Сбор отзывов о документе с помощью рабочего процесса

Если вы отправляете документы приложений, входящих в выпуск выпуск 2007 системы Microsoft Office, коллегам или заинтересованным сторонам по проекту для сбора их отзывов, скорее всего, вам также приходится тратить много времени на управление процессом сбора отзывов. Например, вы, возможно, готовите сообщение, запрашивающее отзыв и содержащее документ в виде вложения или ссылки на документ. Затем вы, вероятно, отправляете хотя бы одно дружеское напоминание всем рецензентам с просьбой посмотреть ваш документ. Когда проходит крайний срок исполнения и не получено никакого отзыва, возможно, вы бегаете по коридорам офиса, пытаясь поймать рецензентов, чтобы убедиться, что они действительно проверили документ. Несколько месяцев спустя, когда руководитель спрашивает вас, предоставил ли один из коллег отзыв, вы неистово щелкаете старые сообщения в папке входящей электронной почты, пытаясь обнаружить ответ этого сотрудника. Звучит правдоподобно?

Если хотите тратить меньше времени на управление процессом проверки документов и больше времени заниматься непосредственно документами, можно использовать для сбора отзывов технологию рабочего процесса на веб-узле Microsoft Office SharePoint Server 2007. Рабочие процессы оптимизируют затраты финансов и времени, идущие на координацию общих деловых процессов, таких как проверка документа, путем управления и отслеживания задач, выполняемых в этих процессах персоналом. Так как в рамках рабочего процесса назначаются задачи, отправляются напоминания, отслеживается участие и создаются записи обо всем процессе, можно сконцентрироваться на выполнении работы вместо управления материально-техническим обеспечением процедуры проверки документов.

Важно : Возможность запуска рабочего процесса по сбору отзывов из Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 или Microsoft Office PowerPoint 2007 доступна лишь в Microsoft Office Профессиональный плюс 2007, Microsoft Office Корпоративный 2007 и Microsoft Office Максимум 2007, а также в автономных версиях Office Word 2007, Office Excel 2007 и Office PowerPoint 2007.

В этой статье

Как рабочие процессы упрощают процедуру рецензирования документов

Подготовка

Запуск рабочего процесса по сбору отзывов о документе

Выполнение задачи в рабочем процессе по сбору отзывов

Как рабочие процессы упрощают процедуру рецензирования документов

На веб-узле Office SharePoint Server 2007 содержится ряд предварительно определенных рабочих процессов, которые обрабатывают общие деловые процессы. Одним из этих предварительно определенных рабочих процессов является рабочий процесс по сбору отзывов, который направляет документ или статью группе людей для получения отзывов. По умолчанию рабочий процесс по сбору отзывов связан с типом содержимого документа на веб-узле Office SharePoint Server 2007, и, таким образом, он автоматически доступен в библиотеках документов.

Когда рабочий процесс используется для управления процедурой рецензирования документов, сервер управляет всеми задачами.

Запуск рабочего процесса.    При запуске рабочего процесса по сбору отзывов для документа приложения, входящего в выпуск 2007 Office (выпуск), выводится запрос о заполнении формы запуска рабочего процесса. В этой форме указываются имена людей, которые должны рецензировать документ. Можно предоставить конкретные инструкции для рецензентов и можно указать дату, к которой участники рабочего процесса должны завершить составление рецензий.

Выполнение задачи рабочего процесса.    После запуска рабочего процесса сервер назначает задачи рецензирования всем участникам. Если оповещения по электронной почте включены для сервера, сервер также отправляет по электронной почте всем участникам оповещения с инструкциями по задачам и ссылкой на рецензируемый документ. Участники могут щелкнуть эту ссылку для рецензирования документа, и после завершения рецензирования документа они могут нажать кнопку Изменить задачу в сообщении электронной почты Microsoft Office Outlook 2007, чтобы предоставить любые имеющиеся у них комментарии в качестве отзыва, а затем пометить задачу как выполненную.

Просмотр состояния рабочего процесса.    Во время выполнения рабочего процесса владелец рабочего процесса (в этом случае автор документа) или участники рабочего процесса могут проверить страницу состояния рабочего процесса на веб-узле Office SharePoint Server 2007, чтобы посмотреть, кто из участников завершил свою рабочую задачу. Владелец рабочего процесса может также обновить активные задачи либо добавить или обновить рецензентов. Когда все участники рабочего процесса завершат свои рабочие задачи, рабочий процесс прекращается и владелец рабочего процесса автоматически уведомляется, что рабочий процесс завершен. После того как рабочий процесс по сбору отзывов завершен, им объединяются все комментарии, полученные по обратной связи от рецензентов, и эти комментарии отправляются владельцу рабочего процесса в сообщении электронной почты.

В начало страницы

Подготовка

Запустить рабочий процесс по сбору отзывов не сложно: просто нажмите кнопку Microsoft Office, выберите Рабочие процессы, а затем щелкните Начать. Рабочие процессы по документу можно запустить непосредственно в приложении, входящем в выпуск 2007 Office (выпуск), которое использовалось для создания документа.

Но прежде чем начать, убедитесь в соблюдении следующих условий:

Если какие-либо команды не доступны в описываемых ниже процедурах, следует знать следующие факты:

  • Чтобы запустить рабочий процесс по сбору отзывов непосредственно из приложения, входящего в выпуск 2007 Office (выпуск), необходимо иметь, по крайней мере, разрешение на изменение элементов для библиотеки, в которой сохранен документ. Для запуска некоторых рабочих процессов может также потребоваться наличие разрешения на управление списками. Другими словами, необходимы такие же разрешения, как и при работе в обозревателе. Подробности узнайте у владельца веб-узла.

  • Владелец узла может удалить рабочий процесс из конкретного списка или определенной библиотеки. Необходимо сохранить документ в библиотеке, в которой доступен рабочий процесс по сбору отзывов. Подробности узнайте у владельца веб-узла.

  • Администратор семейства узлов может отключить тип рабочего процесса, например рабочий процесс по сбору отзывов, для всех узлов в семействе.

  • Возможность запуска рабочего процесса по сбору отзывов из Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 или Office Word 2007 доступна только в Office Профессиональный плюс 2007, Office Корпоративный 2007 и Office Максимум 2007, а также в автономных версиях Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 и Office Word 2007.

В начало страницы

Запуск рабочего процесса по сбору отзывов о документе

Прежде чем можно будет запустить рабочий процесс по сбору отзывов о документе, документ необходимо сохранить в библиотеке SharePoint, в которой доступен рабочий процесс по сбору отзывов. Дополнительные сведения см. в предыдущем разделе Подготовка.

Когда запускается рабочий процесс, доступные параметры могут варьироваться в зависимости от того, как был настроен рабочий процесс при его добавлении в список, библиотеку или тип содержимого элемента. Например, рабочий процесс по сбору отзывов может быть настроен как последовательный или как параллельный рабочий процесс. Последовательный рабочий процесс — это рабочий процесс, в котором задачи назначаются участникам по одной за раз. Параллельный рабочий процесс — это рабочий процесс, в котором задачи назначаются всем участникам одновременно. Если рабочий процесс по сбору отзывов настроен как параллельный, тогда при запуске рабочего процесса будут видны параметры, относящиеся к параллельному рабочему процессу.

Примечание : Если требуется обеспечить получение участниками рабочего процесса оповещений и напоминаний по электронной почте об их рабочих задачах после запуска рабочего процесса, обратитесь к администратору сервера, чтобы проверить, что электронная почта включена для используемого веб-узла.

Чтобы запустить рабочий процесс в файле Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 или Office Word 2007, выполните следующие действия:

  1. Откройте файл, в котором хотите запустить рабочий процесс по сбору отзывов.

    Примечание : Чтобы запустить рабочий процесс, можно открыть документ в режиме только для чтения или изменения.

    Открытие документа сервера в приложении Office

    1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем щелкните Открыть.

    2. В списке Папка выберите Мое сетевое окружение или Мои узлы SharePoint.

    3. Щелкните имя узла SharePoint, на котором находится файл, а затем нажмите кнопку Открыть.

      Совет : Или можно дважды щелкнуть имя узла, чтобы открыть его. Можно также дважды щелкнуть библиотеку (или файл), чтобы открыть ее.

      Примечание : Если сервер не виден ни в одной из категорий, введите URL-адрес сервера в поле Имя файла и нажмите кнопку Открыть.

    4. Выделите имя библиотеки, содержащей файл, например Общие документы, и нажмите кнопку Открыть.

    5. Щелкните имя файла, который хотите открыть, и нажмите кнопку Открыть.

  2. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем щелкните Рабочие процессы.

    Команда «Рабочие процессы»

    Примечание : Если документ еще не сохранен в библиотеке SharePoint, в которой доступны рабочие процессы, выводится запрос об его сохранении в подобном месте.

  3. В диалоговом окне Рабочие процессы найдите рабочий процесс Сбор отзывов и нажмите кнопку Начать.

    Диалоговое окно «Рабочие процессы»

    Примечания : 

    1. Если документ извлечен, выводится запрос о возврате документа. После этого необходимо повторить попытку запуска рабочего процесса.

    2. Если в организации доступна измененная версия рабочего процесса по сбору отзывов, этот рабочий процесс должен иметь другое имя.

  4. В диалоговом окне Сбор отзывов щелкните Рецензенты, чтобы выбрать имена работников или групп, которым хотите назначить задачи рабочего процесса.

    Примечание : Если тип рабочего процесса является последовательным (задачи назначаются участникам по одной за раз), введите или выберите имена участников рабочего процесса в том порядке, в котором хотите назначать задачи. Чтобы определить, к какому типу, последовательному или параллельному, относится рабочий процесс, взгляните на сведения о сроке выполнения. Если каждому работнику выделяется назначаемый объем времени на завершение задачи, тогда рабочий процесс является последовательным, а задачи назначаются участникам по одной за раз. Если существует один срок выполнения, к которому все участники должны выполнить свои задачи, тогда рабочий процесс является параллельным, а все участники получают свои рабочие задачи одновременно.

  5. При включении групп в качестве участников рабочего процесса установите флажок Назначить одну задачу каждой указанной группе (не разворачивая группы), если хотите назначить группе только одну задачу вместо назначения отдельных задач каждому члену группы. После этого на задачу может претендовать один член группы.

  6. Если требуется включить сообщение или конкретные инструкции по задаче, введите эти сведения в текстовое поле под строкой Введите сообщение для включения в запрос.

  7. Чтобы указать, когда должна быть завершена задача, в разделе Срок выполните одно из следующих действий:

    1. Для последовательного рабочего процесса введите число, а затем выберите дн. или нед. в качестве интервала приращения времени.

    2. Для параллельного рабочего процесса введите или выберите дату в разделе Срок выполнения задач.

  8. Если требуется, чтобы другие работники получали уведомления (не назначения задач) при запуске рабочего процесса, введите их имена в строку Копия или щелкните Копия, чтобы выбрать работников и группы.

  9. Нажмите кнопку Начать.

В начало страницы

Выполнение задачи в рабочем процессе по сбору отзывов

Возможна ситуация, когда при получении по электронной почте уведомления о задаче человек обнаруживает, что должен выполнить задачу рецензирования документа. Задачу можно выполнить в Office Outlook 2007, открыв это приложение непосредственно из сообщения электронной почты.

  1. В сообщении электронной почты, содержащем задачу, щелкните ссылку на документ, которая отображается в разделе Чтобы завершить эту задачу.

    Примечание : Если добавляются комментарии или вносятся изменения непосредственно в документ, не забудьте сохранить изменения на сервер.

  2. Чтобы отметить задачу, как выполненную, нажмите кнопку Изменить задачу вверху сообщения электронной почты, содержащего задачу.

    Кнопка ''Изменить задачу'' в сообщении Microsoft Outlook

    Примечание : Кнопка Изменить задачу также доступна в верхней части уведомления о задаче при его просмотре в области чтения.

  3. На форме выполнения задачи Отзыв запрошен выполните одно из следующих действий:

    • Чтобы предоставить в качестве ответа комментарии владельцу рабочего процесса, введите отзыв в предоставляемое текстовое поле, а затем щелкните Обратная связь.

    • Чтобы переназначить задачу рецензирования другому лицу, щелкните Переназначение задачи, укажите, кому требуется назначить задачу, а затем щелкните Отправить.

    • Чтобы запросить изменение элемента, щелкните Запрос изменения, укажите, кому требуется назначить запрос изменения, предоставьте сведения о запрашиваемом изменении, а затем щелкните Отправить.

      Примечание : В зависимости от того, как был настроен рабочий процесс при его добавлении в список, библиотеку или тип содержимого для этого элемента, возможности переназначения задачи или запроса изменения могут быть недоступны.

В начало страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×