Руководство по созданию отчетов

В Microsoft Office Access 2007 доступен ряд средств, которые помогают быстро создавать привлекательные, наглядные отчеты, где данные представлены в наиболее удобном для пользователей этих отчетов виде. Команды на вкладке Создать позволяют создать простой отчет одним щелчком мыши. Для создания более сложных отчетов можно воспользоваться мастером отчетов или самостоятельно выполнить добавление всех данных и элементов форматирования вручную. Какой бы способ не был выбран, скорее всего в отчет будет внесен ряд изменений, чтобы сделать представление данных более удобным. В этой статье рассматривается процедура создания отчета в целом, а затем демонстрируется, как добавить в отчет конкретные элементы структуры.

В этой статье

Выбор макета отчета

Использование макетов элементов управления для выравнивания данных

Добавление и удаление колонтитула страницы либо заголовка и примечания отчета

Советы по форматированию разных типов данных

Выбор макета отчета

При создании отчета сначала необходимо определить, каким образом данные должны располагаться на странице и как они будут храниться в базе данных. В ходе создания отчета можно выявить, что размещение данных в таблицах не позволит создать нужный отчет. Такой результат может означать, что таблицы не нормализованы, то есть хранение данных организовано неэффективно.

Дополнительные сведения о нормализации см. по ссылке на основные сведения о структуре баз данных в разделе См. также.

Создайте эскиз отчета

Этот шаг не является обязательным. Можно прийти к мнению, что мастер отчетов Access или средство «Отчет» (оба этих средства доступны на вкладке Создать в группе Отчеты) обеспечивают достаточно хорошую исходную структуру отчета. Тем не менее, если возникнет решение создать отчет, не прибегая к этим средствам, полезно составить приблизительный эскиз отчета на листе бумаге, обозначив прямоугольниками поля и проставив в каждом из прямоугольников имя соответствующего поля. Кроме того, для создания черновика макета отчета можно воспользоваться такими приложениями, как Microsoft Office Word 2007 или Microsoft Office Visio 2007. В любом случае следует указать достаточное число строк для отражения схемы повторения данных.

Предварительный эскиз наложения заполненной формы

Например, можно включить в отчет строку сведений о продукте, несколько повторяющихся строк о продажах продукта и строку с итогами продаж продукта. Затем эта последовательность повторяется для всех следующих продуктов до конца отчета. Отчет также может быть простым перечислением данных в таблице — в этом случае эскиз будет содержать последовательность строк и столбцов.

Примечание : Данная техника очень полезна, если отчет создается не для себя. В этом случае заказчик может нарисовать эскиз перед началом работы.

После создания эскиза определите, какие таблицы содержат данные, которые будут включены в отчет. Если все данные находятся в одной таблице, можно создать отчет непосредственно на базе этой таблицы. Чаще нужные данные хранятся в нескольких таблицах и перед включением в отчет объединяются с помощью запроса. Запрос может быть встроен в свойство отчета RecordSource или создан как отдельный сохраненный запрос, который и является основой отчета.

Дополнительные данные об использовании запроса в качестве источника данных для отчета см. по ссылке в разделе См. также.

Распределение данных по разделам отчета

Отчет имеет один или несколько разделов. Один из разделов — раздел сведений — присутствует во всех отчетах. Этот раздел повторяется для каждой записи в таблице или запросе, на которых основан отчет. Другие разделы являются дополнительными, повторяются реже и обычно используются для отображения общих сведений для группы записей, страницы отчета или всего отчета.

В следующей ниже таблице показано, где располагаются разделы и в каких целях они обычно используются.

Раздел

Расположение

Типовые элементы

Раздел заголовка отчета

Отображается один раз в верхней части первой страницы отчета.

  • Заголовок отчета

  • Эмблема

  • Текущая дата

Раздел примечания отчета

Отображается ниже последней строки данных над разделом примечания страницы на последней странице отчета.

Итоги отчета (суммарные значения, счет, средние значения и так далее)

Раздел верхнего колонтитула страницы

Отображается в верхней части каждой страницы отчета.

  • Заголовок отчета

  • Номер страницы

Раздел нижнего колонтитула страницы

Отображается в нижней части каждой страницы отчета.

  • Текущая дата

  • Номер страницы

Раздел заголовка группы

Отображается непосредственно перед группой записей.

Поле, по которому выполняется группировка

Раздел примечания группы

Отображается непосредственно после группы записей.

Итоги группы (суммарные значения, счет, средние значения и так далее)

Сведения о добавлении или удалении разделов заголовка и примечания отчета или колонтитулов страницы см. в разделе Добавление и удаление заголовка и примечания отчета или страницы этой статьи. Разделы заголовка и примечания группы добавляются с использованием области Группировка, сортировка и итоги в режиме макета или конструктора.

Дополнительные сведения об использовании области Группировка, сортировка и итоги см. по ссылке на материал о создании группированных или сводных отчетов в разделе См. также.

Определение размещения подробных данных

Данные в большинстве отчетов представлены в виде таблицы или в столбик, однако в Office Access 2007 можно задать практически любое размещение запись и поле.

Макет таблицы.    Макет таблицы похож на обычную таблицу. Метки отображаются вверху, а данные распределены по столбцам и представлены под метками. Фактически это и есть таблица. Такой тип отчета будет создан в Office Access 2007 при нажатии кнопки Отчет в группе Отчеты на вкладке Создать. Макет таблицы хорошо подходит в тех случаях, когда отчет имеет относительно небольшое число полей и их нужно вывести в виде простого списка. На следующем рисунке показан отчет о сотрудниках, созданный с использованием макета таблицы.

Отчет «Сотрудники» в макете таблицы

Макет в столбик.    Макет в столбик напоминает форму, заполняемую при открытии банковского счета или приобретении товара в Интернет-магазине. Каждый фрагмент данных имеет метку, поля следуют друг за другом в столбик. Этот макет хорошо подходит для отчетов, которые содержат слишком много полей, чтобы их можно быть вывести в формате таблицы, иначе ширина столбцов превысит ширину отчета. На следующем рисунке показан отчет о сотрудниках, созданный с использованием макета в столбик.

Отчет «Сотрудники» в макете в столбик

Примечание : В мастере отчетов такой макет называется столбцовым макетом.

Смешанный макет    Допускается смешение табличного макета с макетом в столбик. Например, можно разместить ряд полей по каждой из записей в горизонтальной строке вверху раздела «Сведения», а другие поля по той же записи — с использованием одного или нескольких макетов в столбик под верхней строкой. На следующем рисунке показан отчет о сотрудниках, созданный с использованием смешанного макета. Поля «Код», «Фамилия» и «Имя» расположены в виде таблицы, а поля «Должность» и «Телефон рабочий» — на основе макета в столбик. В этом примере для визуального разделения полей разных сотрудников используются линии сетки.

Отчет «Сотрудники» на основе смешанного макета

Выровненный макет.    Если отчет создается с помощью мастера отчетов, можно воспользоваться выровненным макетом. В этом макете записи отображаются как можно компактнее с учетом полной ширины страницы. Конечно, такого результата можно достичь и без использования мастера отчетов, однако точное выравнивание полей — весьма трудоемкая процедура. На следующем рисунке показан отчет о сотрудниках, созданный с использованием макета, выровненного в мастере отчетов.

Отчет «Сотрудники» на основе выровненного макета

Выровненный отчет хорошо подходит в том случае, если нужно отобразить в отчете большое количество полей. Если в предыдущем примере вывести те же данные с использованием макета таблицы, поля зайдут за край страницы. При использовании макета в столбик для каждой записи потребуется намного больше места по вертикали, что приведет к расходу бумаги и затруднит чтение отчета.

Пошаговые инструкции по созданию отчета с использованием разных макетов см. по ссылке на материал о создании простого отчета в разделе См. также.

К началу страницы

Использование макетов элементов управления для выравнивания данных

Макеты элементов управления — это новая возможность в Office Access 2007. Макеты элементов управления представляют собой направляющие, которые можно добавить в отчет, открытый в режиме макета или режиме конструктора. В Access 2007 макеты элементов управления добавляются автоматически, если отчет создается с помощью мастера отчетов или для создания отчета была нажата кнопка Отчет в группе Отчеты вкладки Создать. Макет элемента управления напоминает таблицу, каждая ячейка которой содержит метку, текстовое поле или любой другой тип элемента управления. На следующем рисунке показан макета таблицы для элементов управления в отчете.

Базовый макет таблицы для элементов управления

Оранжевые линии обозначают строки и столбцы макета элемента управления, они видны только в том случае, если отчет открыт в режиме макета или конструктора. Макеты элементов управления помогают достичь согласованности при выравнивании данных в строках и столбцах, а также облегчают добавление, изменение размера или удаление полей. С помощью средств, доступных в группе Макет элемента управления на вкладке Расположение (доступна в режиме макета или режиме конструктора) можно изменить тип элемента управления или удалить его из макета, что позволяет размещать элементы управления в отчете в любом порядке.

Дополнительные сведения о работе с макетами элементов управления см. по ссылке на материал об изменении и редактировании отчетов в разделе См. также.

К началу страницы

Добавление и удаление колонтитула страницы либо заголовка и примечания отчета

Как упоминалось ранее в этой статье, колонтитулы, заголовки и примечания являются разделами отчета, которые содержат сведения, общие для всего отчета или для отдельных страниц отчета. Например, добавив раздел «Нижний колонтитул», можно отобразить номер страницы в нижней части каждой из страниц, а добавив раздел «Заголовок отчета» — вывести название всего отчета.

Добавление колонтитула страницы либо заголовка и примечания отчета

  1. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши отчет, который нужно изменить и выберите в контекстном меню команду Конструктор.

  2. Просмотрите, какие разделы включены в отчет. Разделы отделяются серыми горизонтальными прямоугольниками, называемыми областями выделения разделов. Метка на области выделения разделов указывает, какой раздел находится непосредственно под этой меткой.

    Отчет в режиме конструктора

    Каждый отчет содержит раздел «Данные», а также может включать разделы «Заголовок отчета», «Верхний колонтитул», «Нижний колонтитул» и «Примечание отчета». Кроме того, при наличии в отчете уровней группировки могут отображаться заголовки и примечания групп (такие как Заголовок — хранить как, показанный в предыдущем примере). По умолчанию заголовки и примечания групп получают название с использованием имени поля или выражения, на котором основана группа. В этом случае поле группировки имеет имя «Хранить как».

    Дополнительные сведения о создании сгруппированных и сводных отчетов см. по ссылке в разделе См. также.

  3. Чтобы добавить в отчет разделы верхнего или нижнего колонтитула либо заголовка или примечания отчета, щелкните правой кнопкой мыши любую из областей выделения разделов и выберите в контекстном меню команду Колонтитулы или Заголовок/примечание отчета.

    Примечание : Если данный раздел уже включен в отчет, будет выведено предупреждение об удалении существующего раздела и содержащихся в нем элементов управления.

    После этого можно переместить в новые разделы существующие элементы управления или добавить новые.

    Дополнительные сведения о добавлении полей и других элементов управления в отчет см. по ссылке в разделе См. также.

В Office Access 2007 заголовок и примечание отчета или верхний и нижний колонтитул страницы всегда добавляются вместе. Иными словами, нельзя добавить раздел заголовка отчета или верхнего колонтитула страницы без примечания отчета или нижнего колонтитула страницы соответственно. Если один из таких разделов не нужен, его нельзя удалить, однако можно изменить размер невостребованного раздела, установив для него высоту ноль (0), чтобы не расходовать место в отчете. Установите указатель мыши в нижней части неиспользуемого раздела, чтобы указатель принял вид двусторонней стрелки Двусторонняя стрелка , а затем перетащите указатель вверх, чтобы скрыть раздел. При наличии в разделе элементов управления необходимо предварительно удалить их, чтобы полностью скрыть раздел.

Удаление колонтитула страницы либо заголовка и примечания отчета

  1. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши отчет, который нужно изменить, и выберите в контекстном меню команду Конструктор.

  2. Щелкните правой кнопкой мыши область выделения раздела и выберите в контекстном меню команду Колонтитулы или Заголовок/примечание отчета.

При удалении пары разделов, в которой содержатся элементы управления, в Office Access 2007 выводится предупреждение о том, что удаление данных разделов приведет к удалению элементов управления без возможности отмены действия. Нажмите кнопку Да, чтобы удалить разделы вместе с элементами управления, либо кнопку Нет, чтобы отменить действие.

К началу страницы

Советы по форматированию разных типов данных

При создании отчета с использованием средства Отчет (доступно на вкладке Создать в группе Отчеты) или с помощью мастера отчетов в Office Access 2007 автоматически выполняется добавление полей в отчет и создание оптимальных элементов управления для отображения этих полей с учетом их типа данных. При самостоятельном добавлении полей в отчет рекомендуется перетащить нужные поля в отчет из области Список полей. Как и при использовании мастера отчетов или средства Отчет, в Office Access 2007 для каждого поля будет автоматически создан оптимальный элемент управления на базе типа данных этого поля. Для большинства типов данных полей оптимальным является такой элемент управления, как текстовое поле (установлен по умолчанию).

В следующих разделах приводятся советы по форматированию ряда типов данных, которые впервые появились только в Office Access 2007.

Поля с возможностью установки нескольких значений    Элемент управления по умолчанию для поля с возможностью установки нескольких значений — поле со списком. Этот выбор может показаться странным для элемента отчета, поскольку в отчете нельзя щелкнуть стрелку поля со списком. Однако в отчете поле со списком выступает в качестве текстового поля. Стрелка отображается только в режиме конструктора.

Если поле содержит несколько значений, эти значения разделяются запятыми. Если поле со списком имеет недостаточную ширину для отображения всех значений в одной строке и для свойства CanGrow этого поля задано значение Да, значения будут перенесены на следующую строку. В противном случае выполняется усечение значений. Чтобы установить значение свойства CanGrow для элемента управления, откройте отчет в режиме конструктора или режиме макета, щелкните элемент управления, а затем нажмите клавишу F4, чтобы отобразить окно свойств элемента управления. Свойство CanGrow доступно как на вкладке Формат, так и на вкладке Все окна свойств элемента управления.

Поля форматированного текста    По умолчанию для поля форматированного текста используется текстовое поле. Если текстовое поле имеет недостаточную ширину для отображения всех значений в одной строке и для свойства CanGrow этого поля задано значение Да, значения будут перенесены на следующую строку. В противном случае выполняется усечение значений. Чтобы установить значение свойства CanGrow для элемента управления, откройте отчет в режиме конструктора или режиме макета, щелкните элемент управления, а затем нажмите клавишу F4, чтобы отобразить окно свойств элемента управления. Свойство CanGrow доступно как на вкладке Формат, так и на вкладке Все окна свойств элемента управления.

Поле форматированного текста позволяет форматировать текст различными способами. Например, можно подчеркнуть некоторые слова в тексте, а другие слова выделить курсивом. Можно также установить общий стиль форматирования для текстового поля, которое содержит форматированный текст. Форматирование текстового поля применяется только к тексту, для которого формат был задан специально с использованием возможности форматирования текста.

Установка стилей форматирования в текстовом поле, где отображается поле форматированного текста

  1. Щелкните правой кнопкой мыши отчет в области переходов и выберите в контекстном меню команду Режим макета.

  2. Щелкните текстовое поле, где отображается поле форматированного текста, а затем на вкладке Формат в группе Шрифт выберите стиль форматирования, который нужно применить.

    Лента Access

    В Office Access 2007 форматирование применяется ко всему тексту в поле форматированного текста, для которого еще не установлен этот тип форматирования (но не значение) в режиме, где поддерживается ввод данных (например, в режиме таблицы для таблицы или запроса либо в режиме формы для формы). Например, если для части текста в поле задано выделение красным цветом и к данному полю применено выделение текста синим цветом, Access 2007 сделает весь текст поля синим за исключением того текста, для которого было задано форматирование красным цветом. Другим примером является ситуация, когда для части текста в поле указан размер шрифта 11, а к тексту применяется форматирование размера шрифта 14: в Access 2007 размер шрифта 14 будет применен для всего текста поля за исключением той его части, для которой ранее был задан размер шрифта 11.

    Поля вложений    Для полей вложений используется особый элемент управления, который недоступен для любых других типов данных. К записи можно присоединить несколько файлов с помощью одного поля «Вложение», однако в определенный момент времени в поле могут отображаться сведения только об одном вложении. По умолчанию в элементе управления для вложений отображается значок или изображение в зависимости от типа файла вложения, которое в текущий момент выводится с помощью этого элемента управления. При желании можно настроить свойства элемента управления для вложений таким образом, чтобы все присоединенные файлы отображались в виде значков или в поле просто выводился значок скрепки и число вложений. Предположим, что в отчете уже используется элемент управления для вложений. В этом случае для соответствующей настройки свойств данного элемента управления выполните следующую процедуру.

    Дополнительные сведения о добавлении поля «Вложение» в отчет см. по ссылке на материал о присоединении файлов и изображений к записям базы данных в разделе См. также.

Настройка свойств отображения для поля «Вложение»

  1. Щелкните правой кнопкой мыши отчет в области переходов и выберите в контекстном меню команду Режим макета.

  2. Щелкните элемент управления вложения. Если окно свойств не было открыто, нажмите клавишу F4, чтобы открыть его. В окне свойств щелкните вкладку Формат.

    Воспользуйтесь следующей таблицей в качестве источника указаний по настройке свойств элемента управления для вложений.

Свойство

Значение

Способ отображения

  • Рисунок или значок — рисунки выводятся в виде изображений, остальные файлы отображаются значками. Это значение по умолчанию.

  • Значок — все файлы отображаются в виде значков.

  • Скрепка — выводится значок скрепки с указанием числа вложений в скобках.

Рисунок по умолчанию

Чтобы в элементе управления для вложений при отсутствии присоединенных файлов выводился заданный по умолчанию рисунок, нажмите в окне свойств кнопку Кнопка "Построитель" , перейдите к нужному рисунку и нажмите кнопку Открыть.

Примечание : Рисунок по умолчанию не отображается, если для параметра Способ отображения задано значение Скрепка.

Выравнивание рисунка

Выберите в списке нужный способ выравнивания. Значению по умолчанию — По центру. Настройка этого параметра может привести к непредвиденным результатам в зависимости от значения свойства Масштабы рисунка.

Масштабы рисунка

Этот параметр доступен только в том случае, если для свойства Способ отображения установлено значение Рисунок или значок.

  • Фрагмент — рисунок отображается в натуральную величину. Если размер рисунка больше размера элемента управления, выполняется усечение рисунка.

  • Вписать в рамку — размеры рисунка меняются таким образом, чтобы он полностью занимал площадь элемента управления.

    Примечание : Если размер элемента управления не соответствует точно размеру рисунка, при выборе этого параметра рисунок будет искажен и вытянут по горизонтали или вертикали.

  • По размеру рамки — рисунок отображается с максимальным увеличением, доступным без его искажения или усечения. Это значение по умолчанию.

  1. Если данный элемент управления используется для вывода изображений, следует настроить его размер таким образом, чтобы изображения выводились в нужном масштабе.

К началу страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×