Office

Рекомендации по проектированию для обновления данных

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Грамотно разработанная база данных не только обеспечивает целостность данных, но и упрощает обслуживание и обновление. База данных Access не является файлом в том же смысле, что и документ Microsoft Word или колода слайдов Microsoft PowerPoint. Вместо этого он является коллекцией объектов (таблиц, форм, отчетов, запросов и т. д.), которые должны работать вместе для правильного функционирования.

Пользователи вводят данные в основном с помощью элементов управления. Действия, которые вы выполняете с данным элементом управления, зависят от типа данных, установленного для поля базовой таблицы, свойств этого поля и свойств, заданных для элемента управления. Наконец, лучше использовать дополнительные методики баз данных, такие как проверка, значения по умолчанию, списки и подстановки, а также каскадные обновления. 

Дополнительные сведения об обновлении данных с точки зрения пользователя можно найти в разделе способы добавления, изменения и удаления записей.

В этой статье

Влияние структуры базы данных на ввод данных

Данные, которые вы храните в базе данных, хранятся в таблицах, содержащих данные о конкретной тематике, например ресурсы или контакты. Каждая запись в таблице включает сведения об одном элементе, например конкретный контакт. Запись состоит из полей, таких как имя, адрес и номер телефона. Запись обычно называется строкой, а поле обычно называется столбцом. Эти объекты должны соответствовать набору принципов проектирования, иначе база данных будет работать неправильно или вообще неудачно. В свою очередь, эти принципы разработки влияют на способ ввода данных. Необходимо учитывать следующее.

  • Таблицы.    Access сохраняет все данные в одной или нескольких таблицах. Количество используемых таблиц зависит от структуры и сложности базы данных. Несмотря на то, что вы можете просматривать данные в форме, отчете или в результатах, возвращенных запросом, Access хранит данные только в таблицах, а другие объекты базы данных строятся на основе этих таблиц. Каждая таблица должна основываться на одной тематике. Например, таблица бизнес-контактных данных не должна содержать сведения о продажах. Если это так, то при поиске и редактировании правильных сведений может оказаться затруднительно, если это невозможно.

  • Типы данных   . Обычно каждое поле в таблице принимает только один тип данных. Например, вы не можете хранить заметки в наборе полей, чтобы иметь возможность использовать числа. При попытке ввести текст в такое поле будет отображено сообщение об ошибке. Однако это не очень сложное и быстрое правило. Например, можно хранить числа (например, почтовые индексы) в поле, для которого установлен тип данных "короткий текст", но нельзя выполнять вычисления для этих данных, так как Access считает его фрагментом текста.

    С некоторыми исключениями поля в записи должны допускать только одно значение. Например, вы не можете ввести более одного адреса в поле адреса. Это отличается от Microsoft Excel, что позволяет вводить любое количество имен или адресов или изображений в одну ячейку, если только вы не хотите, чтобы ячейка принимала ограниченные типы данных. 

  • Многозначные поля.    Access предоставляет функцию, называемую многозначным полем, для добавления нескольких фрагментов данных в одну запись, а также для создания списков, которые допускают несколько значений. Многозначный список всегда можно определить, так как в Access отображается флажок рядом с каждым элементом списка. Например, вы можете прикрепить набор слайдов Microsoft PowerPoint и любое количество изображений к записям в базе данных. Вы также можете создать список имен и выбрать нужное количество имен. Использование многозначных полей может показаться прерывать правила структуры базы данных, поскольку вы можете хранить более одной записи для каждого поля таблицы. Но Access принудительно применяет правила "в фоновом режиме", сохраняя данные в специальных скрытых таблицах.

  • Работа с формами    Обычно формы создаются для упрощения работы с базой данных и проверки правильности ввода данных пользователями. Способ использования формы для редактирования данных зависит от структуры формы. Формы могут содержать любое количество элементов управления, таких как списки, надписи, кнопки и даже таблицы данных. В свою очередь каждый из элементов управления в форме либо считывает данные из соответствующего поля таблицы, либо записывает данные в это поле.

Дополнительные сведения можно найти в разделе основы конструированИя баз данных и Создание таблиц и добавление полей.

К началу страницы

Установка значения по умолчанию для поля или элемента управления

Если большое количество записей одинаково для определенного поля, например города или страны или региона, можно сэкономить время, задав значение по умолчанию для элемента управления, связанного с этим полем или самим полем. При открытии формы или таблицы для создания новой записи в этом элементе управления или поле отображается значение по умолчанию.

В таблице

  1. Откройте таблицу в режиме Конструктор.

  2. В верхней части представления выберите поле.

  3. В нижней части представления откройте вкладку Общие .

  4. Задайте для свойства значение по умолчанию нужное значение.

В форме

  1. Откройте форму в режиме макета или конструктора.

  2. Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления, с которым вы хотите работать, и выберите пункт Свойства.

  3. На вкладке данные задайте для свойства значение по умолчанию нужное значение.

К началу страницы

Ограничение данных с помощью правил проверки

Вы можете проверять данные в базе данных Access для настольных систем при вводе с помощью правил проверки. Правила проверки можно задавать в конструкторе таблиц или в режиме таблицы. В Access существуют правила проверки трех типов.

  • Правило проверки поля   . Вы можете использовать правило проверки поля, чтобы указать условие, которому должны соответствовать все допустимые значения полей. Не нужно указывать текущее поле как часть правила, если только вы не используете это поле в функции. Ограничения на типы знаков, вводимые в поле, могут быть проще с помощью маски ввода. Например, для полей даты можно задать правило проверки, запрещающее указывать прошедшие даты.

  • Правило проверки записи    Вы можете использовать правило проверки записи, чтобы указать условие, которому должны удовлетворять все допустимые записи. Вы можете сравнить значения в разных полях с помощью правила проверки записи. Например, для записи с двумя полями дат может потребоваться, чтобы значения в одном поле всегда предшествовали значениям другого поля (например, Дата начала предшествует дате EndDate).

  • Проверка в форме   . Свойство Правило проверки элемента управления формы можно использовать для определения условий, которым должны соответствовать все данные, вводимые в этот элемент. Свойство элемента управления правилом проверки действует как правило проверки поля. Обычно вы используете правило проверки формы вместо правила проверки поля, если оно определено только для этой формы, а не в таблице, где бы она ни использовали.

Дополнительные сведения можно найти в разделе ограничение ввода данных с помощью правил проверки.

К началу страницы

Работа со списками значений и полями подСтановки

В Access существует два типа данных списка:

  • Списки значений    Они содержат жестко закодированный набор значений, которые вы вводите вручную. Значения находятся в свойстве " Источник строки " поля.

  • Поля подстановки.    Они используют запрос для извлечения значений из другой таблицы. Свойство « Источник строки » для поля, содержащее запрос, а не жестко закодированный список значений. Запрос извлекает значения из одной или нескольких таблиц в базе данных. По умолчанию поле подстановки отображает эти значения в виде списка. В зависимости от того, как вы задаете поле подстановки, вы можете выбрать один или несколько элементов из этого списка.

    Примечание    Поля подСтановки могут запутать новых пользователей Access, поскольку список элементов отображается в одном месте (список, который создается из данных в поле подстановки), но данные могут находиться в другом месте (таблице, содержащей данные).

По умолчанию в элементе управления "поле со списком" отображаются данные списка, но вы можете указать элемент управления "список". Откроется поле со списком, в котором будет представлен список, а затем закроется после выделения. Окно списка, напротив, остается открытым в любое время.

Чтобы изменить списки, вы также можете выполнить команду изменить элементы списка или изменить данные прямо в свойстве Источник строки исходной таблицы. Когда вы обновляете данные в поле подстановки, вы обновляете исходную таблицу.

Если для свойства Тип источника строк списка или поля со списком было задано значение Список значений, можно изменять список значений в форме, открытой в режиме формы — без необходимости переходить в режим конструктора или режим макета, открывать страницу свойств и изменять свойство Источник строк элемента управления каждый раз, когда необходимо внести изменения в список. Чтобы изменить список значений, для свойства Разрешить изменение списка значений списка или поля со списком должно быть задано значение Да.

Дополнительные сведения можно найти в разделе Создание списка вариантов выбора с помощью списка или поля со списком.

Запрещение изменения списка значений в режиме формы

  1. В области переходов щелкните форму правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор или Режим макета.

  2. Нажмите элемент управления, чтобы выделить его, а затем нажмите клавишу F4, чтобы открыть страницу свойств.

  3. На вкладке Данные страницы свойства Разрешить изменение списка значений укажите значение Нет.

  4. Откройте вкладку файл и нажмите кнопку сохранитьили нажмите клавиши CTRL + S Изображение кнопки .

Выбор другой формы для редактирования списка значений

По умолчанию для изменения списка значений в программе Access используется встроенная форма. Если для этого вы хотите использовать другую форму, можете ввести ее имя в поле свойства Форма изменения элементов списка, как описано ниже.

  1. В области навигации щелкните форму правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Конструктор или Режим макета.

  2. Нажмите элемент управления, чтобы выделить его, а затем нажмите клавишу F4, чтобы открыть страницу свойств.

  3. На вкладке Данные страницы свойств нажмите стрелку раскрывающегося списка в поле свойства Форма изменения элементов списка.

  4. Выберите форму, которую нужно использовать для редактирования списка значений.

  5. Выберите файл и нажмите кнопку сохранитьили нажмите клавиши CTRL + S Изображение кнопки .

Проверка поля подстановки в форме

  1. Откройте форму в режиме макета или конструктора.

  2. Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления "список" или "поле со списком" и выберите пункт Свойства.

  3. На странице свойств откройте вкладку все и найдите свойства тип источника строк и Источник строк . Свойство « тип источника строк » должно содержать список значений или Таблица или запрос, а свойство « Источник строки » должно содержать либо список элементов, разделенных точкой с запятой, либо запрос. Чтобы освободить место, щелкните правой кнопкой мыши свойство и выберите масштаб или нажмите клавиши SHIFT + F2.

    Обычно в списках значений используется базовый синтаксис: "элемент"; " элемент";" элемент"

    В этом случае список — это набор элементов, заключенных в двойные кавычки и разделенных точкой с запятой.

    Запросы на выборку. Используйте следующий базовый синтаксис: SELECT [табле_ор_куери_наме]. [ фиелд_наме] FROM [табле_ор_куери_наме].

    В данном случае запрос содержит два предложения: SELECT и FROM. Первое предложение ссылается на таблицу или запрос и поле в этой таблице или запросе. Второе предложение ссылается только на таблицу или запрос. Вот что нужно запомнить: предложения SELECT не должны содержать имя таблицы или запроса, хотя рекомендуется и они должны содержать имя по крайней мере одного поля. При этом все предложения FROM всегда ссылаются на таблицу или запрос. Таким образом, вы всегда можете найти исходную таблицу или исходный запрос для поля подстановки, прочитав предложение FROM.

  4. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Если вы используете список значений, измените элементы в списке. Убедитесь, что каждый элемент заключен в двойные кавычки, а для каждого элемента — точка с запятой.

    • Если запрос в списке подстановки ссылается на другой запрос, откройте этот второй запрос в режиме конструктора (щелкните правой кнопкой мыши запрос в области навигации и выберите пункт конструктор). Обратите внимание на имя таблицы, которое отображается в верхней части конструктора запросов, а затем переходите к следующему шагу.

      В противном случае, если запрос в поле подСтановки ссылается на таблицу, обратите внимание на имя таблицы и переходите к следующему шагу.

  5. Откройте таблицу в режиме таблицыи внесите необходимые изменения в элементы списка.

Проверка поля подстановки в таблице

  1. Откройте таблицу в режиме Конструктор.

  2. В верхней части бланка запроса в столбце тип данных щелкните или в противном случае переместить фокус на любой текст, число или поле да/нет.

  3. В нижней части бланка таблицы щелкните вкладку подСтановка, а затем посмотрите на свойства тип источника строк и Источник строк .

    Для свойства тип источника строк необходимо прочитать список значений или таблицу или запрос. Свойство « Источник строки » должно содержать либо список значений, либо запрос.

    В списках значений используется базовый синтаксис: "элемент"; " элемент";" элемент"

    В этом случае список — это набор элементов, заключенных в двойные кавычки и разделенных точкой с запятой.

    Обычно запросы на выборку используют этот базовый синтаксис: SELECT [табле_ор_куери_наме]. [ фиелд_наме] FROM [табле_ор_куери_наме].

    В данном случае запрос содержит два предложения: SELECT и FROM. Первое предложение ссылается на таблицу или запрос и поле в этой таблице или запросе. Второе предложение ссылается только на таблицу или запрос. Вот что нужно запомнить: предложения SELECT не должны содержать имя таблицы или запроса, хотя рекомендуется и они должны содержать имя по крайней мере одного поля. При этом все предложения FROM всегда ссылаются на таблицу или запрос. Таким образом, вы всегда можете найти исходную таблицу или исходный запрос для поля подстановки, прочитав предложение FROM.

  4. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Если вы используете список значений, измените элементы в списке. Убедитесь, что каждый элемент заключен в двойные кавычки, а для каждого элемента — точка с запятой.

    • Если запрос в поле подСтановки ссылается на другой запрос, в области навигации откройте второй запрос в режиме конструктора (щелкните запрос правой кнопкой мыши и выберите пункт конструктор). Обратите внимание на имя таблицы, которое отображается в верхней части конструктора запросов, а затем переходите к следующему шагу.

      В противном случае, если запрос в поле подСтановки ссылается на таблицу, обратите внимание на имя таблицы и переходите к следующему шагу.

  5. Откройте таблицу в режиме таблицыи внесите необходимые изменения в элементы списка.

К началу страницы

Удаление данных из списка значений или поля подСтановки

Элементы списка значений хранятся в той же таблице, что и другие значения записи. Напротив, данные в поле подстановки находятся в одной или нескольких таблицах. Чтобы удалить данные из списка значений, откройте таблицу и измените элементы.

Для удаления данных из списка подстановки потребуется выполнить ряд дополнительных действий, последовательность которых зависит от того, откуда именно — из другой таблицы или запроса — берет данные запрос для этого списка. Если запрос для списка подстановки основан на таблице, определите эту таблицу и поля, которые содержат данные, отображаемые в списке. После этого откройте исходную таблицу и внесите изменения в содержимое соответствующего поля. Если запрос в списке подстановки основан на другом запросе, откройте этот второй запрос, найдите исходную таблицу и поля, из которых он берет данные, и измените значения в этой таблице.

Удаление данных из списка значений

  1. Откройте таблицу в режиме Конструктор.

  2. В верхней части бланка запроса выделите поле таблицы, которое содержит список значений.

  3. В нижней части бланка откройте вкладку Подстановка и найдите свойство Источник строк.

    По умолчанию элементы в списке значений заключены в двойные кавычки и разделены точкой с запятой: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. При необходимости удалите элементы из списка. Не заБудьте удалить кавычки, которые окружают все удаленные элементы. Кроме того, не оставляйте начальную точку с запятой, не оставляйте пары точек с запятой (;;) и при удалении последнего элемента в списке удалите последнюю точку с запятой.

    Важно!    Если вы удалили из списка значений элемент, который используют записи в таблице, этот элемент останется в записи, пока вы не измените ее. Предположим, у компании есть склад в городе А и она продает это здание. Если удалить элемент "Город А" из списка складов, значения "Город А" останутся в таблице, пока вы не измените их.

Удаление данных из поля подстановки

  1. Откройте таблицу в режиме Конструктор.

  2. В верхней части бланка запроса выделите нужное поле подстановки.

  3. В нижней части бланка откройте вкладку Подстановка и найдите свойства Тип источника строк и Источник строк.

    Для свойства Тип источника строк должно быть задано значение Таблица или запрос, а свойство Источник строк должно содержать запрос, который ссылается на таблицу или другой запрос. Запросы для полей подстановки всегда начинаются со слова SELECT.

    Как правило (но не всегда) запрос на выборку имеет следующий базовый синтаксис: SELECT [имя_таблицы_или_запроса].[имя_поля] FROM [имя_таблицы_или_запроса].

    В данном случае запрос содержит два предложения: SELECT и FROM. Первое предложение ссылается на таблицу и поле в ней, второе — только на таблицу. Помните о важном моменте: предложение FROM всегда содержит имя исходной таблицы или запроса. Предложение SELECT не всегда содержит имя таблицы или запроса, хотя всегда содержит имя хотя бы одного поля. При этом все предложения FROM всегда ссылаются на таблицу или запрос.

  4. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Если запрос в поле подСтановки ссылается на другой запрос, нажмите кнопку построить (на вкладке данные страницы свойств нажмите кнопку Кнопка "Построитель" далее), чтобы открыть запрос в режиме конструктора. Обратите внимание на имя таблицы в верхней части конструктора запросов и перейдите к действию 5.

    • Если запрос в поле подстановки ссылается на таблицу, запомните ее имя и перейдите к действию 5.

  5. Откройте исходную таблицу в режиме таблицы.

  6. Найдите поле с данными, которые используются в списке подстановки, и внесите в них необходимые изменения.

К началу страницы

Влияние типов данных на способ ввода данных

При проектировании таблицы базы данных вы выбираете тип данных для каждого поля в этой таблице — процесс, который помогает обеспечить более точное ввод данных.

Просмотр типов данных

Выполните одно из следующих действий:

Использование режима таблицы

  1. Откройте таблицу в режиме Режим таблицы.

  2. На вкладке поля в группе Форматирование просмотрите значение в списке Тип данных. Значение меняется при помещении курсора в различные поля в таблице.

    Список «Тип данных»

Использование режима конструктора

  1. Откройте таблицу в режиме Конструктор.

  2. ВзГляните на бланк проекта. В верхней части сетки показано имя и тип данных каждого из полей таблицы.

    Поля в режиме конструктора

Влияние типов данных на ввод данных

Тип данных, заданный для каждого поля таблицы, предоставляет первый уровень управления данными, которые разрешено вводить в поле. В некоторых случаях, например, в поле с длинным текстом, вы можете ввести любые необходимые данные. В других случаях, например в поле "Счетчик", параметр типа данных для поля не позволяет вводить какие – либо сведения. В приведенной ниже таблице перечислены типы данных, предоставляемые Access, и описано, как они влияют на ввод данных.

Дополнительные сведения можно найти в разделе типы данных для баз данных Access для настольных систем , изменить или изменить тип данных для поля.

Тип данных

Эффект ввода данных

Короткий текст

Помните, что начиная с версии Access 2013, текстовый тип данных переименован в Краткий текст.

Текстовые поля допускают текстовые и числовые знаки, в том числе списки элементов с разделителями. Текстовое поле допускает меньшее число знаков, чем поле с длинным текстом — от 0 до 255 символов. В некоторых случаях можно использовать функции преобразования для выполнения вычислений с данными в коротком текстовом поле.

Длинный текст

Обратите внимание, что начиная с Access 2013 типы данных MEMO были переименованы в длинный текст.

Вы можете вводить большие объемы текста и числовых данных в поле этого типа до 64 000 знаков. Кроме того, вы можете задать для поля форматирование форматированного текста, чтобы применить форматирование, которое обычно находится в программах для обработки текстов, таких как Word. Например, вы можете применять различные шрифты и размеры шрифта к определенным символам в тексте и делать их полужирными или курсивными и т. д. Кроме того, вы можете добавить в данные теги языка гипертекстовой разМетки HTML. Дополнительные сведения можно найти в разделе Вставка и Добавление поля форматированного текста.

Кроме того, длинные текстовые поля содержат свойство только Append. Когда вы включаете это свойство, вы можете добавлять новые данные в поле с длинным текстом, но нельзя изменять существующие данные. Эта функция предназначена для использования в таких приложениях, как базы данных для отслеживания проблем, где может потребоваться сохранить постоянную запись, которая остается неизменной. При помещении курсора в поле с длинным текстом, для которого включено свойство " добавить только ", по умолчанию текст в поле исчезнет. К тексту нельзя применить форматирование и другие изменения.

Как и короткие текстовые поля, вы также можете выполнить функции преобразования для данных в длинном текстовом поле.

Числовой

В поле этого типа можно вводить только числа, а также выполнять вычисления с помощью значений в числовом поле.

Большое число

Примечание. типы данных больших чисел доступны только в версии Access для подписок на Office 365.

В поле этого типа можно вводить только числа, а также выполнять вычисления с помощью значений в поле большого числа.

Дополнительные сведения см. в статье Использование типа данных bigint.

Дата и время

В поле этого типа можно вводить только значения даты и времени. 

Вы можете задать маску ввода для поля (последовательность литеральных знаков и символов-заполнителей, которые появляются при выборе поля), необходимо ввести данные в пробелах и формате, предоставляемом маской. Например, если вы видите маску, например МММ_ДД_ИИИИ, вы должны ввести 11 2017 октября в заданных полях. Вы не можете ввести полное название месяца или двузначное значение года. Дополнительные сведения можно найти в разделе элементы управления форматами ввода данных с помощью масок ввода.

Если маска ввода не создана, вы можете ввести значение с помощью любого допустимого формата даты или времени. Например, вы можете ввести 11 Oct. 2017, 10/11/17, 11, 2017 и т. д.

Вы также можете применить к полю формат отображения. В этом случае, если маска ввода отсутствует, вы можете ввести значение практически в любом формате, но Access отображает даты в соответствии с форматом отображения. Например, можно ввести 10/11/2017, но формат отображения может быть установлен таким образом, чтобы его значение отображалось как 11-Oct-2017.

Дополнительные сведения можно найти в разделе Вставка сегодняшней даты.

Денежный

Вы можете ввести только значения денежных единиц в поле этого типа. Кроме того, вам не нужно вводить обозначение денежной единицы вручную. По умолчанию в Access используется обозначение денежной единицы (¥, символ, $ и т. д.), заданные в региональных параметрах Windows. Вы можете изменить этот символ денежной единицы, чтобы он отражал другую денежную единицу (при необходимости).

Счетчик

В любое время вы не можете ввести или изменить данные в поле этого типа. При добавлении новой записи в таблицу Access увеличит значения в поле счетчика.

Вычисляемый

В любое время вы не можете ввести или изменить данные в поле этого типа. Результаты этого поля определяются определенным пользователем выражением. Access обновляет значения в вычисляемом поле при добавлении или изменении новой записи в таблице.

Логический

Если выбрать поле, для которого задан этот тип данных, Access выведет либо флажок, либо раскрывающийся список в зависимости от того, как вы отформатируете поле. Если вы отформатируете поле для отображения списка, вы можете выбрать значение Да или нет, Истина или ложь, а также включить или Отключить в списке, в зависимости от формата, примененного к полю. Вы не можете вводить значения в списке или изменять значения в списке непосредственно из формы или таблицы.

Объект OLE

Этот тип полей используется для отображения данных из файла, созданного с помощью другой программы. Например, вы можете отобразить текстовый файл, диаграмму Excel или колоду слайдов PowerPoint в поле объекта OLE.

С помощью вложений можно быстрее и проще просматривать данные из других программ.

Hyperlink

Вы можете ввести данные в поле этого типа, а Access будет переносить его в веб-адрес. Например, при вводе значения в поле приложение Access окружает текст http://www.йоур_текст. com. Если вы ввели допустимый веб-адрес, ссылка будет работать. В противном случае ссылка приводит к появлению сообщения об ошибке.

Кроме того, редактирование существующих гиперссылок может быть сложно, так как при щелчке мышью по полю гиперссылка запускается браузер и осуществляется переход к сайту, указанному в ссылке. Чтобы изменить поле гиперссылки, выделите смежное поле, с помощью клавиши TAB или клавиш со стрелками переместите фокус на поле гиперссылки, а затем нажмите клавишу F2, чтобы включить правку.

Вложение

Вы можете присоединить данные из других программ к полям этого типа, но вводить текст или числовые данные в других случаях нельзя.

Дополнительные сведения можно найти в разделе Вложение файлов и рисунков в записи базы данных.

Мастер подстановок

Мастер подСтановок не является типом данных. Вместо этого используйте мастер для создания двух типов раскрывающихся списков: списки значений и поля подстановок. Список значений использует список с разделителями, вводимый вручную, с помощью мастера подСтановок. Эти значения могут быть независимыми от других данных или объектов в базе данных.

Напротив, поле подстановки использует запрос для извлечения данных из одной или нескольких таблиц в базе данных. Поле подстановки затем отображает данные в раскрывающемся списке. По умолчанию мастер подСтановок задает для поля таблицы тип данных "число".

Вы можете работать с полями подстановки прямо в таблицах, а также в формах и отчетах. По умолчанию значения в поле подстановки отображаются в виде списка с именем поля со списком — списка с раскрывающимся стрелкой.

Пустой список подстановки

Вы также можете использовать список, в котором отображаются несколько элементов с полосой прокрутки, чтобы просмотреть другие элементы:

Простой список в форме

В зависимости от того, как вы задаете поле подстановки и поле со списком, вы можете изменить элементы в списке и добавить элементы в список, отключив свойство ограничить в список поля подстановки.

Если вы не можете напрямую изменить значения в списке, необходимо добавить или изменить данные в предопределенном списке значений или в таблице, которая служит источником для поля подстановки.

Наконец, при создании поля подстановки можно дополнительно задать поддержку нескольких значений. После этого в списке появится флажок рядом с каждым элементом списка, и вы можете выбрать или очистить столько элементов, сколько нужно. На рисунке показано типичный Многозначный список.

Список с флажками

Сведения о создании многозначных полей подстановки и использовании результирующих списков можно найти в статье Создание или удаление многозначного поля.

К началу страницы

Влияние свойств полей таблицы на способ ввода данных

Помимо принципов разработки, которые управляют структурой базы данных и типами данных, которые определяют, что можно вводить в конкретное поле, некоторые свойства полей также могут повлиять на способ ввода данных в базу данных Access.

Просмотр свойств поля таблицы

В Access доступно два способа просмотра свойств поля таблицы.

В режиме таблицы

  1. Откройте таблицу в режиме Режим таблицы.

  2. Откройте вкладку поля и воспользуйтесь элементами управления в группе Форматирование для просмотра свойств каждого поля таблицы.

В режиме конструктора

  1. Откройте таблицу в режиме Конструктор.

  2. В левой части сетки откройте вкладку Общие , если она еще не выбрана.

  3. Чтобы просмотреть свойства поля подстановки, откройте вкладку подСтановка.

Влияние свойств на ввод данных

В таблице ниже перечислены свойства, которые имеют наибольшее влияние на ввод данных, и объясняется, как они влияют на ввод данных.

Свойство

Расположение в сетке конструктора таблиц

Возможные значения

Поведение при попытке ввода данных

Размер поля

Вкладка Общие

0-255

Ограничение на число знаков применяется только к полям, для которых установлен тип данных "текст". При попытке ввести больше указанного количества знаков поле вырезает их.

Обязательное

Вкладка Общие

Логический

Если этот параметр включен, это свойство вводит значение в поле, и Access не позволит вам сохранить новые данные до тех пор, пока не будет заполнено обязательное поле. Если этот параметр отключен, в поле будут допускаться значения NULL, то есть поле может оставаться пустым.

Пустое значение не то же самое, что нулевое значение. Ноль — это цифра, а "null" — отсутствующее, неопределенное или неизвестное значение.

Разрешить строки нулевой длины

Вкладка Общие

Логический

При включении можно вводить строки нулевой длины — строки, которые не содержат знаков. Чтобы создать пустую строку, введите в поле пару двойных кавычек ("").

Индексированное

Вкладка Общие

Логический

Когда вы индексируете поле таблицы, Access не допускает добавления повторяющихся значений. Вы также можете создать индекс из нескольких полей. В этом случае вы можете дублировать значения в одном поле, но не в обоих полях.

Маска ввода

Вкладка Общие

ПредОпределенные или пользовательские наборы литеральных и подстановочных знаков

Маска ввода позволяет вводить данные в предопределенном формате. Маски выводятся при выборе поля в таблице или элементе управления в форме. Например, предположим, что вы щелкните поле даты и увидите этот набор символов: МММ-дд-гггг. Это маска ввода. Вы можете вводить значения месяцев в виде трех сокращенных аббревиатур, например OCT, и значения года — четырьмя цифрами, например OCT-15-2017.

Маски ввода определяют способ ввода данных, но не способ хранения и отображения этих данных.

Дополнительные сведения содержатся в разделе Управление форматами ввода данных с помощью масок ввода и форматирования поля даты и времени.

Ограничить список

Вкладка "Подстановка"

Логический

Включение или отключение изменений элементов в поле подстановки. Иногда пользователи пытаются изменить элементы в поле подстановки вручную. Если Access не позволяет изменить элементы поля, это свойство имеет значение Да. Если это свойство включено и вам нужно изменить элементы списка, необходимо открыть список (если вы хотите изменить список значений) или таблицу, содержащую данные источника для списка (если вы хотите изменить поле подстановки), а затем изменить их значения.

Разрешить изменение списка значений

Вкладка "Подстановка"

Логический

Включение или отключение команды " изменить элементы списка " для списков значений, но не для полей подстановки. Чтобы включить эту команду для полей подстановки, введите допустимое имя формы в поле элемент списка изменить свойство формы . Команда "Разрешить изменение списка значений" отображается в контекстном меню, которое открывается, если щелкнуть правой кнопкой мыши элемент управления "список" или "поле со списком". При выполнении команды откроется диалоговое окно изменение элементов списка . Кроме того, если указать имя формы в свойстве " элементы списка ", Access запустит эту форму вместо отображения диалогового окна.

Команду " изменить элементы списка " можно выполнять из полей списка и поля со списком, расположенных в формах, и из элементов управления поля со списком, расположенных в таблицах и результирующих наборах запросов. Формы должны быть открыты либо в режиме конструктора, либо в режиме просмотра; таблицы и наборы результатов запроса должны быть открыты в режиме таблицы.

Форма изменения элементов списка

Вкладка "Подстановка"

Имя формы для ввода данных

Если ввести имя формы ввода данных в качестве значения свойства Table, эта форма будет открываться, когда пользователь запускает команду изменить элементы списка . В противном случае, когда пользователи выполняют команду, появляется диалоговое окно изменение элементов списка .

К началу страницы

Использование каскадных обновлений для изменения значений первичных и внешних ключей

Иногда может потребоваться обновить значение первичного ключа. Если вы используете этот первичный ключ в качестве внешнего ключа, вы можете автоматически обновить изменения с помощью всех дочерних экземпляров внешнего ключа.

Как напоминание, первичным ключом является значение, которое однозначно определяет каждую строку (запись) в таблице базы данных. Внешний ключ — это столбец, совпадающий с первичным ключом. Обычно внешние ключи находятся в других таблицах, и они позволяют создать связь (ссылку) между данными в таблицах.

Например, предположим, что в качестве первичного ключа используется ИДЕНТИФИКАЦИОНный номер продукта. Один ИДЕНТИФИКАЦИОНный номер однозначно определяет один продукт. Этот ИДЕНТИФИКАЦИОНный номер также используется в качестве внешнего ключа в таблице данных заказа. Таким образом, вы можете найти все заказы, в которых вовлечены все продукты, так как каждый раз, когда кто-то поместит заказ на этот продукт, этот идентификатор становится частью заказа.

Иногда изменяются эти ИДЕНТИФИКАЦИОНные номера (или другие типы первичных ключей). После этого вы можете изменить значение первичного ключа и автоматически поПолнить эти изменения каскадом для всех связанных дочерних записей. Это можно сделать, включив функцию целостности данных и каскадное обновление между двумя таблицами.

Помните о следующих важных правилах:

  • Вы можете включить каскадное обновление только для полей первичного ключа, для которых установлены текстовые и числовые типы данных. Нельзя использовать каскадные обновления для полей с типом данных "Счетчик".

  • Вы можете включить каскадное обновление только между таблицами с отношением "один-ко-многим".

Дополнительные сведения о создании связей. Просмотр связей между таблицами и Создание, изменение и удаление связей.

Ниже приведены инструкции по созданию связи и включению каскадных обновлений для этой связи.

Создание связи

  1. На вкладке Работа с базами данных в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Схема данных.

  2. На вкладке конструктор в группе схема данных нажмите кнопку отобразить таблицу.

  3. В диалоговом окне Добавление таблицы откройте вкладку таблицы , выберите таблицы, которые вы хотите изменить, нажмите кнопку добавить, а затем — Закрыть.

    Вы можете выбрать несколько таблиц, удерживая нажатой клавишу SHIFT, или можно добавить каждую таблицу по отдельности. Выберите только таблицы на сторонах отношения "один" и "многие".

  4. В окне схема данных перетащите первичный ключ из таблицы на стороне "один" отношения и поместите его в поле внешнего ключа таблицы на стороне "многие" в отношении.

    Откроется диалоговое окно Изменение связей. На приведенном ниже рисунке показано диалоговое окно.

    Диалоговое окно «Изменение связей» с существующим отношением

  5. Установите флажок обеспечение целостности данных и нажмите кнопку создать.

Включение каскадных обновлений в первичных ключах

  1. На вкладке Работа с базами данных в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Схема данных.

  2. Откроется окно " схема данных", в котором отображаются соединения (показанные в виде соединительных линий) между таблицами в базе. На приведенном ниже рисунке показана типичная связь.

  3. Щелкните правой кнопкой мыши строку соединения между родительской и дочерней таблицами, а затем выберите команду изменить связь.

    Связь между двумя таблицами

    Откроется диалоговое окно Изменение связей. На приведенном ниже рисунке показано диалоговое окно.

    Диалоговое окно «Изменение связей»

  4. Установите флажок каскадНое обновление связанных полей, убедитесь в том, что установлен флажок обеспечение целостности данных, и нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Причины, по которым иногда должны выпускаться номера

Когда вы создаете поле, для которого задан тип данных "Счетчик", Access автоматически создает значение для этого поля в каждой новой записи. Значение увеличивается по умолчанию, так что каждая новая запись получает следующий доступный порядковый номер. Назначение типа данных "Счетчик" — это предоставление значения, которое можно использовать в качестве первичного ключа. Дополнительные сведения можно найти в разделе Добавление, Настройка, изменение и удаление первичного ключа.

При удалении строки из таблицы, содержащей поле, для которого задан тип данных "Счетчик", значение в поле "Счетчик" для этой строки не всегда будет автоматически использоваться повторно. По этой причине номер, который генерирует Access, может не быть ожидаемым числом, а в последовательности ИДЕНТИФИКАЦИОНных номеров — по шаблону. Следует полагаться только на уникальность значений в поле типа "Счетчик", а не на их последовательности.

К началу страницы

Массовое обновление данных с помощью запросов

Запросы на добавление, обновление и удаление — это эффективные способы массового добавления, изменения и удаления записей. Более того, при использовании оптимальных принципов проектирования баз данных проще и эффективнее выполнять массовые обновления. Использование запроса на добавление, обновление или удаление может задержаться в течение времени, так как вы также можете повторно использовать запрос.

Важно!    Создавайте резервные копии данных, прежде чем использовать эти запросы. Резервное копирование на ладони поможет вам быстро устранить ошибки, которые могут быть непреднамеренно внесены.

Добавление запросов    Используется для добавления большого количества записей в одну или несколько таблиц. Одним из наиболее часто используемых запросов на добавление является добавление группы записей из одной или нескольких таблиц в исходной базе данных в одну или несколько таблиц в целевой базе данных. Например, предположим, что вы получили новые клиенты и базу данных, содержащую таблицу сведений о них. Чтобы не вводить новые данные вручную, вы можете добавить их в соответствующую таблицу или таблицы базы данных. Дополнительные сведения можно найти в разделе Добавление записей в таблицу с помощью запроса на добавление.

Запросы на обновление    Используйте для добавления, изменения или удаления части из множества существующих записей. Запросы на обновление можно рассматривать как разновидность диалогового окна Поиск и замена с широкими возможностями. Вы вводите условие отбора (в виде грубого эквивалента строки поиска) и критерий обновления (в виде грубого эквивалента замещающей строки). В отличие от диалогового окна, запросы на обновление могут принимать несколько условий, позволять обновлять большое количество записей за один проход и разрешать изменение записей в нескольких таблицах. Дополнительные сведения можно найти в разделе Создание и выполнение запроса на обновление.

Удаление запросов    Если вы хотите быстро удалить большое количество данных или регулярно удалять набор данных, можно использовать удаление, так как запросы позволяют задать условия для быстрого поиска и удаления данных. Дополнительные сведения можно найти в разделе способы добавления, изменения и удаления записей.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×