Работа с задачами проекта в Диспетчере контактов

Чтобы упростить выполнение бизнес-проекта, вы можете разбить его на ряд отдельных задач, определить порядок их выполнения и назначить их участникам группы.

Для каждой задачи можно назначить дату начала и дату выполнения. В ходе работы над задачей можно обновлять ее состояние. Используя эту информацию, вы можете отобразить бизнес-проект в виде линейчатой диаграммы, расположенной на временной шкале. Это позволяет визуально оценить, какая часть работы уже выполнена и что еще осталось сделать.

Из этой статьи вы узнаете, как создавать, назначать, обновлять и отслеживать задачи проекта.

Дополнительные сведения об удалении записей, в том числе задач проекта, см. в статье Удаление записей Диспетчера контактов.

В этой статье

Создание и назначение задачи проекта

Обновление назначенной вам задачи проекта

Отслеживание задач, связанных с бизнес-проектом

Отображение задач проекта в диаграмме на временной шкале

Создание и назначение задачи проекта

Бизнес-проект часто состоит из нескольких задач. Например, при подготовке маркетинговой презентации это могут быть следующие задачи:

  • подбор помещения для проведения мероприятия;

  • обеспечение участников напитками и легкими закусками;

  • разработка, печать и распространение маркетинговых материалов.

Эти задачи можно назначить любому пользователю, которому предоставлен общий доступ к базе данных Диспетчера контактов.

Примечание : С задачами проекта невозможно связать файлы или сообщения электронной почты, но можно вложить их, а также другие элементы, в разделе "Заметки" записи задачи проекта.

Создание задачи проекта

  1. В области навигации в разделе Диспетчер контактов щелкните Управление проектами.

  2. На ленте в группе Создать нажмите кнопку Создать задачу проекта.

Заполнение формы задачи проекта

Форма задачи проекта содержит страницы Общие и Подробности. По умолчанию отображается страница "Общие".

Страница "Общие"

Это представление используется для записи сведений о задаче проекта: кому назначена задача проекта, бизнес-проект, с которым она связана, дата выполнения и состояние.

Раздел "Сведения о задаче проекта"
  1. В поле Тема (обязательно для заполнения) введите имя задачи проекта.

  2. Назначьте задачу проекта участнику группы или сотруднику.    Щелкните имя человека в списке Назначено.

    Примечание : В списке Назначено содержатся имена сотрудников, которым предоставлен общий доступ к базе данных Диспетчера контактов. Дополнительные сведения о предоставлении общего доступа к базе данных см. в статье Совместное использование данных Диспетчера контактов с другими пользователями.

Раздел "Связанный проект"
  1. Нажмите кнопку Связать с, чтобы выбрать бизнес-проект, с которым связана данная задача проекта (обязательное значение).

    Примечание :  Задачу проекта можно связать только с одним бизнес-проектом. Если она была создана из формы бизнес-проекта, это значение уже указано.

Раздел "Параметры задачи проекта"
  1. В поля Дата начала и Дата завершения введите нужные даты для задачи.

    Сведения о дате начала отображаются вверху записи (под лентой).

  2. Выберите описание состояния задачи проекта в поле Состояние.

  3. В поле % выполнения введите число от 0 до 100.

  4. Установите флажок Требуется внимание, если эта задача проекта требует внимания человека, которому она назначена.

Задача будет добавлена в список задач этого пользователя в списке дел Outlook.

  1. В поле Важность выберите уровень важности задачи проекта: Низкая, Нормальная или Высокая.

Чтобы настроить список, нажмите Изменить список. Дополнительные сведения о настройке списка см. в разделе "Создание и изменение списков" статьи Создание и настройка типов записей и списков.

  1. Установите флажок Напоминание, чтобы настроить напоминание для владельца задачи проекта. Нажмите стрелку и выберите дату и время.

Раздел ''Заметки''
  1. В поле Заметки можно ввести или вставить комментарии или вложить файлы и другие элементы Outlook, например сообщения электронной почты.

    Примечание :  Вложенные файлы и элементы Outlook перечислены в поле "Заметки", а не на странице "История" связанного бизнес-проекта.

  2. Чтобы добавить к комментариям дату и время, нажмите кнопку Добавить временную отметку.

  3. Если вы закончили ввод сведений о задаче проекта, нажмите кнопку Сохранить и закрыть. В противном случае перейдите к следующему разделу этой статьи.

Страница "Сведения"

Эта страница используется для записи даты завершения, количества часов, затраченных на выполнение работы, а также расстояния, за проезд которого можно получить возмещение или которое требуется отследить.

  1. Чтобы открыть страницу "Подробности", на ленте в группе Показать нажмите кнопку Подробности.

  2. Введите дату завершения проекта в поле Дата завершения.

  3. Введите общее количество рабочих часов, запланированное для выполнения задачи, в поле Объем работ.

  4. Введите фактические трудозатраты в поле Фактически сделано.

  5. В поле Расстояние введите расстояние, проезд которого должен быть оплачен.

  6. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Совет :  Когда вы сохраните задачу проекта, сведения о ней появятся в разделе Сведения о задаче проекта связанного бизнес-проекта.

К началу страницы

Назначение задачи проекта

Примечание :  Вы можете назначить задачу проекта другому пользователю, только если к базе данных Диспетчера контактов предоставлен общий доступ. Дополнительные сведения о предоставлении общего доступа к базе данных см. в статье Совместное использование данных Диспетчера контактов с другими пользователями.

  1. В области навигации в разделе Диспетчер контактов щелкните Управление проектами.

  2. В области списка откройте вкладку Задачи проекта и дважды щелкните задачу проекта, чтобы открыть ее.

  3. В записи задачи проекта щелкните имя в списке Назначено.

    Примечание :  Имена отображаются в списке Назначено только в том случае, если вы предоставили другим пользователям доступ к базе данных.

  4. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

К началу страницы

Обновление назначенной вам задачи проекта

Чтобы отслеживать ход выполнения бизнес-проекта, необходимо обновлять сведения о задачах проекта, по мере того как вы и другие сотрудники работают над ними. Если задача проекта назначена вам, она отображается в вашем списке дел в Outlook.

Инструкции

  1. В приложении Outlook откройте на ленте вкладку Вид.

  2. В группе Макет нажмите кнопку Список дел и сделайте следующее:

  3. Если список дел не отображается, выберите пункт Обычный.

  4. Если список задач не включен в список дел, повторите описанные выше действия и выберите пункт Список задач.

Обновление задачи проекта

  1. В области навигации в разделе Диспетчер контактов щелкните Управление проектами.

  2. В области списка на вкладке Задачи проекта дважды щелкните задачу проекта, чтобы открыть ее.

  3. В разделе Параметры задачи проекта обновите текущее состояние и процент выполнения и укажите, требует ли задача внимания со стороны владельца бизнес-проекта.

  4. В разделе Заметки введите комментарии (или скопируйте их из других файлов и вставьте). Чтобы добавить к комментариям дату и время, нажмите кнопку Добавить временную отметку.

  5. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Примечание :  После сохранения записи задачи проекта актуальные сведения о ней появятся в разделе Сведения о задаче проекта записи связанного бизнес-проекта.

К началу страницы

Отслеживание задач, связанных с бизнес-проектом

Являясь владельцем бизнес-проекта, вы можете отслеживать ход выполнения задач проекта с помощью специальных гаджетов, таких как "Ближайшие задачи проекта". Можно также просматривать задачи проекта в разделе Сведения о задаче проекта записи бизнес-проекта.

В гаджетах задач проекта отображаются сведения обо всех задачах всех ваших бизнес-проектов.

Дополнительные сведения об отображении гаджетов в рабочей области "Управление проектами" см. в статье Использование гаджетов в Диспетчере контактов.

Просмотр задач проекта в рамках отдельного бизнес-проекта

  1. В области навигации в разделе Диспетчер контактов щелкните Управление проектами.

  2. В области списка на вкладке Бизнес-проекты дважды щелкните бизнес-проект, который нужно просмотреть.

    В разделе Сведения о задаче проекта выводятся сведения о каждой задаче проекта. Можно дважды щелкнуть любую задачу проекта, чтобы открыть ее и просмотреть более подробную информацию.

К началу страницы

Отображение задач проекта в диаграмме на временной шкале

  1. В области навигации в разделе Диспетчер контактов щелкните Управление проектами.

  2. На ленте щелкните вкладку Отчеты.

  3. В группе Управление проектами выберите пункты Задачи проекта и Задачи проекта — Все.

  4. В окне отчета на ленте в группе Сортировка и фильтр нажмите Фильтр.

  5. В диалоговом окне Фильтрация задач проекта откройте вкладку Расширенный фильтр.

  6. В списке Имя поля выберите пункт Связано с. В списке Сравнение выберите пункт равняется, а затем в поле Сравнить с введите имя отслеживаемого бизнес-проекта.

  7. Нажмите кнопку ОК.

  8. На ленте в группе Показать щелкните Диаграмма.

    Задачи проекта, соответствующие выбранному бизнес-проекту, будут показаны в виде зеленых отрезков на временной шкале. Черная линия внутри отрезка обозначает процент выполнения задачи.

Совет :  Можно отобразить дополнительные элементы диаграммы. На ленте в группе Диаграмма нажмите кнопку Метки и выберите нужные метки.

Дополнительные сведения о фильтрах и отчетах см. в статьях Использование отчетов и диаграмм в Диспетчере контактов и Фильтрация записей в Диспетчере контактов.

К началу страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×