Работа с сайтом центра отчетов

Microsoft Office SharePoint Server 2007 включает шаблон сайта центра отчетов, на основе которого можно создать сайт, предназначенный для управления отчетами, вывода данных бизнес-аналитики и работы с ними. Организации могут создавать сайт центра отчетов для обеспечения централизованного доступа к данным бизнес-аналитики. Сайты, созданные на основе такого шаблона, упрощают:

  • управление электронными таблицами, отчетами и подключениями к данным;

  • создание ключевых индикаторов производительности для измерения достижения бизнес-целей;

  • отображения бизнес-данных на динамический персонализированной панели мониторинга.

В зависимости от потребностей бизнеса можно создать сайт центра отчетов для всей организации или для определенных групп, которым необходимо работать с бизнес-данными.

Примечание : В данной статье в качестве примера используется сайт SharePoint, созданный компанией Adventure Works, вымышленной организацией, которая производит велосипеды, детали велосипедов и аксессуары для велосипедов.

В компании Adventure Works отдел продаж использует сайт центра отчетов для создания, отслеживания, совместного использования и хранения данных о продажах и финансах. Участники группы работают с книгами Microsoft Office SharePoint Server 2007Microsoft Office Excel 2007, опубликованными на сайте центра отчетов, например с интерактивными отчетами, с помощью служб Excel — технологии Microsoft Office SharePoint Server 2007Microsoft Office Excel 2007Office SharePoint Server 2007. Они также могут отслеживать ход продаж с помощью наблюдения за ключевыми индикаторами производительности и просмотра данных о продажах на индивидуально настроенных панелях мониторинга. На рисунке ниже представлена начальная страница сайта центра отчетов, который был настроен для вывода веб-части ключевых индикаторов производительности с информацией о продажах за квартал.

Центр отчетов продаж

Управление электронными таблицами, отчетами и подключениями к данным

Сайт центра отчетов включает несколько функций, которые помогают организовать не только отчеты, но также подключения к внешним источникам данных, которые могут использовать эти отчеты.

Библиотека отчетов

Библиотека отчетов на сайте центра отчетов позволяет централизованно создавать и сохранять как отчеты (книги Microsoft Office SharePoint Server 2007Microsoft Office Excel 2007Office SharePoint Server 2007Office Excel 2007), так и страницы панели мониторинга. Отчеты и страницы панели мониторинга — это типы содержимого, доступные по умолчанию в библиотеке отчетов. При публикации книги Excel в библиотеку отчетов центра отчетов ее можно открывать в браузере с помощью щелчка мыши. Это обеспечивает удобный способ просмотра книги, не требующий ее добавления на страницу веб-частей. На следующем рисунке представлен отчет в окне браузера.

Отчет в окне браузера

Страницы панели мониторинга содержат одну или несколько веб-частей, таких как веб-части бизнес-данных, веб-клиента Excel или ключевых индикаторов производительности, которые можно фильтровать, что обеспечивает единое, но гибкое представление данных и содержимого из различных источников. Библиотека отчетов позволяет легко управлять множеством отчетов и панелей мониторинга. На рисунке ниже показано меню Вид библиотеки отчетов, которое можно применять для фильтрации с целью вывода отчетов, страниц панели мониторинга или всего содержимого библиотеки.

Просмотр текущих отчетов

Библиотека подключений к данным

Сайт центра отчетов также включает библиотеку подключений к данным — специальную библиотеку документов SharePoint, которая упрощает хранение, защиту, совместное использование файлов подключений данных (ODC-файлов), а также управление такими файлами. ODC-файл — это файл подключения данных, в котором сведения о подключении к внешним источникам данных, например бизнес-приложениям и базам данных, хранятся в виде HTML и XML. Можно просмотреть или изменить содержимое ODC- файла в любом текстовом редакторе.

Например, если в организации есть книги Excel, которые подключаются к информации в одном или нескольких внешних источниках данных, таких как база данных или куб OLAP, подключения данных содержат сведения о том, как находить внешний источник данных, входить в него, опрашивать его и получать к нему доступ. Хотя такие сведения можно хранить в самой книге, часто они хранятся в ODC-файле, особенно если данные используются многими пользователями, а сведения о подключении необходимо обновлять. Сохранение ODC-файлов в библиотеке подключений к данным на сайте центра отчетов обеспечит централизованное хранение всех нужных файлов подключений данных, что упростит управление ими, их обновление и повторное использование в новых отчетах. На рисунке ниже показаны файлы в библиотеке подключений к данным.

Библиотека подключений к данным

Календарь отчета и справочная библиотека

Сайт центра отчетов также предоставляет дополнительные средства для управления отчетами и данными бизнес-аналитики. Можно использовать календарь отчета для планирования процесса создания отчетов или оповещения о частоте создания и обновления отчетов. Справочную библиотеку можно применять для хранения и совместного использования информации, связанной с процессами, которая предназначена для пользователей сайта.

Вывод сведений о целях и состоянии с помощью ключевых индикаторов производительности

Ключевой индикатор производительности — это понятный графический индикатор, который указывает на ход выполнения по отношению к предопределенному измерению или цели. Ключевые индикаторы производительности являются ценным средством, которое позволяет рабочим группам, руководителям и предприятиям быстро оценивать свой прогресс в достижении измеримых целей.

Например, ключевой индикатор производительности может использовать значки светофора для указания того, выполняется ли определенный план в срок, с опережением или с отставанием. Отдел продаж компании Adventure Works применяет список ключевых показателей производительности для отслеживания квартальных целей продаж. Если общий объем продаж для определенного квартала превышает заданную цель, отображается зеленый значок. Если объем продаж ниже минимальной цели, выводится красный значок. Если объем соответствует целям, показывается желтый значок. На рисунке ниже представлена веб-часть ключевых индикаторов производительности, которая выводится данные о продажах за квартал на начальной странице сайта центра отчетов отдела продаж.

Ключевой индикатор производительности продаж за квартал

Ключевые индикаторы производительности повышают скорость и эффективность оценки достижения важнейших бизнес-целей. Без них сотрудникам и руководителям требуется затрачивать значительные усилия и время на извлечение данных о производительности и их сравнение с целями, а также на представление данных руководству. Очень трудно своевременно получать сведения о состоянии без возможности быстро и автоматически оценивать актуальные данные. С ключевыми индикаторами производительности пользователи, которым требуется узнать текущую производительность, могут быстро взглянуть на отчет на сайте компании или даже просмотреть соответствующие индикаторы на своих личных сайтах.

Ключевые индикаторы производительности подключаются к бизнес-данным из различных источников, а затем выводят эти данные с помощью веб-частей в виде списка ключевых индикаторов производительности или подробного представления одного ключевого индикатора производительности. Эти веб-части можно добавить на панели мониторинга сайта центра отчетов или выводить в других спискам и на других сайтах. Каждый индикатор получает одно значение из источника данных (для одного свойства или путем вычисления среднего значения для выбранных данных), а затем сравнивает его с заданным значением. Так как при этом вычисляются значения на основе диапазона данных, а не выводится список данных, ключевые индикаторы производительности обычно более полезны при измерении производительности для нескольких групп или проектов. Тем не менее их можно использовать для оценки деятельности отдельного сотрудника путем вычисления соответствующего ему диапазона данных, таких как список продаж.

Чтобы создать ключевой индикатор производительности, сначала необходимо создать список, в который необходимо добавить один или несколько таких индикаторов. Можно создать новые индикаторы в списке, используя следующие данные:

  • данные в списках SharePoint;

  • данные в книгах Excel;

  • данные из служб аналитики Microsoft SQL Server 2005;

  • сведения, введенные вручную.

Создание динамических визуальных панелей мониторинга

Панели мониторинга — это специальные страницы веб-частей, на которых отображаются бизнес-данные из различных источников. На панелях мониторинга могут отображаться как отчеты, так и ключевые индикаторы производительности для бизнес-данных и бизнес-процессов организации. Данные, отображаемые на панели мониторинга, могут фильтроваться автоматически или на основе свойств, выбранных пользователями, что позволяет выполнять сравнительны анализ данных в организации.

Панели мониторинга состоят из веб-частей бизнес-данных и подключенных к ним веб-частей фильтра. Некоторые веб-части фильтра фильтруют данные автоматически, тогда как другие позволяют пользователям вводить значения и выбирать их из списка, а затем применять их путем нажатия кнопки Применить фильтр на странице. Кнопка Применить фильтр реализована в качестве другой веб-части, которую не видно на панели инструментов, пока на страницу не добавлен по крайней мере один фильтр со значениями, заданными пользователем. Кнопка Применить фильтр и пользовательские фильтры выводятся в специальной зоне фильтра в шаблоне панели мониторинга.

На следующем рисунке показана панель мониторинга "Продажи" на сайте центра отчетов отдела продаж Adventure Works. Она включает веб-часть ключевых индикаторов производительности и сведения отчетов в веб-части веб-клиента Microsoft Excel.

Панель мониторинга продаж

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×