Разумная работа: эффективное использование возможностей присутствия

В этом руководстве приводятся рекомендации по тому, как всегда оставаться на связи с важными для вас людьми.

Требуемое действие

Отображение вашего состояния другим пользователям

Изменение состояния присутствия

Отображение сведений о событиях сегодняшнего дня другим пользователям

Установка расположения

Связь с важными для вас людьми

Поиск пользователей

Закрепление часто используемых контактов

Создание групп пользователей, с которыми вы регулярно общаетесь

Создание группы

Добавление пользователей в группу

Отправка мгновенного сообщения контакту или группе

Приглашение других пользователей к участию в текстовой беседе

Отслеживание сведений о занятости коллег

Установка метки для контакта

Просмотр доступных способов связи с контактом

Проверка сведений о расположении контакта

Проверка календаря контакта

Обеспечение актуальности повседневного общения

Отправка сообщения электронной почты контакту

Планирование собрания

Проверка пропущенных бесед

Исключение перерывов в работе

Установка состояния "Не беспокоить"

Отображение вашего состояния другим пользователям

Коммуникационная программа Microsoft® Lync™ Online поддерживает автоматическую установку состояния присутствия в соответствии с вашими действиями в календаре Microsoft® Outlook®. При этом вы также можете задавать свое расположение и добавлять заметки с более подробными сведениями.

Изменение состояния присутствия

  • Откройте программу Lync Online, затем в ее главном меню откройте меню "Доступность" и выберите нужное состояние, например, Скоро вернусь.

Communicator

В следующей таблице перечислены возможные состояния присутствия и приводится их описание.

Состояние присутствия

Описание

Состояние присутствия "В сети" в Lync В сети

Вы находитесь в сети и доступны для общения.

Состояние присутствия "Занят" в Lync Занят

Вы выполняете звонок Lync или, в соответствии с данными календаря Outlook, находитесь на собрании и не можете отвлекаться.

Состояние присутствия "Не беспокоить" в Lync Не беспокоить

Вы не можете отвлекаться и будете видеть только оповещения о беседах, поступающие от участников группы Рабочая группа.

Состояние присутствия "Нет на месте" в Lync Скоро вернусь

Вы на некоторое время отошли от компьютера.

Состояние присутствия "Нет на месте" в Lync "Показывать состояние "Нет на месте""

Компьютер находится в состоянии бездействия в течение заданного временного интервала (по умолчанию ? 15 минут).

Состояние присутствия "Нет на месте" в Lync Не на работе

Вы отсутствуете на работе и недоступны для общения.

Состояние присутствия Lync ''Не в сети'' Не в сети

Вход в сеть не выполнен. Пользователи, для которых вы заблокировали возможность видеть ваше состояние присутствия, видят вас с состоянием "Не в сети".

Состояние присутствия "Неизвестно" в Lync Нет данных

Ваше состояние присутствия неизвестно. Если другие пользователи используют отличную от Lync программу обмена мгновенными сообщениями, ваше состояние может отображаться для них как "Нет данных".

Отображение сведений о событиях сегодняшнего дня другим пользователям

  • В главном окне Lync щелкните расположенное над вашим именем поле заметки и введите необходимый текст, например, "Работаю дома" или "Срочная работа. Пожалуйста, пишите мгновенные сообщения".

Communicator

Установка расположения

  • В главном окне Lync Online ниже вашего состояния присутствия отображаются сведения о расположении сети, к которой вы подключены. При необходимости можно присваивать расположению более понятные имена, например, "На работе" или "Дома". Благодаря этому контакты, которым доступны эти сведения, будут более точно представлять, где вы находитесь. Дополнительные сведения о настройке уровней конфиденциальности см. в разделе Управление доступом к сведениям о присутствии.

Communicator

В начало страницы

Связь с важными для вас людьми

Вы можете настраивать список контактов таким образом, чтобы максимально упростить общение и отображать сведения о присутствии и контактные данные самых важных для вас людей. Поле поиска — это простейший способ поиска людей независимо от того, входят они в ваш список контактов или нет. Помимо поиска по имени или номеру телефона можно искать пользователей по любым другим данным, указанным ими в профиле. Если ниже поля поиска отображается кнопка Навык, то можно попробовать выполнить поиск по профессиональным навыкам, должности и другим указанным пользователем характеристикам.

Для эффективной организации списка контактов в программе Lync Online предусмотрены функции автоматического заполнения списка Часто используемые контакты, в который включаются 10 контактов, с которыми вы общаетесь чаще других. Также закрепить самые важные контакты в верхней части этой группы контактов для максимально быстрого доступа к ним. В Lync Online в список закрепленных контактов изначально включаются члены вашей команды.

Поиск пользователей

  • Начните ввод имени пользователя в поле поиска списка контактов в главном окне Lync. Результаты отображаются ниже этого поля.

Поиск контакта

Закрепление часто используемых контактов

  • В списке контактов или результатах поиска щелкните пользователя правой кнопкой мыши и выберите команду Прикрепить к часто используемым контактам.

Communicator

В начало страницы

Создание групп пользователей, с которыми вы регулярно общаетесь

Достаточно часто требуется отправить быстрое сообщение целой группе. Можно создать группу для каждой из команд, с которыми вы работаете, что позволит вам в любое время просматривать сведения о доступности пользователей или отправлять сообщения целой группе.

Создание группы

  • Щелкните правой кнопкой мыши имя группы (например, Часто используемые контакты) в списке контактов главного окна Lync, выберите команду Создать новую группу и присвойте имя созданной группе.

Communicator

Добавление пользователей в группу

  • В списке контактов выполните одно из следующих действий:

    • Перетащите контакт в группу.

    • Выполните поиск контакта, затем щелкните правой кнопкой мыши имя контакта в результатах поиска, выберите команду Добавить в список контактов и выберите имя новой группы.

Отправка мгновенного сообщения контакту или группе

  • Наведите указатель мыши на контакт или группу в списке контактов и дождитесь, пока откроется карточка контакта.

  • В карточке контакта нажмите кнопку IM.

Communicator

Приглашение других пользователей к участию в текстовой беседе

  • В окне беседы откройте меню Параметры пользователей и выберите команду Пригласить по имени или номеру телефона.

Communicator

Также можно добавить контакты или группы из списка контактов, перетащив их в окно беседы.

Совет :  Вы также можете добавлять контакты из других организаций. Для этого следует воспользоваться командой Пригласить по электронной почте. Чтобы присоединиться к беседе, таким пользователям достаточно щелкнуть ссылку в сообщении электронной почты (независимо от того, установлено у них приложение Lync или нет).

В начало страницы

Отслеживание сведений о занятости коллег

В программе Lync Online отображается не только состояние пользователя (например, "В сети", "Занят" или "Нет на месте"), но и сведения о его или ее расположении, что позволяет выбрать оптимальный способ связи. Например, можно установить метку для контакта, благодаря чему в программе Lync Online будут отображаться оповещения о смене состояния контакта на В сети, что позволит вам своевременно отправлять мгновенные сообщения.

Установка метки для контакта

  • Щелкните правой кнопкой мыши контакт в списке контактов главного окна Lync и выберите команду Получать оповещения о состоянии.

Communicator

Просмотр доступных способов связи с контактом

  • Наведите указатель мыши на изображение контакта в списке контактов и дождитесь, пока откроется карточка контакта.

  • В нижней части карточки отображаются различные способы связи с этим пользователем, в том числе электронная почта и системы обмена мгновенными сообщениями. Чтобы связаться с пользователем, достаточно нажать нужную кнопку.

Communicator

Проверка сведений о расположении контакта

  • Наведите указатель мыши на изображение контакта в списке контактов и щелкните стрелку в нижнем правом углу, чтобы открыть расширенную карточку контакта.

Развернуть карточку контакта

  • В карточке контакта отображаются сведения о текущем расположении пользователя (определяются на основе данных сети, к которой пользователь подключен), а также номер офиса и номера телефона.

Проверка календаря контакта

  • Дважды щелкните изображение контакта в списке контактов, чтобы открыть расширенную карточку контакта.

  • Просмотрите записи рядом с элементом Календарь.

Communicator

В начало страницы

Обеспечение актуальности повседневного общения

Программа Lync Online тесно интегрирована с приложением Outlook. С ее помощью вы сможете не только управлять текстовыми беседами, но также отправлять сообщения электронной почты и приглашения на собрания Outlook из списка контактов Lync Online. Кроме того, в приложениях Lync и Outlook также поддерживается отображение сведений о пропущенных беседах.

Отправка сообщения электронной почты контакту

  • В главном окне Lync в списке "Контакты" наведите указатель мыши на изображение контакта или индикатор присутствия. Открывается карточка контакта. Если этот пользователь связывался с вами по электронной почте, в нижней части карточки отображается кнопка электронной почты.

  • Нажмите эту кнопку, чтобы открыть новое сообщение электронной почты в приложении Outlook.

Communicator

Планирование собрания

  • В карточке контакта откройте меню параметров расположенное рядом с кнопкой "Телефон", и выберите команду Запланировать собрание.

Communicator

Проверка пропущенных бесед

  • Щелкните значок Беседы в главном окне, чтобы открыть все беседы.

Примечание :  В диалоговом окне Lync — Параметры перейдите на вкладку Личные и убедитесь, что установлен флажок Сохранять текстовые беседы в папке электронной почты "Журнал бесед" в Outlook.

Communicator

В начало страницы

Исключение перерывов в работе

Чтобы исключить нежелательные перерывы в работе, можно установить состояние Не беспокоить, которое будет отображаться для всех пользователей. При этом вы не будете получать оповещения о приглашениях к участию в беседе, если только они не были отправлены участниками группы Рабочая группа. Дополнительные сведения см. ниже.

Установка состояния "Не беспокоить"

  • В главном окне программы Lync щелкните свое состояние присутствия и выберите пункт Не беспокоить.

Communicator

Примечание :  По умолчанию все контакты включаются в группу Коллеги. Чтобы переместить контакт в группу Рабочая группа (это позволит получать оповещения об участии в беседе от него даже при установленном состоянии Не беспокоить), щелкните контакт в списке правой кнопкой мыши, выберите команду Изменить уровень конфиденциальности и затем пункт Рабочая группа. Чтобы отключить все оповещения от пользователей, если установлено состояние Не беспокоить, нажмите кнопку Параметры, выберите пункт Оповещения и затем параметр Не выводить оповещения.

В начало страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×