Распространение отчета в электронном виде

В Microsoft Office Access доступно распространение отчетов Access в электронном виде. Например, команда Электронная почта на кнопке Microsoft Office позволяет быстро выполнить экспорт отчета и отправить его как вложение в сообщение электронной почты. Кроме того, можно экспортировать отчет как файл, а затем распространить этот файл одним из доступных способов. Электронные способы распространения отчетов обеспечивают оперативную передачу важных сведений лицам, которым требуются эти сведения. Эти файлы можно также использовать для создания резервных копий и архивов отчетов или для снижения расхода бумаги в ситуациях, когда печать отчета не является обязательной.

В данной статье рассматриваются различные форматы файлов, которые можно использовать для экспорта отчета, а также возможные способы распространения экспортированного отчета для получателей.

Выберите действие

Общие сведения о форматах файлов, в которые можно выполнить экспорт отчета

Распространение отчетов с помощью команды «Электронная почта»

Распространение отчетов другими способами

Общие сведения о форматах файлов, в которые можно выполнить экспорт отчета

Отчет может быть экспортирован в несколько форматов файлов. Однако не во всех форматах сохраняется исходное форматирование и макет отчета. Например, если отчет экспортируется в файл в формате HTML (расширение HTM или HTML), RTF (расширение RTF) или текстовый файл (с расширением TXT), итоговый файл не будет содержать все визуальные элементы, присутствующие в исходном отчете, такие как изображения, цвета, линии или границы. Тем не менее, некоторые форматы файлов позволяют сохранить макет и форматирование исходного отчета. К таким форматам относятся формат снимка (расширение SNP), формат PDF (расширение PDF) и формат XPS (расширение XPS). В настоящей статье в основном рассматривается использование этих трех форматов файлов.

В следующей ниже таблице перечислены все доступные форматы файлов для экспорта отчета, а также программы, с помощью которых можно просматривать итоговые файлы.

Формат

Расширения файлов

Приложения, используемые для работы с конечными файлами

HTML

HTM, HTML

Обозреватели Интернета, например Microsoft Internet Explorer.

PDF

PDF

Средства просмотра PDF-файлов сторонних производителей, доступные в виде бесплатных загружаемых пакетов.

RTF

RTF

Текстовые редакторы, такие как Microsoft Office Word и WordPad.

Снимок

SNP

Средство Microsoft Snapshot Viewer, доступное в центре загрузки Microsoft. Ссылку для бесплатной загрузки этого средства см. в разделе См. также.

Текст

TXT

Текстовые редакторы, такие как Word и Блокнот.

XPS

XPS

  • В Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 или Microsoft Windows XP    Средство Microsoft XML Paper Specification Viewer, доступное при загрузке пакета XPS EP. Дополнительные сведения о пакете XPS EP см. по ссылкам в разделе См. также.

  • В Windows Vista    Обозреватель Microsoft Internet Explorer 7.0 или более поздняя версия.

Примечание : Параметры Формат PDF (*.pdf) и Формат XPS (*.xps) доступны после установки соответствующих надстроек. Дополнительные сведения о поддержке этих форматов файлов см. в разделе См. также.

В начало страницы

Распространение отчетов с помощью команды «Электронная почта»

Один из наиболее быстрых способов выполнить распространение отчета в Office Access 2007 — воспользоваться командой Электронная почта, доступной в меню кнопки Microsoft Office. После нескольких щелчков мышью отчет будет экспортирован в нужный формат файлов, после чего полученный файл будет вложен в специально созданное сообщение электронной почты.

  1. В области переходов выберите отчет, который требуется переслать в сообщении электронной почты.

  2. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем выберите команду Электронная почта.

  3. В диалоговом окне Отправка объекта выберите нужный формат файла вывода и нажмите кнопку ОК. Следует помнить, что макет и форматирование исходного отчета сохраняются только при выборе параметров Снимок (*.snp), Формат PDF (*.pdf) и Формат XPS (*.xps).

    В Office Outlook 2007 будет открыто новое сообщение с вложенным файлом указанного типа.

  4. Задайте адреса получателей электронной почты в поле Кому, укажите тему в поле Тема и введите текст сообщения.

    Совет : По умолчанию файл, отправляемый таким способом, не сохраняется на компьютере. Если нужно сохранить копию файла локально на компьютере, щелкните правой кнопкой мыши вложение в поле Вложения и выберите в контекстном меню команду Сохранить как.

  5. Нажмите кнопку Отправить.

В начало страницы

Распространение отчетов другими способами

Если необходимо использовать команду Электронная почта для распространения отчета, можно сначала экспортировать отчет в нужный формат файлов, а затем распространить его точно так же, как распространяются другие файлы. Например, можно скопировать файл на съемный носитель, такой как компакт-диск, гибкий диск, или USB-устройство, а затем передать этот носитель нужным получателям. Кроме того, можно скопировать файл в общую сетевую папку или в библиотеку документов в узле Microsoft Windows SharePoint Services, а затем указать для получателей расположение файла.

В следующих ниже разделах показано, как выполнить экспорт файла в формате снимка (расширение SNP), PDF-файла или XPS-файла, чтобы затем распространить его одним из доступных способов.

Экспорт отчета в формате снимка

Для просмотра файла снимке необходимо предварительно установить на компьютерах получателей и отправителя программу Microsoft Snapshot Viewer. В более ранних версиях Access средство просмотра снимков устанавливалось вместе с Access. Однако в Office Access 2007 средство просмотра снимков отсутствует. Чтобы просмотреть файл снимка, необходимо загрузить в центре загрузки Microsoft Download и установить бесплатно распространяемую программу Microsoft Snapshot Viewer. Поскольку для загрузки программы просмотра снимков не требуется лицензия Office Access 2007, пользователи, у которых не установлен Access 2007, также могут загрузить средство просмотра снимков и использовать его для просмотра файлов снимков. Ссылку для загрузки см. в разделе См. также.

  1. В области переходов выберите отчет для экспорта.

  2. На вкладке Работа с внешними данными в группе Экспорт нажмите кнопку Дополнительно и выберите команду Средство просмотра снимков.

  3. На первой странице мастера экспорта в средство просмотра снимков введите в поле Имя файла нужное имя файла или нажмите кнопку Обзор и выберите расположение, в котором будет сохранен новый файл.

  4. Если нужно просмотреть снимок сразу после его создания, в разделе Укажите параметры экспорта установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта.

  5. Нажмите кнопку ОК.

    Если в выбранной папке уже есть файл с таким именем, в Access выводится приглашение заменить существующий файл или ввести новое имя. Нажмите кнопку Да, чтобы заменить файл или кнопку Нет, чтобы задать другое имя файла.

    Будет создан файл снимка. Если согласно выбранным параметрам следует автоматически открыть итоговый файл и на компьютере установлена программа просмотра снимков, то созданный файл снимка будет выведен в окне этой программы. Если программа просмотра снимков не установлена на компьютере, сообщение не выводится и файл не отображается. Тем не менее этот файл доступен для передачи другим пользователям.

  6. Что избежать повторения одних и тех же действий при выполнении операции экспорта в будущем, установите флажок Сохранение шагов экспорта, а затем введите имя и описание этих шагов. Чтобы создать задачу Outlook, которая позволит запланировать операцию экспорта на будущую дату, установите флажок Создать задачу Outlook.

    Дополнительные сведения о планировании операций импорта и экспорта данных см. по ссылкам в разделе См. также.

Экспорт отчета в формате PDF или XPS

Для экспорта отчета в файл формата PDF или XPS необходимо предварительно установить соответствующую надстройку. Дополнительные сведения о поддержке других форматов файлов, таких как PDF и XPS, щелкните соответствующие ссылки в разделе См. также этой статьи.

После установки надстройки выполните следующую процедуру, чтобы экспортировать отчет в формате файла PDF или XPS:

  1. В области переходов выберите отчет для экспорта.

  2. На вкладке Работа с внешними данными в группе Экспорт нажмите кнопку PDF или XPS.

  3. В диалоговом окне Опубликовать как PDF или XPS в поле Тип файла выберите тип файла, в который должен быть выполнен экспорт отчета.

  4. Чтобы изменить имя, под которым будет сохранен отчет, введите новое имя файла в поле Имя файла.

  5. Чтобы открыть отчет сразу после его экспорта, установите флажок Открыть файл после публикации. Если на компьютере не установлено приложение, с помощью которого можно открыть файл такого типа, этот параметр недоступен.

  6. В разделе Оптимизировать для выполните одно из следующих действий:

    • Чтобы оптимизировать отчет для большого файла с высоким разрешением (рекомендуется для печати), выберите параметр Стандартный.

    • Чтобы оптимизировать отчет для небольшого файла с низким разрешением (рекомендуется при публикации в сети), выберите параметр Минимальный размер.

  7. Нажмите кнопку Опубликовать.

    Будет создан файл в формате PDF или XPS. Если в соответствии с параметрами файл должен быть открыт после публикации, будет запущена соответствующая программа, в которой отобразиться этот файл.

  8. Что избежать повторения одних и тех же действий при выполнении операции экспорта в будущем, установите флажок Сохранение шагов экспорта, а затем введите имя и описание этих шагов. Чтобы создать задачу Outlook, которая позволит запланировать операцию экспорта на будущую дату, установите флажок Создать задачу Outlook.

    Дополнительные сведения о планировании операций импорта и экспорта данных см. по ссылкам в разделе См. также.

В начало страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×