и отправленные ими сообщения. Сообщения также можно автоматически связывать с бизнес-проектами по темам.

К началу страницы

Связывание отдельных сообщений с записями

Сообщения, связанные с записью бизнес-партнера, бизнес-контакта или бизнес-проекта, хранятся в Outlook. Сообщения также отображаются в журнале обращений записи и в папке журнала обращений Диспетчера контактов для Outlook.

4 КБ сообщения хранятся в базе данных Диспетчера контактов, поэтому доступ к сообщению или его части сохраняется даже после его удаления из Outlook. Если размер исходного сообщения, удаленного из Outlook, превышал 4 КБ, будет доступна только его часть.

  1. Щелкните или откройте в приложении Outlook сообщение, которое нужно связать с записью.

  2. На ленте в группе Бизнес нажмите кнопку Связать с записью.

  3. В диалоговом окне Связь с записью Диспетчера контактов выберите в списке Тип элемента тип записи, которую нужно найти.

    Примечание :  Если выбрать запись возможности, то сообщение будет фактически связано с бизнес-партнером или бизнес-контактом такой записи.

  4. В списке записей щелкните запись.

    Если вы хотите связать элемент с несколькими записями, выберите их.

Выбор нескольких записей

Чтобы выбрать смежные записи, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкните первую и последнюю записи группы, которую требуется добавить. Чтобы выбрать несколько несмежных записей, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, поочередно щелкните отдельные записи. Чтобы выбрать все записи, щелкните любую и нажмите сочетание клавиш CTRL+A.

  1. В разделе Связанные записи щелкните Связать с.

    Выбранные записи появятся в поле Связать с.

  2. Нажмите кнопку ОК.

Просмотр сообщений, связанных с записью

Чтобы отобразить сообщения, связанные с записью, откройте нужную запись и щелкните вкладку История.

На экране будут отображены сообщения и другие элементы журнала обращений, связанные с записью.

Сведения о других элементах журнала обращений см. в разделе Отслеживание общения с клиентами в Диспетчере контактов.

К началу страницы

Автоматическое связывание сообщений с записями

После активации связывания и отслеживания электронной почты все новые входящие и исходящие сообщения для указанных адресов электронной почты будут автоматически связываться с записями.

Предыдущие сообщения также можно связать с записями.

Сообщения отображаются в журнале обращений записи, которая содержит указанные адреса электронной почты.

Если нужно связать сообщение, адрес которого не соответствует ни одной записи Диспетчера контактов для Outlook, функция связывания и отслеживания создаст новую запись бизнес-контакта и свяжет данное сообщение с ней.

К началу страницы

Подготовка к активации связывания и отслеживания

Перед активацией функции связывания и отслеживания электронной почты необходимо выполнить следующие действия.

Убедитесь в том, что в записях Диспетчера контактов для Outlook указаны адреса электронной почты.

  1. В области навигации в группе Диспетчер контактов щелкните одну из следующих папок, чтобы показать рабочую область.

    • Управление контактами.

    • Продажи.

    • Управление проектами.

  2. Выберите вкладку, содержащую нужную запись, а затем дважды щелкните запись, чтобы открыть ее.

  3. Убедитесь в том, что в поле Адрес электронной почты указан адрес.

Убедитесь в том, что в Outlook настроено сохранение отправленных сообщений в папке Отправленные.

Чтобы упростить связывание и отслеживание исходящих сообщений, сохраняйте отправленные сообщения в папке Отправленные.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Нажмите кнопку Параметры.

  3. Щелкните вкладку Почта и прокрутите ее содержимое до раздела Сохранение сообщений.

  4. Убедитесь в том, что флажок Сохранять копии сообщений в папке "Отправленные" установлен. Если требуется также связывать и отслеживать переадресованные сообщения, установите флажок Сохранять переадресованные сообщения.

  5. Нажмите кнопку ОК.

Если вы предоставили другим пользователям доступ к своей базе данных Диспетчера контактов для Outlook, то в целях защиты конфиденциальности сообщения, помеченные как личные, частные или конфиденциальные, не связываются и не отслеживаются.

К началу страницы

Настройка связывания и отслеживания электронной почты

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Откройте вкладку Диспетчер контактов и нажмите кнопку Управление связыванием и отслеживанием.

  3. В диалоговом окне Управление связыванием и отслеживанием перейдите на вкладку Электронная почта и установите флажки для тех адресов электронной почты, которые нужно связать и отслеживать.

    Если запись содержит несколько адресов электронной почты, записи бизнес-партнеров и бизнес-контактов также будут отображены несколько раз.

    Диалоговое окно управления связыванием и отслеживанием

  4. Снимите флажки для адресов электронной почты, которые не нужно связывать и отслеживать.

  5. Откройте вкладку Папки.

    По умолчанию выбраны все папки.

    Примечание :  Если в Outlook настроены правила для распределения сообщений по разным папкам, необходимо выбрать их на вкладке Папки, чтобы включить связывание и отслеживание для этих сообщений.

  6. Нажмите кнопку ОК.

    Все будущие входящие и исходящие сообщения для указанных адресов в выбранных папках будут автоматически отслеживаться.

    Связывание и отслеживание также можно настроить из сообщения. В папке "Входящие" щелкните или откройте сообщение. На ленте в группе Бизнес нажмите кнопку Связывание и отслеживание. В диалоговом окне Связывание и отслеживание выберите адреса электронной почты и нажмите кнопку ОК. Если адрес электронной почты не соответствует ни одной записи Диспетчера контактов для Outlook, при попытке связать такой адрес будет создана новая запись бизнес-контакта.

К началу страницы

Связывание предыдущих сообщений с записями бизнес-партнеров и бизнес-контактов

Если требуется связать сообщения, полученные до того, как была включена функция связывания и отслеживания электронной почты, Диспетчер контактов для Outlook позволяет найти нужные сообщения и связать их с записями бизнес-партнеров и бизнес-контактов.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Откройте вкладку Диспетчер контактов и нажмите кнопку Управление связыванием и отслеживанием.

  3. В диалоговом окне Управление связыванием и отслеживанием при необходимости выполните следующие действия.

    • Установите флажки для записей бизнес-партнеров и бизнес-контактов, сообщения которых необходимо найти и связать.

    • Снимите флажки для записей бизнес-партнеров и бизнес-контактов, предыдущие сообщения которых не нужно связывать.

      Если запись содержит несколько адресов электронной почты, записи бизнес-партнеров и бизнес-контактов также будут отображены несколько раз.

  4. Если требуется указать, где Диспетчер контактов для Outlook будет выполнять поиск предыдущих сообщений, установите или снимите флажки для соответствующих папок на вкладке Папки.

  5. Нажмите кнопку Найти и связать.

    Диалоговое окно управления связыванием и отслеживанием с выделенной кнопкой "Найти и связать"

  6. Если требуется исключить сообщения до определенной даты, в диалоговом окне Связывание существующей электронной почты установите флажок Пропускать сообщения с датой до: и выберите дату в календаре.

  7. Нажмите кнопку Пуск.

  8. Когда завершится поиск и связывание сообщений, нажмите кнопку Закрыть.

  9. При необходимости в диалоговом окне Управление связыванием и отслеживанием можно настроить параметры обработки будущих сообщений.

    Важно :  Если нажать кнопку ОК в диалоговом окне Управление связыванием и отслеживанием, не изменяя выбранные адреса электронной почты и папки, будущие сообщения будут связываться и отслеживаться согласно параметрам, которые использовались для поиска и связывания.

  10. В диалоговом окне Управление связыванием и отслеживанием нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Связывание сообщений с бизнес-проектами по темам

Сообщения можно связать с записью бизнес-проекта на основе указанной в них темы. Дополнительные сведения о записях бизнес-проектов см. в статье Систематизация бизнес-проектов в Диспетчере контактов.

Предупреждение :  Если сообщения связаны с бизнес-проектом и для них нужно отключить связывание и отслеживание, необходимо отключить эту функцию для каждой уникальной темы сообщений.

Дополнительные сведения см. в разделе этой статьи Отключение связывания и отслеживания электронной почты по темам.

  1. Щелкните или откройте сообщение, которое нужно связать с записью бизнес-проекта.

  2. На ленте в группе Бизнес нажмите кнопку Связывание и отслеживание.

  3. В диалоговом окне Связывание и отслеживание перейдите на вкладку Тема сообщения.

    Вкладка "Тема сообщения" в диалоговом окне связывания и отслеживания; установлен флажок рядом с бизнес-проектом

  4. Установите флажок рядом с именем проекта, с которым нужно связать сообщение.

  5. Нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Отключение связывания и отслеживания электронной почты

Если больше не нужно автоматически связывать сообщения электронной почты с записями, можно отключить функцию связывания и отслеживания электронной почты.

При совместном доступе к базе данных с другими пользователями функцию связывания и отслеживания электронной почты в некоторых случаях следует отключать, так как связанные сообщения будут видны всем пользователям. Сведения о том, как запретить доступ других пользователей к связанным сообщениям, см. в разделе этой статьи Удаление сообщений из записи.

К началу страницы

Отключение функции связывания и отслеживания для записей бизнес-партнеров и бизнес-контактов

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Откройте вкладку Диспетчер контактов и нажмите кнопку Управление связыванием и отслеживанием.

  3. В диалоговом окне Управление связыванием и отслеживанием на вкладках Электронная почта и Папки нажмите кнопку Очистить все, чтобы снять все установленные флажки.

    Если нужно отключить связывание и отслеживание только для отдельных записей, снимите соответствующие им флажки.

  4. Нажмите кнопку ОК.

    Примечание :  После отключения функции связывания и отслеживания электронной почты никакие будущие сообщения не будут связываться с записями. Если требуется удалить сообщения, уже связанные с записями, это нужно сделать после отключения функции связывания и отслеживания. Подробные сведения см. в разделе этой статьи Удаление сообщений из записи.

К началу страницы

Отключение связывания и отслеживания электронной почты по темам

  1. В области навигации в группе Диспетчер контактов щелкните Управление проектами.

  2. На вкладке Бизнес-проекты дважды щелкните нужный проект.

  3. На ленте в группе Показать нажмите кнопку История.

  4. Щелкните правой кнопкой мыши сообщение с темой, для которой нужно отключить связывание и отслеживание, а затем выберите команду Связывание и отслеживание.

  5. Выполните действия, описанные ниже.

    • Отключение связывания и отслеживания электронной почты для записей бизнес-партнеров и бизнес-контактов     На вкладке Адрес электронной почты нажмите кнопку Очистить все, чтобы отключить связывание и отслеживание сообщений для записей бизнес-партнеров и бизнес-контактов.

    • Отключение связывания и отслеживания электронной почты для записей бизнес-проектов     Перейдите на вкладку Тема сообщения и нажмите кнопку Очистить все.

      Связывание и отслеживание электронной почты можно отключить только для тех записей бизнес-проектов, бизнес-партнеров и бизнес-контактов, которые связаны с выбранным сообщением. Чтобы отключить связывание и отслеживание электронной почты для бизнес-проектов, необходимо отключить данную функцию для всех уникальных тем сообщений.

  6. Нажмите кнопку ОК.

    Примечание :  После отключения функции связывания и отслеживания электронной почты никакие будущие сообщения не будут связываться с записями. Если требуется удалить сообщения, уже связанные с записями, это нужно сделать после отключения функции связывания и отслеживания. Подробные сведения см. в разделе этой статьи Удаление сообщений из записи.

К началу страницы

Конфиденциальность и безопасность при использовании связывания и отслеживания электронной почты в общей базе данных

При совместном использовании базы данных хранимая в ней информация будет доступна всем, у кого есть доступ к базе данных. Если настроить автоматическое связывание и отслеживание электронной почты, все существующие и будущие сообщения и другие элементы журнала обращений, связанные с записями, будут доступны всем пользователям, которые имеют доступ к базе данных. Сведения о совместном использовании базы данных см. в статье Совместное использование данных Диспетчера контактов с другими пользователями.

Если доступ к базе данных есть у нескольких пользователей     Любой пользователь, которому разрешен доступ к базе данных, может видеть связанные сообщения и другие элементы журнала обращений.

  • Если нужно лишить коллег возможности просматривать уже связанные сообщения, но при этом использовать функцию связывания и отслеживания электронной почты для будущих сообщений, удалите из записей существующие сообщения, прежде чем открывать общий доступ к базе данных. Дополнительные сведения см. в разделе этой статьи Удаление сообщений из записи.

  • Чтобы лишить других пользователей доступа к будущим сообщениям, но оставить возможность просматривать предыдущие сообщения, отключите функцию связывания и отслеживания, прежде чем открывать доступ к базе данных. Дополнительные сведения см. в разделе этой статьи Отключение связывания и отслеживания электронной почты.

  • Чтобы запретить другим пользователям просматривать существующие и будущие сообщения, связанные с записями, отключите функцию связывания и отслеживания электронной почты и удалите сообщения из всех записей, прежде чем открывать доступ к базе данных.

Если с базой данных работаете только вы или общий доступ к ней предоставляется с целью сохранения ее копии на портативном компьютере     Требования к безопасности минимальны — достаточно обеспечить безопасность пароля. Для любого адреса электронной почты можно включить функцию связывания и отслеживания, не беспокоясь о том, что другие пользователи смогут получить доступ к сообщениям.

Примечание :  Чтобы сделать копию, которую можно будет использовать за пределами офиса, сначала необходимо предоставить общий доступ к базе данных Диспетчера контактов. При этом в базе данных зарегистрированным останется только один пользователь. Сведения о том, как создать копию базы данных, см. в статье Совместное использование данных Диспетчера контактов с другими пользователями.

К началу страницы

Удаление сообщений из записи

Сообщение может быть связано с несколькими записями. Если удалить связанное сообщение из одной записи, оно будет удалено из журнала обращений только для данной записи. Если сообщение было связано с другими записями, связь с ними будет сохранена. Например, если сообщение связано с не зависящими друг от друга записями идеи и бизнес-партнера, его удаление из записи идеи не приведет к удалению из записи бизнес-партнера.

Удаление сообщения из записи не приводит к его удалению из приложения Outlook.

  1. В области навигации в группе Диспетчер контактов щелкните одну из следующих папок, чтобы показать рабочую область.

    • Управление контактами.

    • Продажи.

    • Управление проектами.

  2. Выберите вкладку, содержащую нужную запись, а затем дважды щелкните запись, чтобы открыть ее.

  3. На ленте в группе Показать нажмите кнопку История.

    На экране будут отображены сообщения, а также другие элементы журнала обращений, связанные с записью.

    Чтобы отобразить только сообщения, на странице История перейдите на вкладку ленты Вид. Нажмите кнопку Тип элемента и выберите пункт Сообщения электронной почты.

  4. Выберите сообщения электронной почты, которые требуется удалить.

    Чтобы выделить несколько соседних записей, нажмите клавишу SHIFT и щелкните первую и последнюю записи в группе. Чтобы выделить несмежные записи, нажмите клавишу CTRL и щелкните все необходимые записи.

  5. Нажмите кнопку Удалить.

Дополнительные сведения об удалении записей см. в статье Удаление записей Диспетчера контактов.

Сведения о восстановлении удаленных элементов см. в статье Восстановление записи в Диспетчере контактов.

К началу страницы

Удаление всех сообщений из записей

  1. В области навигации нажмите кнопку Диспетчер контактов.

  2. В разделе Бизнес-записи нажмите кнопку Бизнес-история.

  3. Щелкните заголовок столбца Тип элемента, чтобы отсортировать список по типу элемента.

  4. Выберите все сообщения или сообщения, которые нужно удалить.

    Чтобы выделить несколько соседних записей, нажмите клавишу SHIFT и щелкните первую и последнюю записи в группе. Чтобы выделить несмежные записи, нажмите клавишу CTRL и щелкните все необходимые записи.

  5. Щелкните правой кнопкой мыши выделенные сообщения электронной почты и выберите команду Удалить.

Сведения о других элементах журнала обращений см. в разделе Отслеживание общения с клиентами в Диспетчере контактов.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×