Распространенные вопросы об извлечении, возврате и управлении версиями

Распространенные вопросы об извлечении, возврате и управлении версиями

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

В скрытом Сообщества Office 365 мы позволяет отслеживать их наиболее вопросы извлечение, возврат и управление версиями файлов в библиотеках документов. Мы собрали их для совместного использования с вами, вместе с нашим наилучшие ответы. Многие из приведенных ниже вопроса также содержит ссылки на текущий разделы справки для углубленного изучения содержимого.

Благодаря отзывы клиентовв этой статье был обновлен 12 августа 2016 г.

Вопросы и ответы

Как извлечение, Возврат или Отмена изменений извлеченный файл?

Увеличение и уменьшение возврат файлов — это прекрасная для отслеживания и Управление обновлением содержимого. Ниже показано, как извлекать и возвращать файлы и отменить извлечение в SharePoint Online. Дополнительные сведения о проверке файлов и выход из него SharePoint 2013 и SharePoint 2016 или взаимодействия с классической SharePoint отображается извлечение, возврат, или Отмена изменений файлов в библиотеке.

  1. Откройте библиотеку, содержащую файл, который вы хотите извлечь, наведите указатель на файл и щелкните флажок.

    Документ выделяется при наведении курсора на флажок
  2. Щелкните многоточие () на панели инструментов и выберите пункт Извлечь.

    Многоточие с меню извлечения, в котором выделен элемент "Извлечь"

    Примечание : Вы также можете щелкнуть файл правой кнопкой мыши, выбрать Еще, а затем — Извлечь.

  3. При извлечении файла отображается примечание. Если вы щелкнете значок, то увидите ход выполнения извлечения.

    Примечание об извлечении и выделенный значок
  4. После извлечения файла на значке документа появляется стрелка на зеленом фоне.

    Имя файла и значок со стрелкой на зеленом фоне

  1. Откройте библиотеку, наведите указатель на файл, который хотите вернуть, и щелкните флажок.

    Выбор извлеченного файла
  2. Щелкните многоточие () на панели инструментов и выберите пункт Вернуть.

    Меню документа с выделенным элементом "Вернуть"

    Примечание : Вы также можете щелкнуть файл правой кнопкой мыши, выбрать Еще, а затем — Вернуть.

  3. В диалоговом окне Вернуть можно ввести примечание, например о том, что именно вы добавили или изменили.

    Диалоговое окно возврата с добавленным примечанием и выделенной кнопкой "Вернуть"
  4. Когда закончите, нажмите кнопку Вернуть.

При попытке вернуть документ, в который вы не внесли изменения, появится сообщение о том, что элемент или элементы не были обновлены.

Сообщение и значок, показывающие, что элемент не обновлен

Проверьте, что прежде чем возвращения сохранить изменения в документе. Поскольку оставляет SharePoint Online документ извлечен, если не были внесены изменения, другие пользователи могут быть возможности редактирования документа. Если вы не хотите изменений, внесенных отменить извлечение. .

  1. Откройте библиотеку, наведите указатель на файл, извлечение которого хотите отменить, и щелкните флажок.

  2. Щелкните многоточие () на панели инструментов и выберите пункт Отменить извлечение.

    Открытое меню извлечения с выделенным элементом "Отменить извлечение"

    Примечание : Вы также можете щелкнуть файл правой кнопкой мыши, выбрать Еще, а затем — Отменить извлечение.

  3. При отмене извлечения появляется окно с вопросом, действительно ли вы хотите это сделать. Чтобы отменить извлечение, нажмите кнопку Отменить извлечение.

    Диалоговое окно подтверждения отмены извлечения с выделенной кнопкой "Отменить"

    Чтобы проверить состояние извлечения файла, щелкните значок над сообщением об отмене извлечения.

    Сообщение о ходе выполнения отмены извлечения

Нет, извлекать файлы, изменяется только условие файл разрешить только для редактирования файла.

Если извлечение файла, а не сохранить его обратно, изменения не будут сохранены. Если вы хотите сохранить изменения, всегда сохраните файл.

Как сохранить файл зависит от редактора или средства, которые вы используете. При редактировании файла текста, необходимо явно нажмите кнопку Сохранить. При редактировании в приложении Office 365, такие как в Word или Excel, можно закрыть документ и автоматически сохранит.

Если проверка файл, сохраните его и нажмите Отменить извлечение, изменения не будут сохранены в библиотеке.

По умолчанию любой пользователь, имеющий разрешение на редактирование в библиотеке документов можно изменить файл. Тем не менее можно задать библиотеку обязательное кому-либо извлечь файл первый прежде чем изменять его.

Необходимо быть владельцем библиотеки документов или администратором сайта или иметь сопоставимых разрешения, чтобы сделать этот параметр.

  1. Откройте библиотеку, чтобы требовать извлечения.

  2. В SharePoint Online нажмите кнопку Параметры Кнопка "Параметры" в форме шестеренки и нажмите кнопку Параметры библиотеки.

    Меню "Параметры", в котором выбран пункт "Параметры библиотеки"

    В SharePoint 2013 и SharePoint 2016 откройте вкладку страница и нажмите кнопку Параметры библиотеки.

    Кнопка "Параметры библиотеки" на ленте SharePoint
  3. На странице Параметры нажмите кнопку Параметры управления версиями.

    Диалоговое окно параметров библиотеки с выделенной ссылкой "Параметры управления версиями"
  4. На странице Параметры управления версиями прокрутите вниз и нажмите кнопку Да для документов перед редактированием обязательное извлечение.

    Диалоговое окно "Параметры" со значением "Да" для параметра "Требовать извлечения для редактирования документов"

По умолчанию библиотека документов позволяет участникам рабочей области с разрешением на изменение менять и редактировать файлы без их извлечения. Чтобы избежать этого, включите извлечения в библиотеке обязательное. Необходимо быть владельцем библиотеки документов или администратором сайта или иметь сопоставимых разрешения, чтобы сделать этот параметр.

  1. Откройте библиотеку, чтобы требовать извлечения.

  2. В SharePoint Online нажмите кнопку Параметры Кнопка "Параметры" в форме шестеренки и нажмите кнопку Параметры библиотеки.

    Меню "Параметры", в котором выбран пункт "Параметры библиотеки"

    В SharePoint 2013 и SharePoint 2016 откройте вкладку страница и нажмите кнопку Параметры библиотеки.

    Кнопка "Параметры библиотеки" на ленте SharePoint
  3. На странице Параметры нажмите кнопку Параметры управления версиями.

    Диалоговое окно параметров библиотеки с выделенной ссылкой "Параметры управления версиями"
  4. На странице Параметры управления версиями прокрутите вниз и нажмите кнопку Да для документов перед редактированием обязательное извлечение.

    Диалоговое окно "Параметры" со значением "Да" для параметра "Требовать извлечения для редактирования документов"

Чтобы быстро узнать, кто извлек файлы, наведите указатель мыши на значок Извлечено  Изображение значка . Появится всплывающая подсказка с именем пользователя, который извлек файл.

Установлен флажок Out по столбцам можно также добавить в представление по умолчанию для библиотеки. Таким образом, все видели, кто имеет документ извлечен. Как добавить в SharePointУстановлен флажок Out по столбцам, читайте в статье Создание столбца в списке или библиотеке.

Дополнительные сведения

Управление версиями — позволяет создавать журнал изменений документа, который требуется контролируемый цикл публикации, состоящий из основных версий или основных и дополнительных версий.

Журнал версий с удаленной дополнительной версией

Включение управления версиями

  1. Откройте библиотеку или список, для которого нужно включить управление версиями.

    • Для библиотеки нажмите кнопку Параметры Параметры: обновить профиль, установить программное обеспечение и подключить его к облаку , Параметры библиотеки.

      Если вы не видите эти элементы меню, нажмите кнопку Библиотека на ленте и щелкните

      Параметры библиотеки в группе Параметры.

    • Список щелкните список на ленте и нажмите кнопку Параметры списка.

  2. Нажмите кнопку Параметры управления версиями.

  3. В Журнал версий элемента или в разделе Журнал версий документов выберите, если вы хотите создать основной или основной и дополнительной версий.

    Необязательно:

  4. Выберите номер версии, которые нужно сохранить в списке.

  5. Выберите номер утвержденный версий, для которых требуется сохранять черновики. Этот параметр доступен при выборе Да в разделе Утверждения контента.

  6. Если вы хотите пользователей для извлечения документов перед их внесите изменения в библиотеку, затем в разделе Требовать извлечения нажмите кнопку Да.

    Примечание : Раздел "Требовать извлечения" отображается только для библиотеки.

  7. Нажмите кнопку ОК.

Управление версиями следует включать по двум причинам.

  • Для вашего рабочего процесса важно отслеживать, просматривать и восстанавливать предыдущие версии документа. К распространенным причинам относятся контакты, формальные предложения и юридические документы, для которых иногда требуются продолжительные итерации. В таких случаях может быть полезно включить основные и дополнительные версии.

  • Если ваша команда планирует совместное редактирование файлов, можно включить в библиотеке основные версии на случай, если кто-нибудь совершит ошибку и отправит файл с таким же именем в библиотеку, где выполняется совместное редактирование. Таким образом, в случае потери изменений вы сможете восстановить предыдущую версию документа.

Кроме того, можно одновременно включить управление версиями и извлечение файлов. Обратите внимание, что если вы решите не редактировать файл или не сохранять изменения, вы можете отменить извлечение, но это не повлияет на журнал версий.

При включении управления версиями такие столбцы, как Изменен и Кем изменен, не добавляются в представление автоматически, поэтому может потребоваться изменить представление по умолчанию. Для добавления столбца состояния утверждения, в котором состояние Черновик будет отображаться до утверждения документа, также необходимо включить функцию утверждения контента. Это можно сделать на странице "Параметры библиотеки".

Дополнительные сведения

Нажмите кнопку "Добавить", чтобы перетащить файлы в библиотеку Перетаскивание   

Самый распространенный способ отправки файлов — перетаскивание их с компьютера или из сетевой папки в библиотеку документов. Для начала откройте библиотеку на сайте. Затем найдите на компьютере документы, которые нужно отправить, выделите их и перетащите на то место в библиотеке, где отображается надпись перетащите файлы сюда.

Если возможность перетаскивания файлов не отображается, установите последнюю версию браузера или Microsoft Office. Эта функция требует менее Office 2013 или последнюю версию Microsoft Edge Internet Explorer, Firefox и Chrome.

Окно Проводника Использование команды "Открыть в Проводнике"   

При выборе этой команды на компьютере открывается проводник Windows, в окне которого показана структура папок на сервере, где размещен сайт. Время от времени может потребоваться скопировать или переместить несколько документов из одной библиотеки в другую.

Примечание : Откройте в проводнике на SharePoint 2013 и SharePoint 2016 или просмотр в проводнике с SharePoint Online работают только в Internet Explorer 10 или 11. Mozilla FireFox, Google Chrome или Microsoft Edge не поддерживается.

Допустим, требуется перенести все документы, созданные более года назад, в другую библиотеку, чтобы поместить их в архив. При переходе в другую рабочую группу пользователю может потребоваться скопировать документы из своей библиотеки сайта в библиотеку дочернего сайта.

Кроме того, вы можете выполнять с файлами различные действия, например копирование, переименование, удаление и т. д.

Перетаскивание файлов в библиотеку Использование команды "Создать документ"   

В выноске "Создать файл" щелкните "ОТПРАВИТЬ ФАЙЛ". В появившемся диалоговом окне нажмите кнопку "Обзор", чтобы отправить отдельные файлы.

Преимущество этого подхода в том, что он работает независимо от используемого браузера или его версии.

Советы по извлечению, возврату и управлению версиями   

Независимо от способа отправки следует учитывать следующие особенности извлечения, возврата и управления версиями, если эти функции включены:

  • если файл загружается в библиотеку с обязательным извлечением файлов, файл извлекается автоматически. Чтобы другие пользователи могли просматривать файл и вносить в него изменения, необходимо осуществить возврат файла;

  • как правило, если библиотека настроена для отслеживания версий файлов, исправленный файл можно отправить в качестве новой версии, которая затем становится частью журнала версий данного файла;

  • если библиотека требует добавить к одному или нескольким столбцам такие значения, как название отдела или номер проекта, вам нужно изменить значения и вернуть документ до завершения операции отправки.

Дополнительные сведения

Вы можете получить новый документ добавляемых как новая версия, чтобы извлечь существующая и заменить все содержимое с новой версией. После извлеченным версии изменяется, установите его снова. SharePoint сделает новый экземпляр сохранение предыдущих версий (при условии, что он настроен для этого). Подробнее об управлении версиями отображается принципы управления версиями в списке или библиотеке?.

Нет, к сожалению в среде SharePoint, которые не способ установить напоминание и получите к дате, документ был извлечен. Существует интерфейсы (API), позволяющую его, но они требуют настраиваемую программу для записи. Обратитесь к своему администратору или конструктор веб-сайтов.

Как visual рабочего, просмотрите для отмеченных out значок Изображение значка или добавить Установлен флажок Out по столбцам в библиотеку. Узнайте, как добавить Установлен флажок Out по столбцам в SharePoint читайте в статье Создание столбца в списке или библиотеке.

В библиотеке, которая требует извлечения файлов, переданные файлы первоначально извлекаются для вас. В таком случае у вас файл отображается, а у других пользователей — нет, и об этом нюансе легко забыть. Чтобы другие пользователи могли просматривать или изменять файлы, обязательно задайте нужные свойства и верните файлы.

Дополнительные сведения

Когда кто-то отправляет вам ссылку на файл SharePoint и вы нажимаете ее, проверяйте, написано ли в заголовке только чтение, перед тем как начать редактирование. Если это так, и в библиотеке включено извлечение, необходимо извлечь файл. Вы всегда можете перейти к библиотеке, определив ее расположение по URL-адресу.

Но если файл является документом для таких приложений Office, как Word, Excel или PowerPoint, сделать это намного проще. Откройте документ в режиме правки, откройте вкладку Файл, а затем найдите кнопку Управление версиями, которую можно использовать для извлечения файла.

Обратите внимание, что другой пользователь мог уже извлечь файл. В этом случае команда Извлечь будет недоступна.

Как часто вы видели это окно?

Окно с предложением сохранить извлеченный файл в локальной папке черновиков

Функция локальных черновиков была доступна во многих версиях. Выбрав команду Использовать папку локальных черновиков, вы можете сохранить файл на компьютере и с легкостью находить его, если вам потребуется открыть его, не подключаясь к сети. По умолчанию эта папка называется Черновики SharePoint и находится в папке Документы или Мои документы. Кстати, это диалоговое окно не появляется при выборе нескольких файлов для извлечения.

Но времена изменились. Если вы хотите работать с файлами в автономном режиме, то в сейчас лучше всего использовать OneDrive для бизнеса, что позволяет легко перевести любую библиотеку документов в автономный режим и автоматически синхронизировать изменения. OneDrive для бизнеса поставляется с Office 2013. Кроме того, существует автономная версия.

Дополнительные сведения

Как правило, библиотеки, организованные по папкам, содержат представление, позволяющее просмотреть все папки. Если вам нужно вернуть несколько файлов в несколько папок, создайте новое представление, которое "расправляет" библиотеку, позволяя вам просмотреть все файлы в одном представлении без папок. Для этого выберите команду Показать все элементы без папок в разделе Папки на странице "Изменение представления". В то же время вы можете увеличить предел количества файлов, чтобы просмотреть все файлы сразу, увеличив значение параметра Число отображаемых элементов в разделе Максимальное число элементов. Это упрощает выделение всех файлов, которые требуется вернуть.

Примечание : SharePoint Online и Office 365 не разрешать в настоящее время нескольких файлов при проверке систему с помощью современный режим. Используйте классический качества, нажав кнопку Классический SharePoint в нижней части панели быстрого запуска в левой части экрана.

Дополнительные сведения

Если вы синхронизировали библиотеке с помощью OneDrive для бизнеса, можно по-прежнему извлечение файлов в браузере. Вы увидите, что Извлеченным значок Изображение значка в браузере, чтобы указать, что файл извлечен. Тем не менее отсутствует Извлеченным значок на файл в локальной папке устройство из-за локальную папку не знает извлечение и возврат состояние файла на сайте SharePoint.

Тем не менее, в локальной папке вы можете сделать следующее:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши имя файла.

  2. Выберите пункт OneDrive для бизнеса, а затем — Перейти в браузер.

Таким образом можно быстро перейти в библиотеку SharePoint и увидеть состояние — извлеченный или возвращенный — любого файла библиотеки.

Может показаться странным просмотреть файл, извлеченный одним человеком, но изменен другим пользователем. Это нормально, как последний столбец изменено с документом, не получите измененный пока кто-то фактически не вернет. Кем изменено столбца указано, кто именно была последняя пользователя для сохранения и возврат файла. После его проверяет файл в, будет обновляться последний столбец изменено для кто была последняя возврата.

В некотором смысле, да. При возврате документа вы можете добавить краткую заметку о сделанных изменениях. Это помогает другим пользователям просматривать сводку редактирования. Если вам нужно изменить заметку, вы можете снова извлечь файл, сразу же вернуть его, выбрать команду Заменить текущую версию, а затем добавить новую заметку в поле Заметка.

Краткий ответ — нет. Важно принять явное решение после возврата и извлечения файлов, так как обе операции имеют важные последствия для других пользователей. При извлечении Office документы, например документ Word, на желтой панели сообщений и предлагает позволяет отслеживать состояние документа и быстрее судить. Для получения дополнительных сведений обратитесь к разделу ниже под названием следует ли включать извлечение и возврат файлов? в этой статье.

Вам не нужно ждать его возвращения.

Администратор сайта или библиотеки может использовать разрешение Переопределение извлечения, которое позволяет возвращать документы и отменять извлечение документов, редактируемых другими пользователями. Но следует помнить о последствиях этого действия. Возможно, вашему коллеге может потребоваться добавить локальную копию своих изменений в библиотеку, после чего потребуется сравнить эти две версии вручную или с помощью таких средств сравнения, как Word и Excel.

Дополнительные сведения

Примечание : Если вы используете SharePoint Online или Office 365, может не иметь возможность вернуть несколько файлов. Если это так, попробуйте использовать классический качества, доступные в нижней части панели быстрого запуска в левой части экрана.

Если вы используете SharePoint 2013 или SharePoint 2016 на локальный, но если вы редактирования и загрузка большого количества файлов одновременно, можно выбрать и установите их все одновременно. Но если вы видите, что команда Вернуть отключено, прокрутите представление всей библиотеки и убедитесь в том, что не выбрано случайно уже возврате файла. Это наиболее распространенная причина для отключенной команды Вернуть и легко не заметить это.

Возврат файла

Простыми словами, извлечение и возврат файлов позволяют заблокировать файл для единоличного редактирования, а затем снять блокировку для других пользователей. Обдумывайте способ совместной работы при создании библиотек, упорядочении файлов и организации совместной работы. Существует несколько способов совместной работы над документами. Приведенная ниже таблица поможет вам выбрать наиболее подходящий.

Способ совместной работы

Распространенные применения

Рекомендации

Неформальный

Обычные документы группы, незначительное и нечастое редактирование, изредка возникающие конфликты редактирования

Отключите необходимость извлечения (она отключена по умолчанию для библиотек). По мере необходимости вы сможете извлекать отдельные файлы.

Совместное редактирование

Простая совместная работа с продуктами Office в реальном времени на клиентских компьютерах с использованием приложений Office Online

Отключите обязательное извлечение и старайтесь не извлекать файлы, так как это препятствует совместному редактированию

Формальный

Последовательные комментирование, рецензирование и утверждение документов

Включите обязательное извлечение

Ниже приведены дополнительные советы и возможности при разрешении извлечения файлов в библиотеке.

Извлечение файла

  • Старайтесь не извлекать файлы на продолжительное время. О настраиваемых надстройку, флаги извлеченным старых файлов, обратитесь к администратору.

  • Добавьте столбец Кем извлечен в представление библиотеки по умолчанию. Это позволит другим пользователям видеть, кто извлекает документ. Если этот столбец не отображается в представлении, вы можете навести указатель на значок Извлечен Изображение значка , чтобы увидеть всплывающую подсказку с именем пользователя, который извлек файл.

  • Если вам нужно срочно отредактировать извлеченный файл, свяжитесь с соответствующим пользователем и спросите его, когда он завершит работу.

  • Старайтесь не редактировать файлы, которые уже извлечены, так как может потребоваться синхронизировать изменения вручную, или вы можете случайно переписать изменения.

  • Помните, что сделанные вами изменения не будут отображаться, пока вы не вернете файл. Если вы хотите, чтобы другие пользователи видели изменения до этого, вы можете вернуть документ, но оставить его извлеченным до завершения работы.

Дополнительные сведения

Если вы по-прежнему испытываете проблемы или наблюдаете необычные явления, возможно, следует составить запрос в службу поддержки.

Обращение в службу поддержки по продуктам для бизнеса — Справка для администраторов .

Мы всегда готовы их выслушать!

В этой статье были полезными? Если Да, сообщите нам, в нижней части этой страницы. Если это не было полезным, сообщите нам знаете, какие понятнее или отсутствует. Включите используемой версии SharePoint, операционной системы и браузера. Еще раз проверьте действия и обновить в этой статье мы используем ваши отзывы.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×