Проверка книг Excel на наличие скрытых и личных сведений

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Если планируется предоставить общий доступ к электронной копии книги Microsoft Office Excel, будет полезно просмотреть книгу на предмет наличия скрытых и личных сведений, которые могут храниться в самой книге или в свойствах документа (метаданные). Поскольку эти скрытые сведения могут содержать данные об организации или самом документе, к которым не требуется предоставлять общий доступ, возможно, скрытые сведения следует удалить перед передачей книги другим.

В данной статье объясняется, как с помощью средства «Инспектор документов» Microsoft Office Excel 2007 можно обнаружить и удалить скрытые и личные сведения из книг Excel.

Примечание : Скрытые и персональные данные можно удалить из книг, которые вы предоставите другим пользователям. Тем не менее если книга была сохранена как общей книги (вкладка"Рецензирование ", команда Доступ к книге ), нельзя удалить примечания, пометки, свойства документа и персональные данные. Чтобы удалить эти сведения из общей книги, сначала скопируйте и отменить общий доступ книги.

В этой статье

Какие типы скрытых и персональных данных хранятся в книгах?

Какие сведения можно Инспектор документов найти и удалить из книг?

Как найти и удаление скрытых и персональных данных в книге?

Какого типа скрытые и личные сведения содержатся в книгах Excel?

В книге Excel могут храниться разные типы скрытых и личных сведений. Эти сведения могут не отображаться при просмотре документа в приложении Office Excel 2007, но другие пользователи могут найти и просмотреть их.

Скрытые сведения могут включать данные, которые Office Excel 2007 добавляет к книге Excel, делая возможной совместную с другими пользователями работу над книгой Excel. Они также могут включать сведения, преднамеренно помеченные как скрытые.

Книги Excel могут содержать скрытые и личные сведения следующих типов:

  • Примечания и рукописные примечания    Если данная книга Excel создавалась совместно с другими пользователями, она может содержать пометки режима исправлений, примечания, рукописные примечания или версии. Данные сведения позволяют другим пользователям получать доступ к именам людей, работавшим над данной книгой, примечаниям рецензентов и изменениям, внесенным в книгу Excel.

  • Свойства документа и персональные данные    Свойства документа, также известную как метаданные и добавлять сведения о книге, такие как автор, тема и название. Свойства документа также включают в себя сведения, которые автоматически предоставляются программами Office, такие как имя пользователя, который последнем сохранении книги и Дата создания документа. Если вы использовали отдельных функций, документ также может содержать дополнительные виды личные сведения (PII), например заголовки электронной почты, отправки для просмотра сведений, маршруты, пути к принтеру и сведения о пути к файлу для публикации веб-страниц.

  • Колонтитулы    В книгах Excel могут содержаться данные в колонтитулах.

  • Скрытые строки, столбцы и листы    В книге Excel могут быть скрыты строки, столбцы и целые листы. Если распространяется копия книги Excel, содержащая скрытые строки, столбцы или листы, другие пользователи могут отобразить эти скрытые строки, столбцы или листы и просмотреть содержащиеся в них данные.

  • Свойства сервера документов    Если книга Excel была сохранена на сервере управления документами, например, на узле рабочей области для документов или в библиотеке, основанной на Microsoft Windows SharePoint Services, эта книга может содержать дополнительные свойства или сведения, касающиеся расположения данного сервера.

  • Пользовательские XML-данные    В книгах Excel могут содержаться пользовательские XML-данные, не отображающиеся в самой презентации. Эти XML-данные можно обнаружить и удалить с помощью инспектора документов.

  • Невидимое содержание    Книги Excel могут содержать объекты, которые не отображаются, потому что они отформатированы как неотображаемые.

К началу страницы

Какие сведения можно обнаружить и удалить из книг Excel с помощью инспектора документов?

В инспекторе документов в Office Excel 2007 отображаются несколько различных инспекторов, позволяющих обнаруживать и удалять скрытые и личные сведения, специфические для книг Excel. Список различных типов скрытых и личных сведений, которые можно обнаружить и удалить из книг Excel с помощью инспектора документов, приводится в следующей таблице.

Примечание : Если в организации к инспектору документов были добавлены дополнительные модули инспекторов, можно проверять книги Excel на наличие в них дополнительных типов сведений.

Office Excel 2007

Инспектор

Обнаруживает и удаляет

Примечания

  • Примечания

  • Рукописные примечания

Свойства документа и личные данные

  • Свойства документа, включающие сведения с вкладок Общие, Статистика и Прочие диалогового окна Свойства документа

  • Заголовки электронных писем

  • Маршруты документа

  • Данные, отправленные на проверку

  • Свойства сервера документов

  • Сведения политики управления документами

  • Сведения о типе содержимого

  • Имя пользователя

  • Сведения о пути к принтеру

  • Примечания к сценариям

  • Путь к месту публикации веб-страниц

  • Примечания для заданных имен и табличных имен

  • Неактивные соединения с внешними данными

Колонтитулы

  • Сведения в заголовках электронных таблиц

  • Сведения в примечаниях электронной таблицы

Скрытые строки и столбцы

  • Скрытые строки

  • Скрытые столбцы с данными

    Примечания : 

    • Если в книге есть скрытые столбцы, не содержащие данных и расположенные между столбцами, в которых содержатся данные, эти пустые скрытые столбцы будут также найдены и удалены.

    • Если скрытые столбцы в книге содержат данные, их удаление может привести к изменению результатов вычислений формул, содержащихся в книге. Если неизвестно, какие данные содержатся в скрытых строках или столбцах, закройте инспектор документов, отобразите скрытые строки и столбцы, а затем просмотрите их содержимое.

    • Инспектор не находит фигуры, диаграммы, элементы управления, объекты и элементы управления Microsoft ActiveX, рисунки и графику SmartArt, которая может содержаться в скрытых столбцах.

Скрытые листы

  • Скрытые листы

    Примечание : Если скрытые листы в книге содержат данные, их удаление может привести к изменению результатов вычислений формул, содержащихся в книге. Если неизвестно, какие сведения содержат скрытые листы, закройте инспектор документов, отобразите скрытые листы, а затем просмотрите их содержимое.

Настраиваемые XML-данные

  • Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в книге

Невидимое содержимое

  • Объекты, которые не отображаются, потому что они отформатированы как неотображаемые

    Примечание : Этот инспектор не обнаруживает объекты, перекрытые другими объектами.

К началу страницы

Как найти и удалить скрытые и личные сведения из книг Excel?

Найти и удалить скрытые и личные сведения из книг Excel, созданных в приложении Office Excel 2007 и более ранних версиях этого приложения, можно при помощи инспектора документов. Инспектор документов полезно запускать перед открытием общего доступа к электронной копии книг Excel, например, в виде вложения в сообщение электронной почты.

  1. Откройте книгу Excel, которую требуется проверить на наличие скрытых и личных сведений.

  2. Нажмите Кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , выберите команду Сохранить как и введите имя в поле имя файла, чтобы сохранить копию исходной книги.

    Важно : Инспектор документов следует применять к копии книги Excel, потому что восстановить данные, удаляемые этим средством, не всегда возможно.

  3. В копии исходной книги нажмите Кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , выберите подготовить и выберите пункт Инспектор документов.

  4. В диалоговом окне Инспектор документов установите флажки для выбора типов скрытых данных, который нужно проверить. Дополнительные сведения об отдельных инспекторов, можно просмотреть какие сведения можно Инспектор документов найти и удалить из книг?

  5. Нажмите кнопку Проверить.

  6. Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов.

  7. Нажмите кнопку Удалить все рядом с результатами проверки для типов скрытых данных, которые необходимо удалить из документа.

    Важно : 

    • Скрытые сведения, удаленные из документа, не всегда можно восстановить с помощью команды Отменить.

    • Если удалить скрытые строки, столбцы или листы, содержащие данные, это может привести к изменению результатов вычислений формул, содержащихся в книге. Если неизвестно, какие данные содержатся в скрытых строках, столбцах или листах, закройте инспектор документов, отобразите скрытые строки или столбцы, а затем просмотрите их содержимое.

    • Инспекторы для примечания и примечания, Свойства документа и персональные данные и верхние и нижние колонтитулы нельзя использовать в книге, которая была сохранена как общей книги (вкладка"Рецензирование ", команда Общей книги ). Это происходит потому общих книг использовать личные сведения для включения различных лиц для совместной работы на той же книги. Чтобы удалить эти сведения из общей книги, можно скопировать книгу и нажмите Отменить общий доступ. Чтобы отменить общий доступ в книге, на вкладке " Рецензирование " нажмите кнопку Общей книги. На вкладке " Правка " снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

    • Если вы хотите удалить скрытые и персональные данные из электронных таблиц, сохраненных в формате OpenDocument (ODS), необходимо запустить Инспектор документов при каждом сохранении электронной таблицы в этом формате.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×