Руководство по полям, одновременно допускающим несколько значений

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

В большинстве систем управления базами данных, включая Microsoft Access более ранних версий, в поле можно хранить только одно значение. При работе с Microsoft Office Access 2007 можно создать поле, хранящее несколько значений, например список категорий, к которым относится проблема. Использование полей, одновременно допускающих несколько значений, удобно в определенных ситуациях, например при использовании Office Access 2007 для работы с данными, хранящимися в списке Windows SharePoint Services 3.0, когда в этот список включено поле с одним из типов полей с несколькими значениями, доступных в службах Windows SharePoint Services.

В этом разделе представлены поля, одновременно допускающие несколько значений, в Office Access 2007 и Windows SharePoint Services, описано, как создавать поля, одновременно допускающие несколько значений, когда их использовать и как применять поля, одновременно допускающие несколько значений, в запросах.

В этой статье:

Что такое многозначного поля?

Многозначные поля в Windows SharePoint Services

Когда следует использовать многозначного поля

Как создать многозначного поля

С помощью мастера подстановок

Изменение внешнего вида многозначного поля

Как использовать многозначного поля в запросе

Что такое поле, одновременно допускающее несколько значений?

Предположим, имеется задание, которое нужно поручить одному из сотрудников или подрядчиков, но принято решение поручить это задание еще нескольким сотрудникам. В Office Access 2007 можно создать поле, одновременно допускающее несколько значений, которое позволит выбрать работников в списке.

Многозначное поле

Если щелкнуть поле со списком, то установленные флажки покажут выбранные пункты. Можно установить и снять флажки элементов списка и нажать кнопку ОК, чтобы подтвердить выбор.

Поле со списком, одновременно допускающее несколько значений

Имена выбранных сотрудников хранятся в поле, одновременно допускающем несколько значений, и при отображении разделяются запятыми (по умолчанию).

Поле, одновременно допускающее несколько значений, разделенных запятыми

Поля, одновременно допускающие несколько значений, используются в случаях, когда требуется выбрать и сохранить несколько вариантов, не создавая базу данных с более сложной структурой. Поля, одновременно допускающие несколько значений, важны для интеграции с Windows SharePoint Services, поскольку списки SharePoint также поддерживают поля с несколькими значениями.

Можно задать вопрос, почему Office Access 2007 позволяет одновременно хранить несколько значений в поле, когда большая часть систем управления реляционными базами данных не позволяет. Ответ: ядро базы данных в Office Access 2007 на самом деле не хранит одновременно несколько значений в одном поле. То, что видит пользователь, с чем работает и что отображается в одном поле — значения на самом деле хранятся отдельно и управляются в скрытых системных таблицах. Ядро базы данных Access управляет ими, автоматически разделяя данные и собирая их вместе для отображения в одном поле.

Технически модель поля, одновременно допускающего несколько значений, в Access реализует отношение «многие-ко-многим». Например, имеется таблица событий, где присваивается ответственность за каждое событие одному или нескольким сотрудникам. Предположим, создано поле «Присвоено», одновременно допускающее несколько значений, для присвоения событий сотрудникам. Отношения между событиями и сотрудниками — «многие-ко-многим». Таким образом, с одним событием можно связать сразу несколько сотрудников, и наоборот, один сотрудник может быть связан с несколькими событиями.

К началу страницы

Поля, одновременно допускающие несколько значений, в Windows SharePoint Services

Windows SharePoint Services 2.0 поддерживает столбцы вариантов, которые позволяют выбирать и хранить несколько значений одновременно в одном поле. В Windows SharePoint Services 3.0 также можно создать поле подстановок, которое позволяет выбирать и хранить несколько значений в одном поле. Для интеграции Office Access 2007 с приложением Windows SharePoint Services и поддержки его типов полей в Office Access 2007 реализована поддержка полей, одновременно допускающих несколько значений.

При установлении связи со списком SharePoint, в котором использован один из типов данных, одновременно допускающих несколько значений, приложение Office Access 2007 автоматически создает и использует собственный тип данных, одновременно допускающий несколько значений.

При экспорте таблицы Access, содержащей поля, одновременно допускающие несколько значений, в список SharePoint тип поля становится одним из типов с несколькими значениями, доступных в Windows SharePoint Services. Аналогично при переносе базы данных Access, содержащей поля, одновременно допускающие несколько значений, на узел SharePoint каждое поле, одновременно допускающее несколько значений, становится полем с несколькими значениями одного из типов Windows SharePoint Services.

К началу страницы

Когда нужно использовать поля, одновременно допускающие несколько значений

Рассмотреть необходимость создания поля, одновременно допускающего несколько значений, следует в случаях, когда требуется выполнить следующие задачи:

  • Хранить выборку из списка вариантов, содержащую одновременно несколько значений (и этот список относительно невелик).

    Следует создать поле, одновременно допускающее несколько значений, в программе Office Access 2007 с использованием мастера подстановок в режиме конструктора таблицы.

  • Экспортировать таблицу Access на узел SharePoint, где будут применяться поля вариантов или подстановок с несколькими значениями, доступные в Windows SharePoint Services.

    Следует создать поле, одновременно допускающее несколько значений, в программе Office Access 2007, используя мастер подстановок в режиме конструктора таблицы. Затем следует экспортировать таблицу в список SharePoint.

  • Перенести базу данных Access на узел SharePoint, где будут применяться поля вариантов или подстановок с несколькими значениями, доступные в Windows SharePoint Services.

    Следует создать поле, одновременно допускающее несколько значений, в программе Office Access 2007, используя мастер подстановок в режиме конструктора таблицы. Затем на вкладке Внешние данные нужно выбрать команду Перенести в SharePoint.

  • Создать связь со списком SharePoint, содержащим поля вариантов или подстановок с несколькими значениями.

    Поля, одновременно допускающие несколько значений, автоматически создаются в программе Office Access 2007 и соотносятся с полями Windows SharePoint Services при создании связанной таблицы.

Кроме описанных выше ситуаций, поля, одновременно допускающие несколько значений, можно использовать, когда есть уверенность, что не придется позже переносить базу данных на Microsoft SQL Server. Поля, одновременно допускающие несколько значений, из формата Office Access 2007 преобразуются в поля SQL Server в виде полей типа МЕМО (ntext), которые содержат значения с разделителями. Поскольку SQL Server не поддерживает типы данных, одновременно допускающие несколько значений и представляющие модель отношения «многие-ко-многим», может потребоваться дополнительная работа по конструированию и преобразованию.

К началу страницы

Как создавать поля, одновременно допускающие несколько значений

Таблица обычно открывается в режиме таблицы. Добавить столбец подстановок, допускающий несколько значений, можно нажатием кнопки Столбец подстановок в группе Поля и столбцы на вкладке Таблица. Откроется мастер подстановок Lookup Wizard, помогающий создать столбец подстановок.

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и выберите Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.

  3. В области переходов дважды щелкните таблицу, в которой нужно создать столбец подстановок, чтобы открыть ее.

  4. На вкладке Режим таблицы в группе Поля и столбцы нажмите кнопку Столбец подстановок.

    Изображение ленты Access

    Появится мастер подстановок.

    Страница мастера подстановок, на которой выбирается таблица, запрос или список значений

  5. В первом диалоговом окне мастера подстановок нужно выбрать основу для столбца подстановок (ряд значений из таблицы или запроса либо список введенных значений).

    Самый распространенный тип столбца подстановок, допускающего несколько значений, — столбец, в котором отображаются значения, подставленные из связанной таблицы или запроса.

  6. Узнайте, как мастера подстановок, читайте в статье Использование мастера подстановок. Более подробные сведения о создании многозначное поле читайте в статье Добавление и изменение столбца подстановок, которая позволяет одновременно допускающего несколько значений.

К началу страницы

Использование мастера подстановок

Вызов мастера подстановок происходит при создании столбца подстановок в режиме таблицы, когда пользователь перетаскивает поле из области списка полей в таблицу, открытую в режиме таблицы, а также в режиме конструктора, когда пользователь выбирает «Мастер подстановок» в столбце «Тип данных». Мастер предлагает выполнить ряд шагов, необходимых для создания столбца подстановок, и автоматически задает необходимые параметры полей, соответствующие выбору пользователя. Мастер также создает связи между таблицами и индексы, где это необходимо для поддержки столбца подстановок.

При запуске мастера нужно решить, что будет основой для столбца подстановок: таблица или запрос, либо список введенных значений. Наиболее вероятно, если база данных правильно спроектирована, а сведения распределяются в отдельные таблицы, созданные для определенных целей, в качестве источника данных для столбца подстановки будет выбрана таблица или запрос.

  • Создание подстановки на основе таблицы или запроса

    При перетаскивании поля из списка полей для создания поля, допускающего несколько значений, первые два шага выполняются автоматически.

    1. В мастере подстановок установите переключатель Объект «Столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса и нажмите кнопку Далее.

    2. Выберите в списке таблицу или запрос и нажмите кнопку Далее.

    3. В списке Доступные поля выберите поле, которое требуется добавить в список подстановки.

    4. Щелкните значок «больше» (>), чтобы переместить выбранные поля в список Выбранные поля.

    5. Повторите два предыдущих шага, чтобы включить все требуемые поля в список Выбранные поля. Затем нажмите кнопку Далее.

    6. Можно выделить одно из полей, чтобы сортировать по нему элементы для подстановки, и нажмите кнопку Далее. Нажмите кнопку По возрастанию, чтобы переключиться в режим сортировки по убыванию. Надпись на кнопке изменится на По убыванию. Нажмите кнопку еще раз, чтобы переключиться обратно. Нажмите кнопку Далее.

    7. При необходимости отрегулируйте ширину столбцов в поле постановок и нажмите кнопку Далее.

    8. В группе Сохранить несколько значений для этой подстановки? установите флажок Разрешить несколько значений.

      Примечание : Этот флажок должен быть установлен, чтобы разрешить хранение одновременно нескольких значений.

    9. Нажмите кнопку Готово.

      При нажатии кнопки «Готово» будет создан столбец подстановок, параметры полей которого будут заданы в соответствии с выбором, сделанным в мастере подстановок.

    10. Чтобы сохранить таблицу, нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и нажмите кнопку Сохранить.

  • Создание подстановки на основе введенных значений

    1. В мастере подстановок установите переключатель Будет введен фиксированный набор значений и нажмите кнопку Далее.

    2. Введите количество столбцов. Введите каждое значение. Чтобы перейти к следующему строку или столбец, нажмите клавишу TAB.

    3. Закончив ввод значений, нажмите кнопку Далее.

    4. Если указано несколько столбцов на этапе 2, необходимо выбрать какой столбец, который будет использоваться для каждого значения однозначно определяющее. В поле Доступные поля дважды щелкните столбец, который вы хотите использовать для уникальной идентификации каждого значения.

      Примечание : Это действие не отображается, если на этапе 2 вы выбрали только один столбец.

    5. В мастере подстановок введите подпись для столбца подстановок.

    6. В группе Сохранить несколько значений для этой подстановки? установите флажок Разрешить несколько значений.

      Примечание : Этот флажок должен быть установлен, чтобы разрешить хранение одновременно нескольких значений.

    7. Нажмите кнопку Готово.

      При нажатии кнопки «Готово» будет создан столбец подстановок, параметры полей которого будут заданы в соответствии с выбором, сделанным в мастере подстановок.

    8. Чтобы сохранить таблицу, нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и нажмите кнопку Сохранить.

      После создания поле, одновременно допускающее несколько значений, отображается в виде поля со списком с флажками при просмотре таблицы в режиме таблицы.

К началу страницы

Изменение структуры поля, одновременно допускающего несколько значений

Дополнительные сведения о том, как изменить макет многозначное поле читайте в статье Добавление и изменение столбца подстановок, которая позволяет одновременно допускающего несколько значений.

К началу страницы

Как использовать поля, одновременно допускающие несколько значений, в запросах

Когда в запросе используется поле, одновременно допускающее несколько значений, необходимо выбрать способ отображения его значений: полный список значений, разделенных запятыми, или отображение каждого значения в отдельной строке. Предположим, имеется таблица «События», которая содержит поле «Назначено», используемое для назначения событий сотрудникам. Чтобы построить запрос, который содержит поле «Назначено», выполните следующие действия.

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и выберите Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.

  3. На вкладке Создание в группе Другие нажмите кнопку Конструктор запросов.

    Изображение ленты Access

  4. В диалоговом окне Добавление таблицы выделите таблицу (в данном примере «События»), которая содержит поле, одновременно допускающее несколько значений, и нажмите кнопку Добавить.

  5. Нажмите кнопку Закрыть.

  6. Перетащите поля, которые нужно использовать, на бланк запроса. В данном примере перетащите на бланк запроса поле «Название» и поле, допускающее несколько значений, с именем «Присвоено».

  7. На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

Результат запроса будет выглядеть примерно так: один столбец будет отображать название события, а второй — поле, одновременно допускающее несколько значений.

Результат запроса, отображающий поля «Название» и «Назначено»


Допустим, требуется просматривать поле «Назначено», одновременно допускающее несколько значений, развернутым таким образом, чтобы каждое значение отображалось в отдельной строке. Чтобы выполнить это, нужно задать свойство Значение, добавив строку «.Значение» к значению «Назначено» в строке Поле, как показано здесь в бланке запроса:

Бланк запроса, отображающий поля «Название» и «Назначено.Значение»

Когда в строке Поле указано Назначено, при выполнении запроса будут отображаться все значения из поля, одновременно допускающего несколько значений, в одной строке. Когда используется свойство Значение, например Назначено.Значение, поле, одновременно допускающее несколько значений, отображается в развернутой форме, где каждое значение отображается в отдельной строке. Можно создать запрос, чтобы собственные значения отображались, как показано здесь.

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и выберите Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.

  3. На вкладке Создание в группе Другие нажмите кнопку Конструктор запросов.

    Изображение ленты Access

  4. В диалоговом окне Добавление таблицы выделите таблицу (в данном примере «События»), которая содержит поле, одновременно допускающее несколько значений, и нажмите кнопку Добавить.

  5. Нажмите кнопку Закрыть.

  6. Перетащите на бланк запроса поля, которые нужно использовать (в данном примере поле «Назначено.Значение», одновременно допускающее несколько значений).

  7. На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

Результат запроса будет выглядеть примерно так: один столбец будет отображать название события, а второй — поле, одновременно допускающее несколько значений.

Результат запроса, отображающий поле «Название» и отдельные значения поля «Назначено»

Дополнительные сведения об использовании многозначные поля в запросах читайте в статье Использование в запросах полей, одновременно допускающем несколько значений.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×