Разработка базы данных

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержки. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, например сведения о заказчиках. Тогда достаточно будет обновить конкретные данные, такие как адрес, только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.

Правильно спроектированная база данных обычно содержит разнообразные запросы, позволяющие отображать нужную информацию. В запросах может выводиться подмножество данных, например перечень заказчиков из Петербурга, или комбинированные данные из нескольких таблиц, например сведения о заказах совместно со сведениями о заказчиках.

A query with fields from two tables

Выноска 1 Этот запрос возвращает код заказа, название компании, Город и сведения о дате, необходимые для клиентов в Москве заказы, выполнить в апреле.

Результаты из базы данных — - форм и страницы доступа к данным, который вы хотите использовать, и отчеты нужно распечатать —-не обязательно предоставляет сведения о том, как следует структуре таблиц в базе данных, так как часто создают страницы формы, отчеты и данные access на основе запросов вместо таблиц.

Прежде чем использовать Microsoft Access к фактической разработке таблиц, запросов, форм и других объектов, рекомендуется предварительно спланировать структуру на бумаге. Полезно также ознакомиться с уже разработанными базами данных, похожи на то, что вы разрабатываете или можно открыть образец базы данных Northwind, а затем откройте окно отношений изучить его макет.

Разработка базы данных разбивается на следующие основные этапы.

Определите назначение базы данных

На первом этапе разработки базы данных необходимо определить ее назначение и как она будет использоваться.

  • Посоветуйтесь с будущими пользователями базы данных. Вместе с ними сформулируйте вопросы, ответы на которые вы и они хотите получать с помощью базы данных.

  • Создайте эскизы отчетов, которые хотелось бы получить.

  • Соберите формы, которые вы уже используете для ввода данных.

По мере определения предназначения базы данных начнет формироваться перечень необходимых данных. Зная это, можно определить, какие фактические данные следует сохранять в базе данных и по каким темам распределяются эти данные. Темам должны соответствовать таблицы, а данным — поля (столбцы) в этих таблицах.

Определение полей, которые необходимо использовать в базе данных

Каждое поле содержит определенные фактические данные. Например, может потребоваться следующая информация о заказчиках: название компании, адрес, город, страна и номер телефона. Для каждого типа сведений следует создать отдельное поле. При составлении схемы полей, учитывайте следующее.

  • Включайте все необходимые сведения.

  • Разбивайте информацию на минимальные логические компоненты. Например, имена сотрудников удобно разбить на два поля, «Имя» и «Фамилия», что облегчит сортировку по фамилиям.

  • Не создавайте поля для данных, состоящих из нескольких элементов. Например, если создать в таблице «Поставщики» поле «Товары», содержащее перечень всех товаров этого поставщика, будет трудно найти поставщиков, поставляющих конкретный товар.

  • Отказ от включения производные или вычисленной данные (данные, являющееся результатом выражение ). Например при наличии поля UnitPrice "и" количество не создать дополнительные поля, Перемножает значения этих полей.

  • Не создавайте поля, содержащие аналогичные данные. Например, если создать в таблице «Поставщики» поля «Товар1», «Товар2» и «Товар3», будет трудно найти поставщиков, поставляющих конкретный товар. Кроме того, придется изменять структуру базы данных, если появится поставщик, предлагающий четыре товара. Достаточно будет одного поля для товаров, если поместить это поле в таблицу «Товары», а не в таблицу «Поставщики».

Определение таблиц, которые необходимо использовать в базе данных

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Список нужных полей подскажет, какие требуются таблицы. Например, если будет использоваться поле «ДатаНайма», оно принадлежит теме сведений о сотрудниках, т. е. должно содержаться в таблице «Сотрудники». Потребуются также таблицы «Клиенты», «Товары» и «Заказы».

Определить, какая таблица принадлежит каждое поле

При решении вопроса, к какой таблице должно относиться каждое поле, необходимо учитывать следующие принципы разработки.

  • Включайте каждое поле только в одну таблицу.

  • Не включайте поле в таблицу, если в результате его добавления одни и те же данные будут появляться в нескольких записях этой таблицы. Если оказывается, что поле таблицы содержит много повторяющихся данных, это поле, вероятно, помещено не в ту таблицу.

    Например если поместить поле, содержащее адрес клиента в таблице «Заказы», эти сведения будут повторяться в более чем одна запись Если клиента, скорее всего, будут помещать более одного заказа. Тем не менее если вы поместите поле адреса в таблице «Клиенты», отображается только один раз. В этом отношении таблицы в База данных Microsoft Access отличается от таблицы в базе данных плоских файлов, например электронной таблицы.

    Данные, хранящиеся только в одной таблице, обновляются только один раз. Это более эффективно и, кроме того, исключает возможность дублирования записей, содержащих разные сведения.

Определите поле или поля с уникальными значениями в каждой записи

В противном случае Microsoft Access для подключения к данным, которые хранятся в отдельных таблицах — например, чтобы соединить заказы клиентов клиента — каждой таблицы в базе данных необходимо включить поле или набор полей, однозначно определяет каждую запись в таблице. Поле или набор полей называется первичный ключ.

Определить связи между таблицами

Теперь, разбиения сведений по таблицам и определенные поля первичный ключ, вам нужен способ Расскажите Microsoft Access, как объединять связанные сведения обратно снова понятное способами. Чтобы сделать это, можно определить связи между таблицами.

Может оказаться полезным изучить связи в существующей базе данных с хорошо организованной структурой, например в учебной базе данных «Борей».

Усовершенствование структуры базы данных

После создания нужных таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

Создайте таблицы в Microsoft Access, создайте между ними связи и введите в таблицы достаточный объем данных для проверки структуры. Чтобы проверить связи в базе данных, посмотрите, удается ли создать запросы для получения нужных сведений. Создайте черновые формы и отчеты и посмотрите, отображаются ли в них те данные, что ожидалось. Найдите излишние повторы данных и исключите их.

Ввод данных и создание других объектов базы данных

Если вы уверены, структуры таблиц соответствует принципам проектирования, описанным здесь, а затем пора стесняйтесь и добавление существующих данных с таблицами. Затем можно создать другие объекты базы данных —-запросов, форм, отчетов, страниц доступа к данным, макросы и модули.

Использование средств анализа Microsoft Access

Microsoft Access включает два средства, которые помогут вам настроить структуру База данных Microsoft Access.

  • Мастер анализа таблиц позволяет проанализировать структуру таблицы, предложить подходящие новые структуры и связи, а также разделить таблицу на новые связанные таблицы, если это имеет смысл.

  • Анализатор быстродействия исследует всю базу данных и дает рекомендации по ее улучшению. Мастер может также выполнить эти рекомендации.

Дополнительные сведения о разработке базы данных в Access читайте в статье базы знаний где искать информацию о создании баз данных в Accessгде искать информацию о создании баз данных в Access.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×