Разработка области сведений о документе с помощью InfoPath

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

В этой статье описывается использование Microsoft Office InfoPath для разработки области сведений о документе, которая связана с документами Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 и Microsoft Office PowerPoint 2007.

В этой статье

Общие сведения об областях сведений о документах

Разработка области сведений о документе

Создание или изменение специальной области сведений о документе для типа содержимого SharePoint

Добавление в документ специальной области сведений о документе

Общие сведения об областях сведений о документах

Область сведений о документе, которая отображается в документах Office Word 2007, Office Excel 2007 и Office PowerPoint 2007, позволяет пользователям просматривать и изменять свойства отдельного файла или типа содержимого, сохраненного на сервере управления документами, например веб-узле рабочей области для документов или библиотеки, основанной на компоненте Windows SharePoint Services 3.0. Эти свойства, также известные как метаданные, являются сведениями о файле, описывающими или определяющими его. Пользователи могут использовать эти свойства для организации, идентификации и поиска документов.

Область сведений о документе представляет собой Microsoft Office InfoPath 2007 форму, размещенные и отображаются в документе. InfoPath, установленных на компьютере для просмотра сведений о документе в документе выпуск 2007 системы Microsoft Office не требуется, но необходимо Office InfoPath 2007 позволяет создавать или настраивать панели сведений о документе. Например если вы хотите настроить область сведений о документе для отображения данных из внешних ресурсов, таких как веб-службы, Office InfoPath 2007 необходимо использовать для разработки этой области сведений о документе.

Путем настройки области сведений о документе, можно также добавлять бизнес-логики, таких как проверка данных или добавить настраиваемые свойства, которые важны для вашей организации. Кроме того создавая блока шаблона, которое будет содержать стандартные поля, можно организовать эффективное повторное использование панели сведений о документе в 2007 Office (выпуск) различных типов документов в организации.

К началу страницы

Разработка области сведений о документе

При разработке настраиваемой области сведений о документе, его можно использовать с несколькими документами из Office Word 2007, Office Excel 2007 и Office PowerPoint 2007 или можно создать несколько областей сведений о документе. Например некоторые документы, связанные с конкретным проектом, можно с помощью уникальных полей для панели сведений о документе, которые используются в только те документы.

Даже если ваша организация использует несколько областей сведений о документе, каждый может содержать несколько общих свойств. Легко повторно использовать общие свойства при разработке области сведений о документе, рассмотрите возможность использования блоков шаблона. Путем создания и использования блоков шаблона, можно обеспечить этого ключа метаданных для вашей организации используется согласованное тона, структуру и поведение. Например ваша организация может потребоваться каждой области сведений о документе для включения поле с именем должность помимо автора. Разработка блока шаблона, который использует эти стандартные поля, позволяет легко повторно использовать блок шаблона в нескольких панелей сведений о документе.

В описании следующей процедуры показывается, как разработать область сведений о документе для использования с документами приложений, входящих в 2007 Office (выпуск).

  1. В меню Файл выберите пункт Создание шаблона формы.

  2. В разделе Создать новый диалогового окна Создание шаблона формы щелкните Шаблон формы.

  3. В коллекции На основе щелкните Пусто, а затем нажмите кнопку OK. Это позволит приложению InfoPath определить источник данных при разработке шаблона формы.

    Шаблон формы можно также основывать на XML-документе или XML-схеме, например на свойствах Dublin Core. Кроме того, шаблон формы можно разрабатывать с помощью веб-службы, базы данных или настроек в библиотеке подключения данных. Сведения о разработке шаблона формы на основе источника данных содержатся в разделе См. также.

  4. Разработайте шаблон формы, чтобы использовать его в качестве области сведений о документе.

    Путем создания части шаблона, содержащей общие поля, можно согласовывать эффективное повторное использование областей сведений о документах в разных типах документов приложений, входящих в 2007 Office (выпуск), в организации. Если часть шаблона создана и добавлена в область задач Элементы управления, часть шаблона можно вставить в шаблон формы, используя для этого следующую процедуру.

    1. Поместите курсор в шаблон формы там, где хотите вставить часть шаблона.

    2. Если область задач Элементы управления не отображается, щелкните Другие элементы управления в меню Вставка или нажмите клавиши ALT+I, C.

    3. В разделе настраиваемая списка Добавить элементы управления выберите имя блока шаблона, который нужно добавить.

      Часть шаблона появится внутри элемента управления раздела шаблона формы. Можно узнать блока шаблона в шаблоне формы, так как слова раздела (часть шаблона: имя) отображаются в виде подписи раздела, где имя — имя шаблона файла часть.

      Метка в шаблоне формы, указывающая на наличие части шаблона

  5. Переименуйте представление по умолчанию и любые другие представления в шаблоне формы.

    Как это сделать?

    1. В меню Вид выберите команду Управление представлениями.

    2. В области задач Представления выберите представление, которое хотите переименовать, а затем щелкните Свойства представления.

    3. Перейдите на вкладку Общие.

    4. В поле Имя представления введите новое имя представления.

    Примечание : Даже если шаблон формы содержит только одно представление, следует присвоить представлению понятное имя, например Настраиваемые свойства, так как имя представления отображается в списке Параметры и представления свойств, когда в документе просматривается область сведений о документе.

  6. Опубликуйте область сведений о документе в общей сетевой папке.

    Как это сделать?

    1. В меню Файл выберите команду Опубликовать.

    2. В мастере публикаций выберите вариант В сетевой папке, а затем нажмите кнопку Далее.

    3. На следующей странице мастера нажмите кнопку Обзор.

    4. Перейдите в общую сетевую папку, в которой хотите опубликовать шаблон формы, а затем нажмите кнопку OK.

    5. На следующей странице мастера убедитесь, что в поле Имя шаблона формы правильно указаны путь и имя шаблона формы, а затем нажмите кнопку Далее.

    6. На следующей странице мастера при наличии альтернативного пути для этой общей сетевой папке, например общедоступного единообразно ресурса указателя (URL-адрес), введите путь в поле и нажмите кнопку Далее.

    7. На следующей странице мастера нажмите кнопку Опубликовать.

      Если шаблон формы успешно опубликован, на следующей странице мастера будет выведено подтверждение.

    Область сведений о документе можно также опубликовать на узле SharePoint. Сведения о публикации на узле SharePoint содержатся в разделе См. также.

К началу страницы

Создание или изменение специальной области сведений о документе для типа содержимого SharePoint

При создании типа содержимого узла на основе типа содержимого документа или типа содержимого столбцов Dublin Core, которое доступно на серверах с работающим программным обеспечением Microsoft Office SharePoint Server 2007, автоматически создается область сведений о документе для отслеживания свойств SharePoint. Можно воспользоваться Office InfoPath 2007, чтобы настроить этот тип области сведений о документе таким же способом, каким настраивается любой шаблон формы InfoPath. Например, область сведений о документе можно настроить, выполнив одну или несколько из следующих процедур:

  • Добавление функций, таких как проверка данных или условное форматирование.

  • Добавление подключения дополнительных данных в область сведений о документе, а затем добавление элементов управления, которые отображают данные из полей в источнике данных.

  • Создание нового представления, а затем добавление части шаблона, содержащей общие поля, которые могут использоваться в организации для отслеживания данных.

    Примечание : Когда область сведений о документе основана на схеме типа содержимого SharePoint, невозможно настроить область сведений о документе путем добавления полей, не являющихся частью этой схемы. Чтобы добавить поля в схему типа содержимого или удалить их оттуда, необходимо добавить столбцы в тип содержимого или удалить их оттуда.

Создание или изменение специальной области сведений о документе

  1. В меню Файл выберите пункт Создание шаблона формы.

  2. В разделе Создать новый диалогового окна Создание шаблона формы щелкните Шаблон формы.

  3. В списке На основе выберите XML или схема, а затем нажмите кнопку OK.

    Примечание : Не устанавливайте флажок Включить только возможности, совместимые с веб-обозревателем, так как область сведений о документе будет отображаться только как часть документа приложения, входящего в 2007 Office (выпуск), а не как часть веб-страницы.

  4. В мастере источников данных введите URL-адрес для сервера SharePoint и нажмите кнопку Далее.

  5. В списке Выберите список или веб-узел выберите имя требуемого типа содержимого и нажмите кнопку Далее.

  6. Нажмите кнопку Готово.

    Откроется область сведений о документе для схемы типа содержимого.

  7. Внесите требуемые изменения в область сведений о документе, а затем сохраните шаблон формы.

    Примечание : Так как область сведений о документе основана на схеме типа содержимого, которая является основным источником данных для шаблона формы, область сведений о документе невозможно настраивать путем добавления полей, не являющихся частью схемы. Чтобы выполнить добавление или удаление полей в области сведений о документе путем добавления новых полей в схему типа содержимого, следует осуществить добавление или удаление столбцов в типе содержимого.

  8. В меню Файл щелкните Опубликовать.

  9. В Мастере публикаций щелкните Как шаблон области сведений о документе для типа содержимого списка или узла SharePoint (рекомендуется), а затем нажмите кнопку Далее.

    Примечание : Элемент управления Как шаблон области сведений о документе для типа содержимого списка или узла SharePoint (рекомендуется) появится на этой странице только в том случае, если на шаге 3 в списке выбран пункт XML или схема.

  10. На следующей странице мастера нажмите кнопку Опубликовать.

    Если шаблон формы успешно опубликован, на следующей странице мастера будет выведено подтверждение.

К началу страницы

Добавление в документ специальной области сведений о документе

После создания настраиваемой области сведений о документе, необходимо связать ее с документом, прежде чем вы сможете использовать. Чтобы сделать это, необходимо активировать вкладку " Разработчик " на ленте в программы, которую вы хотите использовать область сведений о документе. Затем вы можете указать расположение области сведений о документе с помощью URL, UNC или URN путь к файлу. Кроме того можно выбрать для отображения области сведений о документе по умолчанию при открытии документа. Можно также выбрать ли настраиваемые свойства, которые вы создали, отображаются по умолчанию при открытии документа.

В описании следующей процедуры объясняется, как связать область сведений о документе с документом для Office Word 2007, Office Excel 2007 и Office PowerPoint 2007.

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем щелкните Имя программы: параметры, где Имя программы — это имя программы, в которой осуществляется работа. Например, щелкните Word: параметры.

  2. В диалоговом окне Имя программы: параметры щелкните Основные, установите флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте, а затем нажмите кнопку OK.

    Лента является частью компонента Пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent

  3. Откройте на ленте Office Fluent вкладку Разработчик, а затем щелкните Панель документа.

  4. В диалоговом окне Область сведений о документе в разделе Укажите настраиваемый шаблон (URL, UNC или URN): введите местоположение области сведений о документе, которую хотите добавить в документ.

  5. Чтобы отобразить в документе специальные свойства по умолчанию, в списке Отображать по умолчанию выберите Настраиваемые свойства.

  6. Чтобы область сведений о документе отображалась по умолчанию, установите флажок Всегда показывать область сведений о документе при открытии и начальном сохранении документа.

Кроме Просмотр или изменение свойств в панели сведений о документе в документах для Office Word 2007, Office Excel 2007 и Office PowerPoint 2007, в Office Word 2007 пользователи могут добавлять свойства из области сведений о документе как свойства элементов управления в самом документе. Например несколько экземпляров адрес организации можно добавлять в свойства элементов управления в документе. Эти элементы управления свойство будет обновляться при изменении сведения в области сведений о документе.

Дополнительные сведения о добавлении свойств в документ Office Word 2007 содержатся в разделе См. также.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×