Распространение отчетов в электронном виде

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

С помощью Microsoft Office Access в электронном виде распространение получения доступа к отчетам. Например можно использовать команды электронной почты в меню кнопки Microsoft Office быстро экспортировать и отправить отчет в виде вложения в сообщении электронной почты. Или Экспорт отчета в виде файла и затем распространить файл несколькими различными способами. С помощью методов электронной рассылки, можно легко определить важную информацию для тех, кто он нужен. Кроме того файлы можно использовать для создания резервных копий и архивами отчетов, и можно также уменьшить использование бумаги в ситуациях, где печатные копии отчетов не требуются.

В этой статье объясняется, различных форматах файлов, которые можно использовать для экспорта отчета и рассматриваются различные методы, которые можно использовать для распространения экспортированный отчет, чтобы получатели.

В этой статье

Понимание форматы файлов, к которым вы можете экспортировать отчет

Распространение отчета с помощью команды электронной почты

Распространение отчета с помощью других методов

Понимание форматы файлов, к которым вы можете экспортировать отчет

Можно экспортировать отчет в различных форматах. Тем не менее не для всех этих форматах файла сохраняет макет и форматирование исходного отчета. Например, если экспорт отчета в формате HTML (*.htm или * .html), файлы в формате RTF (*.rtf) или текстового файла (txt), полученный файл не содержит все визуальные элементы, которые они присутствуют в исходном отчете, таких как рисунки , цвета, линии или обрамления. Тем не менее некоторые форматы файлов сохраняет макет и форматирование исходного отчета. Следующие форматы включают снимок (*.snp), формат Portable Document Format (*.pdf) и формат XML Paper Specification (*.xps). Эта статья посвящена с помощью этих трех файловых форматах.

В следующей таблице перечислены все доступные форматы для экспорта отчета и программы, которые вы и получатели могут использоваться для открытия результирующие файлы.

Формат

Расширение файла ension(s)

Программы, которые используются для открытия файла

HTML

*.htm; *.HTML

Интернет-браузеры, таких как Microsoft Internet Explorer.

PDF

*.PDF

Загрузка средства чтения PDF, доступные в виде бесплатных, стороннего производителя.

RTF

*.RTF

Обработка Word программ, таких как Microsoft Office Word и WordPad.

Статический набор

*.snp

Снимок средства просмотра Microsoft, доступные из центра загрузки Майкрософт. Найти ссылку для бесплатной загрузки в разделе См.

Текст

*.txt

Обработка Word и программ, таких как Word и Блокнот редактирования текста.

XPS

*.XPS

  • В Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 или Microsoft Windows XP    Microsoft бумаги спецификации средство просмотра XML, доступные загрузить пакет Essentials спецификации Microsoft XML бумаги. Дополнительные сведения о пакете Microsoft спецификации бумаги XML базовый воспользуйтесь ссылками в разделе См.

  • В Windows Vista    Microsoft Internet Explorer 7.0 или более поздней версии.

Примечание: Параметры Формата PDF (*.pdf) и Формат XPS (*.xps) доступны после установки надстройки найти дополнительные сведения о поддержке этих форматах файла в разделе См.

К началу страницы

Распространение отчета с помощью команды электронной почты

Одним из способов быстрым для распространения отчета в Office Access 2007 — с помощью команды электронной почты в меню кнопки Microsoft Office. С несколькими щелчками мыши Access экспортирует отчет в формат, который вы хотите, а затем создает новое сообщение электронной почты с файлом, присоединенные к нему.

  1. В области навигации выберите отчет, который нужно отправить по электронной почте.

  2. Нажмите Кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и выберите пункт Электронная почта.

  3. В диалоговом окне Отправить как объект выберите выходной формат, который вы хотите использовать и нажмите кнопку ОК. Помните, что Снимок (*.snp), Формат PDF (*.pdf) и Формат XPS (*.xps) — только те параметры, которые будут размещаться макет и форматирование исходного отчета.

    Office Outlook 2007 открывает новое сообщение электронной почты с вложенным файлом заданного типа.

  4. Введите адреса электронной почты получателей в поле Кому, в поле Тема тему и сообщение в области сообщения.

    Совет: По умолчанию файл, отправленной с использованием этого метода не сохранен на компьютере. Если вы хотите сохранить копию файла на компьютере, щелкните правой кнопкой мыши вложение в поле вложений и выберите в контекстном меню команду Сохранить как.

  5. Щелкните Отправить.

К началу страницы

Распространение отчета с помощью других методов

Если вы не хотите распространить отчета с помощью команды электронной почты, сначала экспортировать отчет в формат и распространить его таким же образом, что вы распространение любой другой файл. Например вы скопируйте файл съемном носителе, например на компакт-ДИСК, гибкий диск или USB-накопителя и распространить его получателям. Кроме того вы скопируйте файл в общей сетевой папке или библиотеку документов на сайте Microsoft Windows SharePoint Services и затем укажите какой расположение файла.

Ниже показано, как экспортировать отчет в файл снимка (*.snp), файл Portable Document Format (*.pdf) или файл XML Paper Specification (*.xps), который затем можно распространить способом, который вы хотите.

Экспорт отчета в виде файла моментального снимка

Чтобы просмотреть файл снимка программа Microsoft снимок должна быть установлена на компьютерах получателей и вы. В более ранних версиях Access снимок был установлен с помощью Access. Тем не менее снимок с Office Access 2007 не установлен. Чтобы просмотреть файл снимка, необходимо Загрузите и установите бесплатную программу Microsoft снимок из центра загрузки Майкрософт. Поскольку Office Access 2007 лицензий не требуется загрузить снимок программа, пользователи, у которых нет Access 2007 на компьютерах можно загрузить снимок и использовать его для просмотра файлов моментальных снимков, которые вы создадите. Найти ссылку на страницу загрузки в разделе Также см.

  1. В области навигации щелкните отчет, который вы хотите экспортировать.

  2. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку Дополнительно и нажмите кнопку Снимок.

  3. На первой странице экспорта - мастера просмотра моментальных снимков, введите в поле имя файла введите имя файла или нажмите кнопку Обзор, чтобы перейти в другое место, в котором нужно сохранить файл.

  4. Если вы хотите просмотреть моментальный снимок сразу после ее создания, в разделе Параметры укажите экспорта, установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта.

  5. Нажмите кнопку ОК.

    Если файл с таким же именем уже существует в указанной папке, Access предложит либо заменить существующий файл или введите новое имя. Нажмите кнопку Да, Чтобы заменить файл, или нажмите кнопку Нет, введите другое имя файла.

    Access создаст файл моментального снимка. Если Вы передали открыть целевой файл Access и снимок программа установлена на вашем компьютере, программа запуска и отображения файла моментального снимка. Если на вашем компьютере не установлена программа снимок, сообщение не будет отображаться и файла моментального снимка не будут отображаться. По-прежнему ее распространения другим пользователям.

  6. Чтобы сохранить шаги операцию, которую вы только что выполнить, чтобы вы могли быстро воспроизвести ту же операцию через некоторое время, установите флажок Сохранить шаги экспорта и введите имя и описание действия. Чтобы создать задачу Outlook, которая позволяет планировать операции экспорта в будущем, установите флажок Создать задачу Outlook.

    Дополнительные сведения о планировании Импорт и экспорт операций в разделе См.

Экспорт отчета в формате файла или *.xps

Прежде чем вы можете экспортировать отчет в файл формата файла или *.xps необходимо сначала установить надстройку. Дополнительные сведения о поддержке других форматах, таких как *.pdf и *.xps перейдите по ссылкам в разделе См.

После установки надстройки для экспорта отчета в формате файла или *.xps сделайте следующее:

  1. В области навигации щелкните отчет, который вы хотите экспортировать.

  2. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку PDF или XPS.

  3. В диалоговом окне Публикация в формате PDF или XPS, в поле Тип файла выберите тип файла, который вы хотите экспортировать отчет в виде.

  4. Чтобы изменить имя, которое отчета сохраняется в формате, введите новое имя файла в поле имя файла.

  5. Чтобы открыть отчет сразу же после экспорта, установите флажок Открыть файл после публикации. Если у вас программы, установленной на компьютере, который может открыть тип файла, этот параметр недоступен.

  6. В разделе оптимизировать для выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы оптимизировать отчет для файла больше, высокое разрешение (рекомендуемый вариант для печати), выберите стандартный.

    • Чтобы оптимизировать отчет для файла меньшего размера, низким разрешением (рекомендуется для публикации в сети), выберите Минимальный размер.

  7. Нажмите кнопку Опубликовать.

    Access создаст *.pdf или *.xps файла. Если Вы передали Access открыть файл после публикации, соответствующую программу запуска и отображения файла.

  8. Для сохранения шагов операцию, которую вы только что выполнить, чтобы вы могли быстро воспроизвести же операцию через некоторое время установите флажок Сохранить шаги экспорта и введите имя и описание действия. Чтобы создать задачу Outlook, которая позволяет планировать операции экспорта в будущем, установите флажок Создать задачу Outlook.

    Дополнительные сведения о планировании Импорт и экспорт операций в разделе См.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×