Расширьте свои знания! Использование всех возможностей Outlook (часть 2). Упорядочение папки «Входящие» (фильтр, установка цветов)

Useful feature:  Making the most of Outlook (2) Edit Inbox (filters, color settings)

Когда в папке «Входящие» накапливается слишком много сообщений электронной почты, находить необходимые сообщения становится все сложнее.
Узнайте, как упорядочить папку «Входящие» и управлять сообщениями электронной почты.

Содержание этой статьи:

Разделение сообщений электронной почты на категории с помощью цветов

Создание новой папки

Сортировка полученной почты

Изменение имени правила

<< Назад | 1 2 3 4 | Далее >>

Разделение сообщений электронной почты на категории с помощью цветов

Необходимые сообщения электронной почты проще находить в списке сообщений папки «Входящие», если они разделены на категории с помощью разных цветов.

Практическое занятие. Запуск приложения Outlook

Doctor

Инструкции по запуску приложения Outlook см. в статье Запуск приложения Outlook и выход из него.

  1. В области навигации слева выберите раздел Почта, а затем в списке Личные папки щелкните Входящие.

    In the left navigation window, click Mail, and then click Inbox under Personal Folders.

  2. Щелкните правой кнопкой мыши сообщение электронной почты, которому нужно назначить категорию, наведите указатель на пункт Выбрать категорию и выберите категорию цвета. В данном примере выберите Оранжевая категория.

    Click Orange Category.

    Откроется диалоговое окно Переименование категории.

    Rename category dialog box

Совет. Диалоговое окно Переименование категории

Doctor

При первом назначении определенной категории цвета открывается диалоговое окно Переименование категории.

  1. В этом примере задайте для цветовой категории имя «Семья», чтобы обозначить сообщения электронной почты от членов семьи.

    Введите «Семья» в поле Имя и нажмите кнопку Да.

    Rename category dialog box

    Категории оранжевого цвета назначена категория «Семья», и к ней отнесено сообщение электронной почты.

    The orange category item is set to Family.

Создание новой папки

Создадим новую папку в папке «Входящие».

  1. Выберите папку Входящие.

    Click Inbox.

  2. В меню Папка выберите Создать папку.

    Click New Folder.

    Откроется диалоговое окно Новая папка.

  3. В поле Имя введите имя новой папки. В данном примере введите «Контакт».

    In the Name box, type the name of the new folder.

  4. Под заголовком Содержимое папки должно отображаться «Элементы типа почта». Убедитесь, что в поле Поместить папку в: выбрана папка Входящие, и нажмите кнопку ОК.

    Confirm that Mail and Post Items appears under Folder contains.

    В папке Входящие будет создана папка «Контакт».

    The folder Contacts is created under Inbox.

Сортировка полученной почты

Команда «Правила» позволяет, например, автоматически перемещать сообщения электронной почты в любую папку или назначать категорию. Правила применяются только к неоткрытой почте и не распространяются на открытые сообщения.

В качестве примера создадим правило с именем «Перемещать сообщения электронной почты, содержащие слово "Объявление" в теме, в папку "Контакты"».

  1. В меню Правила выберите пункт Управление правилами и оповещениями.

    Click Manage Rules &amp; Alerts in the Rules menu.

    Откроется диалоговое окно Правила и оповещения.

  2. Выберите команду Создать правило.

    Rules and Alerts dialog box

    Откроется Мастер правил.

  3. Следуя указаниям мастера, создайте правило. На экране Шаг 1. Выберите шаблон в поле Организованность выберите действие, которое нужно выполнить. Выберите Переместить в папку все сообщения с определенными словами в теме.

    Enable Move messages with specific words in the subject to a folder.

  4. Щелкните подчеркнутый текст на экране Шаг 2. Измените описание правила (щелкните подчеркнутое значение). Сперва щелкните определенные слова.

    Click specific words.

    Появится диалоговое окно Поиск текста.

  5. Введите слова из темы в поле Укажите слово или фразу для поиска в поле «Тема» и нажмите кнопку Добавить. Введите «Объявление» и нажмите кнопку Добавить.

    Specify Text dialog box

  6. В поле Список поиска введите «Объявление». Нажмите кнопку ОК.

    Specify Text dialog box

  7. Затем щелкните указанные.

    Click specified.

    Откроется диалоговое окно Правила и оповещения.

  8. В поле Выбор папки выберите папку, куда необходимо переместить сообщения электронной почты, и нажмите кнопку ОК. Выберите папку «Контакт».

    Select the Contacts folder.

Совет. Папки, вложенные в папку «Входящие»

Doctor

Если созданная папка не отображается в папке «Входящие», щелкните слева значок Expand inbox Входящие. Папка появится.

Нажмите кнопку Готово.

Click Finish.

Правило создано.

Rules and Alerts dialog box

Изменение имени правила

Созданному вами правилу автоматически присваивается имя. Можно изменить имя на такое, которое вы легко запомните.

  1. В диалоговом окне Правила и оповещения выберите Изменить правило, а затем выберите Переименовать правило.

    Rules and Alerts dialog box

    Появится диалоговое окно, в котором можно переименовать правило.

  2. В поле Новое имя правила введите имя, затем нажмите кнопку ОК.

    Enter new name for rule

    Имя правила изменится.

    Rules and Alerts dialog box

Следующая статья: «Добавление подписи».

<< Назад | 1 2 34 | Далее >>

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×