Рекомендации по использованию корпоративных систем: технический документ

Этот технический документ является частью колонки "Вести с передовой". В нем содержатся общие рекомендации по использованию корпоративных систем, включая Microsoft Project Server. Автор отмечает, что хотя корпоративные системы обеспечивают удобный интерфейс на уровне пользователя, но для их поддержки часто требуются очень сложные технологии и инфраструктура. В статье также поясняется, что по этой причине необходимо применять некоторые базовые методики, которые помогут добиться максимальной надежности корпоративной системы.

Чтобы загрузить этот технический документ в формате Word, воспользуйтесь ссылкой Рекомендации по использованию корпоративных систем.

Вы также можете ознакомиться с другими техническими документами колонки "Вести с передовой".

Рекомендации по использованию корпоративных систем

Большинство моих статей посвящены корпоративным расписаниям и системам управления проектами, и чаще всего, когда речь идет о развертывании таких систем, я говорю об этапах выбора или конфигурирования, т. е. о стратегической перспективе. В этой статье намного больше внимания уделено практическим рекомендациям, причем не относящимся только лишь к корпоративным расписаниям или системам управления проектами, таким как Microsoft Project Server. Речь идет скорее о корпоративных системах в целом, хотя описанные методики применимы практически ко всем вариантам развертывания Project Server.

Когда мы видим уже развернутое решение Project Server или беседуем со своими клиентами, то часто спрашиваем о том, каким образом было выполнено развертывание и как организация поддерживает эту систему и среду в целом. В первые годы нашей работы в этой отрасли такие обсуждения были простыми, потому что то программное обеспечение для управления проектами, которое мы предлагали, предполагалось устанавливать на компьютерах пользователей и обслуживание системы было локальной проблемой. В наши дни такое встречается редко. Корпоративные системы просты на уровне интерфейса и отображения информации: пользователи обычно работают с ними через веб-браузер, а экраны с нужными функциями и данными похожи на обычные веб-страницы. Насколько просты эти системы внешне, настолько же сложной может быть та часть, которая скрыта от пользователя. Технология, необходимая для отображения интерфейса, вероятно, насчитывает несколько слоев, базируется на многих других технологиях и инфраструктуре и к тому же может непрерывно обновляться.

Однако существуют некоторые базовые методики, которые помогут добиться максимальной надежности корпоративной системы.

Определите владельца

На самом деле это не одна задача, а две, так как у любой успешной корпоративной систем есть бизнес-владелец и технический владелец. Один человек может выполнять эти две роли только в том случае, если бизнес-владелец является руководителем высшего звена в ИТ-подразделении и корпоративная система предназначена в основном для этого отдела. Итак, рассмотрим эти две задачи по отдельности.

Определите бизнес-владельца

Этот человек должен быть руководителем высшего или старшего звена, лично заинтересованным в успешном функционировании системы управления проектами. Преимущества, которые обеспечивает система, или задачи, для решения которых она используется, должны напрямую затрагивать этого руководителя. И, чтобы предвосхитить возможные вопросы, скажу, что, как правило, бизнес-владельцем не может быть комитет или группа из нескольких человек.

Кто-то должен нести ответственность, и лучше, если это будет один человек. Этот руководитель может одновременно быть ответственным спонсором для внедрения системы, но не обязательно. Ответственный спонсор часто не является конечным бизнес-владельцем корпоративной системы.

Даже когда развертывание проекта завершено, бизнес- владелец системы по-прежнему выполняет свою роль, а когда она станет ему не нужна, необходимо будет найти другого владельца или вывести систему из эксплуатации.

Определите технического владельца

Для систем уровня предприятия недостаточно только лишь одного технического специалиста. Помните, что корпоративные системы базируются на нескольких технологических уровнях. Техническим владельцем должен быть руководитель высшего или старшего звена в ИТ-подразделении, который сможет оперативно взаимодействовать с владельцами этих технологических уровней. В их число могут входить старшие руководители, являющиеся владельцами следующих технологий и элементов инфраструктуры: база данных SQL Server, сервер баз данных, на котором установлено ПО SQL Server, сервер приложений, на котором установлено решение Project Server, сеть, веб-сервер или ферма серверов, подключение к Интернету, брандмауэр, серверы Active Directory и Exchange, серверы или системы безопасности и образ клиентской операционной системы. Кто-то из старших руководителей должен иметь возможность представлять эту корпоративную систему для тех менеджеров, которые управляют другими аспектами среды.

Не забывайте о целях

Убедитесь в том, что: а) есть цель, ради которой работает Project Server; б) эта цель достигается благодаря Project Server. Вроде бы очевидная вещь? Это не так. Нередко корпоративные системы приобретаются по ложным причинам, и кому-то из сотрудников ИТ-подразделения приходится подыскивать цель для их применения. Утвердить бизнес-цель для корпоративной системы должен бизнес-владелец, хотя в процесс могут быть вовлечены и другие люди. Я всегда задаю таким руководителям вопрос, который взял на вооружение уже много лет назад: "Принятие какого делового решения сейчас невозможно или связано с огромными сложностями, но станет возможным после развертывания этой системы?" После того как сформулирована бизнес-потребность (обратите внимание: я не говорю о желаемой функциональности), убедитесь в том, что эта корпоративная система действительно способна ее удовлетворить. Я часто встречаю людей, у которых есть перечень желаемых функций, напоминающий список покупок, но практически отсутствует понимание того, какие задачи предполагается решать с их помощью.

По мере развития организации бизнес-владелец должен периодически пересматривать эту концепцию. Само по себе развертывание корпоративной системы, такой как Project Server, может в корне изменить ведение бизнеса, поэтому неудивительно, что могут изменяться и требования организации к этой системе.

Нет ничего необычного в том, чтобы, придя в организацию, в которой несколько лет назад была развернута и внедрена корпоративная система Project Server, не обнаружить ни одного сотрудника, который бы понимал, в чем значение этой системы для организации. При этом, разумеется, система используется. Все катится по инерции, но цель позабыта и руководители, каждый день получающие выгоду от использования этой системы, уже не помнят об источнике этой выгоды.

Интегрируйте систему в корпоративную архитектуру

Припоминаю, как несколько лет назад я вместе с одним из наших технических специалистов направлялся в офис расстроенного клиента. В этой организации экземпляр сервера Project Server был установлен силами сотрудников и теперь стал причиной всевозможных проблем. Прибыв на место, мы попросили о встречах с несколькими техническими специалистами, чтобы вникнуть в особенности реализации каждого слоя системы. Добравшись до слоя базы данных, мы испытали шок: экземпляр SQL Server, на котором установлена система, не был одним из стандартных серверов баз данных в организации, а находился обычном пользовательском компьютере. Каждый раз, когда этот компьютер перезагружался, был выключен или на него устанавливалось какое-то программное обеспечение, база данных становилась недоступна. Эта проблема затрагивала сотни конечных пользователей.

Организация была достаточно крупной и не испытывала недостатка в корпоративных серверах и необходимых компонентах инфраструктуры. В этом случае проблему удалось легко решить, однако был усвоен хороший урок. Развертывая систему, обеспечиваете ли вы ее гармоничную интеграцию с существующей корпоративной инфраструктурой, для обеспечения безопасности, надежности и стабильной работы которой организация, возможно, уже приложила огромные усилия?

Создавайте резервные копии

Я знаю, это звучит глупо. К моему удивлению и сожалению, в действительности это не так. Корпоративные системы печально известны тем, что организовать их резервное копирование очень сложно, так как они могут зависеть от множества компонентов, которые приходится копировать одновременно. Кроме основных данных, есть еще метаданные и данные конфигурации развернутого экземпляра. Кроме того, схема резервного копирования должна охватывать все связанные данные из вспомогательных систем, которые не должны вступать в противоречие с основной системой. Если говорить о Project Server, то нужно создавать резервную копию не только баз данных проектов, но и базы данных SharePoint Server. В версиях Project Server, предшествующих версии 2010, может также потребоваться создавать резервную копию необходимо создать резервную копию глобального шаблона. И даже сейчас, возможно, некоторые элементы шаблонов хранятся на компьютерах пользователей.

К тому же, одного резервного копирования недостаточно. При изменении или обновлении системы хотя бы один раз выполните восстановление базы данных. Однажды я был у клиента, которому мы помогли разработать стратегию резервного копирования. Этот человек выключил сервер, извлек жесткий диск, вставил другой жесткий диск, посмотрел на нас и сказал: "Ну вот. Этот диск поврежден. А это — только что отформатированный жесткий диск. Пожалуйста, восстановите мой Project Server". Я был захвачен врасплох, но большей частью потому, что понял, что эта просьба просто замечательна. И чем больше я думал об этом, тем более странным мне казалось, что до сих пор (да и после этого) никто не обращался с такой просьбой. Итак, выполните пробное восстановление хотя бы один раз. Между прочим, нам удалось восстановить ту систему, но все прошло менее гладко, чем ожидалось, и после этого мы усовершенствовали процедуры резервного копирования.

Промежуточная и рабочая среда

В нашем случае под промежуточной средой имеется в виду среда для обкатки решения, и это ключевой аспект для любой корпоративной системы. После развертывания системы в рабочей среде вы рано или поздно захотите испытать новые конфигурации, добавить новые настройки, опробовать новые отчеты, ссылки, поля и другие изменения. Вы будете получать исправления и обновления, и все их следует сначала тестировать в промежуточной среде или среде разработки, чтобы избежать негативных последствий для пользователей в рабочей среде. Даже простое обновление браузера или базы данных может нарушить работу корпоративных систем, поэтому обязательно настройте и поддерживайте промежуточную среду, отделенную от рабочей. В наши дни, когда широко используются виртуальные серверы, эта задача решается проще, чем раньше. Всю среду можно создать путем клонирования производственной системы, но иногда, в зависимости от особенностей конкретного развертывания, это может быть не так легко, как кажется. Помните о том, что может потребоваться сохранить связи между огромным числом разных фрагментов технологии, даже если вы скопировали сервер целиком.

Мониторинг, мониторинг и еще раз мониторинг

Существует множество контрольных точек, которые можно использовать для мониторинга корпоративной системы. Прежде всего, очень важно контролировать доступность Project Server для пользователей и обеспечить возможность как можно быстрее уведомлять соответствующий технический персонал, если система недоступна. К счастью, на рынке существует множество инструментов, с помощью которых можно контролировать работу и доступность системы. Они также способны автоматически уведомлять технических специалистов о проблемах, даже если конечные пользователи их еще не заметили. Однако существуют и другие важные аспекты мониторинга. Рекомендуется отслеживать и регистрировать в журнале данные о работоспособности приложения, включая объем используемой памяти, количество задействованных процессоров, все ошибки, о которых сообщает система, даже если они исправлены без вмешательства оператора, все случаи, когда требуется перезагрузка сервера, а также релевантные сведения о работоспособности других элементов технической инфраструктуры. Например, если в службах IIS возникли технические проблемы, очень важно знать об этом для поддержания доступности корпоративного приложения.

Даже небольшие изменения — это все же изменения

Технология, на основе которой работает Project Server, изменяется с течением времени. Этих изменений избежать невозможно. Обновления для операционной системы Windows Server часто поступают с интервалом в несколько дней, а для SQL Server — каждые несколько недель. Операционные системы Windows, антивирусные программы, брандмауэры и браузер Internet Explorer, установленные на компьютерах пользователей, также регулярно обновляются. Любая часть цепочки между данными и пользователем — это точка потенциального отказа приложения, поэтому следует создать структуру для управления изменениями во всем стеке технологий.

Эта задача не так уж проста, потому что много разных корпоративных приложений могут зависеть от похожих элементов технологии. Один наш клиент некоторое время назад по незнанию обновил Project Server лишь для того, чтобы обнаружить, что вся среда SharePoint Server больше не работает. Конечно же, в схеме применения обновлений Project Server и SharePoint Server была допущена ошибка. Было налажено полное резервное копирование, которое исключало потерю данных, но процесс обновления не предусматривал подготовки мгновенного отката, что привело к разрушительному эффекту, так как на возврат к прежнему состоянию ушло несколько дней.

Еще один клиент обновил другое корпоративное приложение, и обнаружилось, что теперь всем пользователям совершенно необходимо обновить версию браузера, причем выяснилось, что ее не поддерживают другие корпоративные приложения, уже используемые в организации. Это типичный пример того, как можно оказаться между молотом и наковальней. В конце концов им пришлось откатить обновление корпоративной системы и дождаться момента, когда все корпоративные приложения будут поддерживать последнюю версию браузера.

Иногда видимость интеграции лучше истинной интеграции

В коммерческих презентациях интеграция нескольких программных продуктов выглядит такой простой. Алле-оп, данные начинаются здесь и заканчиваются там! Установить связь между таким исключительно гибким продуктом, как Project Server, и другими корпоративными системами, например, предназначенными для управления финансами или планирования ресурсов предприятия, достаточно сложно, и мы всегда рекомендуем предварительно развернуть обе системы в рабочей среде и добиться их стабильной работы. После этого еще важнее отслеживать все изменения в обеих системах, чтобы поддерживать связь между ними в рабочем состоянии.

Любое обновление одной из систем может привести к изменению данных или структуры, а также к появлению новых технических требований. Кроме того, могут появиться новые функции и преимущества, но перед развертыванием изменений в рабочей среде проверьте, работает ли связь между системами в промежуточной среде.

Документируйте все, что можно

Люди, которые принимали участие в выборе и развертывании решения Project Server, не остаются навечно на тех же местах. Действительно, если эта работа выполнена успешно, то они будут находиться где-нибудь в другом месте и руководить развертыванием следующей корпоративной системы, в которой нуждается организация. Следовательно, очень важно документировать решения по конфигурации, предполагаемые выгоды, ожидания, связанные с эксплуатацией, и параметры, которые использовались при принятии решений. Когда-нибудь в будущем другие люди посмотрят на систему, почешут затылок и скажут: "О чем они думали?" Расскажите им, о чем.

Документы, связанные с корпоративной системой, необходимо корректировать при каждом ее обновлении, каждой смене технического или бизнес-владельца и каждом существенном изменении производственной структуры или бизнес-требований.

Не зная броду, не суйся в воду

Этот совет мы даем людям, которые в первый раз ныряют в озеро с мутной водой. А вдруг там мель? Или острые камни близко к поверхности? Корпоративные системы управления проектами, такие как Project Server, помогают повысить эффективность принимаемых решений за счет удобной организации сложных данных и, следовательно, могут обеспечить предприятию существенные преимущества. Однако вам нужно выполнить домашнее задание, чтобы обеспечить правильную работу корпоративной системы и получение ожидаемых выгод без рисков и лишних затрат, которые могут быстро свести их к нулю.

Об авторе

Крис Вандерслуис (Chris Vandersluis) — основатель и президент компании HMS Software, расположенной в Монреале, Канада, которая является партнером Майкрософт со статусом Microsoft Certified Partner. Он получил степень по экономике в университете Макгилла и имеет более чем 30-летний опыт работы в области автоматизации систем управления проектами. Он много лет является членом Института управления проектами (PMI) и оказывал содействие в основании местных отделений группы Microsoft Project Users Group (MPUG) в Монреале, Торонто и Квебеке. Крис публиковался в таких изданиях, как Fortune, Heavy Construction News, журнал Computing Canada и PMI PMNetwork, а также ведет колонку в Project Times. Он преподает углубленный курс управления проектами в университете Макгилла и часто выступает на специальных мероприятиях ассоциации управления проектами в Северной Америке и по всему миру. Компания HMS Software является разработчиком системы TimeControl, предназначенной для учета рабочего времени в рамках проектов, и с 1995 г. является партнером со статусом Microsoft Project Solution Partner.

Вы можете написать Крису Вандерслуису по следующему адресу электронной почты: chris.vandersluis@hms.ca

Если вы хотите прочитать другие статьи Криса Вандерслуиса, посвященные управлению корпоративными проектами, посетите сайт EPM Guidance компании HMS (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×