Сбор данных по электронной почте

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Благодаря Microsoft Office Access 2007 процесс сбора данных от лиц, находящихся в разных местах земного шара, например от сотрудников отдела продаж, участников опроса или представителей клиентов, стал намного проще. Взаимодействие Office Access 2007 с Microsoft Office Outlook 2007 позволяет создавать и отправлять сообщения электронной почты с формами для ввода данных. Обработка ответов с заполненными получателями формами производится в соответствии с заранее определенными требованиями. Например, при выборе автоматической обработки ответов содержимое форм добавляется в соответствующую таблицу базы данных сразу после их получения. Эта новая возможность позволяет сэкономить время, затрачиваемое на ввод данных, полученных от пользователей.

В этой статье

Когда следует использовать сбора данных

Перед началом работы

Пошагового мастера

После отправки сообщения электронной почты

Сбор данных по электронной почте

Когда используется сбор данных

В следующем списке рассматривается несколько ситуаций, в которых можно воспользоваться новой возможностью.

  • Опрос    Предположим, необходимо провести опрос и собрать его результаты в приложении Access. Сначала необходимо создать базу данных Access с таблицами для хранения результатов. Затем с помощью мастера следует создать форму с вопросами (в виде полей) и разослать ее участникам опроса. При получении ответы направляются непосредственно в указанную таблицу базы данных.

  • Отчеты о состоянии    Участники рабочей группы с помощью электронной почты могут регулярно предоставлять свежие данные по любым вопросам, например о количестве складских запасов или о проблемах, требующих решения.

  • Управление мероприятиями    При организации мероприятия, например конференции или семинара, можно отправить по электронной почте одну или несколько форм для сбора контактных данных, сведений о предпочтительных транспортных или гостиничных услугах и т. п. При автоматической обработке откликов участники могут в любой момент изменить свои сведения, не посылая отдельных уведомлений, а руководитель может принимать решения на основе последних изменений.

Чтобы максимально упростить создание и отправку форм для ввода данных в виде сообщений электронной почты, в приложении Access предусмотрен мастер сбора данных по электронной почте, упрощающий весь процесс, включая определение способа обработки полученных ответов.

К началу страницы

Предварительные действия

Если данные собираются по электронной почте впервые, для успешного завершение процесса выполните следующие действия.

  1. Проверьте, установлены ли на компьютере следующие приложения:

    • Office Access 2007    Мастер сбора данных по электронной почте доступен только в Office Access 2007;

    • Office Outlook 2007    Для отправки сообщений электронной почты на компьютере должно быть установлено и настроено приложение Office Outlook 2007. Если приложение Outlook установлено, но не настроено, запустите его и выполните инструкции мастера запуска Outlook. Сведения по работе с этим мастером см. в справке Outlook.

    • Microsoft Office InfoPath 2007 (необязательно)    При создании формы сбора данных можно выбрать простую форму в формате HTML или более удобную форму InfoPath. Если приложение Office InfoPath 2007 (или более поздняя версия) не установлено или нет уверенности в том, что программа Office InfoPath 2007 (или более поздняя версия) установлена у всех получателей сообщения, следует выбрать форму HTML.

      Примечание : Следует помнить, что форма сбора данных по электронной почте не является формой Access. Мастер создает специальную форму на основе выбранного формата — HTML или InfoPath.

  2. Убедитесь, что у получателей сообщения электронной почты на компьютере установлены следующие приложения. Без этого программного обеспечения пользователи не смогут работать с формой.

    • Клиент электронной почты с поддержкой формата HTML    Форму HTML следует отправлять только тем получателям, у которых программа электронной почты поддерживает формат HTML.

    • Office Outlook 2007 и Office InfoPath 2007 (необязательно)    Если отправляется форма InfoPath, у получателя должно быть установлены приложения Office Outlook 2007 и Office InfoPath 2007, чтобы просматривать и редактировать форму InfoPath.

  3. Укажите конечную базу данных. База данных может иметь формат MDB или ACCDB. Кроме того, поддерживаются файлы MDE и ACCDE.

    Если не предполагается использовать существующую базу данных, необходимо создать новую.

  4. Укажите или создайте таблицы, которые будут заполняться данными из ответов пользователей. При сборе данных для существующих таблиц проверьте наличие необходимых разрешений на добавление или обновление их содержимого и отсутствие у таблиц атрибутов «только для чтения».

    Дополнительные сведения о создании таблиц читайте в статье Создание таблиц в базе данных.

    Примечание : 

    • По электронной почте нельзя собирать поля следующих типов данных.

      • Вложение

      • Счетчик

      • Поля, одновременно допускающие несколько значений

      • OLE

    • Если вашей операции сбора данных заполняет двух или нескольких таблиц, необходимо создать запрос на выборку и использовать его в качестве источника записей для формы. Убедитесь, что запрос включает в себя все необходимые поля из базовой таблицы. Если вы используете существующего запроса, убедитесь, запрос не только для чтения и у вас есть необходимые разрешения для добавления или обновления ее содержимого. Дополнительные сведения о создании запрос, основанный на двух или нескольких таблиц читайте в статье Создание запроса на основе нескольких таблиц.

  5. В большинстве случаев существует возможность выбора, нужно ли сохранить собранные записи в виде новых записей или использовать данные для обновления имеющихся записей. В перечисленных ниже ситуациях данные могут быть сохранены только в виде новых записей.

    • Собранные данные заносятся в несколько таблиц.

    • В базовой таблице нет поля первичного ключа. Значения поля первичного ключа необходимы для сопоставления каждого ответа с существующей записью. Если в конечной таблице отсутствует поле первичного ключа, добавьте его или назначьте в качестве ключевого существующее поле с уникальными значениями.

    • В базовой таблице отсутствуют записи. Если таблица пуста, мастер предполагает, что необходимо добавить записи.

    • Адреса электронной почты получателей не хранятся в виде поля базы данных. При сборе данных для обновления записей невозможен ввод адресов вручную в сообщение, созданное мастером. Поле адреса должно существовать в конечной таблице или в таблице, связанной с конечной таблицей. Например, при сборе данных для обновления таблицы «Заказы» адреса должны храниться в поле либо таблицы «Заказы», либо связанной таблицы (например, «Клиенты»).

К началу страницы

Использование мастера

Теперь все готово к запуску мастера, который поможет настроить процесс сбора данных.

В этом разделе:

Запуск мастера

Выбор типа формы для ввода данных

Укажите, что нужно делать с данными

Выберите поля формы

Укажите способ обработки данных

Настройте параметры для указания адреса электронной почты получателей

Задать поле адреса электронной почты

Изменение сообщения электронной почты

Создание и отправка сообщений электронной почты

Запуск мастера

  1. Откройте конечную базу данных.

  2. Для заполнения одной таблицы выделите ее в области переходов. Для заполнения нескольких связанных таблиц выделите запрос, привязанный к этим таблицам.

  3. Для запуска мастера выполните одно из следующих действий.

    • На вкладке Внешние данные в группе Сбора данных нажмите кнопку Создать сообщение. Изображение кнопки

    • Щелкните правой кнопкой мыши таблицу или запрос, затем щелкните Сбор и обновление данных по электронной почте.

      Если в таблице отсутствуют поля или имеются только поля типа «Счетчик», «Поле объекта OLE» «Вложение» и «поле подстановок, одновременно допускающее несколько значений», появится сообщение В выбранной таблице или запросе нет полей, поддерживающих сбор данных с помощью электронной почты.

      Если таблица содержит поля, поддерживающие сбор данных, мастер запустится. На первой странице мастера отображены основные этапы процесса. Если конечная таблица поддерживает и добавление, и обновление данных, выполните шесть основных этапов работы мастера.

      Шесть основных этапов, выполняемых, если конечная таблица поддерживает и добавление, и обновление данных

      Если объект допускает только добавление записей, выполняется пять шагов.

      Пять основных этапов, выполняемых, если конечная таблица поддерживает только добавление данных

  4. Нажмите кнопку Далее.

    Мастер предложит выбрать тип создаваемой формы.

Выбор типа формы для ввода данных

На этом шаге необходимо выбрать, какую форму нужно создать: HTML или InfoPath. Как уже упоминалось в этой статье, нельзя использовать для сбора данных по электронной почте форму Access, в мастере необходимо создать либо форму HTML, либо форму InfoPath. 

Выбор типа формы для ввода данных, отправляемой пользователям

Если приложение InfoPath не установлено на компьютере, параметр Форма Microsoft Office InfoPath недоступен.

Тип создаваемой формы зависит от двух факторов: простоты использования и программного обеспечения, установленного у получателей. С формой InfoPath проще работать, а форма HTML требует меньшего количества программных средств. 

Форма InfoPath представляет собой более удобную среду для ввода и изменения данных. Кроме того, в форме InfoPath, нажав кнопку Send, можно выполнить предварительную проверку данных и исправить неверные данные перед отправкой ответа.

Итак, форма InfoPath имеет ряд преимуществ перед формой HTML. С другой стороны, форма HTML доступна для просмотра и правки любому пользователю, который работает с программой электронной почты, поддерживающей формат HTML.

  1. Параметр Форма Microsoft Office InfoPath можно выбрать в мастере, только если у получателей установлены оба компонента: Office InfoPath 2007 и Office Outlook 2007. В противном случае выберите параметр HTML-форма.

  2. Нажмите кнопку Далее.

    Следующая страница мастера зависит от того, поддерживается ли для конечного объекта обновление данных. Если объект представляет собой запрос на основе нескольких таблиц или таблицу, не имеющую ключевых полей или не содержащую записей, то мастер предполагает, что требуется добавить новые записи и предлагает выбрать поля формы. Во всех остальных случаях перед выбором полей формы мастер предлагает указать, какой способ сбора данных будет использоваться: добавление или обновление.

    Если мастер предлагает выбрать поля формы, перейти непосредственно к разделу Выберите поля формы этой статьи.

Определение дальнейших действий с данными

На этом этапе необходимо выбрать, нужно ли добавлять новые записи в базу данных или следует обновлять существующие.

Осуществляется сбор новых данных или обновление существующих данных

Тип используемой формы определяет, сколько новых записей может отправить получатель в одном ответе. При обновлении данных число записей, подлежащих обновлению получателем, определяет количество заполненных форм, которые будут включены в сообщение. В следующей таблице перечислены возможные ситуации.

Тип формы

Добавление или обновление

Результат

HTML

Добавление

Получатели смогут отправить в каждом ответе только одну новую запись.

InfoPath

Добавление

Получатели смогут отправить в каждом ответе несколько новых записей, выбрав команду Вставить строку внизу сообщения электронной почты.

Примечание : После определения полей для включения в сообщение будет открыта страница мастера, на которой можно выбрать несколько параметров. На этой странице можно указать папку Outlook, в которой будут обрабатываться ответы, и задать параметры их обработки.

HTML

Обновление

Каждое сообщение электронной почты будет содержать одну или несколько заполненных форм в зависимости от числа записей, соответствующих одному адресу электронной почты. Получатель сможет просмотреть и изменить каждую форму в сообщении.

InfoPath

Обновление

Каждое сообщение электронной почты будет содержать одну или несколько заполненных форм в зависимости от числа записей, соответствующих одному адресу электронной почты. Получатель сможет просмотреть и изменить каждую форму в сообщении.

Кроме того, пользователь сможет отправить в каждом ответе несколько новых записей, щелкнув Добавить строку внизу сообщения электронной почты. Далее в этой статье будет описано, как запретить пользователю добавлять новые записи в запрос на обновление.

  1. Выберите в мастере один из параметров: Собирать только новые данные или Обновлять существующие данные.

    Обратите внимание, что при добавлении новых записей можно вводить адреса электронной почты в поле адреса. Однако при обновлении существующих данных адреса электронной почты получателей должны храниться в поле базовой таблицы, запроса или связанной таблицы.

  2. Нажмите кнопку Далее.

    Мастер предложит выбрать поля для включения в форму.

Выбор полей формы

На этом этапе следует выбрать поля для включения в форму.

Выбор данных для сбора

Большинство полей базовой таблицы или запроса можно включать или не включать в форму по своему усмотрению. Однако существует два исключения.

  • Обязательные поля    При сборе новых записей мастер автоматически включает все поля, у которых свойство Обязательное поле имеет значение Да. Если какие-то из обязательных полей записи будут пусты, эта запись не будет добавлена в таблицу.

  • Неподдерживаемые типы полей    Некоторые поля не могут быть включены в форму. Мастер не поддерживает следующие типы данных: «Счетчик», «Вложение», «Поле объекта OLE» и поля подстановок, одновременно допускающие несколько значений. Поля с такими типами данных не будут отображены в списке мастера Поля в таблице или Поля в запросе. Поля типа «Счетчик» в таблице будут заполнены автоматически при добавлении новых записей. Поля типа «Поле объекта OLE», «Вложение» и поля подстановок, одновременно допускающие несколько значений, необходимо заполнить самостоятельно в режиме таблицы или формы, поскольку они не могут быть добавлены в процессе сбора данных.

  • Поле первичного ключа     В следующей таблице показано, в каких случаях можно добавить в форму ключевое поле.

Цель сбора данных

Тип данных

Включается в форму?

Добавление

Счетчик

Нет. Значение первичного ключа должно быть создано автоматически при добавлении записи в таблицу.

Добавление

Не «Счетчик»

Да. Пользователь может ввести значение в поле при добавлении записей. Ответ не будет обработан, если указанное значение уже используется.

Обновление

Любой

Нет. Значение первичного ключа не может быть изменено в форме. Это поле используется для сопоставления каждого ответа с одной из существующих записей.

  1. В списке Поля в таблице или Поля в запросе дважды щелкните нужные поля. Для включения всех полей нажмите кнопку >>.

  2. Используйте кнопки со стрелками вверх и вниз, чтобы изменить расположение полей в списке Поля, включаемые в сообщение электронной почты.

  3. В окне Свойство поля задайте подпись для каждого включенного в список поля. Щелкните Только для чтения, если обновляются данные и нужно отобразить поле для пользователя, но нежелательно, чтобы пользователь изменял данные. В сообщении электронной почты появится поле с подписью Данное поле доступно только для чтения. Эта возможность наиболее часто используется при обновлении пользователем существующих данных.

  4. Нажмите кнопку Далее.

    Мастер предложит выбрать способ обработки ответов.

Определение способа обработки данных

На этом этапе нужно принять важное решение, касающееся способа обработки ответов — автоматически или вручную. Имейте в виду, что в данном случае обработка вручную не предполагает трудоемкого ввода данных в режиме таблицы или формы. Это означает только, что потребуется вручную запустить операцию экспорта для переноса собранных данных в конечную таблицу.

Укажите способ обработки ответов.

Автоматическая обработка

Если выбрана автоматическая обработка ответов при их получении, приложения Outlook и Access совместно экспортируют содержимое формы из каждого ответа в конечные таблицы базы данных.

Автоматическая обработка позволяет существенно снизить затраты времени и труда. Ответы успешно экспортируются из почтового ящика в момент получения при соблюдении следующих условий.

  • Должно быть запущено приложение Outlook. В противном случае обработка начнется при следующем запуске Outlook.

  • На компьютере должно быть установлено приложение Access.

  • База данных не должна быть защищена паролем или открыта в режиме монопольного доступа. После отправки сообщений электронной почты нельзя изменять имя и расположение базы данных.

  • После отправки сообщений электронной почты запрещается изменять имена таблиц и запросов, а также свойства полей, включенных в форму.

  • По-прежнему необходимо иметь соответствующие разрешения на добавление или обновление содержимого базовых таблиц или запроса.

Если не выполнено хотя бы одно из этих условий, автоматическая обработка не будет осуществлена. В этом случае попытайтесь устранить все ошибки и запустите вручную экспорт ответов, которые не прошли автоматическую обработку. Все ответы, которые поступят в почтовый ящик после устранения проблем, будут обработаны автоматически.

Разрешить только обновление данных

Если при обновлении данных выбрать флажок Автоматически обрабатывать ответы и добавлять данные в, флажок Разрешить только обновление существующих данных станет доступным. Выберите этот флажок, если не хотите, чтобы пользователь мог отправлять новые записи. Если новые данные только добавляются, флажок Разрешить только обновление существующих данных невидим.

Обработка вручную

Чтобы иметь возможность выбирать, когда и какие ответы должны обрабатываться, снимите флажок Автоматически обрабатывать ответы и добавлять данные в. В этом случае ответы поступают в папку входящей почты, но не передаются в базу данных. Необходимо вручную выделить и щелкнуть правой кнопкой мыши каждый ответ в Outlook, а затем выбрать в контекстном меню команду Экспорт данных в Microsoft Access, чтобы заполнить базу данных.

Возможно, потребуется также обработать вручную ответы, не прошедшие автоматическую обработку. После устранения причины ошибки, необходимо вручную экспортировать каждый из имеющихся ответов.

Перед тем как приступить к операции экспорта, обратите внимание на следующие моменты.

  • На компьютере должно быть установлено приложение Office Access 2007.

  • Если база данных защищена паролем, при запуске операции экспорта потребуется ввести пароль. Кроме того, база данных не должна быть открыта в режиме монопольного доступа. После отправки сообщений электронной почты нельзя изменять имя и расположение базы данных.

  • После отправки сообщений электронной почты нельзя изменять имена таблиц и запросов, а также свойства полей, включенных в форму.

  • Необходимо иметь соответствующие разрешения на добавление или обновление содержимого базовых таблиц или запроса.

Определение дополнительных параметров обработки

  1. Проверьте имя папки, в которой будут храниться ответы, на странице мастера Укажите способ обработки ответов. Чтобы указать другую папку для ответов на данный запрос сбора данных, щелкните имя папки. Укажите другую папку в диалоговом окне Выбор папки или щелкните Создать, чтобы создать новую папку. Нажмите кнопку ОК и вернитесь в приложение Access.

  2. Щелкните Задать свойства, управляющие автоматической обработкой ответов, чтобы открыть диалоговое окно Параметры сбора данных с помощью электронной почты.

    Диалоговое окно «Параметры сбора данных по электронной почте»

    В этом диалоговом окне можно указать способ обработки ответов. Чтобы обрабатывать ответы вручную, пропустите следующий шаг.

  3. В диалоговом окне Параметры сбора данных с помощью электронной почты просмотрите и при необходимости измените значения параметров, как описано ниже, затем нажмите кнопку ОК.

    • Запретить ответы от пользователей, которым не посылалось сообщение    Установите этот флажок для автоматической обработки ответов, присланных только изначально определенными получателями сообщения. Отклики других лиц хранятся в конечной папке, но не обрабатываются автоматически.

    • Принимать несколько ответов от одного получателя    Получатель имеет возможность отправить несколько ответов. Установите этот флажок, чтобы автоматически обрабатывать только первый ответ от получателя. Второй и последующие ответы хранятся в конечной папке, но не обрабатываются автоматически.

      Примечание : Этот параметр контролирует только число ответов, но не количество обрабатываемых записей в одном ответе. Другими словами, при рассылке формы InfoPath пользователь может прислать в одном ответе несколько записей, и все они будут автоматически обработаны приложением Access, даже если этот флажок не установлен.

    • Разрешить только обновление существующих данных    Если получатели используют для обновления данных форму InfoPath, они могут отправлять записи не только для обновления существующих данных, но и для добавления новых. Установите этот флажок, чтобы обрабатывать только обновления существующих записей.

    • Число обрабатываемых ответов    Введите общее число автоматически обрабатываемых ответов (от всех получателей). Чтобы автоматически обработать все ответы, укажите в текстовом поле большое значение, например 5000. Ответы, полученные сверх заданного числа, хранятся в конечной папке, но не обрабатываются автоматически.

    • Дата и время остановки    Укажите срок окончания автоматической обработки ответов на данное сообщение электронной почты. Ответы, полученные после указанной даты и времени, хранятся в конечной папке, но не обрабатываются автоматически.

      Примечание : Чтобы изменить значения этих параметров позже, на вкладке Внешние данные в группе Сбор данных нажмите кнопку Управление ответами. В диалоговом окне Управление сообщениями сбора данных выберите сообщение, параметры которого требуется изменить, и нажмите кнопку Параметры сообщения. Изменения, сделанные в диалоговом окне, будут применены ко всем последующим ответам на это сообщение.

  4. Нажмите кнопку ОК, затем нажмите кнопку Закрыть.

    Следующим шагом зависит от ли добавление данных или его обновлением. При добавлении новых записей, выполните следующий раздел. Если выполняется сбор данных, чтобы обновить существующие записи, перейдите к разделу Укажите поле адреса электронной почты.

Выбор способа указания адресов электронной почты получателей

При сборе данных для добавления новых записей существует два способа указания электронных адресов.

Выбор адресов получателей в сообщении электронной почты.

  • Ввод адресов в сообщении электронной почты, созданном мастером, или выбор адресов из адресной книги.

  • Использование поля текущей базы данных, содержащего адреса электронной почты. Поле должно находиться в базовой таблице или запросе либо в связанной таблице.

При сборе данных для обновления существующих записей это диалоговое окно не отображается, поскольку в этом случае адреса электронной почты получателей должны быть доступны в виде поля базы данных.

  1. Выберите нужный параметр в мастере.

  2. Нажмите кнопку Далее.

    При выборе введите адреса электронной почты себя перейти к разделу Настройка сообщения электронной почты. При выборе для использования поля в базе данных, выполните следующий раздел.

Определение поля адресов электронной почты

На этом шаге необходимо задать поле адресов электронной почты получателей.

Определение в базе данных поля адресов электронной почты получателей.

  • Если поле содержится в текущей таблице или отчете, выберите Текущая таблица или отчет, выберите поле в раскрывающемся списке и нажмите кнопку Далее.

  • Если поле адресов электронной почты получателей отсутствует в текущей таблице или отчете, используйте следующую процедуру.

    1. Выберите Связанная таблица.

    2. В раскрывающемся списке выберите поле в текущей таблице, связывающее ее с другой таблицей, в которой содержатся адреса. Обычно это поле «Код».

    3. Выполните следующие действия.

      • Если выбранное поле связано только с одной таблицей, появится один дополнительный раскрывающийся список. Выберите поле, в котором содержатся адреса электронной почты.

      • Если выбранное поле связано с несколькими таблицами, появятся два дополнительных раскрывающихся списка. В первом списке выберите таблицу, в которой содержатся адреса электронной почты. Во втором списке выберите поле.

    4. Нажмите кнопку Далее.

Связанные таблицы - те, между которыми определены отношения. Чтобы просматривать или редактировать связи в базе данных:

  • На вкладке Работа с базами данных в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Схема данных. Изображение кнопки

Дополнительные сведения о связях читайте в статьях : руководство для связи таблиц или Создание, изменение или удаление связи.

При использовании поля адресов нельзя просматривать или настраивать сообщения электронной почты в программе Outlook. Это делается в мастере. На следующем шаге в мастере отображаются используемые по умолчанию тема и текст сообщения, которые можно изменить.

Изменение сообщения электронной почты

На этом этапе проверьте компоненты сообщения и внесите необходимые изменения.

Изменение сообщения электронной почты

  1. При необходимости измените поля Тема и Введение.

  2. Если используются адреса электронной почты, хранящиеся в поле в базе данных, то на этой странице можно выбрать дополнительный параметр. В группе Добавлять адреса электронной почты получателей в: выберите один из вариантов. Пользователи получат сообщение электронной почты независимо от сделанного выбора. Если выбрать ввод адресов электронной почты в Microsoft Office Outlook, этот вариант будет недоступен.

  3. Нажмите кнопку Далее.

Создание и отправка сообщений электронной почты

Мастер отображает страницу, информирующую о возможности создать сообщение, а также демонстрирует, как проверить состояние сообщений электронной почты с помощью команды Управление ответами.

Создание сообщения электронной почты

На этой странице мастера могут появляться сообщения с предупреждениями. В следующей таблице дано описание этих предупреждений и действий, которые помогут устранить проблемы.

Предупреждение

Описание

Решение

Некоторые записи не содержат допустимых адресов в поле адреса электронной почты. Для этих столбцов не будут возвращаться данные.

Выбранное поле адресов содержит пустые значения.

Если нужно собрать данные для каждой записи, закройте мастер и замените пустые значения адресами электронной почты. Затем снова запустите мастер.

В настоящий момент база данных заблокирована; до тех пор, пока блокировка не будет снята, автоматическая обработка работать не будет.

База данных открыта в режиме монопольного доступа.

Приложение Access не может добавлять или обновлять записи, если база данных открыта в режиме монопольного доступа, поэтому автоматическая обработка сообщений невозможна. Закройте базу данных и откройте ее с общим доступом сразу после отправки сообщения.

Это сообщение может содержать конфиденциальные данные

Сбор данных осуществляется для обновления существующих записей, и форма, которую требуется отправить, будет заполнена имеющимися данными.

Если в некоторых полях содержатся конфиденциальные данные, вернитесь к тому действию мастера, в котором были выбраны поля с конфиденциальными данными, и удалите эти поля из формы.

Отдельные составляющие этой процедуры зависят от того, вводятся ли адреса электронной почты вручную или используются адреса, хранящиеся в таблице базы данных.

Ввод адресов в сообщении электронной почты Outlook

В этом варианте адреса электронной почты вводятся в приложении Outlook, и можно просмотреть и изменить сообщение перед нажатием кнопки Отправить.

  1. Для продолжения нажмите кнопку Создать.

    Будет показано сообщение Outlook с формой для ввода данных. Основной текст сообщения включает краткое введение и форму с элементами управления и указаниями. Не рекомендуется вносить изменения в основной текст сообщения. При изменении структуры формы ответ может не пройти обработку.

  2. В текстовых полях Кому, Копия и СК введите адреса электронной почты получателей. Можно нажать кнопку Кому, Копия и СК, чтобы выбрать адреса из адресной книги.

  3. Нажмите кнопку Отправить.

Использование поля адресов, хранящегося в базе данных

В этом варианте используется уже просмотренное и измененное сообщение. Теперь нужно применить фильтр к полю адресов электронной почты, чтобы выбрать адреса пользователей, которым будет отправлено сообщение.

  1. Нажмите кнопку Далее, чтобы отобразить страницу Отправить сообщение электронной почты получателям.

    Отправить сообщение электронной почты получателям

  2. Выберите нужные адреса электронной почты, установив соответствующие флажки.

  3. Нажмите кнопку Отправить.

    Если некоторые из значений в поле адрес не действительных адресов электронной почты, отображается диалоговое окно со списком недопустимых адресов. В этом случае запишите адреса в списке, нажмите кнопку Выход, проверьте адреса и повторите попытку отправки сообщения. Дополнительные сведения о повторная отправка сообщений в разделе Повторная отправка сообщения электронной почты для сбора данных.

Теперь основная работа по сбору данных по электронной почте выполнена. Если выбранная автоматическая обработка ответов прошла без ошибок, данные будут переданы в конечную базу данных без каких-либо дополнительных действий.

С другой стороны, дополнительные действия потребуются, если была выбрана обработка сообщений вручную или в случае возникновения ошибок. В следующем разделе приведены дополнительные сведения об обработке ответов вручную, устранении неполадок и общем управлении сообщениями для сбора данных и ответами на них.

К началу страницы

После отправки сообщения электронной почты

Для ответа на сообщение электронной почты каждый получатель нажимает кнопку Ответить, заполняет форму и нажимает кнопку Отправить. Этот раздел посвящен просмотру ответов и способам устранения ошибок, если ответы не обрабатываются должным образом.

В этом разделе

Просмотр ответов

Проверка и устранение неполадок автоматическая обработка ответов

Обработка вручную ответов и устранение неполадок

Повторная отправка сообщения электронной почты для сбора данных

Для получения дополнительных сведений об обработке ответов и изменении параметров сообщения см. ссылки в разделе См. также.

Просмотр ответов

Независимо от выбранного способа обработки ответов может потребоваться узнать, кто ответил на сообщение, или открыть ответ вручную. Для просмотра ответов выполните следующие действия.

  1. Перейдите в приложение Outlook и найдите папку, предназначенную для хранения ответов на сообщение для сбора данных.

    Совет : Чтобы уточнить название папки, на вкладке Внешние данные в группе Сбор данных нажмите кнопку Управление ответами. Имя папки указано в диалоговом окне Управление сообщениями сбора данных в столбце Папка Outlook в строке того сообщения, ответы на которое нужно просмотреть.

  2. Чтобы открыть ответ в Outlook, дважды щелкните его. Будет открыта заполненная отправителем форма.

Приложение Access не обрабатывает ответы на сообщения, отправленные в ответ на первичные отклики. Поэтому, если получатель сообщения пропустил или неправильно заполнил какие-то формы, необходимо повторно отправить ему исходное сообщение, а не применять команду Ответить.

Аналогичным образом Если вы хотите отправить приглашение на других пользователей, вы отправите исходное сообщение, вместо пересылки. В разделе Повторная отправка сообщения электронной почты для сбора данных для получения дополнительных сведений.

Проверка автоматической обработки ответов и устранение неполадок

При выборе автоматической обработки необходимо позаботиться о том, чтобы обработка ответов выполнялась должным образом.

  • Просмотрите значения в столбцах Флаг «К исполнению», Состояние сбора данных и Категории для каждого ответа.

    Совет : Если в используемом представлении не отображаются столбцы Флаг «К исполнению», Состояние сбора данных и Категории, добавьте их с помощью команды Выбрать поля. Щелкните заголовок столбца правой кнопкой мыши и выберите команду Выбрать поля. В диалоговом окне Выбрать поля перетащите нужные поля и разместите их справа или слева от существующего заголовка столбца.

    Если в папке Outlook параметр Флаг «К исполнению» имеет значение Операция сбора данных была успешно завершена, столбец Состояние сбора данных пуст, а столбец Категории помечен зеленым индикатором, ответ обработан успешно.

  • Кроме того, возможно, потребуется просмотреть содержимое конечных таблиц, чтобы убедиться, что собранные в них данные сохранены как новые или как обновленные записи.

Если вы подозреваете, что ответ был автоматически не обрабатывается, убедитесь, что все условия, необходимые для обработки выполнены. В разделе Автоматическая обработкавыше в этой статье. Повторите предложения, представленные в приведенной ниже таблице. Большинство предложений требуют Устранение проблемы и экспорт ответ вручную. Для получения справки по ручной Экспорт смотрите следующий раздел, вручную обработки ответов и устранение неполадок.

Проблема

Причина

Решение

Ответ присутствует в папке Outlook, но не обработан. В столбце Состояние сбора данных отображается значение Сообщение не обработано.

Просмотрите параметры сообщения в диалоговом окне Параметры сбора данных по электронной почте. Вероятно, выбраны параметры, препятствующие автоматической обработке определенных ответов, или параметры для обработки ответов вручную.

Совет : Чтобы отобразить параметры, на вкладке Внешние данные в группе Сбор данных нажмите кнопку Управление ответами. Выберите в диалоговом окне нужное сообщение и нажмите кнопку Параметры сообщения.

Экспортируйте ответ вручную.

Чтобы обеспечить автоматическую обработку ответов, которые будут получены впоследствии, измените значения в диалоговом окне параметров.

Просмотр и изменение параметров, читайте в статье Параметры электронной почты для сбора данных .

Не обрабатывается ответ на собственное сообщение.

При ответе на собственное сообщение используется несколько иная процедура.

Вместо заполнения формы в полученном сообщении заполните форму в отправленном сообщении, которое находится в папке Отправленные. Найдите папку Отправленные и откройте сообщение. Нажмите кнопку Ответить, заполните форму и нажмите кнопку Отправить.

Ответ не поступает в нужную папку.

В конечную папку помещаются только первичные ответы на сообщение.

Ответы на собственные сообщения (если для ответа не использовалась копия сообщения в папке Отправленные), и ответы из обмена сообщениями при обсуждении могут не поступить в конечную папку.

Другие возможные причины: не установлено приложение Office Access 2007, отсутствует или повреждена надстройка, требуемая для обработки ответов.

Если один из ваших ответов не обрабатывается, заполните форму из отправленного сообщения в папке «Отправленные».

Если пользователь заполнил форму в ответ на полученный ответ, попросите его ответить на исходное сообщение.

Если предполагается, что отсутствует или повреждена надстройка, перейдите в приложение Outlook и выберите в меню Сервис пункт Центр управления безопасностью, затем выберите Надстройки. Проверьте, отображается ли элемент Надстройка Access для сбора и публикации данных Outlook. Если нет, попробуйте переустановить приложение Access.

В столбце Состояние сбора данных отображается следующая строка:

Невозможно найти базу данных. Найдите базу данных и импортируйте данные вручную.

База данных была перемещена, переименована, удалена или повреждена.

Восстановите базу данных в исходном расположении и экспортируйте ответ вручную.

В столбце Состояние сбора данных отображается следующая строка:

Невозможно открыть базу данных для импорта данных, поскольку она уже используется. Обработайте ответы вручную после того, как база данных станет доступной.

База данных открыта в режиме монопольного доступа, поэтому до снятия блокировки невозможно внести изменения.

Попросите пользователя, открывшего базу данных в режиме монопольного доступа, закрыть ее и открыть снова в обычном режиме. Затем попытайтесь экспортировать ответ вручную.

В столбце Состояние сбора данных отображается следующая строка:

База данных Access защищена паролем. Экспортируйте эти данные в Microsoft Access вручную.

Конечная база данных защищена паролем, поэтому автоматическая обработка невозможна.

Экспортируйте ответ вручную. Для автоматической обработки ответов в дальнейшем отмените защиту базы данных паролем.

В столбце Состояние сбора данных отображается сообщение об отсутствии таблицы, запроса или поля.

Были удалены или переименованы конечная таблица или запрос, либо изменена их структура, поэтому содержимое формы не может быть добавлено в таблицы.

Восстановите конечные таблицы или запросы либо создайте новое сообщение для сбора данных.

В столбце Состояние сбора данных отображается следующая строка:

Невозможно обработать это почтовое сообщение. Форма, содержащаяся в этом сообщении, либо повреждена, либо была изменена.

Форма в ответе повреждена или изменена получателем или отправителем.

Если форма изменена получателем, попросите его повторно отправить форму и экспортируйте ответ вручную.

Если повреждена форма в исходном сообщении, необходимо создать и отправить новое сообщение.

В столбце Состояние сбора данных отображается следующая строка:

Невозможно найти сведения, необходимые для завершения обработки в указанной базе данных.

Отсутствуют сведения, необходимые для сопоставления ответа с существующей записью, которую требуется обновить.

Требуется синхронизация параметров сообщения с Outlook. В приложении Access на вкладке Внешние данные в группе Сбор данных выберите Управление ответами. В диалоговом окне Управление ответами выберите сообщение. В разделе Сведения о сообщении отображается поле предупреждения. Щелкните предупреждение, чтобы синхронизировать параметры, затем закройте диалоговое окно, вернитесь в программу Outlook и попытайтесь вручную экспортировать ответ.

В столбце Состояние сбора данных отображается следующая строка:

Невозможно добавить или обновить данные, поскольку это может привести к появлению повторяющихся значений в поле, в котором допускаются только уникальные значения.

Если свойство поля Индексированное поле имеет значение Да (Совпадения не допускаются), поле не может содержать повторяющиеся значения. Если значение, присвоенное полю формы, уже существует в соответствующем поле таблицы, операция невозможна.

Попросите получателя прислать ответ с другим значением поля в форме.

В столбце Состояние сбора данных отображается следующая строка:

Введенное значение не является элементом списка выбора...

Либо форма содержит обязательное поле, которое подставляет значения, а пользователь не задал значение для него, либо свойство поля Ограничиться списком (LimitToList) имеет значение Да, а пользователь указал значение, отсутствующее в списке.

Попросите получателя повторно отправить ответ после заполнения всех полей или самостоятельно заполните и сохраните форму, а затем повторите экспорт.

В столбце Состояние сбора данных отображается сообщение о том, что в поле формы указано недопустимое значение.

Получатель ввел в одно или несколько полей недопустимые значения.

Попросите получателя повторно отправить ответ после заполнения всех полей или самостоятельно заполните и сохраните форму, а затем повторите экспорт.

В столбце Состояние сбора данных отображается следующая строка:

Это сообщение содержит форму, которую требуется заполнить. По завершении отправьте ее отправителю этого почтового сообщения.

Получатель не заполнил форму.

Попросите получателя повторно отправить ответ после заполнения формы.

Обработка ответов вручную и исправление ошибок

Обработка ответов вручную включает запуск операции экспорта из приложения Outlook.

Одновременно можно экспортировать только один ответ. Избегайте ответов, для которых в столбце Состояние коллекции данных присвоено успешная остановки данных по электронной почте. Это состояние указывает, что ответ уже успешно обработки. Ответы, для которых в столбце Состояние коллекции данных присвоено необработанных сообщения должны обрабатываться вручную. Не удалось автоматически обрабатывать ответа, который содержит сообщение об ошибке в этом столбце и потребуются некоторые неполадки, прежде чем вы можете экспортировать вручную. Просмотр предыдущего раздела, Проверка и устранение неполадок автоматическая обработка ответов, чтобы получить справку по устранению неполадок.

  1. Щелкните в приложении Outlook правой кнопкой мыши ответ, который требуется обработать вручную.

  2. Выберите команду Экспорт данных в Microsoft Office Access.

  3. В диалоговом окне Экспорт данных в Microsoft Access просмотрите сведения об ответе и нажмите кнопку ОК, чтобы экспортировать его.

    Если операция экспорта прошла успешно, появится сообщение Данные успешно экспортированы в базу данных. В противном случае будет отображено сообщение Невозможно импортировать данные из-за ошибок с описанием причины ошибки. Возможные причины сбоя при операции экспорта перечислены в следующей таблице.

Проблема

Причина

Решение

Команда Экспорт данных в Microsoft Access не отображается при щелчке ответа правой кнопкой мыши.

Выбранное сообщение не является допустимым ответом на сбор данных.

Удалите из конечной папки сообщения, которые не являются ответами для сбора данных.

Ответ не поступает в нужную папку.

В конечную папку помещаются только первичные ответы на сообщение.

Ответы на собственные сообщения (если для ответа не использовалась копия сообщения в папке Отправленные) и ответы из обмена сообщениями при обсуждении могут не поступить в конечную папку.

Другие возможные причины: не установлено приложение Access, отсутствует или повреждена надстройка, необходимая для обработки ответов.

Если один из ваших ответов не обрабатывается, заполните форму из отправленного сообщения в папке «Отправленные».

Если пользователь заполнил форму в ответ на полученный ответ, попросите его ответить на исходное сообщение.

Если можно предположить, что отсутствует или повреждена надстройка, перейдите в приложение Outlook и выберите в меню Сервис пункт Центр управления безопасностью, затем щелкните Надстройки. Проверьте, отображается ли элемент Надстройка Access для сбора и публикации данных Outlook. Если нет, попробуйте переустановить приложение Access.

Сообщение:

Невозможно найти базу данных. Найдите базу данных и импортируйте данные вручную.

База данных была перемещена, переименована, удалена или повреждена.

Восстановите базу данных в исходном расположении и повторите попытку.

Сообщение:

база данных уже используется.

База данных открыта в режиме монопольного доступа, поэтому до снятия блокировки невозможно внести изменения.

Попросите пользователя, открывшего базу данных в режиме монопольного доступа, закрыть ее и открыть снова в обычном режиме. Затем попытайтесь экспортировать ответ вручную.

Сообщение:

Таблица, запрос или поле отсутствуют.

Были удалены или переименованы конечная таблица или запрос, либо изменена их структура, поэтому содержимое формы не может быть добавлено в таблицы.

Создайте отсутствующие конечные таблицы и запросы или создайте и отправьте новое сообщение для сбора данных.

Сообщение:

Форма либо повреждена, либо была изменена.

Форма в ответе повреждена или изменена получателем или отправителем.

Если форма изменена получателем, попросите его повторно отправить форму, а затем экспортируйте ответ вручную.

Если повреждена форма в исходном сообщении, необходимо создать и отправить новое сообщение.

Сообщение:

Сведения, необходимые для завершения обработки, отсутствуют.

Отсутствуют сведения, необходимые для сопоставления ответа с существующей записью, которую требуется обновить.

Требуется синхронизация параметров сообщения с Outlook. В приложении Access на вкладке Внешние данные в группе Сбор данных нажмите кнопку Управление ответами. В диалоговом окне Управление ответами выберите сообщение. В диалоговом окне Сведения о сообщении отображается поле предупреждения. Щелкните предупреждение, чтобы синхронизировать параметры, затем закройте диалоговое окно. Вернитесь в программу Outlook и попытайтесь вручную экспортировать ответ.

Сообщение:

Невозможно добавить или обновить данные, поскольку это может привести к появлению повторяющихся значений в поле, в котором допускаются только уникальные значения.

Если свойство поля Индексированное поле имеет значение Да (Совпадения не допускаются), поле не может содержать повторяющиеся значения. Если значение, присвоенное полю формы, уже существует в соответствующем поле таблицы, операция невозможна.

Попросите получателя прислать ответ с другим значением поля в форме.

Сообщение:

Введенное значение не является элементом списка выбора.

Либо форма содержит обязательное поле, которое подставляет значения, а пользователь не задал значение для него, либо свойство поля Ограничиться списком (LimitToList) имеет значение Да, а пользователь указал значение, отсутствующее в списке.

Попросите получателя повторно отправить ответ после заполнения всех полей или самостоятельно заполните и сохраните форму, а затем повторите экспорт.

Сообщение:

Недопустимое значение в поле формы.

Получатель ввел в одно или несколько полей недопустимые значения.

Попросите получателя повторно отправить ответ после заполнения всех полей или самостоятельно заполните и сохраните форму и повторите экспорт.

Сообщение:

Ответ содержит форму, которую необходимо заполнить. После заполнения формы отправьте ее автору этого электронного сообщения.

Получатель не заполнил форму.

Попросите получателя повторно отправить ответ после заполнения формы.

Повторяйте попытку экспортировать ответ, пока в столбце Категории не появится зеленый квадрат.

Повторная отправка сообщения для сбора данных по электронной почте

Если необходимо отправить сообщение другим пользователям или не все пользователи получили исходное сообщение из-за ошибок, не пересылайте сообщение, а попробуйте отправить его повторно.

  1. На вкладке Внешние данные в группе Сбора данных нажмите кнопку Управление ответами. Изображение кнопки

    Появится диалоговое окно Управление сообщениями сбора данных.

    Диалоговое окно «Управление сообщениями сбора данных»

  2. В диалоговом окне Управление сообщениями сбора данных щелкните сообщение, которое нужно отправить повторно.

  3. Нажмите кнопку Повторить отправку этого сообщения.

    Если отключить кнопку Повторная отправка сообщения электронной почты

    Эта кнопка недоступна, если параметры сообщения должны быть синхронизированы с Outlook.

    Щелкните поле предупреждения в диалоговом окне Сведения о сообщении, чтобы синхронизировать параметры. Если этот процесс пройдет успешно, появится сообщение Синхронизация выполнена успешно. При появлении сообщения об ошибке попробуйте закрыть и повторно открыть диалоговое окно.

  4. В приложении Access предусмотрены определенные проверки, например проверка существования конечных таблиц и запросов, наличия в них всех полей формы или сохранности типов данных. Если проверки выполнены успешно, мастер предложит выбрать способ обработки ответов. В противном случае появится сообщение о необходимости создать сообщение электронной почты заново. 

  5. Выполните инструкции мастера, как и в случае отправки первого сообщения. Параметры сообщения могут отличаться.

    Для рассылки сообщения другим пользователям выполните одно из следующих действий.

    • Укажите адреса электронной почты вручную. (Обратите внимание, что этот параметр доступен только при сборе данных для добавления новых записей.)

    • Выберите другое поле с адресами электронной почты.

    • Используйте то же поле с адресами электронной почты, но на последнем этапе выберите только нужные адреса.

      Для получения справки с инструкциями мастера в разделе Укажите способ обработки данных, выше в этой статье.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×