Сайт центра документов

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Приложение SharePoint предлагает много возможностей для управления возрастающим количеством контента. Если на вашем сайте содержатся сотни или тысячи документов, видео и других файлов, мы рекомендуем упорядочить их с помощью шаблона сайта центра документов (доступен в SharePoint по умолчанию). Этот шаблон, оптимизированный для управления большим количеством документов, позволяет экономить время и работать более эффективно. Для вашего удобства в шаблон встроены такие ключевые компоненты, как версии документа, идентификаторы документа, наборы документов, навигация по метаданным и типы контента.

Сайт центра документов поддерживается в обоих из следующих сценариев.

  • Среда разработки.    В среде разработки центра документов пользователи создают и изменяют тысячи документов или файлов мультимедиа, которые хранятся в центральном репозитории.

  • Архив контента.    В архиве контента (например, в базе знаний) пользователи хранят и просматривают документы.

В этой статье описаны компоненты шаблона "Сайт центра документов", а также процесс создания сайта центра документов.

Создать центр документов, читайте в статье Использование шаблонов для создания различных типов сайтов SharePoint

Общие сведения о сайте центра документов

Шаблон такого сайта содержит компоненты, которые упрощают создание больших наборов документов и позволяют эффективно управлять ими. В большинстве случаев владелец сайта может отдельно добавить каждый из этих компонентов. Но использование шаблона сайта центра документов обеспечивает автоматическое включение всех рекомендованных компонентов управления документами. В следующих разделах мы кратко расскажем об этих компонентах.

Сайт центра документов можно использовать как среду разработки или как архив контента. В среде разработки пользователи активно извлекают и возвращают файлы, а также создают для этих файлов структуры папок. Управление версиями при этом включено и позволяет хранить до 10 и более предыдущих версий каждого документа. Кроме того, рабочие процессы позволяют управлять жизненными циклами документов.

В отличие от среды разработки, в архиве редко создаются или изменяются публикации. Пользователи только просматривают или отправляют документы. Шаблон сайта центра документов поддерживает создание такого типа архива контента, как архив базы знаний. Как правило, в базах знаний представлены единственные версии документов и объем сайта может достигать 10 миллионов файлов. В типовом сценарии, например в центре технической поддержки крупной организации, 10 000 пользователей обращаются к содержимому в основном для чтения. И лишь часть их, от 3000 до 4000 пользователей, может отправлять на сайт новый контент.

Перечисленные ниже элементы описывают некоторые (но не все) компоненты SharePoint, которые можно добавить на сайт центра документов. Кроме того, вы можете настроить вид и навигацию по центру документов, а также добавить настраиваемые веб-части, предназначенные для использования в определенном типе организаций.

Управляемые метаданные — это система, которая присваивает определенные термины документам в SharePoint. Эти термины затем можно использовать для классификации документов. Кроме того, с помощью метаданных можно создавать эффективные средства навигации, позволяющие пользователям быстро находить нужные элементы.

Предположим, что репозиторий базы знаний вашей организации содержит статьи, которые помогают пользователям устранять неполадки в работе продуктов. Возможно, вы захотите создать термины метаданных, чтобы пользователи смогли фильтровать сведения по определенному продукту, типу неполадки или по другим параметрам.

На сайте центра документов каждому элементу контента присваивается уникальный идентификатор, не связанный с расположением документа (как, например, ссылка на URL-адрес). Это означает, что при перемещении или изменении имени документа его идентификатор остается прежним. Таким образом вы можете использовать идентификаторы для создания своего рода постоянных ссылок на документы, чтобы тратить меньше времени из-за неработающих ссылок.

Версии документов поддерживаются по умолчанию на сайте центра документов. Это означает, что вы сможете просматривать журнал различных версий документа. Например, вы можете просмотреть записи о всех изменениях, внесенных в документ в процессе рецензирования. Можно отслеживать обновления, обращаться к респондентам и т. д. Кроме того, в случае возникновения каких-либо проблем с текущей версией статьи вы сможете вернуться в последней исправной версии.

Тип контента — это определенный вид контента и его группа параметров. При создании документа определенного типа контента этому документу автоматически назначаются все соответствующие параметры. Например, центр документов может содержать коллекцию типов контента: различные виды документов, видео, шаблонов и т. п.

Организатор контента не предусмотрен на сайте центра документов по умолчанию, однако многие его добавляют. Организатор контента — это компонент SharePoint, который позволяет управлять организацией и структурой всех элементов. С помощью метаданных или типов контента организатор контента автоматически направляет документы в определенные расположения. Например, в базе знаний вы можете настроить организатор контента для автоматического направления всех новых публикаций в специальную библиотеку, содержащую статьи об определенном продукте.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×