Разработка шаблона формы для использования в автономном режиме

В этой статье

Общие сведения об автономных формах

Создание подключений к базам данных SQL для автономной работы

Создание подключений к базам данных Access для автономной работы

Создание подключений к библиотекам документов SharePoint для автономной работы

Настройка доступности данных

Выключение автономного режима

Общие сведения об автономных формах

Вам может потребоваться создать шаблон формы Microsoft Office InfoPath, который пользователи смогут заполнять без подключения к сети. Например, вы можете создать шаблон формы для выездного эксперта, оценивающего страховые убытки. В шаблонах форм используются вторичные подключения к данным, благодаря которым информация попадает в форму из внешней базы данных. Оценщику эти данные будут требоваться для заполнения формы. Находясь в офисе с подключением к сети, он может создать форму на основе шаблона, а затем сохранить ее на свой компьютер. После этого на выезде можно будет открыть и заполнить форму без подключения к сети. По возвращении в офис эксперт-оценщик снова подключится к сети и отправит форму.

Формы, сохраненные на компьютере, по умолчанию могут работать без подключения к сети. Когда пользователь создает форму на основе шаблона, InfoPath загружает копию этого шаблона на его компьютер. При открытии формы на основе шаблона в InfoPath в первую очередь проверяется наличие подключения к сети. Если компьютер подключен к сети, проверяется расположение, откуда был загружен шаблон формы, чтобы определить, доступна ли его обновленная версия. Если такая версия имеется, шаблон формы обновляется на компьютере пользователя. При отсутствии подключения к сети используется версия, хранящаяся на компьютере.

Для автономной работы шаблон формы должен храниться на компьютере пользователя, а любые данные, необходимые для заполнения формы (например, элементы списка), должны быть доступны даже без подключения к сети. Данные для этих элементов управления будут передаваться через вторичные подключения к внешнему источнику. Эти данные могут храниться на компьютере пользователя в шаблоне формы или специальном хранилище под названием кэш.

При добавлении вторичного подключения к данным в шаблон формы, запрашивающий сведения из внешнего источника, InfoPath отправляет этому внешнему источнику данных запрос. Результаты запроса впоследствии сохраняются в шаблоне формы. При создании новой формы на основе этого шаблона сохраненные в нем данные становятся доступны пользователю.

Когда же форма использует это вторичное подключение к данным для обновления содержимого списка или поля со списком в соответствии с последней информацией из внешнего источника данных, InfoPath сохраняет результаты запроса в кэше (если компьютер подключен к сети). После этого InfoPath передает данные из кэша на эти элементы управления.

Чтобы открыть автономным пользователям доступ к данным, полученным через вторичное внешнее подключение, вам потребуется выполнить следующие действия (одно или оба):

  • сохраните данные из внешнего источника в шаблоне формы;

  • используйте вторичное подключение к данным при открытии формы.

После настройки вторичного подключения к данным для автономной работы вы можете также настроить шаблон формы на получение последних данных из внешнего источника. Для этого можно ограничить доступность хранящихся в форме сведений определенным сроком, а затем добавить кнопку для получения последней информации.

Сохранение данных в шаблоне формы

Чтобы сохранить в шаблоне формы данные, полученные через вторичное подключение, установите флажок Сохранить копию данных в шаблоне формы в мастере подключения к данным, когда будете создавать вторичное подключение к данным.

Диалоговое окно мастера подключения данных

После этого подключение к данным будет использоваться в InfoPath для получения информации из внешнего источника. Эти данные будут сохраняться в шаблоне формы. Когда пользователь будет создавать новую форму или открывать существующую, основанную на вашем шаблоне, копия шаблона формы, а также хранящиеся в ней данные будут загружаться на его компьютер. Если компьютер пользователя будет подключен к сети во время создания формы, InfoPath начнет получать информацию через внешнее подключение к данным каждый раз, когда форма будет использовать это подключение. Если же при создании формы подключение к сети будет отсутствовать, в InfoPath будут использоваться данные, хранящиеся в шаблоне формы на компьютере.

Поскольку информация была получена при создании подключения к данным, внешний источник данных может быть обновлен к тому времени, когда пользователь будет создавать форму на основе этого шаблона. Если вы хотите, чтобы ваши пользователи получали последние данные из внешнего источника при создании новой формы или открытии существующей, основанной на вашем шаблоне, вам следует настроить использование вторичного подключения к данным при первом открытии формы.

Использование вторичного подключение к данным при открытии формы.

Если вы хотите, чтобы ваши пользователи получали последнюю информацию из внешнего источника данных, а не работали только с данными, хранящимися в шаблоне формы, установите флажок Автоматически извлекать данные при открытии формы в мастере подключения к данным, когда будете создавать вторичное подключение к данным. Последняя страница диалогового окна мастера подключения данных

Когда пользователь будет создавать форму при наличии подключения к сети, это вторичное подключение будет использоваться в InfoPath для извлечения последних данных из внешнего источника. Извлеченные данные будут сохраняться в кэше. При открытии существующей формы, сохраненной на компьютере, в InfoPath будет проверяться подключение к сети. Если компьютер окажется подключен к сети, InfoPath извлечет последние данные из внешнего источника через это подключение к данным. При работе в автономном режиме в InfoPath будут использоваться данные, сохраненные в кэше или шаблоне формы.

Примечание по безопасности : Информация, извлеченная из вторичного источника данных, будет сохранена на компьютере в виде обычного текста. Если вы используете вторичное подключение к данным для извлечения конфиденциальных сведений из внешнего источника, вам может потребоваться выключить эту функцию, чтобы повысить защиту данных от несанкционированного использования на случай потери или кражи компьютера. Если выключить эту функцию, данные будут доступны пользователю только после подключения к сети.

Получение последних данных

Если внешний источник данных регулярно обновляется, вы можете настроить шаблон формы так, чтобы разрешить пользователям получать последнюю информацию через вторичное подключение к данным. Для этого вы можете ограничить доступность данных, которые хранятся в кэше, а затем добавить кнопку извлечения сведений из внешних источников через все вторичные подключения к данным, доступные в форме. Это поможет гарантировать, что все пользователи работают с наиболее актуальной информацией.

Как вариант, вы можете ограничить время хранения сведений, полученных через вторичное подключение к данным, на компьютере пользователя. Диалоговое окно «Параметры формы»

В этом случае информация, полученная через все вторичные подключения к данным, будет доступна в форме только в течение указанного времени. Через определенное количество дней данные перестанут отображаться в форме. После этого вы можете добавить в форму кнопку получения данных, с помощью которой пользователи смогут получать информацию через определенное вторичное подключение к данным или через все вторичные подключения к данным в форме.

Примечание по безопасности : Даже если данные станут недоступны в форме через указанное число дней, они все равно останутся на компьютере пользователя и будут перезаписаны только в том случае, если занимаемое ими место потребуется операционной системе для хранения другой информации.

К началу страницы

Создание подключений к базам данных SQL для автономной работы

Прежде чем добавлять вторичное подключение к базе данных Microsoft SQL Server для шаблона формы, необходимо узнать у администратора базы данных следующие сведения:

  • Имя сервера базы данных, которую вы будете использовать с этим шаблоном формы.

  • Имя базы данных, которая будет использоваться с этим шаблоном формы.

  • Проверка подлинности, требуемая этой базой данных. Для определения прав доступа пользователей к базе данных может использоваться проверка подлинности Microsoft Windows или проверка подлинности SQL Server.

  • Имя таблицы с данными, которые должны загружаться в форму. Это таблица будет считаться главной. Если вы планируете использовать более одной таблицы базы данных, необходимо знать имена этих дочерних таблиц. Также нужно знать имена полей дочерних таблиц, связанных с полями главной таблицы.

  • Можно ли безопасно хранить результаты запроса в форме для автономного использования.

Когда вы узнаете эту информацию, можете выполнить следующие действия, чтобы создать подключение к базе данных SQL для автономной работы.

  1. В меню Сервис выберите пункт Подключения к данным.

  2. В диалоговом окне Подключения к данным нажмите кнопку Добавить.

  3. В мастере создания подключения к данным установите переключатели Создать новое подключение для и Получение данных, а затем нажмите кнопку Далее.

  4. На следующей странице мастера выберите пункт База данных (только Microsoft SQL Server или Microsoft Office Access) и нажмите кнопку Далее.

  5. На следующей странице мастера выберите пункт Выбрать базу данных.

  6. В диалоговом окне Выбор источника данных нажмите кнопку Создать источник.

  7. В списке Выберите тип источника данных, к которому нужно подключиться выберите Microsoft SQL Server и нажмите кнопку Далее.

  8. В поле Имя сервера введите имя сервера, на котором хранится необходимая база данных.

  9. В разделе Учетные сведения выполните одно из следующих действий:

    • Если доступ к базе данных предоставляется на основе учетных данных, используемых в сети Microsoft Windows, установите переключатель Использовать проверку подлинности Windows.

    • Если доступ к базе данных предоставляется на основе имени пользователя и пароля, выданных администратором этой базы данных, установите переключатель Использовать следующие имя пользователя и пароль и введите учетные данные в поля Имя пользователя и Пароль.

  10. Нажмите кнопку Далее.

  11. На следующей странице мастера в списке Выберите базу данных, содержащую нужные сведения выберите необходимую базу данных, установите флажок Подключение к определенной таблице, щелкните имя главной таблицы, а затем нажмите кнопку Далее.

  12. На следующей странице мастера в поле Имя файла введите имя для файла, в котором будут храниться сведения о подключении к данным.

  13. Чтобы сохранить эти настройки, нажмите кнопку Готово.

  14. Добавьте любые другие таблицы, которые требуется использовать в подключении для запроса данных.

    Инструкции

    1. Нажмите кнопку Добавить таблицу.

    2. В диалоговом окне Добавление таблицы или запроса щелкните имя дочерней таблицы, а затем нажмите кнопку Далее. InfoPath попытается сопоставить имена полей в обеих таблицах, чтобы установить отношения. Чтобы не использовать предложенный вариант, выберите отношение и нажмите кнопку Удалить отношение. Чтобы добавить отношение, нажмите кнопку Добавить отношение. В диалоговом окне Добавление отношения щелкните имя каждого необходимого поля в соответствующем столбце, а затем нажмите кнопку ОК.

    3. Нажмите кнопку Готово.

    4. Повторите эти шаги, чтобы добавить другие дочерние таблицы.

  15. Нажмите кнопку Далее.

  16. Если вы хотите, чтобы сведения из вторичного подключения к данным были доступны даже без подключения к сети, установите флажок Сохранить копию данных в шаблоне формы. После этого InfoPath отправит запрос внешнему источнику данных и сохранит его результаты в шаблоне формы.

    Примечание по безопасности : Установив этот флажок, вы сохраните результаты запроса в шаблоне формы. Поскольку данные будут храниться в шаблоне формы, они будут доступны в формах, заполняемых пользователями, даже если у этих людей не будет подключения к сети. Если через это подключение к данным принимается конфиденциальная информация, вы можете отключить эту функцию, чтобы защитить данные на случай утери или кражи компьютера.

  17. Нажмите кнопку Далее.

  18. На следующей странице мастера введите описательное имя для вторичного подключения к данным. Проверьте правильность введенных данных в разделе Сводка. Чтобы ваши пользователи могли использовать вторичное подключение к данным при создании новой формы или открытии существующей, основанной на вашем шаблоне, установите флажок Автоматически извлекать данные при открытии формы.

К началу страницы

Создание подключений к базам данных Access для автономной работы

Прежде чем добавлять для шаблона формы вторичное подключение к базе данных Access, необходимо узнать у администратора базы данных следующие сведения:

  • Имя и расположение базы данных.

    Примечание : Вам также потребуется узнать, доступно ли вашим пользователям расположение в сети, в котором находится база данных. Если другие пользователи сети будут создавать формы на основе этого шаблона, ответ на этот вопрос должен быть положительным.

  • Если ваш шаблон формы будет отправлять базе данных только запросы, вам потребуется знать имя таблицы, из которой будут извлекаться результаты этих запросов. Когда вы настроите подключение к данным для запросов, эта таблица станет считаться главной.

  • Имена других таблиц, из которых могут потребоваться данные для главной таблицы. В большинстве случаев в базах данных уже настроены связи между таблицами. Если вам нужно создать связь между таблицами, вам потребуется знать имена соответствующих полей в каждой из них.

Когда вы узнаете эту информацию, можете выполнить следующие действия, чтобы создать подключение к базе данных Access для автономной работы.

  1. В меню Сервис выберите пункт Подключения к данным.

  2. В диалоговом окне Подключения к данным нажмите кнопку Добавить.

  3. В мастере создания подключения к данным установите переключатели Создать новое подключение для и Получение данных, а затем нажмите кнопку Далее.

  4. На следующей странице мастера выберите пункт База данных (только Microsoft SQL Server или Microsoft Office Access) и нажмите кнопку Далее.

  5. На следующей странице мастера выберите пункт Выбрать базу данных.

  6. В диалоговом окне Выбор источника данных найдите расположение необходимой базы данных.

    Примечание : Если ваша база данных хранится в сетевом расположении, укажите UNC-путь к нему. Не ищите сетевые расположения на подключенных сетевых дисках. Если вы используете такой сетевой диск, формы, созданные на основе этого шаблона, будут искать базу данных на нем. Если у пользователя не будет подключенного сетевого диска, база данных не обнаружится.

  7. Щелкните имя своей базы данных, а затем нажмите кнопку Открыть.

  8. В диалоговом окне Выбор таблицы щелкните главную таблицу, которую хотите использовать, а затем нажмите кнопку ОК.

  9. На следующей странице мастера установите флажок Показать столбцы таблицы.

    По умолчанию все поля таблицы будут добавлены в главный источник данных шаблона формы.

  10. В разделе Структура источника данных снимите флажки для полей, которые не требуется включать в главный источник данных.

    Добавьте другие необходимые таблицы или запросы, которые хотите использовать с этим подключением к данным.

    Инструкции

    1. Нажмите кнопку Добавить таблицу.

    2. В диалоговом окне Добавление таблицы или запроса щелкните имя дочерней таблицы, а затем нажмите кнопку Далее. InfoPath попытается сопоставить имена полей в обеих таблицах, чтобы установить отношения. Чтобы не использовать предложенный вариант, выберите отношение и нажмите кнопку Удалить отношение. Чтобы добавить отношение, нажмите кнопку Добавить отношение. В диалоговом окне Добавление отношения щелкните имя каждого необходимого поля в соответствующем столбце, а затем нажмите кнопку ОК.

    3. Нажмите кнопку Готово.

    4. Повторите эти шаги, чтобы добавить другие дочерние таблицы.

  11. Нажмите кнопку Далее.

  12. Чтобы сделать сведения из вторичного подключения к данным доступными даже без подключения к сети, установите флажок Сохранить копию данных в шаблоне формы. После этого InfoPath отправит запрос внешнему источнику данных и сохранит его результаты в шаблоне.

    Примечание по безопасности : Установив этот флажок, вы сохраните результаты запроса в шаблоне формы. Поскольку данные будут храниться в шаблоне формы, они будут доступны в формах, заполняемых пользователями, даже если у этих людей не будет подключения к сети. Если через это подключение к данным принимается конфиденциальная информация, вы можете отключить эту функцию, чтобы защитить данные на случай утери или кражи компьютера.

  13. Нажмите кнопку Далее.

  14. На следующей странице мастера введите описательное имя для вторичного подключения к данным. Проверьте правильность введенных данных в разделе Сводка. Чтобы ваши пользователи могли использовать вторичное подключение к данным при создании новой формы или открытии существующей, основанной на вашем шаблоне, установите флажок Автоматически извлекать данные при открытии формы.

К началу страницы

Создание подключений к библиотекам документов SharePoint для автономной работы

Прежде чем добавлять для шаблона формы вторичное подключение к данным, необходимо узнать у администратора веб-узла следующие сведения.

  • Местоположение веб-сайта Microsoft Windows SharePoint Services и разрешения, необходимые для доступа к нему.

  • Подтверждение, что веб-сайт настроен таким образом, что пользователи могут получать данные из библиотеки или списка документов.

  • Подтверждение возможности хранения данных из библиотеки или списка документов на компьютерах пользователей для автономного использования.

Когда вы узнаете эту информацию, можете выполнить следующие действия, чтобы создать подключение к базе данных Access для автономной работы.

  1. В меню Сервис выберите пункт Подключения к данным.

  2. В диалоговом окне Подключения к данным нажмите кнопку Добавить.

  3. В мастере создания подключения к данным установите переключатели Создать новое подключение для и Получение данных, а затем нажмите кнопку Далее.

  4. На следующей странице мастера выберите пункт Библиотека или список SharePoint и нажмите кнопку Далее.

  5. На следующей странице мастера введите URL-адрес веб-узла SharePoint с библиотекой или списком документов и нажмите кнопку Далее.

  6. На следующей странице мастера в списке Выберите список или библиотеку щелкните список или библиотеку, которую требуется использовать, и нажмите кнопку Далее.

  7. На следующей странице мастера установите флажки рядом с полями, из которых данные будут передаваться шаблону формы. Если шаблон формы будет опубликован в библиотеке документов, и формы, основанные на этом шаблоне, должны извлекать метаданные формы, установите флажок Включить данные только для активной формы.

  8. Нажмите кнопку Далее.

  9. Чтобы сделать сведения из вторичного подключения к данным доступными даже без подключения к сети, установите флажок Сохранить копию данных в шаблоне формы. После этого InfoPath отправит запрос внешнему источнику данных и сохранит его результаты в шаблоне формы.

    Примечание по безопасности : Установив этот флажок, вы сохраните результаты запроса в шаблоне формы. Поскольку данные будут храниться в шаблоне формы, они будут доступны в формах, заполняемых пользователями, даже если у этих людей не будет подключения к сети. Если через это подключение к данным принимается конфиденциальная информация, вы можете отключить эту функцию, чтобы защитить данные на случай утери или кражи компьютера.

  10. Нажмите кнопку Далее.

  11. На следующей странице мастера в поле введите описательное имя для вторичного подключения к данным, а затем проверьте правильность информации в разделе Сводка.

  12. Чтобы ваши пользователи могли использовать вторичное подключение к данным при создании новой формы или открытии существующей, основанной на этом шаблоне, установите флажок Автоматически извлекать данные при открытии формы.

К началу страницы

Настройка доступности данных

Если ваш внешний источник данных регулярно обновляется, вы можете настроить шаблон формы на предоставление доступа к любым кэшированным данным. Эти данные будут доступны формам на основе этого шаблона ограниченное число дней (в соответствии с расписанием обновления внешнего источника данных). Ограничивая время доступности, вы требуете от пользователей регулярно получать новые данные из внешнего источника.

Для этого вы можете добавить в шаблон формы кнопку, с помощью которой пользователи будут обновлять информацию через все вторичные подключения к данным, используемые в этом шаблоне.

Примечание : Если вы добавите кнопку для обновления подключения к данным, сообщите своим пользователям, что ее следует нажимать только при наличии подключения к сети.

Указание срока доступности кэшированных данных

Этот параметр относится ко всем вторичным подключениям к данным в шаблоне формы.

  1. В меню Сервис выберите пункт Параметры формы.

  2. В диалоговом окне Параметры формы в списке Категория выберите пункт Автономный режим.

  3. В разделе Автономный режим установите флажок Сохранять данные, возвращенные по запросам, для использования в автономном режиме.

  4. Установите переключатель Срок хранения запросов (в днях).

  5. Выберите в списке, сколько дней кэшированные данные будут доступны в форме.

Добавление кнопки для обновления подключения к данным

  1. Если для шаблона формы используется несколько представлений, в меню Вид щелкните Имя представления, чтобы перейти к представлению с элементом управления, в котором вы хотите отображать данные из вторичного источника.

  2. Если область задач Элементы управления не отображается, щелкните Другие элементы управления в меню Вставка или нажмите клавиши ALT+I, C.

  3. Перетащите элемент управления — кнопку на шаблон формы.

  4. Дважды щелкните кнопку, добавленную к шаблону формы.

  5. Перейдите на вкладку Общие.

  6. В списке Действие выберите Обновить.

  7. В поле Надпись введите текст, который должен отображаться на кнопке.

  8. Нажмите кнопку Параметры .

  9. В диалоговом окне Обновить выполните одно из следующих действий:

    • Чтобы при помощи кнопки получать последнюю информацию через это подключение к данным, выберите пункт Один дополнительный источник данных.

    • Чтобы при помощи кнопки получать последнюю информацию через все вторичные подключения к данным, выберите пункт Все дополнительные источники данных.

  10. В списке Выберите дополнительный источник данных выберите дополнительный источник данных, привязанный к подключению для запроса данных.

  11. Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть все открытые диалоговые окна.

  12. Чтобы проверить изменения, нажмите кнопку Просмотр на стандартной панели инструментов или нажмите клавиши CTRL+SHIFT+B.

К началу страницы

Выключение автономного режима

В некоторых случаях вам может потребоваться создать шаблон, формы на основе которого пользователи смогут заполнять только при наличии подключения к сети. Например, если в вашем шаблоне формы используются подключения к внешним источникам данных с конфиденциальными сведениями, вы можете настроить его так, чтобы формы заполнялись только при установленном подключении. Таким образом вы защитите информацию на случай утери или кражи компьютера, поскольку данные будут храниться не на нем.

Чтобы пользователи могли заполнять форму только при наличии подключения к сети, сделайте следующее.

  1. В меню Сервис выберите пункт Параметры формы.

  2. В диалоговом окне Параметры формы в списке Категория выберите пункт Автономный режим.

  3. В разделе Автономный режим снимите флажок Разрешить пользователям заполнять эту форму в случае недоступности данных.

К началу страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×