Рекомендации по использованию календаря Outlook

Рекомендации по использованию календаря Outlook

Календарь Outlook полностью интегрируется с электронной почтой, контактами и другими функциями. Эта возможность делает календарь одним из наиболее часто используемых элементов Outlook. В этой статье рассказано о различных функциях календаря. Кроме того, в ней описаны улучшения календаря, делающие работу с ним более единообразной.

Примечание :  Многие улучшения календаря были добавлены в пакеты обновления Outlook 2007. Поэтому мы в первую очередь рекомендуем убедиться, что вы используете Outlook 2007 с пакетом обновления 3 (SP3) или более поздней версии. В приведенных ниже разделах предполагается, что вы используете Outlook 2007 с пакетом обновления 3 (SP3), Outlook 2010, Outlook 2013 или Outlook 2016.

Пересылка приглашений на собрание

Если используется программа Outlook 2007, пересылать приглашения на собрания не требуется. Это может привести к потере сведений о собраниях или несоответствиям в них. Вместо этого попросите организатора собрания добавить участника в исходное приглашение на собрание.

Если вы используете Outlook 2010 или более поздней версии и являетесь участником собрания, вы можете переслать приглашение на собрание другому пользователю Outlook 2010 или более поздней версии с помощью уведомления о пересылке приглашения на собрание. Если вы пересылаете приглашение человеку, который изначально не был приглашен на собрание, Outlook 2010 или более поздней версии отправляет уведомление о пересылке собрания его организатору. Когда организатор получает уведомление, новый участник добавляется в его собрание. Если существующим участникам необходимо знать, что к собранию был добавлен дополнительный участник, организатор должен открыть собрание и отправить его обновление всем участникам.

Примечание : Если вы хотите, чтобы определенные люди узнали о собрании, но не приглашаете их, просто перетащите приглашение на собрание из календаря на значок Почта в левом нижнем углу Outlook. При этом открывается сообщение электронной почты, содержащее сведения о собрании, которые вы хотите отправить. Имейте в виду, что получатели этого сообщения не добавляются к собранию, а только получают сведения о нем, такие как дата, время, тема и повестка дня.

Пользователям Microsoft Exchange

В Microsoft Exchange Server 2007 уведомление о пересылке приглашения на собрание является одной из функций помощника по ведению календаря. Если вы используете Outlook для подключения к почтовому ящику организации Exchange Server, на уведомления о пересылке приглашений могут влиять параметры Exchange, заданные его администратором. Например, администратор Exchange может запретить отправку таких уведомлений в удаленные домены.

Участникам обычно рекомендуется не пересылать приглашения на собрания, если они не относятся к той же организации Exchange, что и организатор. Пересылать их приемлемо, если выполняются все указанные ниже условия.

  • Участник использует Microsoft Outlook 2010 или более поздней версии.

  • Администратор Exchange участника разрешил отправку уведомлений о пересылке приглашений на собрания в удаленные домены.

  • Организатор использует клиент Microsoft Outlook.

Если участник собрания использует почтовую систему, отличную от Exchange, обычно рекомендуется не пересылать ему приглашение на собрания. Исключением являются следующие случаи:

  • Участник использует Microsoft Outlook 2010 или более поздней версии.

  • Организатор использует клиент Microsoft Outlook.

Если по какой-либо причине организатор не получат уведомление о пересылке приглашения на собрание, участники собрания не добавляются в собрание. Если организатор впоследствии изменит собрание и разошлет обновление, оно будет отправлено только исходным приглашенным. Участники, получившие пересланную копию приглашения на собрание, не получат обновление.

Если указанные выше ограничения не позволяют успешно и единообразно пересылать приглашения на собрания, лучше всего просто попросить организатора собрания добавить нужных участников. Это важно сделать в том случае, если вы не уверены, что ваша среда и среды нужных участников соответствуют указанным выше условиям.

Примечание :  Делегаты Outlook не получают уведомления о пересылке приглашений на собрания.

Обработка всех приглашений на собрания и отмен собраний

Несмотря на то что вы можете удалить приглашение на собрание непосредственно из папки "Входящие", необходимо надлежащим образом ответить на приглашение на собрание, приняв или отклонив его. Для отмены собраний всегда используйте команду "Удалить из календаря" в папке "Входящие". Избегайте удаления собраний непосредственно из модуля "Календарь".

Работа с повторяющимися собраниями

Установка дат окончания и ограничение количества повторений

В Outlook легко запланировать собрание с регулярными повторениями. Рекомендуем всегда задавать дату окончания и ограничивать ряд повторений определенным количества повторений. Скорее всего, повторяющиеся собрания в определенный момент потребуется изменить. Например, для одного из собраний могут быть добавлены или удалены участники. Кроме того, место или время проведения собрания могут измениться из-за отпусков или непредвиденных обстоятельств. Outlook сохраняет каждое из таких уникальных изменений как исключение. Большое количество исключений приводит к тому, что рядом собраний становится трудно управлять. Кроме того, это может вызвать непредсказуемые ошибки. Вы всегда можете создать новый ряд собраний после окончания текущего. При планировании количества повторений учитывайте их частоту. Собрание, которое проводится два раза в неделю, будет за год иметь на 90 повторений больше, чем ежемесячное собрание.

Завершение повторяющегося собрания раньше исходной даты окончания

Хотя можно отменить повторяющееся собрание, лучше изменить дату окончания ряда собраний. Это позволяет отслеживать собрания, которые проводились в прошлом. Если совсем отменить повторяющееся собрание, эти сведения будут утрачены. Лучше всего задать новую дату окончания, а затем отправить обновление всем участникам. В результате ряд собраний будет завершен досрочно, при этом будут сохранены сведения о предыдущих собраниях.

Примечание :  Если ряд собраний завершится раньше, исключения, связанные с повторяющимся собранием, будут потеряны. Дополнительные сведения об исключениях см. в разделе "Установка дат окончания и ограничение количества повторений" выше.

Дополнительные сведения об отмене всех будущих собраний из ряда см. в статье Отмена всех будущих собраний из ряда

Изменение организатора

В Outlook изменить организатора собрания невозможно. Чтобы изменить организатора повторяющегося собрания, завершите собрание. Для этого задайте более раннюю дату окончания собрания и отправьте обновление всем участникам. После завершения этого этапа новый организатор должен создать новое повторяющееся собрание.

Дополнительные сведения о задании более ранней даты окончания см. в статье Отмена собрания

Предотвращение использования повторяющегося собрания для общего доступа к вложениям

Вложения усложняют исключения для повторяющихся собраний. Каждое исключение содержит свою копию вложений. Когда к повторяющемуся собранию добавляются исключения, создаются новые копии вложений. Если вы внесете изменения в одну группу вложений, эти изменения не распространятся на другие исключения. Если необходимо, чтобы у всех участников были самые актуальные копии изменений любого собрания, делитесь документами с помощью службы совместного доступа, например OneDrive. Корпоративные пользователи могут воспользоваться всеми преимуществами SharePoint или другого файлового сервера, предоставляющего общий доступ в сети.

Предотвращение копирования собраний

По умолчанию Outlook удаляет все связи между копией собрания и исходным собранием. Это помогает предотвратить расхождения в данных. В новых версиях Outlook к теме добавляется текстовая строка "Копия:". Благодаря ней можно легко определить, что собрание является копией.

Действия с копиями собраний приводят к непредвиденным результатам, поэтому собрания не рекомендуется копировать. Это относится к как собраниям, копируемым из календаря другого пользователя, так и тем, которые копируются из другой папки вашего календаря.

Дополнительные сведения о перемещении собраний, организованных в другой папке календаря, см. в следующем разделе:

Перемещение собраний Outlook без потери параметра «Отправить обновление»

Обслуживание устройств, подключающихся к календарю

Убедитесь, что на любом устройстве, которое подключается к вашему календарю, установлены все обновления. Некоторые устройства используют для синхронизации календаря и других папок службу Exchange ActiveSync. В число таких устройств входят Windows Phone, Windows RT, Apple iOS и устройства с ОС Android. Устройства BlackBerry Research In Motion (RIM) и некоторые другие также могут синхронизироваться с календарем.

Дополнительные сведения о некоторых известные проблемы, см.: текущего проблем, связанных с Microsoft Exchange ActiveSync и устройств сторонних.

Примечание :  В некоторых случаях несколько клиентов Outlook и устройств могут одновременно изменять элементы, что приводит к конфликтам. Чтобы снизить вероятность этого, не работайте с одним и тем же элементом в нескольких клиентах или на нескольких устройствах в течение относительно короткого периода времени.

Обслуживание надстроек, интегрируемых с Outlook

Большинство надстроек Outlook (если не все) получают доступ к данным Outlook. Надстройка может изменить элемент Outlook, который вы редактируете в это же время в Outlook или на другом устройстве. Это может привести к конфликтам. Чтобы свести к минимуму вероятность этого, не забудьте установить последние обновления для любых надстроек или программ, которые интегрируются с Outlook. Удалите или отключите любые из этих программ и надстроек, которые вы не используете или которые не требуется интегрировать с Outlook.

Примечание :  В некоторых случаях несколько клиентов Outlook и устройств могут одновременно изменять элементы, что приводит к конфликтам. Чтобы снизить вероятность этого, не работайте с одним и тем же элементом в нескольких клиентах или на нескольких устройствах в течение относительно короткого периода времени.

Дополнительные рекомендации для пользователей Microsoft Exchange

Работа в сценарии с руководителем и представителем

Если это разрешено в организации, настройте Outlook для подключения к своему почтовому ящику Exchange, используя режим кэширования Exchange. Это обеспечивает наилучшую производительность.

Более новые версии Microsoft Outlook, Microsoft Entourage и Microsoft Outlook для Mac включают много улучшений функции делегатов. Дополнительные сведения об этих версиях см. в указанном ниже разделе.

Функция в смешанных версиях Microsoft Outlook и Entourage делегирования Outlook

Ограничение количества представителей

В Outlook можно добавить любое количество делегатов, однако рекомендуется предоставить разрешения уровня Редактор только одному делегату. Это позволяет следить за тем, когда и как было обработано собрание. Учитывая то, что делегат может использовать разные устройства для доступа к вашим данным, наличие многих делегатов с разрешениями уровня Редактор делает очень сложным определение того, почему собрания отсутствуют или устарели.

Даже если вы предоставили разрешения уровня Редактор одному представителю, не добавляйте большое количество представителей с разрешениями уровня Читатель или Участник. Это объясняется тем, что добавление большого количества представителей может привести к исчерпанию других ресурсов. Например, может быть достигнуто ограничение размера для данных правил. При добавлении представителя происходят различные изменения:

  • Outlook применяет разрешения к соответствующим папкам.

  • Атрибут PublicDelegates Active Directory обновляется для предоставления делегату разрешений «Отправить от имени».

  • Outlook добавляет делегата к правилу пересылки в почтовом ящике руководителя. В результате приглашения на собрания пересылаются делегату.

  • Outlook сохраняет дополнительные сведения о делегате в почтовом ящике руководителя.

Каждая из этих областей может иметь разные ограничения. Приближение к ограничениям может влиять на производительность и стабильность работы.

Примечания : 

  • Во время разработки и тестирования продукта корпорация Майкрософт использовала не более четырех (4) делегатов. Кроме того, делегаты использовали только. Устройства не тестировались.

  • Если делегата с разрешениями уровня Редактор необходимо заменить на некоторое время, измените разрешения уровня Редактор на Читатель или нет. Затем предоставьте разрешения редактора новому или резервному делегату.

Дополнительные сведения

Сведения об анализаторе конфигурации Office

Сведения о средстве для Outlook (CalCheck) проверки календаря

Примечания : 

  • Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

  • Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала. Вместе с другими участниками сообщества Майкрософт вы можете улучшить эту статью с помощью Community Translation Framework (CTF). Просто наведите указатель мыши на предложение в статье и выберите команду "УЛУЧШИТЬ ПЕРЕВОД" в мини-приложении CTF. Для получения дополнительных сведений о CTF щелкните здесь. Используя CTF, вы соглашаетесь с нашими условиями предоставления услуг.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×