Сбор подписей в документе с помощью рабочего процесса

Если для документа требуются цифровые подписи нескольких лиц, находящихся в разных местах, регулярный и своевременный сбор этих подписей может быть связан с трудностями. Если попытаться координировать процесс сбора подписей с помощью электронной почты, возможно, все сведется к многократной отправке документа разным лицам, которые должны подписать его. К тому же, придется отслеживать, кто подписал документ, а кто все еще не поставил свою подпись.

Если для управления процессом сбора подписей используется рабочий процесс по сбору подписей на узле Microsoft Office SharePoint Server 2007, можно координировать сбор всех необходимых подписей с помощью одной операции. Рабочий процесс по сбору подписей позволяет контролировать и отслеживать все задачи, выполняемые персоналом, которые входят в процесс сбора подписей, и эта технология обеспечивает запись процесса сбора подписей после его завершения. Рабочий процесс можно запустить для документа непосредственно в Microsoft Office Word 2007 или Microsoft Office Excel 2007. Кроме того, участники рабочего процесса могут выполнять свои рабочие задачи прямо в Microsoft Office Outlook 2007.

Важно : Возможность запуска рабочего процесса по сбору подписей из Office Word 2007 или Office Excel 2007 доступна только в Microsoft Office Профессиональный плюс 2007, Microsoft Office Корпоративный 2007 и Microsoft Office Максимум 2007, а также в автономных версиях Office Word 2007 и Office Excel 2007.

В этой статье

Использование рабочего процесса для управления процедурой сбора цифровых подписей

Подготовка

Запуск рабочего процесса по сбору подписей для документа

Подпись документа для выполнения задачи рабочего процесса по сбору подписей

Использование рабочего процесса для управления процедурой сбора цифровых подписей

Office SharePoint Server 2007 расширяет возможности цифровых подписей в Office Word 2007 и Office Excel 2007 путем предоставления рабочего процесса по сбору подписей, который можно использовать для управления процедурой сбора в документе множества различных цифровых подписей.

Как работают цифровые подписи

В Office Word 2007 и Office Excel 2007 имеется возможность вставки строк подписей в документы и рабочие книги для записи цифровых подписей. Строка подписи выглядит как типовой заполнитель подписи, который может отображаться в печатном документе, однако она работает иначе. Когда строка подписи вставляется в документ Office, автор документа может указать сведения о предполагаемом субъекте, который должен подписать документ, а также инструкции для этого субъекта. Когда электронная копия документа открывается предполагаемым субъектом, который должен поставить подпись, он видит строку подписи и уведомление о запросе его подписи. Лицо, подписывающее документ, может щелкнуть строку подписи, чтобы поставить цифровую подпись в документ. Затем лицо, ставящее подпись, может ввести подпись, выбрать электронное изображение своей подписи или подписаться, пользуясь функцией рукописного ввода планшетного ПК. Когда субъект, ставящий свою подпись, добавляет в документ видимый образ своей подписи, одновременно добавляется цифровая подпись для проверки подлинности лица, подписывающего документ. После того как документ подписан цифровой подписью, он становится доступным только для чтения, чтобы предотвратить изменение его содержимого.

Документ со строками цифровых подписей

Возможность записи цифровых подписей с помощью строк подписей в документах Office позволяет организациям использовать безбумажные процессы подписи документов, таких как контракты и другие соглашения. В отличие от подписей на бумаге цифровые подписи могут предоставлять точную запись того, что было подписано, к тому же они позволяют проверять подпись в будущем. Ссылки на дополнительные сведения о цифровых подписях в приложениях, входящих в 2007 Office (выпуск), см. в разделе См. также.

Использование рабочего процесса для сбора подписей

Если документы сохранены на веб-узле Office SharePoint Server 2007, можно легко воспользоваться рабочим процессом по сбору подписей для управления процедурой сбора подписей. По умолчанию рабочий процесс по сбору подписей связан с типом содержимого документа на веб-узле Office SharePoint Server 2007, и, соответственно, он автоматически доступен для документов в библиотеках документов.

При использовании рабочего процесса для управления процедурой сбора подписей сервер управляет всеми задачами.

Запуск рабочего процесса.    При запуске рабочего процесса по сбору подписей для рабочей книги или документа приложения, входящего в 2007 Office (выпуск), выводится запрос о заполнении формы запуска рабочего процесса, в которой указываются имена людей, чьи подписи требуется собрать в документе. На форме автоматически отображаются имена предлагаемых людей, ставящих подписи, которые указаны в документе или рабочей книге. Можно выбрать назначение задач подписи в том порядке, в котором появляются подписи, или можно назначить задачи подписи одновременно всем лицам, подписывающим документ.

Выполнение задачи рабочего процесса.    После запуска рабочего процесса сервер назначает каждому участнику задачу подписи. Если оповещения по электронной почте включены для сервера, сервер отправляет также каждому участнику по электронной почте оповещение о задаче подписи. Участники могут нажать кнопку Изменить задачу в сообщении Office Outlook 2007, содержащем задачу, чтобы открыть подписываемый документ или подписываемую книгу и выполнить задачу подписи.

Просмотр состояния рабочего процесса.    Во время выполнения рабочего процесса по сбору подписей владелец или участники рабочего процесса могут просмотреть страницу состояния рабочего процесса, чтобы увидеть, кто из участников выполнил свои рабочие задачи. Когда все участники рабочего процесса выполнят свои рабочие задачи, рабочий процесс закончится и владелец рабочего процесса получит сообщение по электронной почте, что рабочий процесс по сбору подписей завершен. В этом сообщении электронной почты указываются имена всех людей, подписавших документ вместе с именами людей, которые были первоначально указаны в качестве предлагаемых лиц для подписи документа.

В начало страницы

Подготовка

Запустить рабочий процесс по сбору подписей не сложно: просто нажмите кнопку Microsoft Office, выберите Рабочие процессы, а затем щелкните Начать.

Но прежде чем начать, убедитесь в соблюдении следующих условий:

  • Работа выполняется с книгой Office Excel 2007 или документом Office Word 2007.

  • Файл сохранен в библиотеке документов на веб-узле Office SharePoint Server 2007. Дополнительные сведения о сохранении файла в библиотеке SharePoint см. в статье Сохранение файла в библиотеке SharePoint или в другом месте в Интернете.

  • В файл должна быть вставлена хотя бы одна строка подписи. В следующем разделе объясняется, как это сделать.

Если какие-либо команды не доступны в описываемых ниже процедурах, следует знать следующие факты:

  • Чтобы запустить рабочий процесс по сбору подписей непосредственно из приложения, входящего в 2007 Office (выпуск), необходимо иметь, по крайней мере, разрешение на изменение элементов для библиотеки, в которой сохранен документ. Для запуска некоторых рабочих процессов может также потребоваться наличие разрешения на управление списками. Другими словами, необходимы такие же разрешения, как и при работе в обозревателе. Подробности узнайте у владельца веб-узла.

  • Владелец узла может удалить рабочий процесс из конкретного списка или определенной библиотеки. Необходимо сохранить документ в списке или библиотеке, где доступен рабочий процесс по сбору подписей. Подробности узнайте у владельца веб-узла.

  • Администратор семейства узлов может отключить тип рабочего процесса, например рабочий процесс по сбору подписей, для всех узлов в семействе.

  • Возможность запуска рабочего процесса по сбору подписей из Office Excel 2007 или Office Word 2007 доступна только в Office Профессиональный плюс 2007, Office Корпоративный 2007 и Office Максимум 2007, а также в автономных версиях Office Excel 2007 и Office Word 2007.

В начало страницы

Запуск рабочего процесса по сбору подписей для документа

Рабочий процесс по сбору подписей отличается от других предварительно заданных рабочих процессов на веб-узле Office SharePoint Server 2007 тем, что этот рабочий процесс необходимо запускать из приложения, входящего в 2007 Office (выпуск), в котором выполняется задача подписи. Этот рабочий процесс невозможно запустить из библиотеки документов в обозревателе.

Примечание : Если требуется обеспечить получение участниками рабочего процесса уведомлений и напоминаний по электронной почте об их рабочих задачах после запуска рабочего процесса, обратитесь к администратору сервера, чтобы проверить, что уведомления по электронной почте включены для используемого веб-узла.

  1. Откройте документ или книгу в зависимости от того, где требуется собрать цифровые подписи.

    Примечание : Чтобы запустить рабочий процесс, можно открыть документ в режиме только для чтения или изменения.

    Открытие документа сервера в приложении Office

    1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем щелкните Открыть.

    2. В списке Папка выберите Мое сетевое окружение или Мои узлы SharePoint.

    3. Щелкните имя узла SharePoint, на котором находится файл, а затем нажмите кнопку Открыть.

      Совет : Или можно дважды щелкнуть имя узла, чтобы открыть его. Можно также дважды щелкнуть библиотеку (или файл), чтобы открыть ее.

      Примечание : Если сервер не виден ни в одной из категорий, введите URL-адрес сервера в поле Имя файла и нажмите кнопку Открыть.

    4. Выделите имя библиотеки, содержащей файл, например Общие документы, и нажмите кнопку Открыть.

    5. Щелкните имя файла, который хотите открыть, и нажмите кнопку Открыть.

  2. Если в документе или книге еще не содержатся строки подписей для фиксации цифровых подписей, которые предполагается собрать, вставьте эти строки сейчас.

    Добавление строки подписи

    1. В открытом документе Office Word 2007 или открытой книге Office Excel 2007 поместите указатель там, где требуется добавить строку подписи.

    2. На вкладке Вставка в группе Текст щелкните стрелку рядом со списком Строка подписи, а затем щелкните Строка подписи Microsoft Office.

    3. В диалоговом окне Настройка подписи введите сведения о лице, ставящем подпись на этой строке подписи. Эти сведения отображаются непосредственно под строкой подписи в документе. Выполните любое из следующих действий:

      • Введите имя подписывающего документ лица в поле Предлагается для подписания.

      • Укажите для лица, подписывающего документ, должность (если имеется) в организации, введя должность в поле Должность предложенного подписывающего.

      • Введите электронный адрес лица, подписывающего документ, в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего.

    4. Если требуется предоставить лицу, подписывающему документ, какие-либо инструкции, введите эти инструкции в поле Инструкции для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, которым пользуется подписывающий для подписи документа.

    5. Если хотите, чтобы у подписывающего была возможность добавить вместе с подписью примечания, установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.

    6. Если хотите показать дату, когда была добавлена подпись в строку подписи, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.

    7. Нажмите кнопку OK.

    8. Чтобы добавить дополнительные строки подписей, повторите шаги 1–7.

  3. Если добавлены новые строки подписей, нажмите кнопку Microsoft Office, а затем щелкните Сохранить, чтобы сохранить изменения.

  4. Если документ извлечен, его необходимо также вернуть, прежде чем запустить рабочий процесс. Чтобы выполнить возврат документа, нажмите кнопку Microsoft Office, выберите пункт Сервер, а затем щелкните Вернуть.

  5. Чтобы запустить рабочий процесс, нажмите кнопку Microsoft Office, а затем щелкните Рабочие процессы.

    Команда «Рабочие процессы»

  6. В диалоговом окне Рабочие процессы найдите рабочий процесс Сбор подписей и нажмите кнопку Начать.

    Диалоговое окно «Рабочие процессы»

    Примечания : 

    1. Если документ извлечен, выводится запрос о возврате документа. Затем необходимо повторить попытку запуска рабочего процесса.

    2. Если в организации доступна измененная версия рабочего процесса по сбору подписей, этот рабочий процесс должен иметь другое имя.

  7. В диалоговом окне Название рабочего процесса введите имена людей, которые должны подписать документ, в соответствующих строках подписей или нажмите кнопку Подписавший, чтобы выбрать имена людей или групп, которым требуется назначить задачи рабочего процесса.

  8. Если хотите назначить задачи подписи в том порядке, в котором строки подписей отображаются в документе, установите флажок Подписи запрашиваются в указанном выше порядке, а не все одновременно.

    Примечание : Эта настройка доступна только в том случае, если документ содержит более одной строки подписи Microsoft Office.

  9. Если требуется, чтобы другие работники получали уведомления (не назначения задач) при запуске рабочего процесса, введите их имена в строку Копия или щелкните Копия, чтобы выбрать работников и группы.

  10. Нажмите кнопку Начать.

В начало страницы

Подпись документа для выполнения задачи рабочего процесса по сбору подписей

Возможна ситуация, когда при получении по электронной почте уведомления о задаче человек обнаруживает, что должен выполнить задачу подписи документа. Задачу можно выполнить непосредственно в Office Outlook 2007, открыв это приложение из сообщения электронной почты.

  1. В сообщении электронной почты, содержащем задачу, нажмите кнопку Изменить задачу, а затем щелкните Открыть документ.

    Кнопка ''Изменить задачу'' в сообщении Microsoft Outlook

    Кнопка Изменить задачу также доступна в верхней части уведомления о задаче при его просмотре в области чтения.

  2. На панели сообщений, которая отображается вверху активного документа, нажмите кнопку Подпись.

    Панель сообщений, показывающая оповещение о задаче рабочего процесса по подписи документа

    Примечания : 

    • Если в библиотеке, в которой сохранен этот документ, документы должны извлекаться для их изменения, возможно, потребуется нажать кнопку Извлечь на панели сообщений до нажатия кнопки Подпись.

    • Если подпись запрашивается в нескольких местах документа, нажмите на панели сообщений кнопку Просмотр задач рабочего процесса. В диалоговом окне Задачи рабочего процесса выберите задачу и нажмите кнопку Открыть, чтобы поставить подпись в определенном месте. Повторите это действие для каждой перечисляемой задачи подписи.

  3. Чтобы добавить подпись в документ, в диалоговом окне Подпись выполните одно из следующих действий:

    • Чтобы добавить печатную версию подписи, введите свое имя в поле, рядом со значком X.

    • Чтобы выбрать изображение рукописной подписи, нажмите кнопку Выбрать рисунок. В диалоговом окне Выбор графической подписи перейдите в папку, где находится файл изображения подписи, выберите требуемый файл, а затем нажмите кнопку Выбрать.

    • Чтобы добавить рукописную подпись (только пользователям планшетного ПК), подпишитесь в поле рядом со значком X, воспользовавшись для этого функцией рукописного ввода.

  4. В диалоговом окне Подпись нажмите кнопку Подпись.

В начало страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×