Рекомендации по использованию данных о расхождениях для будущих проектов

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Джейн Сучан (Jane Suchan), PMP

Прошлой осенью, когда на моей кухне шел ремонт, я потратила много времени на общение с подрядчиком, когда он оценивал затраты на шкафы, покрытие полов, бытовую технику, освещение и арматуру.    Он залез на чердак и изучил мою старую предохранительную коробку. После этого он представил подробный план работ и примерный счет за работу и материалы. Цифры были примерно такими, как я ожидала. Он сказал, что сможет приступить к работе через месяц, и все будет готово к Новому году. Я подписала контракт. Все было прекрасно.

Но я зачем-то стала общаться с друзьями, у которых уже был ремонт: "Настраивайся на то, что бюджет будет превышен процентов на 50", "Кто знает, что они найдут, когда начнут рушить стены и пол", "Все это затянется на месяца".

Я обратилась к подрядчику по рекомендации близкого друга и выбрала его из нескольких кандидатов. Может быть, недостаточно было навести справки и просмотреть его портфолио? Может, я задавала ему не те вопросы?

Как поступил бы хороший руководитель проектов

Мне следовало бы спросить его о изначальных оценках времени и затрат других его проектов и их фактической стоимости и сроке. Как говорят руководители проектов, мне следовало бы выяснить расхождения между базовыми и фактическими планом и затратами. Расхождением называется разница между тем, что мы ожидали, и тем, что мы получили.

Те, кто игнорируют историю, повторяют ее. О вопросах ретроспективы проектов и важности документирования результатов написано множество книг, и это неспроста. После начала нового проекта трудно вспомнить, какие выводы вы сделали в предыдущем, чтобы применить их в будущем.

Сбор и анализ данных о расхождениях для текущего проекта поможет лучше оценивать время и затраты в будущих проектах. Это позволит избежать дорогостоящих и требующих много времени запросов на изменения.

Определение лучших данных о расхождениях

Вот основные рекомендации по сбору данных о расхождениях:

  • Собирайте данные о расхождениях ради будущих проектов.    В самом начале планирования решите, какие данные о расхождениях нужно собирать. Это может показаться очевидным, но зачастую показатели проектов определяются с краткосрочными целями, а на сбор данных для долгосрочных задач (например, улучшения оценки) не обращают внимание. Добавьте данные, которые вы решите собирать, в критерии и метрики успеха проекта. Это должны быть количественные показатели, позволяющие оценивать, вычислять и определять ход выполнения с точки зрения денежных сумм, вех расписания или качества. Данные о расхождении являются подмножеством метрик проекта.

  • Вместе с заинтересованными лицами определите, какие расхождения нужно отслеживать.    Привлеките спонсора проекта и участников группы к обсуждению того, какие расхождения и как подробно нужно регистрировать. Чем больше вы знаете о расхождениях, тем больше данных можно использовать при определении расписаний и бюджета проектов. Надежность механизмов создания отчетов и отслеживания напрямую связана с тем, как выполняются эти требования. Кроме того, уделите время тому, чтобы заручиться поддержкой группы. Возможно, потребуется попросить спонсора поддержать эту цель.

  • Сделайте акцент на сопоставлении планируемых и фактических показателей для календарного плана и затрат.    Большинство руководителей проектов интересуются расхождениями между плановыми и фактическими значениями.

    • Отклонение от календарного плана — это разница между фактическим ходом выполнения и календарным планом проекта. Расхождения можно отслеживать на уровне проекта, этапа, вехи или задачи.

    • Отклонение стоимости — это разница между фактическими затратами на выполненные работы и бюджетом проекта. Их также можно измерять на уровне проекта, этапа, вехи и задачи в зависимости от того, как определяются затраты.

      Эти расхождения являются разницей между базовыми данными и данными, которые собираются во время выполнения проекта. Путем сравнения запланированных и фактических значений можно увидеть, как они меняются в ходе проекта. Эти данные нужно предоставлять спонсору проекта и заинтересованным лицам в виде регулярных отчетов о состоянии.

  • Сравнивайте оценочные и плановые затраты и расписание.    Это разница между оценкой стоимости и календарным планом на этапе утверждения проекта и значением стоимости и календарным планом после финализации или начала проекта. Если после определения базового расписания и затрат вам кажется, что потребуется дополнительное время или финансирование, чем быстрее вы скажете об этом, тем лучше. Расхождение, даже самое общее, указывает на необходимость дополнительного планирования перед началом проекта. Нужно избегать оценок, основанных на предположениях без подробного планирования или учета мнения людей, которые будут выполнять проект.

К началу страницы

Применение полученных знаний

Возможно, самое полезное, — это изучить данные о расхождениях и подумать над тем, почему они возникают. Изменения могут быть связаны с группой проекта, клиентами, поставщиками или внешними условиями, например новыми законами. В любом случае необходимо проанализировать их, чтобы выявить проблемы и разработать стратегии их устранения для будущих проектов. Чем больше вы знаете о причинах расхождений, тем легче будет избежать ошибок в следующий раз.

  • Проведите мозговой штурм о способах недопущения расхождений.    Узнайте мнения группы проекта. Придерживайтесь фактов и избегайте обвинений.

  • Попросите группу количественно оценить влияние расхождений.    Возможно, не все области можно оценить, но чем больше информации вы соберете, тем лучше поймете проблему.

  • Включите все данные о расхождениях в отчет об итогах проекта.    Сделайте свои выводы доступными для коллег, чтобы они также могли их использовать.

  • Используйте данные о расхождениях для оценки следующего проекта.    Такие данные будут особенно ценными, если проекты похожи или будет использоваться та же группа. Оценки для нового проекта будет гораздо точнее.

  • Используйте данные о расхождениях для обоснования оценок будущих проектов.    Когда вы создадите предварительное расписание или оценку затрат, непременно найдется тот, кто захочет выполнить проект быстрее и дешевле. Наличие данных, подкрепляющих ваши подсчеты, позволит вам успешно выполнить проект, не полагаясь на героизм.

К началу страницы

Стратегия вместо удачи

Так как же прошел мой ремонт? Он завершился вовремя и лишь немного вышел за рамки бюджета. Наверное, мне повезло. Но при управлении проектами нельзя полагаться на удачу. Чтобы обеспечить успех сейчас и в будущем, начните отслеживать расхождения как можно раньше. Собирайте данные на протяжении всего жизненного цикла проекта, анализируйте их на ретроспективном собрании и применяйте сделанные выводы в следующих проектах.

Используя эти основные методы сбора и применения данных о расхождениях при управлении проектами, вы сможете лучше оценивать новые проекты и избегать ситуаций, вызывающих расхождения, что сократит число изменении проекта.

К началу страницы

Об авторе.     Джейн Сучан (Jane Suchan) занимается управлением корпоративными бизнес-инициативами и разработкой методов управления проектами. Джейн живет в Сиэтле, штат Вашингтон.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×