Рекомендации по созданию панелей мониторинга: технический документ

Этот технический документ является частью колонки "Вести с передовой". В нем описаны некоторые типичные проблемы, с которыми вы можете столкнуться, принимая решение об использовании панелей мониторинга в корпоративной среде управления проектами. В нем также поясняется, как из-за внешней привлекательности профессионально оформленных панелей мониторинга пользователи могут иногда забывать о том, что нужно обращать внимание на качество данных, в том числе на их происхождение и актуальность. В документе упоминается о том, что для обеспечения высокого качества и полноты данные, предназначенные для панелей мониторинга, должны проходить процедуру утверждения. Приведены несколько приемов, с помощью которых можно предотвратить искажение данных пользователями и обеспечить их правильное представление на панели мониторинга. Наконец, сформулированы несколько базовых правил, которые следует учитывать при создании панелей мониторинга для управления корпоративными проектами.

Чтобы загрузить этот технический документ в формате Word, воспользуйтесь ссылкой Рекомендации по созданию панелей мониторинга.

Вы также можете ознакомиться с другими техническими документами колонки "Вести с передовой".

Рекомендации по созданию панелей мониторинга

Несомненно, панели мониторинга сейчас на пике моды. Будь то линейчатая диаграмма, гистограмма, круговая диаграмма или представление с индикаторами в виде светофоров, любая панель мониторинга обеспечивает мгновенный отклик, и руководители с готовностью пользуются этими удобными возможностями.

Сайт Центра бизнес-аналитики в SharePoint Server 2010

Учитывая, что в деловой среде растет важность быстрого предоставления результатов, потребность в панелях мониторинга вряд ли снизится в ближайшем будущем.

Такое представление информации широко применяется в программном обеспечении для управления проектами, так как используемые в нем данные идеально подходят для отображения на панелях мониторинга. Чтобы определить, можно ли представить данные на панели мониторинга, нужно обратить внимание на несколько особенностей:

  • Сгруппированы ли данные так, чтобы их можно было легко отображать и чтобы они были понятны?

  • Актуальны ли данные?

  • Проходят ли данные какую-либо процедуру утверждения или проверки?

  • Содержат ли данные числовые значения или значения даты и времени, позволяющие отслеживать колебания?

Именно этими свойствами обладают данные в системах управления корпоративными проектами (Enterprise Project Management, или EPM), таких как Microsoft Project Server.

По этой причине неудивительно, что большинство систем EPM, включая Project Server, имеют возможности создания панелей мониторинга. В решениях корпорации Майкрософт эти возможности реализованы на базе Центра бизнес-аналитики SharePoint Server. Подобная система может извлекать данные из баз данных SQL и создавать на их основе самые разнообразные графические представления. Руководители же, как котята, больше всего на свете любят новые блестящие игрушки. Желание высшего руководства получить информацию о результатах проекта может быть столь велико, что многим отделам управления проектами приходится создавать представления, прежде чем будут готовы базовые данные.

"Вы можете сделать нам панель мониторинга EPM?" — спросил меня однажды старший ИТ-руководитель одной компании, которой я помогал в разработке среды EPM.

"Конечно", — ответил я.

"Успеете к пятнице?" — поинтересовался руководитель к моему удивлению.

"Ну, конечно, — ответил я, — Только не к этой. К другой пятнице, когда-нибудь в будущем".

Он совсем не оценил мой юмор.

Этот руководитель был вовсе не глуп. Я просто хотел показать, насколько сильную потребность в быстром принятии решений испытывают такие люди.

Панели мониторинга так наглядны и удобны, что мы часто забываем о том, что их польза зависит от отображаемых данных. Таким образом, прежде чем перейти к способам создания панелей мониторинга или начать подбирать цветовую палитру для значков и индикаторов, давайте рассмотрим некоторые распространенные проблемы, связанные с таким представлением данных.

Синдром волшебника Изумрудного города

Помните сказку "Волшебник Изумрудного города"? Когда в конце истории занавес открылся, за ним обнаружился обычный человек, который переводил рычаги и стрелки, создавая впечатление магии.

Система показателей Reporting Services со статусом проекта

Яркие представления, содержимое которых меняется в ответ на действия пользователя, — это именно то, что мы обычно видим на панелях мониторинга. На их оформление, включая привлекательную графику, значки, цветовую гамму и даже анимацию и звуковые эффекты, приходится тратить много усилий. Проблема в том, что никто не уделяет внимания пути от данных к панели мониторинга. Вместо этого разработчик тратит свое время, вручную выбирая цвета для того или иного индикатора.

Когда вам впервые показывают уже созданную панель мониторинга, всегда есть смысл поинтересоваться, на основе каких исходных данных построено представление. "Можете ли вы мне объяснить, что означает этот индикатор и откуда он берется?" — вот основной вопрос. Проведите экспресс-проверку нескольких индикаторов, отследив путь от них до соответствующих исходных данных.

Этот же принцип действует и при разработке панели мониторинга. Для каждого индикатора должна быть возможность проследить путь к источнику, и лучше, чтобы он был задокументирован. Если панель мониторинга построена на основе данных, которые вносит в электронную таблицу определенный сотрудник и которые отражают его видение проектов, попросите его рассказать вам об этом. Так будет быстрее.

Измерить можно все

"Если мы можем измерить показатель, его нужно поместить на панель мониторинга", — эту мантру твердят некоторые разработчики панелей мониторинга.

Система показателей со статусом нескольких проектов

Возможностями панелей мониторинга легко увлечься, и, несомненно, есть какое-то особое удовольствие в создании индикаторов, лишь бы нашлись измеримые и осмысленные данные. Вместо прежних сухих списков затрат вы внезапно получаете термометры, шкалы которых заполняются красным цветом, или тахометры, стрелки которых "улетают" в красную зону. Разве это не забавно? Поэкспериментируйте полчаса с новыми функциональными возможностями условного форматирования в Excel 2010 (или Excel 2013).

Проблемы начинаются тогда, когда сотрудник, разрабатывающий панель мониторинга для руководства, так увлекается созданием индикаторов, что перестает задумываться о том, нужны ли они вообще. Порой вопрос заключается не в том, как реализовать компонент, а в том, следует ли это делать.

Когда на странице оказывается столько ярких индикаторов, что она начинает напоминать пульт управления космическим кораблем, становится ясно, что вам либо потребуется столько же лет на обучение, сколько космонавту, либо нужно упростить себе жизнь.

Вот базовое правило, которое позволит уменьшить количество отображаемых данных: каждый индикатор должен требовать выполнения какого-либо действия. Например, если есть индикатор в виде светофора, значит, кто-то должен предпринять какое-то действие, когда он загорается красным. Это можно представить просто: "Когда этот светофор загорается красным, руководитель проекта должен предоставить подробный отчет главе отдела управления проектами". В любом случае должно быть предусмотрено какое-то действие.

Полусырые планы

Вряд ли вы станете есть блюдо, в которое добавлены не все ингредиенты, особенно если вы не знаете, каких именно ингредиентов не хватает. Как узнать, представлены ли на панели мониторинга все данные?

Индикаторы состояния для нескольких метрик проекта (затраты, работоспособность, качество, ресурсы и расписание)

В качестве примера рассмотрим отчет о емкости ресурсов. Светофор, соответствующий ресурсам ИТ-отдела, загорелся красным (вполне обычное дело). Руководители хотят изучить проблему, и когда они смотрят на подробные данные, ответ представляется очевидным. Индикатор стал красным, так как ИТ-ресурсы избыточны.

Гистограмма, показывающая сравнение проектов с возможностями организации

На первой гистограмме показана проблема. Красная линия соответствует емкости ресурсов в организации. Столбцы гистограммы с накоплением соответствуют прогнозируемым совокупным требованиям, полученным путем сложения требований по всем проектам. Если представить эту панель мониторинга руководству, то немедленно станет очевидным решение увеличить объем работ или снизить уровень укомплектованности кадрами.

Однако не стоит торопиться. Как раз перед тем как решение об уменьшении численности персонала должно вступить в силу, кому-то приходит в голову проверить, все ли проекты представлены на панели мониторинга.

Скорректированная гистограмма, показывающая статус проекта с учетом сокращения штата

Выясняется, что не все.

Некоторые проекты отображались в легенде, но результаты по ним не были включены в гистограмму. Почему так произошло? Возможно, эти проекты еще не были опубликованы. Может быть, полная область проекта на тот момент не была окончательно определена. Еще одна вероятная причина — требования к ресурсам не были определены на соответствующем уровне. На второй гистограмме с обновленными данными видно, что, по сути, объем работы теперь превышает емкость ресурсов и следует нанять больше сотрудников, привлечь подрядчиков или отложить выполнение некоторых проектов на будущее. Т. е. решение должно быть прямо противоположным тому, которое было бы принято на основе этого представления с неполными данными.

Проблема не в структуре панели мониторинга и не в качестве данных. Проблема в их полноте. В этом очевидном примере проблема бросается в глаза сразу, но представьте себе среду с сотнями или даже тысячами проектов и подпроектов в одном наборе данных.

Решения, принимаемые на основе только части данных, часто оказываются неправильными. Если лицо, принимающее решения, даже не знает, что данные неполны, то его усилия в лучшем случае оказываются бесполезны.

Решить эту проблему можно путем проверки данных с помощью процесса утверждения, который можно сочетать с индикатором на основе базы данных, сообщающим о том, что представлена только часть данных.

Срок годности

Выбирая продукт в магазине, вы наверняка интересуетесь, не просрочен ли он. Если же говорить об исходных данных, так замечательно представленных на панели мониторинга, имеете ли вы понятие, насколько актуальны данные, на которых основан тот или иной индикатор?

Совсем не редкость, когда при проверке индикатора панели мониторинга выясняется, что его исходные данные не обновлялись уже очень давно. На это часто обращают внимание наблюдательные руководители во время обзорных совещаний. Такие руководители приносят не только свои записи с последнего совещания, но и копии всех материалов, чтобы сравнить их опытным взглядом с материалами текущего совещания.

Идентичные показания индикаторов означают, что либо ничего не изменилось (что маловероятно в большинстве проектных сред), либо данные не были обновлены (это гораздо вероятнее в большинстве организаций). Для финансового отдела, работа которого строится на огромном наборе таблиц, состоящем из множества вспомогательных бухгалтерских книг, это типичная ошибка. Руководители проектов и другие сотрудники, работающие с данными проектов, могут не заметить такие ошибки, если не проявят должную внимательность.

Линейчатая диаграмма с накоплением, отображающая сведения о затратах за один год в разных отделах

Наихудший сценарий имеет место тогда, когда одна часть данных обновлена и актуальна, а другая вообще не обновлялась. Пример: перспективный план был обновлен для половины проектов, и в них были опубликованы актуальные данные, в то время как для другой половины фактические данные и планы обновлены не были. При принятии решений на основе панели мониторинга или итоговых данных, на которых она построена, обязательно должна быть доступна информация об актуальности данных.

Подобных проблем можно также избежать с помощью базовых проверок и сопоставлений данных, которые затем будут отображаться на панели мониторинга. Например, легко можно проверить следующее:

  1. все ли расписания собраны для отображаемого периода;

  2. есть ли приблизительное равенство между общим количеством часов в собранных расписаниях и общим количеством отображаемых часов.

Происхождение данных

Чем привлекательнее визуальное представление, тем меньше вероятность того, что мы зададимся вопросом: "Откуда взялись эти данные и насколько они надежны?" Между тем важное значение имеет не только профессиональное оформление графического представления, но и аккуратное заполнение его данными. Человек, создающий панель мониторинга на основе базы данных, часто дистанцируется от источника данных. Разработчик графического интерфейса находит несколько полезных на вид полей, на основе которых можно построить индикаторы, и не учитывает то, заполняются ли они с применением процедуры подтверждения, контролируются ли они каким-либо иным образом, вычисляются ли они и считаются ли вводимые в них данные соответствующими корпоративным стандартам качества.

Предположим, что в рамках проекта по разработке программного обеспечения отдел контроля качества ведет список SharePoint для учета выявленных в ПО проблем, который изменяется по мере приближения даты выпуска продукта. Такой список может служить ключевым индикатором готовности ПО к выпуску. Однако если другие группы добавляют в этот же список предложения и запросы в отношении новых функций и улучшений, то простой подсчет пунктов списка уже не даст правильного представления о готовности ПО, так как часть данных имеет другое назначение.

Необходимо каким-то образом проверять качество данных, лежащих в основе индикаторов панели мониторинга.

Видим ли мы полную картину?

Давайте вернемся к панели мониторинга со светофорами и снова посмотрим на показатели ИТ-отдела.

Метрики проекта (затраты, работоспособность, качество, ресурсы и расписание) для ИТ-отдела

Представим, что для определенного проекта, рассчитанного на год, горят красные индикаторы календарного плана и затрат на ИТ. Уже к июню оба индикатора показывают превышение на 20 %!

Финансовый директор уже изучил подробные результаты, и они его не обрадовали. Фактические данные с января по июнь выглядят так:

Тыс. руб.

Янв

Фев

Мар

Апр

Май

Июн

Бюджет

80

100

120

120

120

120

Фактическая сумма

100

120

140

140

140

140

Отклонение

20

20

20

20

20

20

Накопленное отклонение

20

40

60

80

100

120

Таким образом, бюджет проекта уже превышен на 120 тысяч рублей, а ведь проект выполнен только наполовину! При такой тенденции, как заявляет финансовый директор, проект обойдется на 18 % дороже изначального бюджета размером 1,3 млн рублей, поэтому, возможно, следует ограничиться уже понесенными убытками и отменить его.

Однако при более детальном анализе вырисовывается совсем другая картина. Прогноз по календарному плану и затратам до конца проекта выглядит так:

Тыс. руб.

Янв

Фев

Мар

Апр

Май

Июн

Июл

Авг

Сен

Окт

Ноя

Дек

Итого

Бюджет

80

100

120

120

120

120

120

120

120

120

100

80

1320

Фактическая сумма

100

120

140

140

140

140

120

100

80

40

0

0

1120

Отклонение

20

20

20

20

20

20

0

-20

-40

-80

-100

-80

-200

Накопленное отклонение

20

40

60

80

100

120

120

100

60

-20

-120

-200

Теперь картина более полная. Проект выполняется быстрее, чем предполагалось. На самом деле он должен завершиться в середине октября, а не в декабре, а экономия бюджета, по прогнозам, составит 200 тыс. рублей.

Эта проблема часто встречается при интерпретации данных на простых панелях мониторинга. Данные, представленные на панели, были абсолютно точны, но причина срабатывания индикатора была, вопреки ожиданиям, положительной.

Индикаторы панели мониторинга должны предупреждать руководителей о том, что необходимо предпринять действия, и о том, на какую область следует обратить внимание. Но, помимо этого, руководители должны иметь доступ к более подробным данным для получения полной картины.

Недобросовестность и спекуляции

Теперь вы уже знаете несколько приемов, которые позволяют избежать принятия ошибочных решений на основе ваших панелей мониторинга, и это важный шаг вперед. Однако имейте в виду, что как только вы предоставите сотрудникам панели мониторинга, они попытаются использовать их в своих интересах. Вполне естественно, что сотрудники будут хитрить, искажая контролируемые ими данные так, чтобы выставить их в более радужном свете.

Избежать этого полностью нельзя, но бороться с такими явлениями нужно, и в этом вам помогут описанные ниже приемы.

Изменение процесса

Вы можете усложнить задачу потенциальным обманщикам, постоянно меняя процесс. Старайтесь работать на опережение, ставя в тупик тех, кто считает, что разгадал принцип работы системы. Те, кто работал в области оптимизации поисковых систем, знает этот прием, но знает и то, что для постоянного изменения процессов и освоения новых процедур требуются огромные трудозатраты.

Никаких пряников, только кнут

Другой вариант — наказание тех, кто был уличен в недобросовестных действиях. Однако это непросто. Люди, явно фальсифицирующие данные, должны расплачиваться за свои действия, но наказание тех, кто просто нашел лазейки в системе, как правило, плохо сказывается на моральном состоянии.

Система сдержек и противовесов

Обычно это наиболее эффективное средство борьбы с хитрецами. Если у вас есть данные из разных источников, которые можно сопоставлять друг с другом, сотрудникам становится крайне сложно манипулировать подконтрольной им информацией, чтобы использовать панель мониторинга в своих интересах. Конечно, найти такие "сдержки и противовесы" в данных не всегда легко, поэтому никогда не стоит терять бдительность.

Некоторые основные правила

Давайте подведем итоги сказанному выше. Создать профессионально оформленные панели мониторинга технически несложно, однако чтобы обеспечить эффективное принятие правильных решений на их основе, при их разработке и в процессе управления проектами следует придерживаться нескольких базовых правил.

Ниже кратко изложены некоторые основные принципы, которые были рассмотрены ранее.

Нужна возможность проследить путь от индикаторов до исходных данных

Убедитесь в том, что индикаторы отражают не просто чьи-то личные мнения или ощущения, а реальные данные, имеющиеся в среде.

Каждый индикатор требует действия

Каждый индикатор должен требовать выполнения какого-либо действия. В любом случае должно быть предусмотрено какое-то действие. Это также может помочь ограничиться разумным числом индикаторов.

Данные должны быть полными, в противном случае нужно это указать

В представлении должно быть указано, полны ли данные. Это позволит избежать принятия неправильных решений на основе частичных данных.

В представлении должно быть указано, актуальны ли данные

Если возможна ситуация, когда часть данных обновлена, а часть — нет, то на панели мониторинга должна присутствовать дата обновления. Это позволит избежать принятия неправильных решений на основе устаревшей информации или сочетания старых и новых данных.

Непрерывно контролируйте качество данных

Данные, на которых основаны индикаторы панели мониторинга, должны регулярно проходить проверку и обновление, что позволит избежать недобросовестного вмешательства в процесс принятия решений. В некоторых организациях реализован процесс регулярного аудита, в рамках которого отслеживается путь от результатов, отображаемых индикаторами, до исходных данных. При этом проверяются формулы и качество данных на предмет несанкционированных изменений. Постоянно делать это, конечно, невозможно, но периодическая проверка причин, по которым те или иные индикаторы имеют зеленый, желтый или красный цвет, — это здравая мысль.

Удачи в работе с панелями мониторинга!

Полезные ссылки

Чтобы узнать больше о создании панелей мониторинга с помощью Microsoft Project Server, ознакомьтесь с этими отличными статьями на сайте TechNet:

  • Создание отчетов Microsoft Project Server 2010 с помощью служб Excel, авторы: Жан-Франсуа Лесо (Jean-Francois LeSaux) и Стивен Хэйден (Steven Haden), подразделение Microsoft Consulting Services (http://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=222672)

  • Создание панелей мониторинга для Microsoft Project Server 2010, авторы: Блэйз Новакович (Blaise Novakovic), Жан-Франсуа Лесо (Jean-Francois LeSaux) и Стивен Хэйден (Steven Haden), подразделение Microsoft Consulting Services (http://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=222669)

Об авторе

Крис Вандерслуис (Chris Vandersluis) — основатель и президент компании HMS Software, расположенной в Монреале, Канада, которая является партнером Майкрософт со статусом Microsoft Certified Partner. Он получил степень по экономике в университете Макгилла и имеет более чем 30-летний опыт работы в области автоматизации систем управления проектами. Он много лет является членом Института управления проектами (PMI) и оказывал содействие в основании местных отделений группы Microsoft Project Users Group (MPUG) в Монреале, Торонто и Квебеке. Крис публиковался в таких изданиях, как Fortune, Heavy Construction News, журнал Computing Canada и PMI PMNetwork, а также ведет колонку в Project Times. Он преподает углубленный курс управления проектами в университете Макгилла и часто выступает на специальных мероприятиях ассоциации управления проектами в Северной Америке и по всему миру. Компания HMS Software является разработчиком системы TimeControl, предназначенной для учета рабочего времени в рамках проектов, и с 1995 г. является партнером со статусом Microsoft Project Solution Partner.

Вы можете написать Крису Вандерслуису по следующему адресу электронной почты: chris.vandersluis@hms.ca

Если вы хотите прочитать другие статьи Криса Вандерслуиса, посвященные управлению корпоративными проектами, посетите сайт EPM Guidance компании HMS (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×