Руководство по созданию отчетов

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Access обеспечивает ряд средств, которые помогают быстро создавать отчеты привлекательной, удобной для чтения, представления данных таким образом, наилучшим образом подходящее потребностями пользователей. На вкладке " Создание " можно использовать команды для создания простого отчета с помощью одного щелчка мыши. Мастер отчетов можно использовать для создания более сложных отчетов или можно создать отчет, добавив все данные и форматирование элементов самостоятельно. Выбор, независимо от способа будет, скорее всего, внесенные по крайней мере несколько внешний вид отчета, чтобы упростить способ отображения данных. В этой статье рассматриваются общие процесс разработки отчета и затем показано, как добавить элементы оформления, определенные в отчет.

В этой статье

Решить, как макета отчета

Используйте макеты элементов управления для выравнивания данных

Добавление и удаление разделов верхний и нижний колонтитул отчета или страницы

Советы по форматированию различных типов данных

Решить, как макета отчета

При разработке отчета, необходимо учитывать способ отображения данных, расположенных на странице и способ хранения данных в базе данных. В процессе разработки даже может оказаться, что упорядочение данных в таблицах не позволяет создать отчет, который вы хотите. Это может быть сведения о том, что таблицы не нормализовать — это означает, что данные не хранятся в наиболее эффективно.

Сделать эскиза отчета

Этот шаг необязателен, возможно, вам, мастер отчетов Access или средство отчетов (которые доступны на вкладке Создание в группе отчеты ) предоставить достаточно начальный дизайн отчета. Тем не менее если вы решили Создание отчета без использования этих инструментов, вам может оказаться полезным сделайте грубый эскиза отчета на листе бумаги, нарисованный поле, куда необходимо поместить каждого поля и записи имени поля в каждом поле. Кроме того можно использовать программами, такими как Word или Visio для создания Макет планировки отчета. Независимо от используемого метода, не забудьте включить достаточно строк, чтобы указать, как повторяет данные.

Предварительный эскиз наложения заполненной формы

Например можно использовать строки сведения о продукте, а затем несколько повторяющихся строк для этого продукта продаж и наконец строки итогов продаж продукта. Затем последовательность повторение для следующего продукта и т. д до конца отчета. Или, возможно отчета это простой список данные в таблице, в этом случае на эскиз может содержать только ряд строк и столбцов.

Примечание: Этот метод также очень полезна при разработке отчета для другого пользователя. В этом случае пользователь будет проще рисовать эскиза перед началом работы.

После создания вашей эскиза определите выбрать таблицу или таблицы с данными, которые нужно отобразить в отчете. Если все данные хранятся в одной таблице, можно основан отчет непосредственно на эту таблицу. Более часто нужные данные хранятся в нескольких таблицах, которые вы должны объединяют в запросе, чтобы отобразить в отчете. Запрос можно внедрить в свойстве источник записей отчета или можно создавать отдельные, сохраненного запроса и расположите отчет об этом.

Решите, какие данные для размещения в каждом разделе отчета

Каждый отчет состоит из одного или нескольких разделов отчета. Один раздел, который находится в каждом отчета — раздел подробностей. В этом разделе повторение один раз для каждой записи в таблицу или запрос, на основе отчета. Другие разделы, часто бывают необязательно и повторите меньше и обычно используется для отображения сведений, общих для группы записей, страница отчета или по всему отчету.

В таблице ниже описаны расположена в каждом разделе и как обычно используется раздела.

Часть

Расположение

Типичная содержимого

Заголовок отчета

В верхней части первой страницы отчета появляется только один раз.

  • Заголовок отчета

  • Эмблема

  • Текущая дата

Нижний колонтитул отчета

Появляется после последней строки выше раздел нижнего колонтитула на последней странице отчета данных.

Итоги отчета (итогов, считается, средние значения и т. д.)

Верхний колонтитул страницы

Появится в верхней части каждой страницы отчета.

  • Заголовок отчета

  • Номер страницы

Нижний колонтитул страницы

Появится в нижней части каждой страницы отчета.

  • Текущая дата

  • Номер страницы

Заголовок группы

Отображается только предыдущей группы записей.

Поле, которое делится на

Нижний колонтитул группы

Отображается только после группы записей.

Группа итоги (итогов, считается, средние значения и т. д.)

Сведения о добавлении или удалении заголовок отчета и колонтитулами разделов или страниц верхний и нижний колонтитулы разделов обратитесь к разделу Добавление или удаление отчета или странице верхний и нижний колонтитулы разделов в этой статье. Вы можете добавить группу разделов верхний и нижний колонтитулы с помощью области " Группировка, сортировка и итоги " в режиме макета или конструктора.

Решить, как упорядочить подробных данных

Большинство отчетов располагаются в табличной или вертикальный макет, но Access позволяет использовать практически с любого расположением записями и полями, которые должны гибкости.

Табличный макет    Табличный макет аналогична электронной таблицы. Метки имеют верхней и выравнивается данные в столбцах под заголовками. Табличный ссылается вида таблицы данных. Это тип отчета, Access создается при нажатии кнопки отчета в группе " отчеты " на вкладке " Создать ". Табличный макет является хорошо подходит для отчета имеет относительно небольшое количество полей, которые нужно отображать в формате простого списка. Ниже показан отчет, который был создан с использованием табличный макет.

Отчет «Сотрудники» в макете таблицы

Макет с накоплением    Вертикальный макет напоминает формы, вы указываете при открытии банковского счета или сделать покупку из Интернет-магазине. С надписью каждой части данных и поля располагаются друг над другом. Этот макет подходит для отчетов, содержащих слишком много полей для отображения в табличном формате, то есть ширину столбцов приведет к превышению ширину отчета. Ниже показан отчет, который был создан с использованием вертикальный макет.

Отчет «Сотрудники» в макете в столбик

Примечание: В мастере отчетов этот макет называется макете.

Смешанного макета    Можно комбинировать элементы табличной и накоплением макетов. Например для каждой записи можно упорядочить некоторые поля в одну строку в верхней части раздела подробностей и упорядочить другие поля из одной и той же записи одного или нескольких с накоплением макеты верхнюю строку. Ниже показан отчет, который был создан с помощью смешанного макета. КОД, Фамилия и имя поля расположены в макете таблицы для элементов управления и поля «должность» и «рабочий телефон организованы в макете в столбик. В этом примере используются линии сетки для обеспечивают визуальное разделение полей для каждого сотрудника.

Отчет «Сотрудники» на основе смешанного макета

Макет по ширине    При использовании мастера отчетов для создания отчета, вы можете использовать выровненного макета. Этот макет используется для отображения записей максимально компактно по всей ширине страницы. Конечно же можно получить те же результаты без использования мастера отчетов, но может быть тщательным процесс точно выровнять поля. Ниже показан отчет, который был создан с помощью мастера отчетов выровненного макета.

Отчет «Сотрудники» на основе выровненного макета

Выровненного макета является хорошим макет для использования при отображении большое количество полей в отчете. В предыдущем примере Если вы используете табличный макет для отображения те же данные поля расширение за пределы страницы. Если вы используете вертикальный макет, каждой записи занимает гораздо больше вертикальный пробел, которая выполняется пустая бумаги и усложняет отчет для чтения.

К началу страницы

Используйте макеты элементов управления для выравнивания данных

Макеты элементов управления являются направляющими, которые можно добавить в отчет при открытом в режиме макета или конструктора. Access автоматически добавляет макеты элементов управления, при использовании мастера отчетов для создания отчета или при создании отчета, выбрав отчет в группе " отчеты " на вкладке " Создать ". Макет элементов управления — как таблица, каждой ячейки может содержать метку, текстового поля или любой другой тип элемента управления. Ниже показан макет таблицы для элементов управления в отчете.

Базовый макет таблицы для элементов управления

Оранжевый цвет линии указывают на строки и столбцы макета элементов управления, и они были видны только в том случае, если отчет открыт в режиме макета или конструктора. Макеты элементов управления помогают обеспечить единообразие выравнивание данных в строках и столбцах и их проще добавить, изменить или удалить поля. С помощью средств в таблице и положение группы на вкладке " расположение " (функция недоступна в режиме макета или конструктора), вы можете изменить тип макета элементов управления на другой, и вы можете удалить элементы управления из макеты таким образом, можно расположить элементы управления там, где вы хотите в отчете.

Примечание: Если вы используете Access 2007, вы можете найти эти средства в группе Макет элемента управления на вкладке " расположение ".

К началу страницы

Добавление и удаление разделов верхний и нижний колонтитул отчета или страницы

Как упомянутых выше в этой статье, верхних и нижних колонтитулов, разделы отчета, которые можно использовать для отображения информации, которая является общим ко всему отчету или на каждую страницу отчета. Например можно добавить нижнего колонтитула для отображения номера страницы в нижней части каждой страницы, или вы можете добавить раздел заголовок отчета для отображения заголовка по всему отчету.

Добавление отчета или странице верхний и нижний колонтитулы разделов

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, который вы хотите изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.

  2. Проверьте, какие разделы уже есть в отчете. Разделы разделяются затенения горизонтальных полосок селекторов разделпод названием. Метки на выделения каждого раздела показывает, что раздел непосредственно под ним.

    Отчет в режиме конструктора

    Каждый отчет содержит раздел подробностей, а также могут содержать разделы заголовок отчета, верхний колонтитул, нижний колонтитул и нижний колонтитул отчета. Кроме того Если есть уровней группировки в отчет, может появиться группы верхние или нижние колонтитулы (например, Заголовок файла как показано на рисунке выше). По умолчанию, используя имя поля или выражение, которое является основой группы — это именованные группы верхние и нижние колонтитулы. В этом случае поля группировки называется «Хранить как».

  3. Чтобы добавить заголовок страницы и разделы нижнего колонтитула или верхний и нижний колонтитулы разделов отчета в отчет, щелкните правой кнопкой мыши любую область выделения раздела и нажмите кнопку Верхний колонтитул или нижний колонтитул страницы или Верхний или нижний колонтитул отчета в контекстном меню.

    Внимание: Если раздел уже существует в отчете, Access предупредит вас, что оно удалит существующий раздел и элементы, которые она содержит.

    Теперь можно перемещение существующих элементов управления или добавлять новые элементы управления для новых разделов.

Access всегда добавляет разделов верхний и нижний колонтитул страницы и отчетов в пары. То есть нельзя добавить раздела заголовка страницы или отчет без добавления соответствующих нижний колонтитул. Если вам не нужна обоих разделов, нельзя удалить раздел, но можно изменить размер разделе неиспользуемые высоты ноль (0), чтобы избежать добавления дополнительных междустрочный интервал в отчет. Поместите курсор в нижней части раздела неиспользуемые он примет вид двунаправленной стрелки Двусторонняя стрелка , а затем перетащите вверх до раздела скрыта. Если указаны все элементы управления в разделе, удалите их до раздела полностью можно скрыть.

Удаление отчета или странице верхний и нижний колонтитулы разделов

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, который вы хотите изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.

  2. Щелкните правой кнопкой мыши любую область выделения раздела и нажмите кнопку Верхний колонтитул или нижний колонтитул страницы или Верхний или нижний колонтитул отчета в контекстном меню.

Если вы удаляете пару верхний и нижний колонтитулы и эти разделы содержат элементы управления, Access предупредит можно удалить только те разделы будут также удалить элементы управления и что вы не сможете отменить действие. Нажмите кнопку Да, удалить разделы и элементы управления, или нажмите кнопку Нет, чтобы отменить действие.

К началу страницы

Советы по форматированию различных типов данных

При создании отчета с помощью инструмента отчета (доступен на вкладке Создание в группе " отчеты ") или с помощью мастера отчетов Access добавляет поля к отчету для вас и создает наиболее подходящий элемент управления для отображения Каждое поле, в зависимости от типа данных поля. При добавлении поля в отчет самостоятельно, лучше перетащите каждое поле из Списка полей в отчет. Как с помощью мастера отчетов или средство отчетовAccess создает наиболее подходящий элемент управления для каждого поля, в зависимости от типа данных поля. Для большинства типов данных наиболее подходящий элемент управления (по умолчанию) для использования — текстовое поле.

В следующих разделах приведены советы о том, как форматировать некоторых специальных вариантов типов данных.

Многозначные поля    Элемент управления многозначного поля по умолчанию является поле со списком. Это выглядит странный выбора для элемента управления в отчете, так как не удается щелкните стрелку в поле со списком в отчете. Тем не менее в контексте отчета, поле со списком подобна функции текстового поля. Стрелку отображается только в режиме конструктора.

Если поле содержит несколько значений, то такие значения разделяются запятыми. Если поле со списком недостаточно широк, чтобы отобразить все значения в одной строке и свойства CanGrow поле со списком задано значение Да, значения по словам на следующую строку. В противном случае — усекаются значения. Чтобы задать свойства CanGrow для элемента управления, откройте отчет в конструкторе или режиме макета, щелкните элемент управления и нажмите клавишу F4, чтобы открыть окно свойств элемента управления. Свойства CanGrow находится на вкладке " Формат " и вкладку все страницы свойств для элемента управления.

Поля форматированного текста    Элемент управления по умолчанию для поля форматированного текста представляет собой текстовое поле. Если надпись ширины не хватает для отображения всех значений в одной строке и свойства CanGrow текстовое поле задано значение Да, значения по словам на следующую строку. В противном случае — усекаются значения. Чтобы задать свойства CanGrow для элемента управления, откройте отчет в конструкторе или режиме макета, щелкните элемент управления и нажмите клавишу F4, чтобы открыть окно свойств элемента управления. Свойства CanGrow находится на вкладке " Формат " и вкладку все страницы свойств для элемента управления.

Поле форматированного текста позволяет форматировать текст в различных способов. Например можно будет подчеркнут несколько слов в поле и может быть несколько слов в одном поле курсивом. Тем не менее, можно по-прежнему задать общий стиль форматирования для текстового поля с форматированным текстом. Форматирование текста флажок применяется только к текст, который не отформатирован специально с помощью форматирования текста.

Настройка форматирования стили для текстового поля, отображающий поля форматированного текста

  1. Щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите в контекстном меню пункт Режим макета.

  2. Щелкните текстовое поле, которое отображается поле форматированного текста и выберите на вкладке Формат в группе Шрифт, который вы хотите применить стиль форматирования.

    Access применит форматирование ко всему тексту в поле форматированного текста, который не уже имел этого типа (но не значение) форматирование применяется представление, которое поддерживает ввод данных, например представление формы для формы или режиме таблицы для таблицы или запроса. Например если часть текста в поле отформатирован шрифтом красного цвета и применение синий цвет на текстовое поле, Access становится весь текст синей, за тем исключением, который был по отдельности отформатированное красным цветом. Другой пример: Если часть текста в поле отформатирован с размером 11 пунктов шрифт и размер шрифта 14 пунктов применить к текстовому полю Access релевантные размер шрифта 14 пунктов весь текст за тем исключением, что форматировать отдельно на 11 poin TS.

    Поля «вложение»    Поля вложений с помощью специального элемента управления, который не используется для любой другой тип данных. Вложение несколько файлов в запись с помощью одного поля вложений, но поле только можно отображать сведения об одного вложения одновременно. По умолчанию элемента управления вложения отображается значок или изображение, в зависимости от типа файла вложения, которое отображается в данный момент элементом управления. При желании можно задать свойства элемента управления вложения, чтобы все вложенные файлы отображаются как значки или, чтобы в поле просто отображается значок скрепки и число вложений. При условии, что вы уже используется элемент управления вложением на отчет, можно использовать следующую процедуру для настройки свойств элемента управления для различных целей элемента управления.

Настройка параметров отображения для поля вложения

  1. Щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите в контекстном меню пункт Режим макета.

  2. Щелкните элемент управления вложением. Если окно свойств не отображается, нажмите клавишу F4, чтобы открыть ее. В окне свойств откройте вкладку Формат.

    Используйте следующую таблицу как общее руководство для настройки свойств элемента управления вложения.

    Свойство

    Значение

    Отобразить в виде

    • Значок изображения или отображение графики в виде изображения и другие файлы как значки. Это значение по умолчанию.

    • Значок отображает все файлы в виде значков.

    • Значок скрепки отображается значок скрепки и номер вложения отображаются в круглых скобках.

    Изображение по умолчанию

    Чтобы сделать изображение по умолчанию отображаются в элемент управления вложением при наличии нет вложенных файлов, щелкните в поле свойства Кнопка "Построитель" , перейдите к рисунку и нажмите кнопку Открыть.

    Примечание: Изображение по умолчанию не отображается, если задано свойство Выводить какзначок скрепки.

    Выравнивание рисунка

    Выберите способ выравнивания нужные из списка. Значение по умолчанию — Центр. Настройка этого параметра может привести к неожиданным результатам в зависимости от значения свойства Режим изменения размера рисунка.

    Режим изменения размера рисунка

    Этот параметр доступен только в том случае, если Выводить как свойству изображение или значок.

    • Клип в его реальный размер отображает изображение. Если это слишком велик и не помещается в элементе управления обрезать изображение.

    • Растянуть-увеличение изображения, чтобы он заполнял весь элемент управления.

      Примечание: Если элемент управления вложением не точное такого размера, как изображения, с помощью этого параметра будет искажения изображения, делая отображаются растяжение книжная или Альбомная.

    • Масштаб отображается как можно большего размера изображений без обрезки или искажения изображения. Это значение по умолчанию.

  3. Если вы используете элемент управления для отображения рисунков, размер элемента управления вложения, чтобы вы могли видеть объем сведений, который вы хотите.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×