Рекомендации по проведению собраний в Lync

Существуют различные параметры настройки и подключения к собранию Lync, а также его ведения. Изложенные ниже рекомендации помогут вам воспользоваться этими функциями, которые облегчат вашу работу и обеспечат приятные условия для собрания.

Примечание : Интерактивное руководство о задачах выступающего на собрании см. в статьях Планирование и подготовка к собранию Lync и Управление собственным собранием Lync.

Настройка собрания Lync

Используйте для настройки собраний Lync приложение Outlook или веб-планировщик и придерживайтесь описанных ниже рекомендаций.

Примечание : Сведения о планировании собрания Lync см. в статье Настройка собрания Lync.

Планирование собрания

  • Для небольших и неформальных корпоративных собраний используйте параметры по умолчанию, не изменяя настройки. Помните, что параметры по умолчанию позволяют любому участнику выступать и подключаться к собранию напрямую.

  • Если к собранию предъявляются особые требования (например, планируется большое количество людей, привлекаются внешние участники, необходимо обеспечить защиту данных и т. д.), измените параметры собрания в соответствии с этими требованиями. Дополнительные сведения см. в статье Изменение параметров участников для собраний Lync.

Примечание : Максимальное количество участников собрания — 250.

  • Собрания Lync можно проводить в конференц-залах, если вы используете Outlook и участники присутствуют как лично, так и виртуально. В приглашении на собрание Outlook нажмите кнопку Поиск помещений, чтобы найти и добавить конференц-зал в нужном вам здании. Кроме того, можно зарезервировать помещение, а затем добавить сведения о нем в поле Расположение в приглашении на собрание.

Назначение резервного выступающего

Назначьте резервного выступающего на случай, если вы опоздаете или не сможете принять участие в собрании. Резервный выступающий также может начинать запись, предоставлять помощь и управлять аудиторией или отслеживать задаваемые на собрании вопросы, что позволит вам сосредоточиться на презентации. Это особенно важно при большом количестве участников.

Включение документа с инструкциями или ссылки на него в приглашение на собрание

Приглашая на собрание пользователей, не имеющих опыта работы с Lync, включите в приглашение документ с инструкциями по работе с Lync или ссылку на него, чтобы участники успели заблаговременно ознакомиться с возможностями Lync.

Добавление заметок к приглашению на собрание

Если вы используете OneNote, при планировании собрания можно добавлять общие или личные заметки. При наличии разрешения участники могут просматривать и редактировать общие заметки перед собранием. Выберите пункт Заметки к собранию на ленте приглашения и добавьте заметки для общего просмотра или личные заметки (невидимые другим участникам) к приглашениям на собрание. Дополнительные сведения см. в статье Использование общих и личных заметок на собрании Lync.

Присоединение к собранию Lync

Дополнительные сведения о присоединении к собранию Lync см. в статье Присоединение к собранию Lync. Кроме того, придерживайтесь следующих рекомендаций по присоединению к собранию.

  • Подключитесь к собранию за 10–15 минут до его начала, чтобы сделать все настройки и устранить возможные проблемы.

  • Перед собранием определитесь, будет ли для звукового канала собрания использоваться компьютерная телефония (интегрированный звук и видео Lync) или телефон (если в приглашении на собрание указаны данные о телефонной связи).

  • При использовании компьютерной телефонии настройте аудио- и видеоустройства и проверьте качество настройки. Можно использовать микрофон и динамики компьютера или мини-гарнитуру. Дополнительные сведения см. в статьях Настройка и проверка звука в Lync и Настройка и устранение неполадок с видео в Lync.

  • При использовании телефона в качестве звукового канала и функции конференц-связи с телефонным подключением (для получения подробных сведений обратитесь к службе технической поддержки своей компании) воспользуйтесь функцией Lync Звонок на мой номер. В окне Присоединиться к звуковому каналу собрания выберите пункт Звонок на мой номер и введите номер телефона, на котором вы хотите принять звонок. При использовании этой возможности не нужно вводить идентификатор собрания или ПИН-код.

  • Для лучшего качества звука используйте мини-гарнитуру, а не микрофон и динамики компьютера.

  • Качество звука в значительной степени зависит от состояния сети. Используйте проводное подключение к сети и не забудьте отключить беспроводные соединения на компьютере.

  • После присоединения к собранию отключите микрофон, если вы не выступаете.

ПИН-код

Обычно ПИН-код (персональный идентификационный номер) не требуется, если звонить на собрание по телефону. Вы подключаетесь напрямую, а ваш номер отображается в списке участников. Однако чтобы позвонить в качестве руководителя или подтвердить свою личность, вам нужно будет ввести ПИН-код, а также рабочий или добавочный номер.

Примечание : Подтверждение личности звонящего может требоваться при подключении к защищенному собранию.

Хорошо, когда в случае надобности ПИН-код под рукой. Если вы не помните свой ПИН-код, выберите пункт Забыли ПИН-код телефонного подключения? в приглашении на собрание и следуйте инструкциям по сбросу ПИН-кода.

Важно : Сведения о телефонном подключении добавляются только в собрания, настраиваемые пользователями, в учетных записях которых настроена конференц-связь с телефонным подключением. Для получения дополнительных сведений свяжитесь с группой технической поддержки в своей компании.

Выступление на собрании Lync

Сведения о настройке сеанса предоставления общего доступа см. в статье Общий доступ к рабочему столу или программе. Во время предоставления общего доступа придерживайтесь следующих рекомендаций.

  • Присоединитесь к собранию вместе с сотрудником, чтобы проверить качество звука и изображения.

  • Проверьте параметры текущего собрания, убедившись, что выбраны необходимые функции участников, например разрешение на присоединение участников, просмотр содержимого или разрешение на добавление примечаний.

  • Оставьте достаточно времени на вопросы, сообщив участникам, что можно вводить вопросы и комментарии в разделе мгновенных сообщений.

  • Выключите свой микрофон, если вы не выступаете, и убедитесь, что знаете, как включать и выключать микрофоны участников как с помощью Lync, так и с помощью тональных команд телефона (нажмите *1 на панели набора номера, чтобы прослушать команды).

  • Перед началом собрания напомните участникам, как включить и выключить микрофоны.

Если вы работаете с PowerPoint, учтите следующее:

  • Используйте набор слайдов, содержащий не более 15 элементов, крупные шрифты (больше 30) и простой фон, чтобы не отвлекать внимание.

  • Заранее загрузите презентацию и потренируйтесь использовать элементы управления для перемещения слайдов и добавления примечаний. Например, можно выделять важные элементы с помощью лазерной указки или пометок.

  • Чтобы не забыть тезисы выступления, используйте заметки выступающего. Дополнительные сведения см. в статье Показ слайдов PowerPoint на собрании Lync.

Если вы предоставляете общий доступ к рабочему столу или программе, придерживайтесь следующих рекомендаций.

  • Помните, что при общем доступе к программе участники видят только те приложения и файлы, к которым предоставлен общий доступ. Другие программы, которые вы просматриваете, будут невидимыми для участников.

  • Если нужно переключаться между программами, используйте общий доступ к рабочему столу.

  • В окне собрания нажмите кнопку Предварительный просмотр, чтобы посмотреть, что видят участники, которым предоставлен доступ к рабочему столу или программе.

  • Сообщите участникам собрания, что можно увеличить область просмотра, перейдя в полноэкранный режим. Дополнительные сведения см. в статье Общий доступ к рабочему столу или программе.

Проведение собрания в конференц-зале

Перед началом собрания желательно подготовить конференц-зал, убедившись, что в Lync настроена работа аудио- и видеоустройств зала.

  • При необходимости подключите ноутбук к проектору или телефону конференц-зала.

  • При наличии эха отключите динамики и микрофон. Попросите других участников, подключенных к Lync, также отключить микрофоны и динамики.

  • Можно подключить телефон конференц-зала к своему компьютеру или пользоваться своим телефоном для подключения к звуковой части собрания, если приглашение на собрание включает сведения о телефонном подключении.

  • При использовании проектора подсоедините кабель к компьютеру и выберите соответствующий режим отображения. Нажмите клавиши Windows + P, чтобы активировать отображение, а затем выберите одну из следующих команд: Дублировать — рабочий стол отображается одновременно на мониторе компьютера и на проекторе конференц-зала; Расширить — рабочий стол расширяется с компьютера и проектора конференц-зала; Только на проекторе — рабочий стол отображается только на проекторе.

Совет : Рекомендуется использовать команду Дублировать, чтобы видеть собрание как на своем мониторе, так и на дисплее конференц-зала.

В начало страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×