Проверка презентаций на наличие скрытых и личных сведений

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Если планируется предоставить общий доступ к электронной копии презентации Microsoft Office PowerPoint или опубликовать презентацию в Интернете, будет полезно просмотреть презентацию на предмет скрытых и личных сведений, которые могут храниться в самой презентации или в свойствах документа (метаданные). Поскольку эти скрытые сведения могут содержать данные об организации или самом документе, к которым не требуется предоставлять общий доступ, возможно, скрытые сведения следует удалить перед передачей презентации другим.

В данной статье объясняется, как средство «Инспектор документов» Microsoft Office PowerPoint 2007 может помочь найти и удалить скрытые и личные сведения из презентаций.

В этой статье:

Какие типы скрытых и персональных данных хранятся в презентациях?

Какие сведения можно Инспектор документов найти и удалить из презентаций?

Как найти и удаление скрытых и персональных данных в презентациях

Какого типа скрытые и личные сведения содержатся в презентациях?

В презентации PowerPoint могут храниться различные типы скрытых и личных сведений. Эти сведения могут не отображаться при просмотре презентации в Office PowerPoint 2007 или при показе слайдов слайдов, но другие пользователи могут просмотреть или найти эти данные в презентации.

Скрытые сведения могут включать данные, которые Office PowerPoint 2007 добавляет к презентации, делая возможной совместную с другими пользователями работу над созданием презентации. Они могут также включать сведения, специально помеченные как скрытые.

Презентации PowerPoint могут содержать следующие типы скрытых и личных сведений:

  • Примечания и рукописные примечания    Если данная презентация создавалась совместно с другими пользователями, она может содержать замечания или рукописные комментарии. Данные сведения позволяют другим пользователям получать доступ к именам людей, работавших над данной презентацией, примечаниям рецензентов и изменениям, внесенным в презентацию.

  • Свойства документа и персональные данные    Свойства документа, также известную как метаданные и добавлять сведения о презентации, такие как автор, тема и название. Свойства документа также включают в себя сведения, которые автоматически предоставляются программами Office, такие как имя пользователя, который последнем сохранении документа и Дата создания документа. Если вы использовали отдельных функций, документ также может содержать дополнительные виды личные сведения (PII), например заголовки электронной почты, отправки для просмотра сведений, маршруты и сведения о пути к файлу для публикации веб-страниц.

  • Неотображаемое содержимое слайда    Презентация может содержать объекты, которые не отображаются, потому что они отформатированы как неотображаемые.

  • Данные за пределами кадра    Презентации PowerPoint могут содержать объекты, которые не отображаются, потому что они были перетащены за пределы слайда. Эти находящиеся за пределами кадра данные могут включать текстовые поля, клипы, графические объекты и таблицы.

  • Примечания к презентации    В разделе примечаний презентации PowerPoint может содержаться текст, который, возможно, не требуется предоставлять всем пользователям, особенно если эти примечания создавались исключительно для выступающего с презентацией.

  • Свойства сервера документов    Если презентация была сохранена на сервере управления документами, например, на узле Document Workspace или в библиотеке, основанной на службах Microsoft Windows SharePoint, эта презентация может содержать дополнительные свойства или сведения, касающиеся расположения данного сервера.

  • Пользовательские XML-данные.    Презентации могут содержать пользовательские XML-данные, не отображаемые в самой презентации. Эти XML-данные можно обнаружить и удалить с помощью инспектора документов.

К началу страницы

Какие сведения могут быть обнаружены в презентациях и удалены при помощи инспектора документов?

В инспекторе документов Office PowerPoint 2007 отображается несколько различных инспекторов, позволяющих находить и удалять скрытые и личные сведения, специфические для презентаций PowerPoint. Список различных типов скрытых или личных сведений, которые можно обнаружить и удалить из презентаций с помощью инспектора документов, приводится в следующей таблице.

Примечание : Если в организации к инспектору документов были добавлены дополнительные модули, можно проверять презентации на наличие в них дополнительных типов сведений.

Office PowerPoint 2007

Инспектор

Обнаруживает и удаляет

Примечания

  • Примечания

  • Рукописные примечания

Свойства документа и личные данные

  • Свойства документа, включающие сведения с вкладок Общие, Статистика и Прочие диалогового окна Свойства документа

  • Заголовки электронных писем

  • Маршруты документа

  • Данные, отправленные на проверку

  • Свойства сервера документов

  • Сведения политики управления документами

  • Сведения о типе содержимого

  • Путь к месту публикации веб-страниц

Невидимое содержимое на слайде

  • Объекты, которые не отображаются, потому что они отформатированы как неотображаемые

    Примечание : Этот инспектор не обнаруживает объекты, перекрытые другими объектами.

Содержимое за пределами слайда

  • Содержимое или объекты, которые не отображаются в презентации, поскольку они располагаются за пределами области слайда

    • Коллекции картинок

    • Надписи

    • Изображения

    • Таблицы

      Примечание : Инспектор документов не обнаруживает и не удаляет объекты с эффектами анимации, находящиеся вне слайда.

Заметки к презентации

  • Текст, добавленный в раздел заметок к презентации

Примечание : Инспектор документов не удаляет картинки, добавленные в раздел заметок к презентации.

Настраиваемые XML-данные

  • Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в презентации

К началу страницы

Как обнаружить скрытые данные и личные сведения в презентациях и удалить их?

Найти и удалить скрытые или личные сведения из презентаций PowerPoint, созданных в приложении Office PowerPoint 2007 и более ранних версиях этого приложения, можно при помощи инспектора документов. Инспектор документов полезно запускать перед открытием общего доступа к электронной копии презентации, например, в виде вложения в сообщение электронной почты или публикации в Интернете.

  1. Откройте презентацию, которую нужно проверить на наличие скрытых и личных сведений.

  2. Нажмите Кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , выберите команду Сохранить как и введите имя в поле имя файла, чтобы сохранить копию исходной презентации.

    Важно : Инспектор документов следует применять к копии документа, потому что восстановить данные, удаляемые этим средством, не всегда возможно.

  3. В копии исходной презентации нажмите Кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , выберите подготовить и выберите пункт Инспектор документов.

  4. В диалоговом окне Инспектор документов установите флажки для выбора типов скрытых данных, который нужно проверить. Дополнительные сведения об отдельных инспекторов, можно просмотреть какие сведения можно Инспектор документов найти и удалить из презентаций?

  5. Нажмите кнопку Проверить.

  6. Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов.

  7. Нажмите кнопку Удалить все рядом с результатами проверки для типов скрытых данных, которые необходимо удалить из документа.

    Важно : 

    • Скрытые данные, удаленные из презентации, не всегда можно восстановить с помощью команды Отменить.

    • Чтобы удалить скрытые и персональные данные из презентаций, сохраненных в формате OpenDocument Presentation (.odp), необходимо запускать инспектор документов при каждом сохранении презентации в этом формате.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×