Расширенные возможности календарей

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Календари в Outlook необходимы не только для организации собраний и встреч. Их можно использовать и в других целях. Именно этому и посвящено данное видео.

Изменение одной встречи или собрания

  1. Откройте встречу или собрание. Если открытый элемент является частью ряда, в диалоговом окне Открыть повторяющийся элемент щелкните Только эту встречу и нажмите кнопку ОК.

  2. На вкладке Копия встречи (или "Копия собрания") измените нужные параметры и нажмите кнопку Сохранить и закрыть (для собрания — Отправить обновление).

    Встречу или собрание можно перетащить в календаре на другую дату. Кроме того, вы можете изменить тему, выделив текст и внеся необходимые правки.

Изменение повторяющейся встречи или собрания

  1. Откройте встречу или собрание. Если открытый элемент является частью ряда, в диалоговом окне Открыть повторяющийся элемент щелкните Весь ряд и нажмите кнопку ОК.

  2. На вкладке Ряд собраний или Ряд встреч измените нужные параметры.

  3. Чтобы изменить параметры повторения, на вкладке Ряд встреч или Ряд собраний в группе Параметры нажмите кнопку Повторение. Затем измените нужные параметры, например время, расписание или диапазон повторения, и нажмите кнопку ОК.

  4. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть или (для собрания) Отправить обновление.

Вам нужны дополнительные возможности?

Основы работы с календарем

Добавление праздничных дней в календарь

Начальный курс «Основы работы с календарями» был посвящен созданию встреч,

настройке собраний и общего доступа к календарям — операциям, которые чаще всего выполняются в календаре Outlook.

Но люди используют календари и расписания не только для назначения встреч и собраний.

Почему бы не использовать Outlook и для этих целей?

Давайте сначала откажемся от стереотипов и рассмотрим календарь как концепцию.

При таком подходе становится понятно, что календарь — это просто инструмент, который помогает вам помнить о том, когда должны произойти события.

Встреча не обязательно должна быть встречей; это может быть любое время, о котором вам необходимо помнить,

например, когда забрать детей из лагеря или заняться доставкой товаров клиентам.

А собрание может быть любым промежутком времени, в течение которого необходимо объединить группу людей:

футбольный матч, ремонт или съемка кино.

Чтобы начать мыслить концептуально, давайте воспользуемся календарем Outlook для планирования двухнедельного рекламного тура.

Начнем с создания нового календаря. Таким образом мы отделим даты тура от записей личного календаря.

Выберите представление «Календарь» и на вкладке «Главная» нажмите кнопку «Открыть календарь»,

выберите команду «Создать пустой календарь» и введите название нового календаря.

Затем выберите расположение для календаря. В Outlook можно иметь несколько разных видов учетных записей электронной почты.

Создадим этот календарь в учетной записи Office 365 Exchange. Таким образом можно будет открыть общий доступ к календарю.

Как это сделать, узнаем в третьем видео.

Нажмите кнопку «ОК». После этого новый календарь появится в списке папок раздела «Мои календари».

Установите флажок рядом с его именем, и он отобразится рядом с основным личным календарем.

Я отключу отображение личного календаря, сняв соответствующий флажок, чтобы у нас было больше пространства для работы.

Теперь можно начать добавлять события и другие мероприятия в расписание. Давайте начнем с события для автограф-сессии.

Выберите команду «Создать собрание». Мы используем форму собрания, поскольку нам необходимо скоординировать расписания нескольких людей.

В поле «Тема» можно ввести тип события; в поле «Место» — название и адрес места проведения;

а затем добавить время начала и конца.

В области сообщения добавьте любые подробности, касающиеся события,

например, номера телефонов, адреса электронной почты, вложения, ссылки или даже карту.

Наконец, добавьте участников из команды тура

и кого угодно еще, кому необходимо открыть доступ к информации, например контактное лицо из книжного магазина.

Затем нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить приглашение на собрание.

Отобразится уведомление, предупреждающее о том, что ответы на приглашения на это собрание не будут регистрироваться,

так как приглашение не создается в основном календаре.

Учтем, однако это не станет для нас проблемой. Нажмите кнопку «Да».

Каждый получатель получает приглашение по электронной почте. Когда они принимают приглашение, оно добавляется в их календари.

Кроме того, мы попросили их отправить нам подтверждение, поэтому известно, что они получили информацию.

В готовом календаре тура отображаются все события, аренда помещений и транспорта. Я также задал разные цвета для событий.

Выберите событие и нажмите кнопку «Выбрать категорию». Можно создать категории и затем назначить их для событий.

Таким образом можно и дальше планировать тур, но учтите, что это только один из возможных способов.

Например, вместо открытия доступа к информации по датам, можно просто открыть доступ ко всему календарю.

Вы узнаете, как это сделать, в видео 3.

В следующем видео мы упорядочим расписание и назначим задания.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×