Разумная работа: планирование собраний по сети и присоединение к ним

Для планирования собраний Microsoft Lync Online можно использовать надстройку "Собрание по сети" для Microsoft® Lync™ 2010 в Microsoft® Outlook®. С помощью программы Lync Online также можно начинать незапланированные собрания для обсуждения неотложных вопросов.

В этой статье

Планирование собрания по сети

Настройка параметров доступа к собранию и выступающих

Начало незапланированного собрания с помощью команды "Провести собрание"

Присоединение к запланированному собранию по сети

Присоединение к незапланированному собранию

Подключение к звуковому каналу собрания

Выбор параметра подключения к звуковому каналу при первом использовании программы Lync Online

Изменение параметра подключения к звуковому каналу, используемого по умолчанию

Приглашение пользователей, не использующих программу Lync

Планирование собрания по сети

Чтобы создать приглашение на собрание по сети, выполните указанные ниже действия.

  1. В календаре Microsoft® Outlook® на вкладке Главная в группе Создать нажмите кнопку Новое собрание по сети(в Microsoft® Outlook® 2010) или Собрание по сети (в Microsoft® Office Outlook® 2007).

Изображение ленты Outlook

  1. В приглашении на собрание введите в поле Кому адреса электронной почты пользователей, которых нужно пригласить на собрание, разделенные точками с запятой.

  2. В приглашении на собрание введите в поле Тема тему собрания.

  3. (Необязательно) В теле приглашения над ссылкой Присоединиться к собранию по сети введите дополнительные сведения о собрании.
    Не изменяйте существующий текст в приглашении, так как это может помешать пользователям присоединиться к собранию.

  4. (Необязательно) В приглашении на собрание на вкладке Собрание в группе Показать выберите пункт Помощник по планированию. С помощью средства Помощник по планированию можно проверить доступность всех пользователей в выбранное время.

  5. В приглашении на собрание в группе Собрание по сети выберите пункт Параметры собрания и примите или измените параметры по умолчанию.

В начало страницы

Настройка параметров доступа к собранию и выступающих

Параметры собраний по сети, установленные по умолчанию, оптимальны для небольших собраний и для сеансов совместного доступа и совместной работы с сотрудниками в одной организации. Если планируется собрание по сети с людьми вне организации или предполагается пригласить необычно много человек, введите в диалоговом окне Параметры собрания по сети указанные ниже сведения.

  • Кто должен ожидать допуска на собрание в зал ожидания (доступно только для собраний со звуком VoIP).

  • У кого будут привилегии выступающий во время собрания.

Чтобы настроить параметры доступа и выступающих, выполните указанные ниже действия.

  1. В созданном приглашении на собрание на вкладке Собрание в группе Собрание по сети нажмите кнопку Параметры собрания.

Изображение ленты Outlook

  1. В диалоговом окне Параметры собрания установите флажок Настройка доступа и состава выступающих для этого собрания.

  2. В разделах Доступ и Выступающие задайте параметры, соответствующие предполагаемому количеству участников и типу планируемого собрания. Рекомендации см. на снимках экрана и в таблицах, приведенных в конце описания этой процедуры.

  3. Выберите пункт Звук и телефон, чтобы отобразить сведения об аудиоконференциях для собрания. Если пункт Звук и телефон не отображается, это означает, что в собраниях будет использоваться только звук VoIP и что аудиоконференции по телефонной сети общего пользования отключены для организации. Для получения дополнительных сведений обратитесь к ИТ-администратору.

Параметры доступа определяют, кто из участников должен ждать приглашения от выступающего в зал ожидания.

Параметры доступа на собрание Lync

Доступные параметры описаны в приведенной ниже таблице.

Параметр доступа

Кто ожидает в "зале ожидания"

Когда следует выбирать этот параметр

Только организатор (блокировка)

Все

Если никто не должен видеть раздаточные материалы или слайды Microsoft® PowerPoint® до собрания.

Приглашенные люди из организации

Пользователи без учетной записи в текущей сети и пользователи, которые не были приглашены на собрание

Если обсуждается что-либо конфиденциальное.

Люди из организации

Пользователи без учетной записи в сети организации

Если у всех участников есть учетная запись в сети организации.

Все, включая людей извне организации (без ограничений)

Никто (состояние по умолчанию)

Если приглашаются сторонние участники.

Люди, подключающиеся по телефону, минуют "зал ожидания"

Н/Д

Этот флажок снят и недоступен, если собрание "заблокировано" (выбран параметр 1), снят, но доступен, если выбран параметр 2 или 3, и установлен по умолчанию, когда ограничений доступа нет (выбран параметр 4, который и показан здесь).

Параметры выступающего определяют участников, которым при планировании собрания автоматически предоставляются привилегии выступающий.

Настройка параметров выступающих

Доступные параметры описаны в приведенной ниже таблице.

Параметр выступающего

Кто является выступающим

Когда следует выбирать этот параметр

Только инициатор

Только пользователь, который планирует собрание

Для презентаций, в ходе которых участникам не требуется взаимодействовать с контентом собрания. Имейте в виду, что при необходимости можно назначить дополнительных выступающих во время собрания.

Люди из организации

Все приглашенные, у которых есть учетная запись в сети организации

Для сеансов групповой работы, когда участники являются сотрудниками организации, имеют общий доступ к контенту собрания и могут изменять его.

Все, включая людей извне организации (без ограничений)

Все приглашенные пользователи

Для сеансов групповой работы с участием пользователей, не имеющих учетной записи в сети организации.

Выбранные пользователи

Инициатор собрания и выбранные им участники

Для презентаций с несколькими выступающими.

В начало страницы

Начало незапланированного собрания с помощью команды "Провести собрание"

 Чтобы начать незапланированное собрание с помощью команды Провести собрание, выполните указанные ниже действия.

  1. В главном окне Lync щелкните стрелку рядом с кнопкой Параметры  Значок "Параметры" и выберите пункт Провести собрание.

Начало собрания по сети или конференции

  1. В окне групповой беседы откройте меню Параметры пользователей Изображение кнопки и выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы пригласить пользователей из списка контактов, выберите пункт Пригласить по имени или номеру телефона, выберите нужные контакты и нажмите кнопку ОК.

    • Чтобы пригласить пользователей, отправив им сообщение электронной почты, выберите пункт Пригласить по электронной почте, скопируйте сведения о собрании и заполните приглашение на него.

В начало страницы

Присоединение к запланированному собранию по сети

Чтобы присоединиться к запланированному собранию, выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте в календаре Outlook собрание, к которому необходимо присоединиться.

  2. В приглашении на собрание щелкните ссылку Присоединиться к собранию по сети.

Приглашение на собрание

В начало страницы

Присоединение к незапланированному собранию

Вы можете получать приглашения на незапланированные, уже идущие собрания, а также на собрания, начатые с помощью команды Провести собрание. Чтобы присоединиться к такому собранию, выполните указанные ниже действия.

  • В оповещении, отображаемом в области уведомлений в правой части панели задач, выберите команду Присоединиться.

В начало страницы

Подключение к звуковому каналу собрания

Можно настроить программу Lync для автоматического подключения к звуковому каналу собрания или запроса параметра подключения.

Выбор параметра подключения к звуковому каналу при первом использовании программы Lync Online

При первом присоединении к собранию по сети или конференции Lync отображается диалоговое окно Присоединиться к звуковому каналу собрания.

Имейте в виду, что доступные параметры зависят от того, как программа Lync настроена в организации.

Диалоговое окно "Присоединиться к звуковому каналу собрания"

Чтобы подключиться к звуковому каналу собрания, выполните указанные ниже действия.

  1. В диалоговом окне Присоединиться к звуковому каналу собрания выберите нужный параметр. Дополнительные сведения см. в таблице в конце описания этой процедуры.

  2. (Необязательно) Установите флажок Больше не показывать, чтобы выбранный параметр использовался с каждым собранием.

  3. Нажмите кнопку ОК, чтобы присоединиться к собранию.

Параметр присоединения к звуковому каналу собрания

Когда следует выбирать этот параметр

Не присоединять звук

Если выполняется присоединение к собранию по номеру телефона, предоставленному поставщиком услуг аудиоконференций.

Использовать Lync (интегрированный звук и видео)

Если будут использоваться встроенные в Lync средства интеграции звука и видео.

Звонить по:

Если нужно, чтобы сервер Microsoft® Lync™ Server 2010 позвонил вам. Можно ввести в текстовом поле новый номер телефона или использовать один из отображенных номеров. Это те номера, которые были введены в разделе параметров телефонов в диалоговом окне Lync — параметры.

Изменение параметра подключения к звуковому каналу, используемого по умолчанию

  1. В главном окне Lync нажмите кнопку Параметры Кнопка "Параметры" в Lync .

  2. В диалоговом окне Lync — параметры выберите категорию Телефоны и в разделе Присоединение к конференциям выберите в поле Присоединиться к звуковому каналу собрания через один из указанных ниже вариантов.

    • Чтобы использовать во время собрания интегрированное звуковое устройство компьютера, выберите пункт Lync.

    • Чтобы поставщик услуг аудиоконференций позвонил вам, выберите номер телефона в списке.

      Примечание :  В текущем выпуске Lync Online этот параметр недоступен.

    • Чтобы присоединяться к собраниям с помощью телефонного звонка, выберите пункт Не присоединять звук.

      Диалоговое окно ''Параметры'', вкладка ''Телефон'', параметр ''Присоединение к конференциям''

  3. (Необязательно) Если настройки звука нужно будет часто изменять, в разделе Присоединение к конференциям установите флажок Перед присоединением выдать запрос на подтверждение или на выбор другого источника звука.

В начало страницы

Приглашение пользователей, не использующих программу Lync

Пользователи из вашей и других организаций могут присоединяться к собраниям Lync с компьютеров, на которых не установлена программа Lync.

Когда приглашенный пользователь открывает приглашение на собрание и щелкает ссылку Присоединиться к собранию по сети, для него отображаются один или несколько указанных ниже вариантов выбора в зависимости от настроек, заданных в вашей организации или организации приглашенного пользователя.

Параметр присоединения

Другой клиент собрания

Присоединиться к собранию с помощью веб-браузера.

Microsoft® Lync™ Web App

Важно :  Для работы приложения Lync Web App требуется последняя версия подключаемого модуля Microsoft Silverlight для браузера. Если он не установлен, для его установки требуются права администратора.

Загрузить и установить Lync Attendee

Lync 2010 Attendee

Использовать Communicator

Microsoft® Office Communicator 2007 R2 или Microsoft® Office Communicator 2007

Дополнительные сведения см. в разделе Присоединение к собранию с компьютера без Lync Online справки Lync Online на веб-сайте Office.com.

В начало страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×